學(xué)會(huì)拒絕吧它能讓工作更高效

Ｔｉｍｏｔｈｙ　Ｆｅｒｒｉｓｓ

完美是一個(gè)不錯(cuò)的理想和方向，但它是一個(gè)不可能達(dá)到的目標(biāo)。因此，我們只需專注于將一些事情做到優(yōu)秀，其他的能達(dá)到良好就可以了，沒(méi)有必要所有的事情都非得自己身體力行，要果斷拒絕那些無(wú)用的信息

信息時(shí)代，浩如煙海的信息鋪天蓋地而來(lái)，如何甄別哪些是有用的信息，哪些是無(wú)用信息，顯得格外重要。

是不是閱讀得越多，一個(gè)人獲得的信息就越豐富，對(duì)工作就越有利？我認(rèn)為很多時(shí)候它們并不相干。過(guò)去5年里，我從不看新聞，路過(guò)書刊亭的時(shí)候，我只瀏覽一些標(biāo)題就行了。唯一的例外是，在倫敦斯坦斯特德機(jī)場(chǎng)買過(guò)一份報(bào)紙，那也是為了買無(wú)糖百事可樂(lè)時(shí)可以享受打折。但最后我發(fā)現(xiàn)，那里不賣百事可樂(lè)。

有人會(huì)問(wèn)：這樣也能號(hào)稱見(jiàn)多識(shí)廣、富有責(zé)任心的市民？不看新聞怎么了解最新時(shí)事？但我會(huì)回答一切問(wèn)題，事實(shí)上比大家想像的還要好。我每周一會(huì)用差不多一小時(shí)查閱商務(wù)電子郵件，了解大量的信息。而在同大家的交往中，我獲得的信息并不比別人少。

人生很短，經(jīng)不起浪費(fèi)，但對(duì)一個(gè)悲觀主義者或者虛無(wú)主義者而言，它又很長(zhǎng)。你現(xiàn)在無(wú)論在做什么，都只是通往下一個(gè)項(xiàng)目或者下一次冒險(xiǎn)的踏腳石。如果一直處于過(guò)度緊張的狀態(tài)中，那么就休息一下，將“80/20”法則應(yīng)用于自己的工作、行為和人際關(guān)系上，把80%的時(shí)間，用在20%的正確事情上。

盡量避免會(huì)議

2001年，我們新的銷售副總監(jiān)來(lái)公司的第一天，在全員大會(huì)上的發(fā)言只有以下幾句：“我不是來(lái)這里交朋友的，而是受命而來(lái)，要打造一個(gè)銷售團(tuán)隊(duì)，銷售我們的產(chǎn)品，這就是我想做的事情。謝謝！”

如此言簡(jiǎn)意賅的發(fā)言，我之前很少目睹過(guò)，與目前動(dòng)輒長(zhǎng)達(dá)幾小時(shí)的會(huì)議，形成了鮮明對(duì)比。

接下來(lái)，他履行了自己的承諾。辦公室里，喜歡交際的人不喜歡他，因?yàn)樗讌栵L(fēng)行，言辭不多。但不容否認(rèn)的是，每一位員工都尊重他的時(shí)間。他從不無(wú)故發(fā)火，但非常直爽，在他身邊工作的人也非常專注。有一些人并不覺(jué)得他有領(lǐng)導(dǎo)氣質(zhì)，但都認(rèn)為他做事非常有效率。

他就是這樣一個(gè)人，不管你是否喜歡他，他的確將工作上的事情打理得無(wú)懈可擊。

還記得，第一次與他在辦公室里單獨(dú)會(huì)面時(shí)，我剛從4年嚴(yán)格訓(xùn)練的大學(xué)畢業(yè)出來(lái)，說(shuō)話滔滔不絕：未來(lái)計(jì)劃的講解、已實(shí)踐的特別策略、至今為止的反響……侃侃而談。為了塑造良好的第一印象，那次會(huì)面我至少花了2個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備。

然而，他微笑著傾聽(tīng)了不到兩分鐘，就舉起手來(lái)，顯然是要打斷我的話。

我停住了。他善意地笑了笑，然后說(shuō)：“Tim，我不想聽(tīng)故事，直接告訴我你能做什么，想要做什么？”

