高校檔案發(fā)展公共關(guān)系淺見

　　摘要：高校檔案開展公共關(guān)系有非常重要的意義，可以推動(dòng)檔案的各環(huán)節(jié)順利進(jìn)行，有利于加深與公眾之間的溝通交流，有利于改變檔案工作的現(xiàn)狀，適應(yīng)新形勢(shì)的需要。高校檔案中的公共關(guān)系職責(zé)和任務(wù)是建立和維持同公眾之間的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)收集公眾的各種信息，協(xié)調(diào)關(guān)系、傳播溝通。高校檔案開展公共關(guān)系要注意公眾性、創(chuàng)新性等原則，還要注意增強(qiáng)公關(guān)意識(shí)，提高公關(guān)素質(zhì)，樹立全員公關(guān)的觀念，并且根據(jù)檔案公眾的不同特點(diǎn)，選擇不同的公關(guān)形式。
　　關(guān)鍵詞：高校；檔案；公共關(guān)系
　　
　　隨著我國加入“世貿(mào)”，經(jīng)濟(jì)迅速騰飛，高校也獲得了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。目前眾多高校都在為能成為世界一流名校而不斷努力，其中能反映高校歷史和發(fā)展的資料就顯得尤為重要，檔案就是最能體現(xiàn)高校存在價(jià)值的“寶貝”。高校檔案是指高校組織和師生員工在教學(xué)科研、行政事務(wù)活動(dòng)及其管理中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其他各種載體的歷史記錄。高校檔案見證了歷史的變遷，在新時(shí)代的感召下只有與時(shí)俱進(jìn)地展開公共關(guān)系，大力對(duì)外宣傳我們，才能使中國高校揚(yáng)名世界。
　　
　　一、高校檔案開展公共關(guān)系的意義
　　
　　1.推動(dòng)檔案的各環(huán)節(jié)順利進(jìn)行
　　公共關(guān)系及其核心思想是一個(gè)組織采用傳播的手段，通過與公眾雙向溝通來樹立自身形象，以獲得公眾的好感和支持，為自身發(fā)展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境。公共關(guān)系強(qiáng)調(diào)組織與公眾之間的關(guān)系，高校檔案部門是由高校授權(quán)專門管理檔案的機(jī)構(gòu)，檔案管理的諸多環(huán)節(jié)，特別是收集工作直接接觸到公眾，這就是檔案管理具有的公眾性。大力開展公共關(guān)系能使檔案部門與公眾有著融洽、和諧的關(guān)系，形成管理的良性循環(huán)。檔案管理人員加強(qiáng)與公眾了解就能及時(shí)跟蹤收集，做到不遺漏、不丟失。否則就會(huì)出現(xiàn)檔案收集無門，孤立無援的被動(dòng)局面，影響整個(gè)高校的檔案工作。
　　
　　2.有利于加深與公眾之間的溝通交流
　　公共關(guān)系的實(shí)質(zhì)是雙向傳播溝通，高校檔案也要加強(qiáng)與公眾的雙向溝通。高校檔案的公眾可以分為兩部分，一是內(nèi)部公眾，即檔案工作人員自身；二是外部公眾，即所有的檔案用戶、新聞媒介、政府機(jī)關(guān)、所在社區(qū)、上級(jí)檔案行政管理單位，業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位，高校檔案學(xué)會(huì)及兄弟院校檔案部門等。通過開展公共關(guān)系，加深彼此之間的信息交流，達(dá)到理解溝通，互通有無，使檔案工作更上一個(gè)臺(tái)階。
　　
　　3.有利于改變檔案工作的現(xiàn)狀，適應(yīng)新形勢(shì)的需要
　　目前，很多高校部門都面臨著庫房建造、裝具購置、經(jīng)費(fèi)來源等問題，檔案部門的工作不容易一些職能部門那樣容易得到重視。檔案部門要改變這種狀態(tài)，就要努力宣傳檔案的重要性，努力去做公關(guān)，爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視。我國加入世界貿(mào)易組織后，檔案部門將面對(duì)新的領(lǐng)域、迎接新的挑戰(zhàn)，就更有必要搞好公共關(guān)系，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。
　　
　　二、 高校檔案工作中公共關(guān)系的主要職責(zé)和任務(wù)
　　
　　1.建立和維持同公眾之間的聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)
