學(xué)校檔案管理工作實踐體會

文/江蘇省揚州市梅嶺小學(xué)西區(qū)校 楊國湘

作為學(xué)校開展各項工作的最為重要的依據(jù)性資料，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理的一個重點工作。其管理水平的高低也將直接關(guān)系到學(xué)校的教育水平。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理工作，及時解決檔案管理工作中的各種問題。本文主要分析了學(xué)校檔案管理工作的實踐。

一、強(qiáng)化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

（一）完善檔案管理程序。任何一項工作都應(yīng)當(dāng)具備統(tǒng)一而規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，這既是保證管理工作效率的前提，也是提高管理工作水平的要求。學(xué)校檔案管理工作亦不例外。因此，開展學(xué)校的檔案管理工作時，學(xué)校方面必須強(qiáng)化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，以將學(xué)校的檔案提升更加準(zhǔn)確、安全的管理狀態(tài)中來。所以必須進(jìn)一步完善管理程序。與其他檔案工作一樣，學(xué)校的檔案管理工作也具有很大的流動性。這就需要管理工作人員能夠做到嚴(yán)格按照管理的既定程序進(jìn)行檔案的簽收、等級及至最后的歸檔工作。這樣一種秩序性的管理工作，能夠在保證檔案清晰條理基礎(chǔ)上的工作的高效和準(zhǔn)確。與此同時，檔案工作可以利用零碎的時間完成，除了工作變動時的管理之外，還應(yīng)當(dāng)做好及時的歸檔、分檔處理，并要做好檔案的核對工作。

（二）加強(qiáng)特殊檔案的定期性整理。學(xué)校在管理檔案的過程中難免會出現(xiàn)各種類型的特殊性檔案材料，對于這一類材料的整理工作，學(xué)?？梢赃x擇定期性管理。通常來講，其循環(huán)的期限是一年。例如，對于涉及到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)部門人員的調(diào)動時的管理材料方面，除了必要的人員流動報告文書以外，還應(yīng)當(dāng)一雙份的方式以保證檔案管理人員具有參考副本。而要保證這一特殊管理工作的效率和準(zhǔn)確，就需要學(xué)校檔案管理部門中的各個單元能夠形成統(tǒng)一的系統(tǒng)，以保證特殊檔案管理中的零失誤。

二、增強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為各行各業(yè)進(jìn)行工作管理的先進(jìn)技術(shù)手段。網(wǎng)絡(luò)化不僅能夠提高管理工作的效率，而且還能節(jié)省管理工作的人力和物力。因此，在檔案管理工作當(dāng)中，學(xué)校方面應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。由于我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展起步較晚，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)方面的檔案網(wǎng)絡(luò)化意識較弱。這造成了網(wǎng)絡(luò)開發(fā)建設(shè)的極大障礙。而且人工管理檔案，難免會存在多種問題，出現(xiàn)各種失誤。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)有意識地招聘一些專門的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，或者直接從市場承接一些系統(tǒng)完善、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并將其運用到學(xué)校的檔案管理當(dāng)中。而對于這些網(wǎng)絡(luò)檔案的操作和管理工作，學(xué)校也必須其任職人員的專業(yè)性。另外，除了必要的應(yīng)聘考核和年終審查之外，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)安排網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員的定期培訓(xùn)，并要設(shè)置定期和不定期檢查相交替的檢查制度，以從多方面保證網(wǎng)絡(luò)檔案的管理水平。

三、加強(qiáng)檔案管理安全化

作為學(xué)校開展工作的第一手資料，學(xué)校檔案的安全性工作事關(guān)學(xué)校各項工作能夠正常開展。因此，在進(jìn)行檔案管理工作時，必須要進(jìn)一步加強(qiáng)其管理的安全性。而要保證檔案的安全性可以從以下幾個方面入手。其一，增強(qiáng)檔案員的工作主動性。檔案員是接觸檔案的最為重要的人員。他們往下承接原始檔案資料，往上承接學(xué)校的各項檔案工作開展。因此，檔案員的工作主動性直接關(guān)系到檔案管理的效率和安全。而且，由于學(xué)校檔案本身帶有一定的流動性，如果檔案員沒有主動地完成檔案的歸類和整理，很容易造成學(xué)校檔案工作的積壓，嚴(yán)重的甚至?xí)斐申P(guān)鍵性檔案的流失，造成學(xué)校管理工作的巨大損失。因此，在聘用檔案管理人員時，學(xué)校方面要對應(yīng)聘人員的工作積極程度設(shè)置一定的任用標(biāo)準(zhǔn)，并要不定期檢查檔案員的檔案整理情況，以不斷提高檔案員的檔案管理意識。其二，對于必須要進(jìn)行書寫的檔案，必須保證其書寫嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定。例如，使用藍(lán)黑色或者碳素墨水。因為這種性質(zhì)的墨水不容易風(fēng)化，能夠在很大程度上降低文件的破損程度，以保證檔案文件的完整性。與此同時，對于已經(jīng)歸檔的材料進(jìn)行保存時，要保證其保存環(huán)境的通風(fēng)性和濕度都要根據(jù)既定的要求。特別是要注意檔案保存環(huán)境的防火工作，以真正將檔案管理的安全性提高到最高檔次。其三，提高檔案員的綜合素質(zhì)。隨著時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作也不只是以書面筆錄的方式進(jìn)行，而是轉(zhuǎn)向無紙化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理。這種檔案管理模式相比于傳統(tǒng)的檔案管理，其工作效率更高，安全性也更好。但是，網(wǎng)絡(luò)檔案管理也依然存在這諸多的隱患。例如，網(wǎng)絡(luò)病毒入侵。因此，學(xué)校必須定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證每一個檔案員的網(wǎng)絡(luò)操控技術(shù)的專業(yè)化水平。同時，還應(yīng)當(dāng)提高他們的道德素質(zhì)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)道德安全知識的宣傳。真正推動網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理向零風(fēng)險、零失誤的目標(biāo)邁進(jìn)。

四、結(jié)論

學(xué)校的檔案管理工作質(zhì)量高低，是考量學(xué)校管理和教育工作水平的直接參考標(biāo)準(zhǔn)。因此，學(xué)校必須重視檔案管理工作的建設(shè)。在保證其管理具備統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，再將其推向網(wǎng)絡(luò)化管理，并要在管理的各個環(huán)節(jié)增強(qiáng)其安全性。同時，還應(yīng)當(dāng)不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，保證其檔案管理工作的質(zhì)量。只有這樣，才能將檔案管理工作置于推動學(xué)校工作建設(shè)和發(fā)展的軌道之上，才能不斷提升學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。