基于項目環(huán)境的知識管理應(yīng)用

　　知識管理作為一種管理理念，是需要長期堅持并且努力形成文化的活動。從這個意義上講，知識管理不是項目管理，因此也就不能按照項目管理的組織和運作方式來進(jìn)行。但這并不是說項目管理的思想和方法不能運用在知識管理中。隨著項目管理的意義被更多的人所認(rèn)可，項目管理中的一些思想也已經(jīng)慢慢演變?yōu)槠毡檫m用的管理理念，這些思想也同樣適用于知識管理。
　　
　　一、項目管理與知識管理比較分析
　　
　　1.項目管理的概念與內(nèi)涵。項目管理是通過項目各方干系人的合作，把各種資源應(yīng)用于項目，以實現(xiàn)項目的目標(biāo)，使項目干系人的需求得到不同程度的滿足。項目管理的對象是項目或被當(dāng)做項目來處理的運作，以系統(tǒng)管理的系統(tǒng)方法論為主要指導(dǎo)思想。項目管理的要點是創(chuàng)造和保持一種使項目順利進(jìn)行的環(huán)境。實行項目管理的組織通常具有臨時性、柔性、扁平化的特點。項目管理的機(jī)制是項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，強(qiáng)調(diào)責(zé)權(quán)利的對等。目標(biāo)管理是項目管理的主要方式，包括進(jìn)度、費用、技術(shù)與質(zhì)量管理等等，其手段主要涉及計劃、組織、指導(dǎo)和控制等。
　　2.知識管理的概念與內(nèi)涵。知識管理是近年來國際企業(yè)管理界最為關(guān)注的課題，它是基于新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)——知識經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)以及人們對知識與管理兩方面內(nèi)涵的更深層次的理解而逐漸發(fā)展起來的。Y.Malhotra認(rèn)為：“知識管理是當(dāng)企業(yè)面臨日益增長的非連續(xù)的環(huán)境變化時，對其組織的競爭、適應(yīng)與生成而采取的一種迎合措施，它貫穿于組織的發(fā)展進(jìn)程中，意在尋求信息技術(shù)所提供的對數(shù)據(jù)與信息的處理能力以及人的創(chuàng)造能力之間的有機(jī)結(jié)合。”
　　知識管理就是對企業(yè)內(nèi)部的知識進(jìn)行組織和管理。它包括兩方面的內(nèi)容:一是對顯性知識的管理。由于顯性知識是信息的深加工產(chǎn)物，所以這一部分可看做是信息管理的深化與發(fā)展；另一方面是對隱性知識的開發(fā)與管理。由于隱性知識不是編碼化的，而是作為認(rèn)知的過程存在于人腦中，因而可以看做是對人的管理。綜合起來看，企業(yè)的知識管理就是挖掘企業(yè)所擁有的或能獲取的隱性知識，并盡可能把它們編碼化，同時把所有編碼型知識有效地加以組織和管理，促進(jìn)整個企業(yè)的知識能夠廣泛地共享和適度的應(yīng)用，以提高競爭力。
　　
　　二、項目環(huán)境中的知識管理
　　
　　項目知識可以分為以下三種類型，即企業(yè)管理的知識，如企業(yè)戰(zhàn)略管理、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)財務(wù)管理等；項目管理特有的知識，如項目進(jìn)度管理、人力資源管理等；項目相關(guān)應(yīng)用領(lǐng)域的技術(shù)知識。由于項目的多變性和復(fù)雜性，使得項目管理知識在不斷地轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新。為了應(yīng)對不斷出現(xiàn)的變化，項目知識不斷重組轉(zhuǎn)化，從而產(chǎn)生新的知識。在項目執(zhí)行過程中，要根據(jù)具體的主客觀條件加以選擇、綜合與靈活處置。
　　項目環(huán)境中的知識管理，是指對項目組織所擁有的和所能接觸到的知識資源進(jìn)行識別、獲取、評價，從而充分有效地發(fā)揮作用的管理過程。項目知識管理融合了項目管理和知識管理兩大管理方法。
　　顯性知識共享和隱性知識挖掘是傳統(tǒng)知識管理的核心內(nèi)容，對于項目管理而言同樣具有重要的意義。項目管理知識體系是描述項目管理專業(yè)知識總和的專業(yè)術(shù)語，它是為了適應(yīng)項目管理職業(yè)化而發(fā)展起來的，是現(xiàn)代項目管理發(fā)展的一個重要特征。目前世界上很多國家，都已經(jīng)開發(fā)或正在開發(fā)自己的項目管理知識體系，如PMI(美國項目管理學(xué)會)開發(fā)的PMBOK GUIDE，IPMA(國際項目管理協(xié)會)開發(fā)的APM PMBOK等。
　　
　　三、知識管理在項目管理中的應(yīng)用研究
　　
　　(一)構(gòu)建項目管理中的知識子系統(tǒng)
　　現(xiàn)代信息技術(shù)對知識系統(tǒng)的運作能夠起到支持的作用，使系統(tǒng)能高效工作，開發(fā)構(gòu)建一套完整的項目管理知識子系統(tǒng)將有助于項目知識的積累，從而為項目管理決策提供支持。