　　當(dāng)前在我國的高校檔案部門，信息溝通還是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，因此建立健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，開辟多種信息溝通渠道非常重要。如在高校建立起簡直檔案員的網(wǎng)絡(luò)，把每一個(gè)部門、單位都指定負(fù)責(zé)人和一個(gè)兼職檔案員，隨時(shí)與學(xué)院檔案部門保持密切的聯(lián)系，交流信息，對(duì)于眾多利用檔案的公眾可以定期召開座談會(huì)，開辦專用電話、信箱；有意識(shí)地和新聞媒體保持良好的關(guān)系；主動(dòng)邀請(qǐng)上級(jí)檔案主管部門來檢查工作。建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)之后要不斷地維持和發(fā)展它，通過平時(shí)的努力，點(diǎn)滴積累，最終滴水成河。
　　
　　2.隨時(shí)收集公眾的各種信息
　　要努力達(dá)到公共關(guān)系狀態(tài)的最佳化，最基本的前提就是要知道公眾現(xiàn)在的態(tài)度是怎樣的。在收集信息中尤其要注意做到客觀性、針對(duì)性、隨時(shí)性、多樣性。高校檔案部門可以收集內(nèi)部員工的信息，包括員工檔案意識(shí)、集體意識(shí)、心理狀態(tài)，為內(nèi)部創(chuàng)造團(tuán)結(jié)的氛圍獲得第一手資料；可以通過利用工作了解外部公眾對(duì)檔案工作的意見，把每次的利用情況做詳細(xì)登記，除了基本的檔號(hào)、目錄、文件名稱（案卷題名），特別要記錄利用的具體情況，如利用者是否查到了想要的文檔，是否完全滿足了他們的利用需求，是否提供了多種類的檢索工具，是否獲得滿意的查全率和查準(zhǔn)率。
　　
　　3.協(xié)調(diào)關(guān)系、傳播溝通
　　檔案部門要通過聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)收集了解公眾的各種信息進(jìn)而針對(duì)公眾的意見采取相應(yīng)的行動(dòng)。這個(gè)行動(dòng)就是組織與公眾之間的協(xié)調(diào)、傳播、溝通。在協(xié)調(diào)溝通的過程中，盡管各種方法不盡相同，但有一點(diǎn)是相同的，即只有搞好了組織的內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系的協(xié)調(diào)溝通問題，組織才能得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)。高校檔案部門在搞好內(nèi)部機(jī)制建設(shè)，協(xié)調(diào)好員工關(guān)系，在此團(tuán)結(jié)發(fā)展的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)應(yīng)放在針對(duì)外部公眾，開展公共關(guān)系活動(dòng)。對(duì)于外部公眾就要運(yùn)用各種交際手段和溝通方式，積極對(duì)外聯(lián)絡(luò)，為組織開辟關(guān)系，廣結(jié)人緣，如舉辦檔案知識(shí)競賽，評(píng)選優(yōu)秀論文、召開檔案工作表彰會(huì)等，從而為高校檔案發(fā)展建設(shè)創(chuàng)造良好的外部條件，奠定社會(huì)基礎(chǔ)。
　　
　　三、高校檔案開展公共關(guān)系的基本原則
　　
　　1.公眾性原則
　　一個(gè)組織的生存和發(fā)展是建立在對(duì)環(huán)境的依賴上，重視與環(huán)境保持平衡和協(xié)調(diào)的關(guān)系，才異常重視公眾的利益?；谝怨娎鏋楸镜牧?，在檔案工作中開展公共關(guān)系就必須做到：盡心盡力地對(duì)待公眾的利用需求；真心實(shí)意地征求公眾對(duì)檔案工作的意見；真誠地為公眾提供各種查詢服務(wù)；設(shè)身處地的為公眾著想，為其提供周到熱情的服務(wù)。
　　
　　2.創(chuàng)新性原則
　　公共關(guān)系活動(dòng)中強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新，作為高校也要尋找一些創(chuàng)新去宣傳檔案工作，要改變過去單一枯燥的模式，不斷摸索、別出心裁，用新穎的活動(dòng)方式和手段來吸引公眾對(duì)檔案的興趣，增強(qiáng)檔案意識(shí)。
　　
　　3.長期性原則
　　高校檔案的公共關(guān)系共組不是策劃一次活動(dòng)，搞一次論文比賽就可以高枕無憂了，而是需要不斷持續(xù)的努力，一方面著眼于長期規(guī)劃，一方面著手于平時(shí)努力。長期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是建立在平時(shí)點(diǎn)點(diǎn)滴滴的積累、一步一個(gè)腳印的基礎(chǔ)之上，靠腳踏實(shí)地地干出來。
　　
　　4.經(jīng)濟(jì)性原則
　　檔案部門的清貧尤其強(qiáng)調(diào)開展公關(guān)工作的時(shí)候要量力而行，善于精打細(xì)算，對(duì)于有限的人力、物力、財(cái)力進(jìn)行合理分配，爭取以最小的投入獲得最大的收獲。
