塑造完美的“電話形象”

電話是現(xiàn)代職場中重要的通訊工具。借助電話，我們可以更便捷地工作：公司的同事之間可以通過電話更有效地溝通交流，客服人員可以通過電話解決客戶遇到的各種難題，不同地點的各分公司之間可以通過電話召開多方會議……

電話可以傳遞信息，可以提高工作效率，然而，只有在平時的工作中學(xué)會和遵守使用電話的禮儀，文明使用電話，才會提升你的“電話形象”，才會使電話溝通更有效。

通話的時空選擇

選擇一個合適的時間，是一次成功、愉快的電話溝通的前提。與工作相關(guān)的電話要選擇在工作時間打，而且最好打?qū)Ψ睫k公室的座機。但也不是所有的工作時間都適合打電話。如果沒有特別緊急的事情，最好避開臨近下班的半小時。因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。尤其是需要對方查詢后回復(fù)的電話，或是涉及重要問題的電話，最好在早晨上班的時候打，此時人的頭腦最清楚，辦事效率最高。另外，周一上午一般是各部門召開工作例會、制定一周工作計劃的時間，周五下午則被很多人用來整理一周的工作，這兩個時間段也不適合打電話。

打電話的地點也必須留意。工作電話一般要選擇在辦公室打，但是要注意選擇避開人多嘈雜和容易被打擾的地方。另外，由于很多公司都是幾位員工共用一條電話線路，所以如果是比較長時間的通話，盡量選擇連接分機較少的線路。否則占線時間過久會影響其他同事使用電話。

通話的態(tài)度

打電話時雖然彼此看不見，但說話聲音的大小，對待對方的態(tài)度，使用語言的簡潔程度等，都會通過電話傳給對方。即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。

接打電話時注意保持音量適中、語氣和藹、吐字清楚、用詞恰當(dāng)。聲音要溫雅有禮，用懇切的語氣表達?？谂c話筒間，應(yīng)保持適當(dāng)距離，適度控制音量，以免聽不清楚，產(chǎn)生誤會，或因聲音粗大，讓對方誤解為盛氣凌人。

在開會或與同事交談時，應(yīng)將手機設(shè)為“振動”狀態(tài)；在與人交談過程中需要接聽手機時，應(yīng)先對交談人說聲“對不起，我接個電話”而后再接聽。同時，應(yīng)注意手機的選擇要符合自己的年齡和身份。

在辦公室撥打電話時，一般不要使用免提功能。一般來說，打出電話的人應(yīng)主動結(jié)束電話。掛電話時，切忌沒有致結(jié)束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大。

撥錯號碼是常有的事，接到撥錯的電話，不能一聲“錯了”，然后重重地掛上電話，要語氣溫和地告訴對方：“你打錯了，這是××公司?！碑?dāng)自己撥錯電話時，應(yīng)向?qū)Ψ降酪宦暻浮?/p>

通話的內(nèi)容

通話前要確定接電話人的電話號碼，想好談話內(nèi)容，重要事項應(yīng)形成重點、理好提綱。

電話接通后的第一句話，應(yīng)由問候與自我介紹兩部分組成。如：“您好！請問是××公司嗎？我是××公司的××。”若接電話者不是自己要找的人，應(yīng)說：“能不能請您幫我找××？”當(dāng)要找的人不在時，應(yīng)說：“能不能請您幫忙轉(zhuǎn)告一下？”內(nèi)容不便轉(zhuǎn)告的可告訴對方聯(lián)系電話或其他聯(lián)系方式；在通話結(jié)束時應(yīng)親切地表示：“謝謝，再見?！?/p>

通話時要注意把握通話時間。在正常的情況下，一次通話時間應(yīng)控制在三分鐘以內(nèi)，國際上通稱為“三分鐘原則”。通話過程中可以借鑒新聞寫作的“倒金字塔”結(jié)構(gòu)，即重要的先說，次重要的后說，可說可不說的少說，長話短說，廢話不說。

一個人的“電話形象”，代表了一個部門甚至一個公司的形象，塑造完美的“電話形象”，對個人的職業(yè)生涯發(fā)展，具有重要的意義。