　　1.充分利用現(xiàn)有項目管理系統(tǒng)平臺。諸如Microsoft 的Project、歐洲的Project Workbench和Primary的Primavera Project Planning(簡稱P3)等。這些軟件不同程度地提供了數(shù)據(jù)接口，為進(jìn)行二次開發(fā)創(chuàng)造了條件。
　　2.建立項目過程管理系統(tǒng)。項目具有明顯的階段性特點，每個項目在生命周期中可劃分為四個階段：啟發(fā)階段、規(guī)劃階段、執(zhí)行階段和結(jié)束階段，每個階段包含一系列的知識和工作，而所有工作是由過程完成的。因此，項目知識管理是面向過程的管理，建立項目過程管理系統(tǒng)，弄清楚項目中所有過程的來龍去脈，從而掌握知識的真正價值。
　　3.建立項目案例管理系統(tǒng)?；诎咐耐评硎侨斯ぶ悄艿囊粋€分支，是識時的知識管理，可以用來表示特定領(lǐng)域所具有的知識。項目管理工具為案例的來源提供了途徑。新近推出的智能主體Agent為案例管理提供了一個很好的工具，基于Agent案例管理的內(nèi)容主要包括：案例推理Agent、目標(biāo)驅(qū)動學(xué)習(xí)Agent、決策Agent和用戶決策Agent。
　　4.建立項目數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。為了便于管理，我們采用分區(qū)管理的形式，根據(jù)知識在整個項目中所處的階段和層次，分為四個工作區(qū)：
　?、彭椖抗ぷ鲄^(qū)。為項目數(shù)據(jù)的最高工作區(qū)，用于存放項目的最終版本數(shù)據(jù)，只有企業(yè)主管或項目負(fù)責(zé)人才擁有訪問權(quán)。
　?、平M工作區(qū)。根據(jù)項目需要而存放項目組的共享數(shù)據(jù)，如果需要可以在此工作區(qū)建立一個臨時區(qū)域供特定項目的小組成員使用，當(dāng)該項目完成以后，可以刪除或重復(fù)用于其他項目。
　　⑶戶工作區(qū)。為設(shè)計人員的私有工作區(qū)，存放用于修改的過程數(shù)據(jù)，同時存放項目的數(shù)據(jù)中間數(shù)據(jù)和結(jié)論。
　　⑷公共工作區(qū)。用于發(fā)布電子公告和項目小組成員識時通訊或討論問題，或用于項目管理員和質(zhì)量管理人員的會簽工作區(qū)。
　　(二)建立并應(yīng)用企業(yè)內(nèi)外知識網(wǎng)絡(luò)
　　知識網(wǎng)絡(luò)的建立有利于企業(yè)項目管理的實施，主要從以下方面著手：
　　1.建立企業(yè)內(nèi)部知識庫。為了確保企業(yè)知識的不斷積累和轉(zhuǎn)化，使知識真正成為企業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大推動力，建立企業(yè)內(nèi)部知識庫。企業(yè)知識庫是基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息平臺，包括以下信息：企業(yè)基本信息、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)信息、項目信息、產(chǎn)品和服務(wù)信息、知識資產(chǎn)信息、顧客信息、環(huán)境和政策信息等。為了達(dá)到管理目的，對知識庫的基本要求是：組織數(shù)據(jù)并確保其精確和有效性。建立企業(yè)內(nèi)部知識庫，為項目管理提供一個高效方便的辦公和協(xié)作平臺，便于各部門之間的交流，使管理者、協(xié)作部門和項目成員能及時了解項目進(jìn)展情況，對項目過程中產(chǎn)生的交流和創(chuàng)新理念及時保存，是一個企業(yè)全方位信息的管理平臺，方便了信息的交流、共享與及時發(fā)布。
　　2.建立并應(yīng)用外部知識網(wǎng)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使企業(yè)在內(nèi)部知識不斷積累的同時，更要努力從企業(yè)外部獲得知識和信息，以便掌握市場變化，把握先機(jī)。Internet 是一個巨大的知識庫，可以從網(wǎng)上獲得有關(guān)的經(jīng)濟(jì)、社會信息與知識；另外，加強(qiáng)與其他公司的知識共享，也是獲得企業(yè)外部信息的一個重要途徑。
　　(三)創(chuàng)建支持知識管理的組織結(jié)構(gòu)
　　企業(yè)組織結(jié)構(gòu)是企業(yè)運行和發(fā)展的基礎(chǔ)保障，為企業(yè)知識管理提供組織支持。在項目不斷復(fù)雜化的情況下，為促進(jìn)部門之間的知識共享，為了適應(yīng)知識管理的需要，創(chuàng)建如下組織結(jié)構(gòu)：
　　1.人員結(jié)構(gòu)。在貫徹知識管理的過程中，人員結(jié)構(gòu)決定了知識管理角色分配和擔(dān)負(fù)責(zé)任的類別，責(zé)任的類別又決定了功能之間的平衡，知識管理中的功能大多是以分布式的方式存在的。
