民營企業(yè)檔案工作研究中的熱點(diǎn)問題

王麗慧

摘要：通過閱讀大量關(guān)于民營企業(yè)檔案工作問題研究的文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)對民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及存在問題、工作對策、管理體制及模式、工作動(dòng)力機(jī)制、檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)關(guān)系、民營企業(yè)檔案社會(huì)化服務(wù)體系、相關(guān)法律制度以及民營企業(yè)信用檔案的研究是檔案學(xué)界關(guān)注的熱點(diǎn)，這些熱點(diǎn)中，討論的焦點(diǎn)為民營企業(yè)檔案管理的模式問題。

關(guān)鍵詞：民營企業(yè)檔案工作研究熱點(diǎn)管理模式

1話題背景

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，民營企業(yè)生存的經(jīng)濟(jì)環(huán)境已然發(fā)生了根本的變化：一是物資短缺的賣方市場已經(jīng)變成了物資過剩的買方市場，民營企業(yè)要想生存發(fā)展，就得面臨“二次創(chuàng)業(yè)”。管理水平的提高已顯示出前所未有的重要性，而檔案本是管理的基礎(chǔ)：二是信息、網(wǎng)絡(luò)與知識概念所引起的管理理念的變化，民營企業(yè)家認(rèn)識到競爭致勝的關(guān)鍵已不再取決于先進(jìn)的設(shè)備、廠房等有形資產(chǎn)，而是更多地依靠知識、技能和信息等無形資產(chǎn)，檔案就是企業(yè)中寶貴的信息和知識資源：三是人世后的民營企業(yè)面臨大量的反傾銷調(diào)查、產(chǎn)品證明等非關(guān)稅壁壘的考驗(yàn)，要在這種激烈的競爭中進(jìn)行危機(jī)控制，就必須建立齊全、完整、準(zhǔn)確的企業(yè)記錄，確保企業(yè)自身的權(quán)利。因此，加強(qiáng)檔案工作是所有民營企業(yè)無法回避的一個(gè)問題。

2民營企業(yè)檔案工作研究的熱點(diǎn)

2.1關(guān)于民營企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀及存在問題的分析。要想改善民營企業(yè)的檔案管理，必須首先對我國民營企業(yè)的檔案工作狀況進(jìn)行摸底。在發(fā)表的大量民營企業(yè)檔案工作研究的文章中，或全篇或部分地討論了當(dāng)前檔案工作的現(xiàn)狀，而且這種跟進(jìn)式的調(diào)研，能使我們一窺民營企業(yè)檔案工作的全貌而使研究立于真實(shí)的對象。根據(jù)有關(guān)非公有制企業(yè)檔案工作情況的調(diào)查報(bào)告和部分學(xué)者的歸納，我國民營企業(yè)的檔案管理狀況大致可分為四種類型：一是“重視型”。檔案工作被企業(yè)列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室，有專職檔案人員，管理設(shè)施設(shè)備齊全，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全，歸檔及時(shí)，保管科學(xué)，利用見效。其中，少數(shù)企業(yè)的檔案管理甚至通過了國家級標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收：二是“上進(jìn)型”。企業(yè)主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設(shè)置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質(zhì)不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發(fā)揮出來。三是“隨意型”。企業(yè)主的檔案意識還不夠強(qiáng)，對檔案工作的關(guān)注還不到位，急需用時(shí)強(qiáng)調(diào)要管一管，平時(shí)對檔案持可有可無的態(tài)度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關(guān)部門的一個(gè)排在末位的工作，工作隨意性較大。四是“零檔案管理型”。企業(yè)主沒有檔案意識，企業(yè)一些重要證件、核心文件零散地放在企業(yè)主或部門負(fù)責(zé)人手里，檔案管理處于“三不管”和“六無”的狀態(tài)，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業(yè)主自己不管：無意識、無制度、無人員、無庫房、無設(shè)備、無經(jīng)費(fèi)”，這種類型在小型企業(yè)中比較多見。這四種類型也反映了我國當(dāng)前民營企業(yè)檔案工作的兩個(gè)特點(diǎn)，即民營企業(yè)檔案工作處于自發(fā)狀態(tài)，部分企業(yè)已有相當(dāng)?shù)陌l(fā)展水平：民營企業(yè)的整體檔案管理呈“橄欖”形狀，水平不均衡。

