依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立面向農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務(wù)中心

向德才

一、依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心的有利條件

目前，依托綜合檔案館建立的現(xiàn)行文件服務(wù)中心是直接為公民提供政策法律和政務(wù)信息服務(wù)的窗口。筆者通過調(diào)查了解到，當前最需要了解而又最不方便查閱利用政府信息的是居住在全國農(nóng)村的廣大農(nóng)民群眾，因此將在綜合檔案館建立的現(xiàn)行文件服務(wù)中心向下延伸，依托各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立區(qū)域性、直接面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務(wù)中心，可以滿足廣大農(nóng)民群眾查閱利用政府現(xiàn)行文件信息的需要。是一項切實可行的服務(wù)農(nóng)村、服務(wù)民生的重要舉措。

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立有比較規(guī)范的檔案管理制度，成熟的檔案管理經(jīng)驗，對建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務(wù)中心具有借鑒、參考作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府文檔信息的集中保管單位，保存了大量早期形成的完整的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府文檔信息，并對新增的政府文檔信息也進行了集中收集和綜合整理，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)保管檔案的基地，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室還接收有本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)單位的檔案。寄存有無力或無條件保管的所轄行政村的檔案。從這一點來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室又是收集和保管本地區(qū)歷史檔案文件的中心。經(jīng)過多年的建設(shè)和發(fā)展，現(xiàn)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室的業(yè)務(wù)建設(shè)日趨規(guī)范，對接收歷史檔案文件的范圍、要求，對歷史檔案文件的整理、鑒定、保管、提供利用和開發(fā)已建立有一套比較規(guī)范的檔案管理制度，積累了比較成熟的檔案管理經(jīng)驗。這些無疑對建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心具有重要的借鑒、參考作用，所以依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務(wù)中心具有天然的優(yōu)勢。

其次，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室與所轄各文件形成單位有著密切的聯(lián)系。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室大都兼作機關(guān)文件收發(fā)工作，與所屬機關(guān)單位具有經(jīng)常性的聯(lián)系，各機關(guān)單位報送文件一般也是報送給鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室從某種角度上講可以說是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的文件交換中心，收集所屬各單位的現(xiàn)行文件具有非常便利的條件，這也是依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務(wù)中心的獨特優(yōu)勢。由于目前文件的流向往往是官方對官方，機構(gòu)對機構(gòu)，單位對單位，縱向有一定層次限制，橫向有一定范圍，而社會上尤其是廣大農(nóng)村人民群眾利用現(xiàn)行文件往往又不完全取決于文件流向的層次和范圍，所以依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務(wù)中心方便了廣大農(nóng)村人民群眾查閱利用現(xiàn)行文件，提供了一個服務(wù)廣大農(nóng)村人民群眾的平臺。這不僅是非常必要的，切實可行的。而且也是廣大農(nóng)村人民群眾所需要的或期盼的。

第三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室主要職能就是保管利用檔案文件。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)為安全保管檔案文件，方便各機關(guān)單位查閱利用，一般都配置有專門的檔案庫房，設(shè)置有專門的閱覽室，配備有統(tǒng)一規(guī)范的檔案柜架及必備的檔案安全保護設(shè)施設(shè)備，具有集中查閱的有利條件。而開展現(xiàn)行文件利用服務(wù)工作既需要一個集中統(tǒng)一保管現(xiàn)行文件的場所，又需要一個快捷、方便的閱覽利用現(xiàn)行文件的陣地，這個場所或陣地非鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室莫屬，一般只需要適當增加鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室的設(shè)施設(shè)備就可以建立起來，不需要太多的投入。

二、依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心應(yīng)做的前期工作

依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務(wù)中心是一個新生事物，目前尚處于嘗試或探索階段。許多問題有待于在實踐中進一步探討和規(guī)范。筆者以為，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)建立現(xiàn)行文件服務(wù)中心，除了必須具備一定設(shè)施條件、健全必要的規(guī)章制度、配備有一定素質(zhì)的管理人員、加強必要的宣傳之外，關(guān)鍵是要做好三方面的前期工作：

一是明確現(xiàn)行文件服務(wù)中心的職責。根據(jù)我國檔案法及檔案法實施辦法的規(guī)定，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室不接收現(xiàn)行文件。依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的現(xiàn)行文件服務(wù)中心，需要拓展和延伸鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室的職能，因此需要通過黨委、政府受權(quán)或法定文件賦予鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室及現(xiàn)行文件服務(wù)中心接收、保管和提供利用現(xiàn)行文件的職責，指定鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室為本級政府信息公開查閱場所，從而使鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室接收、保管、提供利用檔案資料有法可依的同時，接收、保管、提供利用已公開的現(xiàn)行文件也有章可循。

二是明確文件形成單位向鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心移交文件的職責。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)現(xiàn)行文件服務(wù)中心的文件主要來源于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各機關(guān)單位，因此對鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬各文件形成單位向現(xiàn)行文件服務(wù)中心報送文件的范圍、時間、數(shù)量質(zhì)量要求和交接、更替辦法等都要予以作出具體、明確的規(guī)定，以便于各文件形成單位定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心報送可以向社會開放利用的現(xiàn)行文件。