　　
　　四、高校檔案的公共關(guān)系工作探討
　　
　　1.增強(qiáng)公關(guān)意識(shí)，提高公關(guān)素質(zhì)
　　高校檔案工作要搞好，必須要增強(qiáng)公關(guān)意識(shí)，直接關(guān)系到高校檔案的發(fā)展。高校檔案工作人員除了應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)以外，還要熟悉公共關(guān)系學(xué)的基本知識(shí)，提高公關(guān)素質(zhì)。過去，由于檔案工作的機(jī)要性和保密性，使其具有一定的神秘感。檔案工作人員與外界接觸少，默默無聞地工作，被動(dòng)地等待別人來查檔案，而現(xiàn)在信息時(shí)代就要求檔案工作人員改變這樣的封閉性， 變被動(dòng)為主動(dòng)，提高公關(guān)能力去大力宣傳檔案工作，要做到既是一個(gè)合格的檔案管理工作者，又成為一個(gè)稱職的公關(guān)人員。
　　
　　2.全員公關(guān)
　　全員公關(guān)即全員PR管理（PR=PUBLIC RELATIONS）全員PR管理，即通過對(duì)全員的公關(guān)教育和培訓(xùn)，增強(qiáng)全員公關(guān)意識(shí)，提高全員公關(guān)行為的自覺性，形成組織濃厚的公關(guān)氛圍與公關(guān)文化。高校的檔案人員應(yīng)在對(duì)外交往中，自覺把自己作檔案部門的代表者，以主人翁的姿態(tài)，著眼于樹立檔案部門的整體形象，主動(dòng)宣傳檔案各方面的成就，積極與外界建立溝通渠道，以獲得更大知名度和美譽(yù)度。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，檔案工作向產(chǎn)業(yè)化發(fā)展成為必然趨勢(shì)，高校檔案館（室）可以利用學(xué)校優(yōu)勢(shì)，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)開展網(wǎng)絡(luò)利用檔案服務(wù)。以高校檔案的豐富資源建立愛國主義教育基地、校史教育基地。通過歷史資料的介紹增強(qiáng)莘莘學(xué)子愛國愛校意識(shí)，同時(shí)擴(kuò)大檔案工作的影響。當(dāng)然，要想做到全員PR管理，不只是高校檔案人員的事情，它涉及到全校上至校、系領(lǐng)導(dǎo)，下至各位老師。這項(xiàng)工作要搞好，既要有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，解決好經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等問題，同時(shí)也要得到全校師生員工的理解與合作，特別是各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案員。爭取做到人人面前講公關(guān)，處處留有公關(guān)意識(shí)，為檔案工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。
　　
　　3.根據(jù)檔案公眾的不同特點(diǎn)，選擇不同的公關(guān)形式
　　公共關(guān)系的形式多種多樣，根據(jù)公共關(guān)系在檔案管理中應(yīng)用的不同特點(diǎn)，可以分為宣傳性、交際性、服務(wù)性、社會(huì)性等公關(guān)模式。宣傳性公共關(guān)系主要是利用各種傳播媒介，向檔案公眾進(jìn)行宣傳，提高檔案公眾的認(rèn)識(shí)。交際性公共關(guān)系是以人際交換主，通過檔案管理人員與檔案公眾的接觸，廣結(jié)社會(huì)良緣，交換了信息，交流了感情，創(chuàng)造了良好的相互信任的心理氣氛。服務(wù)性公共關(guān)系主要體現(xiàn)在高校檔案部門為檔案用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面，目的是高校檔案館（室）。以自己的實(shí)際行動(dòng)來獲得檔案公眾的好評(píng)，建立檔案部門良好的形象和信譽(yù)。社會(huì)性公共關(guān)系是以擴(kuò)大高校檔案部門在社會(huì)公眾中的影響和知名度的一種模式，這種模式可以通過在高校舉辦檔案知識(shí)競賽，評(píng)選優(yōu)秀論文，召開檔案工作表彰會(huì)等形成進(jìn)行。雖然高校檔案部門開展公關(guān)有多種不同的形式，但這些形式不是孤立的，它需要高校檔案管理人員把這些形式靈活地運(yùn)用。
　　高校檔案努力發(fā)展公共關(guān)系，既可以使檔案工作蓬勃發(fā)展，更可以使高校的知名度美譽(yù)度獲得提高，為國家的教育事業(yè)、檔案事業(yè)做出新貢獻(xiàn)。
　　作者單位：四川外語學(xué)院綜合檔案室
　　
　　參考文獻(xiàn)：
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