檔案管理發(fā)展趨勢分析

　　一、檔案管理工作現(xiàn)狀
　　
　　眾所周知計算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計算機(jī)的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機(jī)工作的技術(shù)要求。
　　目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時間跨度長、且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。
　　
　　二、規(guī)范化、制度化
　　
　　從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
　　1、全面普查案卷，篩選文件。這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。首先要剔除無用的文件，才能避免今后實行計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
　　2、重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。
　　3、結(jié)合實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機(jī)管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。由于各個檔案館的條件存在差異，再加上計算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，所以各個檔案館應(yīng)該從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。
　　4、統(tǒng)一分類號保證檢索查全率。計算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外，在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。
　　5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點，是在填寫題名項過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。結(jié)合計算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種（必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以可規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。
　　另外，還可利用計算機(jī)一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機(jī)構(gòu)分別著錄，為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。
　　
　　三、注重計算機(jī)管理
　　
　　在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程。尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”的效果。
　　1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，對所有全宗進(jìn)行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。
　　2、分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄。對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。
　　3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。
　　4、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端，怎樣取其利避其弊？可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識待錄入計算機(jī)后利用計算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。還可利用計算機(jī)“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢、計算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題和分屬關(guān)系。
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