三是明確廣大農(nóng)民群眾利用現(xiàn)行文件的權(quán)利?！稒n案法》第二十條規(guī)定：機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟建設(shè)、國防建設(shè)、科學研究和其他各項工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。利用未開放的檔案的辦法由國家檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門規(guī)定?，F(xiàn)行文件與檔案一般以立卷歸檔為界。已經(jīng)立卷歸檔的屬于未開放的檔案文件，未立卷歸檔的屬于零散文件，前者在各單位占大部分，即適用于《檔案法》第二十條之規(guī)定。因此要結(jié)合貫徹實施《中華人民共和國政府信息公開條例》，制定相應(yīng)的現(xiàn)行文件利用服務(wù)規(guī)范性文件和規(guī)章制度，明確廣大農(nóng)村人民群眾利用現(xiàn)行文件的權(quán)利，以最大限度地滿足廣大農(nóng)村人民群眾能按規(guī)定、及時地、準確地、全面地了解黨和國家的方針政策及政務(wù)信息的需要。

三、依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心的具體要求

依托鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)檔案室建立區(qū)域性、面向廣大農(nóng)民群眾的鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心，充分發(fā)揮現(xiàn)行文件服務(wù)中心服務(wù)廣大農(nóng)民群眾的功能作用，在具體操作上必須做好如下各項工作：

一是要科學地制定進入鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心的文件形成單位名單。在確定名單時，要體現(xiàn)全面性和動態(tài)性。所謂全面性，就是在本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)單位產(chǎn)生的、屬于廣大農(nóng)民群眾有利用需求的非涉密的現(xiàn)行文件，其形成文件的黨政機關(guān)、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織均可列入接收名冊；所謂動態(tài)性，就是要隨時了解列入現(xiàn)行文件服務(wù)中心名冊的單位變更情況，新設(shè)機構(gòu)及時補入，職能轉(zhuǎn)變的及時了解，并隨時告知廣大農(nóng)民群眾利用者。了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)單位的機構(gòu)、職能變化情況，其目的是為了更全面、完整、系統(tǒng)地接收已公開的現(xiàn)行文件。

二是要明確進入現(xiàn)行文件服務(wù)中心的文件資料范圍。在制定現(xiàn)行文件收集范圍時要注重把握四性，即法規(guī)性、政策性、公益性和地方性。所謂法規(guī)性，就是將反映國家制定的調(diào)整廣大農(nóng)村社會關(guān)系的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、行政規(guī)章、自治條例和單行條例、有權(quán)解釋條約與協(xié)定收集進鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心；所謂政策性，就是將有關(guān)部門制定的涉及農(nóng)村、農(nóng)業(yè)、農(nóng)民的需要廣大農(nóng)村人民群眾貫徹執(zhí)行的規(guī)定、意見、決定等文件材料收集進鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心；所謂公益性，就是要將反映農(nóng)村社會公共利益、維護廣大農(nóng)村人民群眾權(quán)益方面的文件收集進鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心；所謂地方性，就是特別要注意收集本行政區(qū)域內(nèi)具有創(chuàng)造性、典型性、特色性的文件。同時在制定現(xiàn)行文件資料收集范圍時，要把握彌補檔案不足這一要求，諸如各級政府通報，各部門、各單位編制的農(nóng)村、農(nóng)業(yè)政策法規(guī)匯編、文件匯編，各單位公開或內(nèi)部出版的專業(yè)志、紀念冊、資料匯編，各單位公開或內(nèi)部出版發(fā)行的農(nóng)村、農(nóng)業(yè)刊物，地方報紙等。另外，還要明確與紙質(zhì)載體相應(yīng)的電子文件、出版物收集進鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心的范圍和要求。

三是建立切實可行的現(xiàn)行文件管理規(guī)章制度。在接收方面。要建立現(xiàn)行文件報送制度；在保管方面，要建立文件資料進入鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)行文件服務(wù)中心后的整理方法、編目上架方法和文件資料入庫后的管理制度；在鑒定方面，要制定現(xiàn)行文件鑒定的原則、時間和具體辦法；在利用方面，要建立查閱現(xiàn)行文件資料制度、復制制度、出具證明規(guī)定：在現(xiàn)行文件電子化方面要建立數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)檢索查詢、安全保密和系統(tǒng)維護等制度。

四是要積極主動地開展多種形式的現(xiàn)行文件利用服務(wù)工作。創(chuàng)造快捷、便利的利用現(xiàn)行文件的條件。除開辟專用的現(xiàn)行文件閱覽室供廣大農(nóng)村人民群眾上門閱覽外。還可以開展來信來函咨詢、電話查詢、網(wǎng)上查詢等多種服務(wù)形式。要主動提供現(xiàn)行文件報務(wù)中心所掌握的政務(wù)、政策動態(tài)信息，如根據(jù)農(nóng)村社會熱點問題編制專題目錄、專題匯編；要認真研究利用規(guī)律，抓住利用熱點，定期編寫利用效果分析；定期向文件報送單位反饋利用信息，以便于他們及時地、有針對性報送現(xiàn)行文件；有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)還可以利用現(xiàn)代化設(shè)備，采用掃描、縮微、計算機錄入等手段。建立現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫，使有條件利用現(xiàn)代技術(shù)手段查閱利用現(xiàn)行文件的農(nóng)民群眾能夠快速地、全面地查閱利用現(xiàn)行文件。

作者單位：湖北省秭歸縣檔案局