接下來(lái)的幾周里，他讓我意識(shí)到，如果不專注或者專注于錯(cuò)誤的事情，對(duì)如何讓公司最大的兩三位客戶簽署購(gòu)買訂單，根本沒(méi)有好處。此后，我們的會(huì)面從未超過(guò)5分鐘。

從此刻開(kāi)始，下決心讓你身邊的人學(xué)會(huì)專注，避免各種沒(méi)有明確目標(biāo)的會(huì)議，無(wú)論是親自出席的會(huì)議還是遠(yuǎn)程會(huì)議。這些可以通過(guò)技巧來(lái)解決，不過(guò)要作好準(zhǔn)備，一些喜歡浪費(fèi)時(shí)間的人，在最初幾次遭拒之后會(huì)感到不快。一旦大家清楚你的原則是做好事情，而且這個(gè)原則不會(huì)改變，他們會(huì)接受這個(gè)原則繼續(xù)生活。不要做愚蠢的事情，否則你也會(huì)成為傻子。

大多數(shù)的付出和努力就像學(xué)習(xí)一門外語(yǔ)一樣：6個(gè)月的強(qiáng)化集中訓(xùn)練，就可以實(shí)現(xiàn)95%正確使用語(yǔ)言的能力，但需要20~30年才能掌握98%正確使用語(yǔ)言的能力。對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)，沒(méi)有必要為之較真，完美是個(gè)不錯(cuò)的理想，卻不是每個(gè)人都能實(shí)現(xiàn)。

如何變得有效率

假如不是緊急情況，你可以要求人們按以下方式交流，先后次序?yàn)椋弘娮余]件、電話、會(huì)面。如果有人建議會(huì)面，可要求對(duì)方先發(fā)一封電子郵件，必要時(shí)再通一次電話。如果要拒絕對(duì)方，可以用其他緊急事務(wù)作借口。

和電話的問(wèn)候語(yǔ)一樣，電子郵件的聯(lián)系，也應(yīng)有一定的方式來(lái)防止無(wú)謂的來(lái)回糾纏。因此，一封“我們能下午4點(diǎn)會(huì)面嗎”的郵件，可以換成“我們能在下午4點(diǎn)會(huì)面嗎？如果可以……如果不可以……那么，請(qǐng)您給個(gè)方便時(shí)間”。

你查閱電子郵件的次數(shù)越少，這種“如果……那么”的句型就越重要。以我自己為例，我每周只查閱一次電子郵件，我發(fā)出去的郵件，可不希望7天后得到僅僅是對(duì)“如果”的回答或者其他信息。比如，如果我懷疑一個(gè)生產(chǎn)訂單還沒(méi)有到貨，我會(huì)給貨運(yùn)經(jīng)理發(fā)這樣一封郵件：“親愛(ài)的蘇珊，新的生產(chǎn)訂單到貨了嗎？如果到了，請(qǐng)通知我。如果還沒(méi)到，請(qǐng)聯(lián)系約翰，電話號(hào)碼88888888，電子郵件john@doe.com（這封郵件也抄送給約翰），并請(qǐng)確認(rèn)到貨日期。約翰，如果貨運(yùn)方面有任何問(wèn)題，請(qǐng)和蘇珊直接協(xié)調(diào)，她的聯(lián)系電話是66666666，她有權(quán)代表我做500美元額度的決定。如果有緊急情況，請(qǐng)打我的手機(jī)，不過(guò)我非常信任二位的能力。謝謝！”這就避免了太多隨之而來(lái)的問(wèn)題，避免了兩次分別對(duì)話，而且把自己拉出了解決問(wèn)題的圈子。

只有在問(wèn)題得到確認(rèn)后，才召開(kāi)會(huì)議作決策，而不是開(kāi)會(huì)確認(rèn)問(wèn)題。如果有人要求與你會(huì)面或者約定某個(gè)時(shí)間電話商談，就請(qǐng)對(duì)方給你發(fā)一封描述會(huì)面目的和議程的電子郵件。為作好準(zhǔn)備，可以這樣說(shuō)，“您能否發(fā)一個(gè)有關(guān)會(huì)議議程的電子郵件？也就是我們需要解決的問(wèn)題和主題，這將非常有用。先謝謝您了！”

