辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用研究

　　摘要：分析了青島理工大學(xué)的辦公自動化系統(tǒng)需求，根據(jù)需求對系統(tǒng)進(jìn)行分析和設(shè)計。充分利用了角色網(wǎng)絡(luò)理論，給出了相應(yīng)軟件結(jié)構(gòu)模型，并在模型指導(dǎo)下建立辦公自動化系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，對角色理論和相應(yīng)軟件平臺如何支持OA系統(tǒng)流程再造進(jìn)行了說明。最后，通過青島理工大學(xué)辦公自動化應(yīng)用實(shí)例說明了辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用流程。
　　關(guān)鍵詞：角色管理，辦公自動化，公文流轉(zhuǎn)，日常辦公
　　
　　引言
　　
　　隨著互連網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，辦公自動化系統(tǒng)在企事業(yè)單位的管理、經(jīng)營活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。人們不僅要求辦公自動化系統(tǒng)能適應(yīng)不斷變化的辦公需求，提供公文處理的各項(xiàng)功能，而且要求單位內(nèi)部能夠及時解決信息交換與共享的需求，使企事業(yè)單位在日常業(yè)務(wù)中能夠更好地為利用信息技術(shù)提高辦事效率，增強(qiáng)生產(chǎn)力。
　　辦公自動化系統(tǒng)的目的是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公自動化，流程規(guī)范化，公文流轉(zhuǎn)的程序化和網(wǎng)上資信息資源的共享化，從而提高工作效率[1-3]。
　　本文以青島理工大學(xué)辦公自動化實(shí)際項(xiàng)目的開發(fā)和實(shí)施為背景，研究了支持流程再造的辦公自動化系統(tǒng)平臺設(shè)計。
　　
　　一、青島理工大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)需求分析
　　
　　青島理工大學(xué)辦公自動化系統(tǒng)功能需求主要包括：辦公中心、系統(tǒng)管理、臨時檔案、個人事務(wù)、公共信息等。在實(shí)際工作中，辦公中心是學(xué)校整個辦公自動化系統(tǒng)的核心。其主要包括：發(fā)文管理、內(nèi)收文管理、外收文管理。還包括：流程監(jiān)控、傳閱文件、文件查詢、日常業(yè)務(wù)、延時申請等。
　　我們主要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公文起草，審批，會簽，簽發(fā)，傳閱，承辦和歸檔等功能。同時實(shí)現(xiàn)外部收文的傳閱，承辦，歸檔等功能。通過身份認(rèn)證和密碼管理，不論領(lǐng)導(dǎo)和承辦人在學(xué)校還是出差在外，都能夠及時地處理學(xué)校的公文，起到了隨時隨地處理公文的目的。
　　發(fā)文管理主要包括：新建、待辦、已辦、退回、辦結(jié)等。
　　外收文管理：主要指國家省市等上級部門的來文管理。主要包括：新建、待閱、已閱、辦結(jié)。
　　1、公文管理
　　公文管理是該辦公自動化軟件的核心。它包括自產(chǎn)文和上級來文兩個部分。
　?。?）校內(nèi)公文（自產(chǎn)文）
　　流程定義：首先進(jìn)行公文流程定義。如：校黨字的文件，由黨委辦公室秘書起草，黨委辦公室主任進(jìn)行部門審批，校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，行文下發(fā)，歸檔等環(huán)節(jié)。不同的公文定義不同的流程，方便用戶的使用和管理。
　　公文起草：有權(quán)限的人起草文件，這時的文件是word格式，允許進(jìn)行方便的修改。
　　部門審批：本部門負(fù)責(zé)人對起草的公文進(jìn)行審閱、批示。
　　校辦秘書科閱文：起草的公文經(jīng)過部門審批后在流程上遞交給秘書科閱文。實(shí)際上這個環(huán)節(jié)是秘書科對校辦主任在文字上進(jìn)行把關(guān)，只有秘書科和校辦主任能夠看到，是一個隱含的環(huán)節(jié)。
　　校辦審閱：校辦主任審批。需要說明的是本文以高校為例，而大部分高校黨辦、校辦都是合二為一。如果不是一個部門可以在流程定義中將黨政文件分開經(jīng)由黨辦和校辦處理。