　　知識的擁有者是分散的，根據(jù)知識的依附特征，可把項目中的知識型人員分為四大類:知識管理決策人員、知識生產(chǎn)人員、知識管理人員、知識管理系統(tǒng)人員?？梢园阉念惾藛T分為四個團(tuán)隊，分別為：中心知識團(tuán)隊、知識創(chuàng)新團(tuán)隊、知識管理團(tuán)隊和技術(shù)支持團(tuán)隊。
　　
　　2.內(nèi)容結(jié)構(gòu)。理解知識的概念和知識的分類對于組織進(jìn)行知識管理十分重要，因為不同的組織對知識的分類是知識管理的前提條件，知識類別的劃分同時也是實施知識管理的依據(jù)，是建立知識管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。內(nèi)容結(jié)構(gòu)主要說明知識資源如何組織可以使得知識的重復(fù)使用更加方便，P.Nonaka把組織中的知識定義為顯性知識和隱性知識兩種。Zack進(jìn)一步把信息分為過程的、原因的、條件的和關(guān)系的。把顯性知識和隱性知識細(xì)分為集體知識和個人知識，集體知識和個人知識又細(xì)分為聲明知識、過程知識、因果知識、條件知識和關(guān)聯(lián)知識。這些知識相互交叉，相互關(guān)聯(lián)。
　　3.技術(shù)結(jié)構(gòu)。目前，實施知識管理大多是通過Internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的，主要有三大類技術(shù)值得關(guān)注:知識管理操作技術(shù)、知識安全技術(shù)和知識存儲技術(shù)。
　?、胖R管理操作技術(shù)結(jié)構(gòu)。組織在知識管理中要有獨立的知識WEB網(wǎng)站，該網(wǎng)站提供以下功能：能建立個人的知識活動空間;能發(fā)布個人感興趣的知識話題，以尋求豐富和完善;能搜索個人相關(guān)的知識領(lǐng)域，以尋求聯(lián)合或幫助;能對知識的交易作出正確的評估，并能進(jìn)行支付活動；能進(jìn)行知識互動操作。
　?、浦R管理安全技術(shù)結(jié)構(gòu)。知識管理的安全技術(shù)是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)之一，是防止對系統(tǒng)資源的非法使用和對知識資源的非法操作而建立的保護(hù)措施。主要的技術(shù)措施應(yīng)具有四項：防火墻、用戶合法身份的確認(rèn)及檢驗、存取控制和數(shù)據(jù)加密等。用戶需要知識時，需經(jīng)過四道關(guān)口的考驗，首先要經(jīng)過防火墻的識別，然后輸入賬號和口令，識別通過后，才能進(jìn)入知識空間，在知識空間還有兩道保護(hù)措施：存取控制和數(shù)據(jù)加密，用戶只有通過四道關(guān)口，才能操作相關(guān)知識。
　?、侵R存儲技術(shù)結(jié)構(gòu)。知識的存儲結(jié)構(gòu)是以知識庫為核心的存儲體系，知識產(chǎn)生和組織內(nèi)部產(chǎn)生的數(shù)據(jù)有密切關(guān)系，所以知識存儲技術(shù)結(jié)構(gòu)應(yīng)由三層組成：具體操作層、數(shù)據(jù)庫層和知識庫層。具體操作層產(chǎn)生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和外部數(shù)據(jù)、歷史數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)庫，組織利用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)和來自于組織外部的知識經(jīng)過分析整合成組織的綜合知識庫，而組織的綜合知識庫根據(jù)使用范圍的不同分為三個部分：參與人員個人知識庫、項目單位共享知識庫和協(xié)作單位共享知識庫。
　　⑷處理過程結(jié)構(gòu)。處理過程共分為三部分，用戶層、應(yīng)用層和存儲層。用戶要使用系統(tǒng)的知識，必須經(jīng)過用戶層和應(yīng)用層兩個限制防火墻和身份識別，才有權(quán)限使用應(yīng)用層各種功能，否則不能進(jìn)入應(yīng)用界面。當(dāng)用戶有權(quán)進(jìn)入應(yīng)用層后，對于權(quán)限內(nèi)的共享知識庫可以操作，對于個人知識庫和加密知識庫還需要存取控制和數(shù)據(jù)加密的權(quán)限才可使用。處理過程的設(shè)計還可以加入外部知識庫，以豐富組織內(nèi)知識資源。
　　在知識經(jīng)濟(jì)的今天，企業(yè)要在激烈的競爭中擁有自己的優(yōu)勢，無疑知識是最重要的。由于項目的臨時性和獨特性，在項目管理過程中，企業(yè)面臨更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。把握住項目發(fā)展過程中的知識積累，充分挖掘自身知識資源的潛力，是企業(yè)必須面對的問題。本文的相關(guān)論述，構(gòu)建了一個基于項目環(huán)境下的知識管理方法體系，為企業(yè)實行規(guī)范的知識管理，在項目執(zhí)行過程中實現(xiàn)多部門的有效協(xié)作，充分挖掘員工的創(chuàng)造性，提供了值得選擇的管理思路和方法。
　　(河南油田石油工程技術(shù)研究院)