不要給對(duì)方留下商量的余地，在對(duì)方反駁之前，“先謝謝您了”能增加收到回復(fù)的幾率。

電子郵件有助于明確會(huì)議和電話所要達(dá)到的理想結(jié)果。大多數(shù)情況下，會(huì)議并沒(méi)有必要，因?yàn)橐坏┐_定了問(wèn)題，你就可以通過(guò)電子郵件回答那些問(wèn)題，讓大家都養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。過(guò)去5年多里，我沒(méi)召開(kāi)過(guò)任何有關(guān)商業(yè)問(wèn)題的會(huì)議，也沒(méi)打過(guò)多少會(huì)議電話，而且電話處理過(guò)程都不超過(guò)30分鐘。

如果確實(shí)不能阻止召開(kāi)會(huì)議或者撥打電話，就請(qǐng)確定會(huì)議和電話結(jié)束的時(shí)間，讓討論簡(jiǎn)短，而不是沒(méi)完沒(méi)了。如果事情很清楚，決策時(shí)間就不應(yīng)超過(guò)30分鐘。在非整點(diǎn)時(shí)提醒他人，你還有其他事情要做。然后讓大家專注于問(wèn)題本身，不要互相閑聊、訴苦或者跑題。

如果你不得不參加一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間而又沒(méi)有結(jié)果的會(huì)議，請(qǐng)會(huì)議組織者允許你第一個(gè)發(fā)言，當(dāng)你把15-25分鐘的講話結(jié)束之后，如果有必要，可以假裝接到一個(gè)緊急電話，然后趕緊離開(kāi)，事后再通過(guò)別人了解會(huì)議的其他內(nèi)容。另一個(gè)選擇就是非常坦率地表明，這次會(huì)議是多么的無(wú)意義。如果你選擇這種方式，請(qǐng)作好被解雇的準(zhǔn)備，另謀出路。

培養(yǎng)“忽視能力”

我希望大家能培養(yǎng)出選擇性忽視的離奇本領(lǐng)。視而不見(jiàn)的本領(lǐng)也許是天生的，但它也可以后天訓(xùn)練而成。一個(gè)人必須學(xué)會(huì)去忽視那些無(wú)關(guān)而瑣碎的信息，去除那些無(wú)用的干擾。

大量的輸出是生活方式設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，要增加輸出，只有減少輸入。大多數(shù)信息耗時(shí)、消極，與目標(biāo)無(wú)關(guān)，也在你的能力之外。請(qǐng)留意你今天所讀所看的東西，然后回答我，它們是否至少和以上四點(diǎn)中的兩點(diǎn)相符。

我只在每天去午餐時(shí)掃一眼售報(bào)機(jī)的頭版標(biāo)題。過(guò)去的5年里，我沒(méi)有因?yàn)檫@樣的選擇性忽視而遇到任何麻煩。而且，選擇性忽視反而讓你有了新的話題，你可以在談話中問(wèn)別人：“告訴我，最近世界上有什么新鮮事發(fā)生嗎？”如果事情真的那么重要，人們一定會(huì)談?wù)撍?，你也可以從別人口中了解整個(gè)事情。我以這種方式所了解到的世界大事，往往比那些專注于細(xì)枝末節(jié)而失去整個(gè)信息森林的人所了解的還要多。

從可行性角度來(lái)看，每個(gè)月我最多能讀完三分之一本產(chǎn)業(yè)雜志和一本商業(yè)雜志，閱讀時(shí)間在4小時(shí)左右。這是以結(jié)果為導(dǎo)向的閱讀。但睡前我還會(huì)讀一小時(shí)小說(shuō)，放松一下自己。

在上一次總統(tǒng)選舉中，除了身在柏林那段時(shí)間，我參與了各項(xiàng)投票。我在幾小時(shí)內(nèi)就作出了決定。我給朋友們發(fā)電子郵件，他們都受過(guò)良好教育，價(jià)值觀也和我一致，我問(wèn)他們選了誰(shuí)以及為什么。其次，我判斷人的標(biāo)準(zhǔn)是行動(dòng)，不是言語(yǔ)。最后，我看了總統(tǒng)候選人的電視辯論。我就做了這么多，而不是跟很多人一樣，閱讀大量關(guān)于他的評(píng)論和資料。