新時(shí)期檔案工作者應(yīng)具備的品質(zhì)

李芳芳

新時(shí)期，一個(gè)出色的檔案工作者應(yīng)當(dāng)具有下列幾種品質(zhì)。

1數(shù)學(xué)家的頭腦

做檔案工作的人都知道，歸檔文件整理需要加蓋歸檔章，上面有全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、館編件號(hào)等內(nèi)容，檔案盒脊背上也有上述內(nèi)容，歸檔文件目錄有件號(hào)、文號(hào)、日期、頁數(shù)等項(xiàng)目?？梢哉f，檔案工作與數(shù)字天生有緣，是簡(jiǎn)單的數(shù)字讓浩如煙海的檔案變得條理清晰、擺放有序、使用方便。一個(gè)做事沒有條理、對(duì)數(shù)字沒有概念的人是很難做好檔案工作的。

2服務(wù)者的周到

生活的快節(jié)奏使越來越多的人們希望足不出戶就能查到自己所需的資料，所以，網(wǎng)上查找成了人們的首選，有些檔案部門對(duì)查閱內(nèi)容比較集中的檔案如知青檔案、招工檔案、退伍軍人檔案、婚姻檔案等專題檔案進(jìn)行了數(shù)字化，在檔案信息網(wǎng)站上設(shè)置專欄，方便利用者查找，深受好評(píng)。檔案工作人員要清醒地認(rèn)識(shí)到時(shí)代對(duì)檔案工作提出的新要求，集中力量做好檔案信息化工作，有條件的檔案館要建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫。積極參與電子政務(wù)建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案館、檔案室資源共享。及時(shí)實(shí)現(xiàn)已公開文件的網(wǎng)上查詢，網(wǎng)站設(shè)置盡量做到內(nèi)容豐富、分類清晰、易于操作。網(wǎng)站管理人員的電子信箱、聯(lián)系電話要在醒目位置顯示出來，便于和利用者交流。對(duì)利用者的電子郵件要及時(shí)回復(fù)。對(duì)于上門查閱的，無論是進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索還是查找紙質(zhì)檢索工具，均應(yīng)提高查全率和查準(zhǔn)率。此外，接待人員還應(yīng)調(diào)整辦公用具。便于復(fù)制檔案內(nèi)容，開具證明。有些檔案部門為利用者提供老花鏡、簽字筆、紙張等用具，使利用過程更加人性化。

3收藏家的魄力

在對(duì)檔案進(jìn)行接收、征集時(shí)，檔案工作者應(yīng)具備下列品質(zhì)。

3.1豐富館藏的途徑。檔案館的大部分檔案都是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位到期按照一定的程序移交的，這部分檔案構(gòu)成館藏檔案的主體。由此帶來的弊病是館藏檔案機(jī)構(gòu)單一，重復(fù)檔案多，與人民群眾切身利益密切相關(guān)的檔案少，檔案利用率低，基于這一認(rèn)識(shí)，國(guó)家檔案局要求各級(jí)檔案部門加大對(duì)民生檔案收集、整理、接收、利用的工作力度，發(fā)揮民生檔案的作用。改變重事輕人、重物輕人、重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用輕人民群眾利用、重著名人物檔案的收集輕普通民眾檔案的收集的觀念是對(duì)各級(jí)檔案部門的要求，檔案行政管理部門要加強(qiáng)對(duì)勞動(dòng)保障、民政、房產(chǎn)、土地等單位和部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極做好招工、工資審批、軍轉(zhuǎn)安置、醫(yī)保、社保、信訪、勞動(dòng)合同、下崗職工、農(nóng)民工、再就業(yè)人員、低保人員、退休人員等涉及民生的檔案管理，做好與人民群眾切身利益密切相關(guān)的房產(chǎn)檔案、婚姻檔案、拆遷檔案、仲裁檔案、收養(yǎng)檔案、公證檔案的接收、征集進(jìn)館工作，建立與人民群眾不斷增長(zhǎng)的文化需要相符合的檔案資源體系和利用體系。在此基礎(chǔ)上，積極開展珍貴檔案的征集工作，使館藏檔案既門類齊全，又特色鮮明。

3.2發(fā)現(xiàn)寶貝的“慧眼”。社會(huì)上流散的檔案很多，需要檔案部門去征集的也很多。征集的對(duì)象、重點(diǎn)是什么，通過什么渠道、以怎樣的方式去征集，這些問題都值得檔案工作者去思考。如果對(duì)檔案的價(jià)值沒有正確的估計(jì)和判斷，下再大的力氣，花再多的資金去征集都徒勞無益。在這個(gè)問題上，2007年鄭州市檔案館征集體積很小的《古蘭經(jīng)》會(huì)給檔案工作人員帶來極大的啟發(fā)。

3.3利用檔案的勇氣。對(duì)比較珍貴的檔案，有效利用與保證檔案實(shí)體安全是矛盾的，也是對(duì)立統(tǒng)一的。檔案要利用，要翻閱，肯定會(huì)變臟、變殘缺，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修裱、搶救、數(shù)字化能有效保障原始檔案實(shí)體的安全。沒有利用，再好的、再珍貴的檔案也是孤獨(dú)的。是沒有生命力的。就像一本書，作家創(chuàng)作出來是供讀者閱讀、品評(píng)的。有了讀者的評(píng)論、研究，才出現(xiàn)了“有一百個(gè)讀者，就有一百個(gè)哈姆雷特”，才有了專門研究《紅樓夢(mèng)》的“紅學(xué)”。是不同的理解和評(píng)論使著作獲得了強(qiáng)大的生命力，變得血肉豐滿。檔案也一樣。揭開檔案神秘的面紗，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、以適當(dāng)?shù)姆绞阶寜m封的檔案重見天日，是檔案的新生，也是檔案工作者的幸運(yùn)。《清宮秘史》在《檔案大觀》上與眾多讀者“親密接觸”，讓讀者透過重重迷霧，了解清朝宮廷內(nèi)幕?！凹t巖珍檔”的揭秘，使很多人重溫那段難忘的歷史。

3.4保護(hù)檔案實(shí)體安全的技術(shù)。沒有哪個(gè)檔案部門希望珍貴的檔案只是“曇花一現(xiàn)”，盡可能延長(zhǎng)檔案壽命是檔案工作者的神圣使命?！稒n案保護(hù)學(xué)》的產(chǎn)生是歷史的必然。保護(hù)檔案實(shí)體安全的欲望越強(qiáng)烈，檔案保護(hù)方面的研究越深入，《檔案保護(hù)學(xué)》發(fā)展越快，檔案的安全才會(huì)得到更多的保障。2008年，新鄉(xiāng)市檔案館征集到兩幀康熙年間的五彩圣旨，長(zhǎng)3.2米，在民間保存了300多年。我有幸看到層層紅布包裹下的圣旨，片片碎片剝落，跟仿制的光鮮的圣旨根本不能比。當(dāng)時(shí)既感慨任氏家族保存圣旨的良苦用心和艱辛，又對(duì)殘損的圣旨心生感慨。民間百姓尚且煞費(fèi)苦心延長(zhǎng)圣旨的壽命，我們做檔案工作的怎能不想方設(shè)法讓檔案長(zhǎng)存世間。