原因分析也是研究者著筆較多之處，多數(shù)文章認(rèn)為，導(dǎo)致民營企業(yè)檔案工作滯后的主要原因有三個(gè)方面。首先是民營企業(yè)自身檔案意識薄弱，民營資本的特點(diǎn)和本質(zhì)使民營企業(yè)檔案工作缺少源動(dòng)力，民營企業(yè)成立之初是以生存為目標(biāo)，只能關(guān)注到民營企業(yè)的眼前利益，無法意識到檔案工作給企業(yè)的長期發(fā)展帶來的幫助。同時(shí)民營資本的特點(diǎn)和本質(zhì)是逐利性，其任何活動(dòng)均以增效、盈利為目的，而企業(yè)檔案本身所能產(chǎn)生的效益極具隱蔽性，難以量化，這就導(dǎo)致檔案工作在多數(shù)民營企業(yè)中遭受冷遇，檔案工作的內(nèi)在動(dòng)力不足。其次，民營企業(yè)檔案工作與國有企業(yè)檔案管理的差異性，以及民營企業(yè)檔案權(quán)屬明確，其自主管理的姿態(tài)，削弱了檔案行政管理部門對民營企業(yè)檔案工作的監(jiān)管能力。再次，民營企業(yè)檔案工作的外部環(huán)境，主要是法制力量的軟化使民營企業(yè)檔案工作缺乏必要的驅(qū)動(dòng)力。目前我國民營企業(yè)檔案管理的相關(guān)立法工作相對滯后，《檔案法》及配套規(guī)定仍然沒有把作為市場經(jīng)濟(jì)微觀主體的民營企業(yè)納入檔案管理立法工作的視野。民營企業(yè)檔案管理的立法缺失，也造成了民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展不平衡。

2.2關(guān)于民營企業(yè)檔案工作宏觀對策的研究。為民營企業(yè)的檔案管理出謀劃策是很多文章的題中之義。不少文章在民營企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀、問題及原因分析之后，重點(diǎn)闡述了解決問題的措施，如聶建新、柳楊林的《在創(chuàng)新中發(fā)展民營經(jīng)濟(jì)檔案工作》(《中國檔案》2003年第4期)、殷立祥的《制約民營企業(yè)檔案工作發(fā)展的因素及解決對策》(《蘭臺內(nèi)外》2005年第4期)等，思路大致可歸納為三個(gè)方面：一是民營企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)自身的檔案意識，探索適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理體制和模式，建立有效的民營企業(yè)檔案工作動(dòng)力機(jī)制：二是檔案行政管理部門要轉(zhuǎn)變管理思想，強(qiáng)化服務(wù)意識，積極建立與民營企業(yè)的工作聯(lián)系渠道，同時(shí)要摸清民營企業(yè)檔案工作的狀況，因企制宜，實(shí)行分類指導(dǎo)，并及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，點(diǎn)面結(jié)合，逐步推開完善民營企業(yè)檔案工作；三是要加強(qiáng)民營企業(yè)檔案工作的理論研究和外部環(huán)境建設(shè)，完善民營企業(yè)檔案管理的法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)體系，努力提高民營企業(yè)檔案工作的整體水平。

2.3關(guān)于民營企業(yè)檔案管理體制及模式問題的研究，關(guān)于民營企業(yè)檔案管理體制及模式問題的研究，無疑是焦點(diǎn)中的焦點(diǎn)。在目前發(fā)表的研究成果中，比較有代表性的有宗培嶺的《民營企業(yè)檔案管理模式研究》、黃世喆的《關(guān)于非國有企業(yè)檔案管理原則與體制的思考》、劉忠貴的《非國有企業(yè)檔案工作自主發(fā)展與指導(dǎo)》，許智主編的《民營企業(yè)檔案管理概論》、陶亞坤的《關(guān)于民營企業(yè)檔案管理體制創(chuàng)新的思考》等。其中，作為上海“民營企業(yè)檔案管理體制與建檔模式研究”課題成果的《民營企業(yè)檔案管理模式研究》最為全面。它不僅為民營企業(yè)提供了可自主選擇的檔案管理模式，還指出了民營企業(yè)確定檔案管理模式時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循的原則，以及在民營企業(yè)確定其檔案管理模式后，如何構(gòu)筑民營企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制等問題，為民營企業(yè)檔案工作實(shí)踐提供了全面、具體、科學(xué)、可行的指導(dǎo)。

其中，企業(yè)檔案管理模式是指為達(dá)到完整保存、科學(xué)管理和有效利用檔案的目標(biāo)所采用的基本思想與方式?？晒┟駹I企業(yè)檔案工作選擇的檔案管理模式有以下基本形態(tài)：

①按檔案集中統(tǒng)一管理程度劃分為：檔案集中統(tǒng)一管理，即由檔案部門對本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理：檔案分級管理，即在企業(yè)內(nèi)對檔案實(shí)行分級管理：檔案分散管理，即在企業(yè)內(nèi)由不同部門對各自形成的檔案進(jìn)行管理。