　　校領(lǐng)導(dǎo)簽批：校領(lǐng)導(dǎo)對公文進(jìn)行簽批。
　　歸檔管理：包括行文下發(fā)，這時文件的格式由.doc轉(zhuǎn)換成.pdf格式，不可以再進(jìn)行修改，最后將成型的公文歸檔。
　?。?）外收文管理（上級發(fā)文，下發(fā)文）
　　登記：文件到達(dá)之后，有關(guān)部門對文件進(jìn)行登記，一般是指機(jī)要科，登記內(nèi)容包括收文日期，收文字號，來文機(jī)關(guān)，題目等等。
　　擬辦：擬訂工作流的開端，需要誰批示或者誰辦理等，決定了文件所走的方向。
　　批示：由擬辦決定，是否需要批示，如果需要的話，走這里，否則跳過。
　　責(zé)任部門：按照下發(fā)文的處理結(jié)果處理公文。
　　傳閱：內(nèi)部人員傳閱。
　　2、文檔管理
　　個人文件夾：相當(dāng)于一個網(wǎng)絡(luò)存儲器，用戶可上傳、下載個人的文件，并且可以在此建立下一級目錄。每個用戶未經(jīng)允許只能進(jìn)自己的個人文件夾。上傳的文件大小有規(guī)定。
　　部門文件夾：顯示用戶所在部門的公用文件夾，公用文件可修改。在此使用X鎖和S鎖，避免因?yàn)橥瑫r修改文件導(dǎo)致沖突。
　　公用文件夾：放置一些公用的文件。用戶可以上傳一些公用文件，但是用戶的詳細(xì)信息在后面有詳細(xì)說明。
　　3、系統(tǒng)管理
　　參數(shù)設(shè)置：管理員在此管理用戶的個人資料，包括用戶所在的部門，民族等一些重要的信息。用戶申請注冊的信息在此顯示。管理員統(tǒng)一分配用戶名，以及初始密碼。
　　用戶管理：管理員可以增刪用戶、可以修改用戶基本聯(lián)系資料、可以修改用戶所屬部門、可以修改用戶角色、可以禁用某一用戶等關(guān)于用戶操作的所有權(quán)限。用戶可以隸屬與不同部門，并且也可以不止擔(dān)任一個角色。
　　部門管理：管理員可以增刪部門。某部門需要刪除，其下屬部門必須先刪除后才可以執(zhí)行，要刪除該部門前，隸屬于該部門的用戶必須進(jìn)行刪除或更改到其他部門。
　　角色管理：角色可以增刪，管理員可以賦予角色不同權(quán)限。如某角色刪除后，隸屬于該角色的用戶可以采用手動更改的辦法修改。
　　日志管理：可以自動記錄本系統(tǒng)的使用日志，用戶登陸系統(tǒng)后所做的所有重要操作都會被記錄在案，比如發(fā)布信息，以供系統(tǒng)管理員查看。
　　數(shù)據(jù)備份：隨時對數(shù)據(jù)庫備份，以防備數(shù)據(jù)丟失。
　?。?）辦公自動化系統(tǒng)的權(quán)限管理
　　辦公自動化系統(tǒng)的權(quán)限管理，是利用規(guī)則來管理用戶的權(quán)限。如圖2所示?？梢詾橛脩?、角色定義不同的規(guī)則。規(guī)則對象可以有不同的結(jié)構(gòu)，可被用來進(jìn)行以下的控制：
　　① 菜單的動態(tài)構(gòu)造；
　　② 確定對哪些對象的哪些屬性進(jìn)行哪些活動；
　?、?確定訪問Workspace和Vault的權(quán)限；
　?、?確定文件或索引表的存放地點(diǎn)；
　?、?信息的分配。
　　每一條規(guī)則包括了一個或多個必須滿足的條件，通過規(guī)則的定義，權(quán)限管理系統(tǒng)就能分配不同的用戶權(quán)限。規(guī)則中的條件與一般程序設(shè)計語言里所使用的邏輯表達(dá)式相似。通常情況下，由系統(tǒng)管理員定義規(guī)則對象并將其分配給有關(guān)人員。在執(zhí)行過程中，規(guī)則處理器對規(guī)則中的條件進(jìn)行判斷，若條件成立，則系統(tǒng)執(zhí)行用戶所要求的活動；若條件不成立，則由系統(tǒng)輸出一條出錯信息。在定義規(guī)則時不能自相矛盾，即當(dāng)定義某一條規(guī)則時，不能與其它已定義的規(guī)則相沖突。當(dāng)取消某一個用戶權(quán)限時，應(yīng)該對與其有關(guān)的規(guī)則或條件進(jìn)行更改。
　　
　　二、角色網(wǎng)絡(luò)理論模型
　　
　　1、角色網(wǎng)絡(luò)理論
　　在OA系統(tǒng)中，任何一種流程都是以角色為基本單元來完成的。所以，OA系統(tǒng)在進(jìn)行工作時，首先要通過角色定義各種各樣的流程。使每一個角色按照分配的流程進(jìn)行工作。角色之間在OA中發(fā)生著各種各樣的聯(lián)系（如協(xié)作、沖突、繼承和排斥等）。
　　2、 角色網(wǎng)絡(luò)模型
　　可以將角色網(wǎng)絡(luò)模型（Role Network Mo