②按管理對象劃分：檔案綜合管理，即按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機(jī)構(gòu)對企業(yè)檔案實(shí)行統(tǒng)

一整理和開發(fā)利用：文檔一體化管理，即在企業(yè)內(nèi)對文件、檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，一般多見于企業(yè)信息化程度較高的企業(yè)；信息一體化管理，即對企業(yè)檔案、資料、情報(bào)工作實(shí)行一體化管理。

③按管理形態(tài)劃分：檔案實(shí)體管理，其重心是檔案實(shí)體的整理與保存，以存待用，重在對檔案實(shí)體的收集、整理、保存與利用；檔案信息管理，即在檔案實(shí)體管理的基礎(chǔ)上，重在對檔案信息的開發(fā)與利用，其實(shí)質(zhì)是利用技術(shù)手段對信息的管理：檔案信息資源(知識)管理，企業(yè)檔案工作可以成為企業(yè)知識管理的一部分，檔案知識管理屬于檔案信息資源管理的范疇，是檔案信息資源管理的高級形態(tài)。

以上民營企業(yè)檔案管理模式各有所長，企業(yè)選擇檔案管理模式時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循這樣幾個(gè)原則：一是檔案管理方式要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)：二是檔案管理思想要與企業(yè)實(shí)際需求相適應(yīng)：三是檔案管理制度要與檔案法律法規(guī)相符合：四是檔案管理模式要考慮成本效益的原則。在確立民營企業(yè)檔案管理的模式后，關(guān)鍵在于構(gòu)筑民營企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制。從內(nèi)部來說，民營企業(yè)一方面要建立動(dòng)力機(jī)制，配備與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)與人員，建立規(guī)范化的檔案管理制度，強(qiáng)化信息服務(wù)意識，通過將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃、納入企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證活動(dòng)、納入企業(yè)信息化進(jìn)程、納入企業(yè)信用制度建設(shè)，促使檔案工作與企業(yè)同步發(fā)展。另一方面要從制度約束、成本核算約束、檔案質(zhì)量控制約束等方面著手，建立成本與質(zhì)量控制機(jī)制，使企業(yè)檔案工作達(dá)到高效、簡便的要求。從外部來說，各級檔案行政管理部門、工商聯(lián)組織等要通過加大宣傳力度，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)行分類指導(dǎo)，突出服務(wù)主題，加強(qiáng)監(jiān)督管理等形式，積極推進(jìn)民營企業(yè)建檔工作。

2.4關(guān)于民營企業(yè)檔案工作動(dòng)力機(jī)制的研究，要解決民營企業(yè)檔案工作中存在的問題。推進(jìn)檔案工作的順利開展，必須構(gòu)筑和完善民營企業(yè)檔案工作動(dòng)力機(jī)制。關(guān)于這一問題，史國棟、劉金霞、范世清等人在研究中都有涉及，而最為出色的當(dāng)屬范世清的“民營企業(yè)檔案工作動(dòng)力機(jī)制模型”(見下圖)。

他從三個(gè)方面來啟動(dòng)和完善民營企業(yè)檔案工作的動(dòng)力機(jī)制：一是增強(qiáng)民營企業(yè)的檔案意識，強(qiáng)化內(nèi)部驅(qū)動(dòng)力；二是強(qiáng)化創(chuàng)新意識，改革管理模式，加強(qiáng)引導(dǎo)機(jī)制和約束機(jī)制的建立：三是積極倡導(dǎo)企業(yè)信息資源一體化建設(shè)，將檔案工作納入企業(yè)信息化建設(shè)軌道。

2.5關(guān)于民營企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化建設(shè)關(guān)系的研究。隨著民營企業(yè)檔案工作研究的深入，已不僅僅局限于企業(yè)檔案工作的操作和執(zhí)行層面，視角變得更為開闊，多篇文章聚焦民營企業(yè)檔案與民營企業(yè)文化之間的關(guān)系，揭示民營企業(yè)檔案工作難以順利開展的深層原因，這說明有關(guān)民營企業(yè)檔案工作的研究已不止為民營企業(yè)的當(dāng)前生存所計(jì)，更是為民營企業(yè)的未來發(fā)展所謀。有些學(xué)者認(rèn)為：許多民營企業(yè)缺乏社會(huì)公眾和全體員工認(rèn)同的企業(yè)價(jià)值觀，從而削弱了檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)：或者由于長期缺乏積極穩(wěn)定的企業(yè)價(jià)值觀，使民營企業(yè)制度層面的建設(shè)難以達(dá)到規(guī)范和統(tǒng)一，最終殃及檔案機(jī)構(gòu)的生存；有的學(xué)者指出。民營企業(yè)過于強(qiáng)調(diào)物質(zhì)層建設(shè)，忽視精神層建設(shè)，未能深入理解檔案工作的本質(zhì)要求，純粹是一種功用和應(yīng)付的心態(tài)。致使民營企業(yè)檔案工作處于一種尷尬的位置。研究表明，檔案管理作為企業(yè)記錄是企業(yè)文化的載體，是企業(yè)文化積淀的重要途徑，企業(yè)品牌、企業(yè)價(jià)值觀、企業(yè)發(fā)展史都離不開企業(yè)檔案。同時(shí)，民營企業(yè)的文化追求又能反過來為檔案工作準(zhǔn)備相應(yīng)的成長土壤。

2.6關(guān)于民營企業(yè)檔案管理社會(huì)化服務(wù)體系的研究。最近幾年，特別是2000年以后，關(guān)于這方面的討論逐年增多，這顯然與檔案行政管理部門的改革以及市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展有關(guān)。檔案界普遍贊成引入市場機(jī)制，建立民營企業(yè)檔案管理社會(huì)化服務(wù)體系，如：嚴(yán)永官的《從法制角度看檔案中介服務(wù)業(yè)的現(xiàn)狀及發(fā)展》(《上海檔案》2003年第4期)、鄭金月《檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的問題及其對策》(《中國檔案》2003年第3期)、宗培齡《在市場競爭中把檔案中介服務(wù)做大做強(qiáng)》(《上海檔案》2003年第4期)等都談到這一問題。關(guān)于檔案寄存中心、檔案事務(wù)所、檔案學(xué)會(huì)民營企業(yè)分會(huì)、民營企業(yè)檔案人才培訓(xùn)甚至商業(yè)性的文檔管理公司，開始成為研究者們交流的話題。在這種研究的同時(shí)，我國民營企業(yè)檔案管理社會(huì)化服務(wù)體系建設(shè)開始起步，在有些地方已成為企業(yè)檔案工作的有效補(bǔ)充。

2.7關(guān)于民營企業(yè)檔案工作與法律制度建設(shè)的研究。關(guān)于民營企業(yè)檔案工作的宏觀思考，無一例外地要強(qiáng)調(diào)相關(guān)法制環(huán)境建設(shè)的重要性。民營企業(yè)檔案工作難以推進(jìn)，內(nèi)外的關(guān)系不順是一個(gè)重要原因。這種關(guān)系不順主要又在于法律上存在一些困惑。包曉海、李冷九的《民營企業(yè)檔案的法律困惑》(《山西檔案》2001年第2期)、張勝的《論民營經(jīng)濟(jì)檔案法制化》(《湖北檔案》2003年第9期)、甄雅娟的《依法保護(hù)非公有制企業(yè)檔案安全問題》(《山西檔案》2003年第2期)、劉金霞的《依法監(jiān)管非國有企業(yè)檔案工作的兩個(gè)問題》(《檔案與建設(shè)》2005年第1期)等從憲法到企業(yè)檔案管理規(guī)定。梳理了現(xiàn)有法規(guī)體系中關(guān)于民營企業(yè)檔案管理的相關(guān)條文，結(jié)論是盡管我們認(rèn)為現(xiàn)有的法規(guī)體系并無明確的針對民營企業(yè)檔案管理的內(nèi)容。如何保護(hù)民營企業(yè)檔案以及民營企業(yè)檔案工作如何有序進(jìn)行，未來的民營企業(yè)檔案工作如何納入檔案法規(guī)體系，正在引起研究者們的熱議。筆者認(rèn)為，隨著民營企業(yè)檔案工作宏觀環(huán)境改善的需要，關(guān)于民營企業(yè)檔案法規(guī)邊界的研究將會(huì)受到更多研究者關(guān)注。

2.8關(guān)于建立民營企業(yè)信用檔案的研究。我們知道，相比起國有企業(yè)來，民營企業(yè)在融資、競標(biāo)等活動(dòng)中往往處于劣勢，筆者認(rèn)為，信譽(yù)度不高應(yīng)該算得上一個(gè)重要原因。在電子商務(wù)平臺建設(shè)和更多的涉外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，民營企業(yè)的信用建設(shè)問題已受到很多有識之士的重視。在民營企業(yè)檔案的專門檔案問題上，較多地關(guān)注了信用檔案的建設(shè)。如薛燕萍的《非公有制企業(yè)信用檔案的建立》(《山西檔案》2005年第4期)、孫秀英的《建立信用檔案是民營企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的信息保障》(《黑龍江檔案》2007年第1期)等，就民營企業(yè)信用檔案的構(gòu)成、歸檔管理等問題進(jìn)行了系統(tǒng)的思考。口說無憑，檔案為據(jù)，民營企業(yè)的信用檔案建設(shè)將成為一個(gè)無法回避的問題。