對人力資源檔案信息管理的研究

王立民

摘要：人事檔案信息是各企事業(yè)單位考察和選拔人才的一個重要參考依據(jù)，加強和推進企業(yè)檔案信息化管理，也是為了進一步促進企業(yè)員工的考核和選拔，方便更好的進行人事管理，也有利于進行人事檔案信息的共享和利用。隨著企事業(yè)單位信息化進程的不斷深入，檔案管理信息化也在不斷升級，必將為企事業(yè)和社會發(fā)展做出積極貢獻。

關鍵詞：信息管理；檔案；人力資源

在企業(yè)信息化不斷發(fā)展的今天，作為企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)營管理重要組成部分的人事檔案管理工作，也必須緊隨企事業(yè)經(jīng)營機制的變化，為企事業(yè)發(fā)展提供更加準確、高效、全面的人力資源信息，滿足企事業(yè)生存發(fā)展需要。人力資源檔案管理正由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向無紙化方向發(fā)展，在給企事業(yè)查詢、統(tǒng)計、修改、存儲帶來方便的同時，人力資源檔案管理信息化升級過程中的問題也不斷凸顯，有必要展開對相關困境和對策的探討。

一、人力資源檔案信息管理的內(nèi)涵功能

人事管理部門加強對員工人事檔案的信息管理，通過了解掌握相關人員的歷史工作表現(xiàn)、目前的工作態(tài)勢以及未來的發(fā)展?jié)摿?，實現(xiàn)各類人才的合理配置，盡量讓每個人都能揚長避短，實現(xiàn)個人效用的最大化。鑒于掌握并合理利用人力資源檔案信息對企事業(yè)和個人的積極作用，也有必要加強對人力資源檔案管理的信息化建設，不斷提升對人力資源檔案信息的管理和利用。結合目前人力資源信息化管理實踐看，使用管理信息軟件后，人事檔案的管理效率也得到大幅度提升，主要表現(xiàn)在：提升對人力資源檔案信息的查詢效率，對人事檔案信息的查詢速度得到了顯著提升；提升了人力資源檔案信息查詢的準確率，大大降低人為因素導致信息的偏差或疏漏；降低了人事檔案管理的工作難度，信息化使得相關工作落實起來更加便捷易行，大大降低了工作量，提升了工作效率。

二、人力資源檔案信息管理的問題分析

檔案管理總體水平低。企事業(yè)人力資源檔案信息管理的水平較低，是由多方面的因素造成的，主要表現(xiàn)為：加強人力資源檔案信息化管理的意識不強，管理效率不高，重視程度不足，忽視對員工最近動態(tài)信息的整理和收集，導致現(xiàn)存人事檔案資料的內(nèi)容單一；個別檔案資料存在弄虛作假現(xiàn)象，檔案信息的原始性與真實性有待進一步確認，導致現(xiàn)存人事檔案資料的意義和利用價值較低，不同程度的弄虛作假也在一定程度上影響了檔案資料的真實、權威和嚴肅性；人事檔案資料的利用水平較低，對員工績效的考核和激勵作用不足，這方面的效能作用有待進一步提升。

檔案管理體制不合理。在企事業(yè)經(jīng)營管理實踐中，人事檔案管理制度一直以來都存在很大的隨意性，很多企事業(yè)大量的人力資源檔案資料一直以來都處于疏于管理或者管理混亂的境況，造成人力資源檔案資料的查找困難、利用困難，造成嚴重的資源浪費。因此，對于企事業(yè)人力資源檔案管理信息化升級迫在眉睫，應將企業(yè)人力資源檔案信息化標準的制定作為企業(yè)人力資源管理的一項重要內(nèi)容，將檔案管理信息化工作狠抓落實，形成標準，以便更好檔案管理信息化的升級。

專業(yè)化人才培訓不到位。介于檔案管理人員大都比較適應傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理，由于認知缺失或者實踐操作不熟練，會不愿意或者排斥使用電子文檔和進行檔案資料的信息化管理，使得人力資源檔案資料的信息化升級不能得到順利進行。

三、完善人力資源檔案信息管理的建議

提升檔案管理的信息化進程。為了全面提升企事業(yè)檔案管理的信息化進程，首先必須強化全體員工的檔案意識，全面認識企事業(yè)推進檔案信息化管理的積極意義，從內(nèi)心深處積極支持配合人力資源檔案信息化管理。在人力資源檔案管理由紙質(zhì)向信息化管理升級的過程中，一定要切實保持好檔案信息的真實性和原始性，從細節(jié)之處加強對檔案信息的核實，并做好交叉檢驗工作，減少信息輸入輸出過程中的潛在錯誤，確保數(shù)據(jù)的可靠性與信任性。與此同時，還應建立有效的激勵機制，提升大家的責任心和工作熱情，積極推進檔案管理信息化進程。

創(chuàng)新檔案信息管理體系制度。實施檔案信息化管理亦需要不斷完善檔案資源制度，明確各員工的權利和義務，通過有效的約束機制來整合檔案信息化管理各環(huán)節(jié)的工作，改善檔案管理混亂和疏于管理的現(xiàn)狀。要建立一個完善的檔案管理信息體系，也需要緊隨信息化、電子化和科學化步伐，沿著電子文件里的方向不斷向前發(fā)展，不斷完善電子文件管理工作，同時還應從法律的角度加以規(guī)范，確保檔案管理工作有法可依。

四、結語

人事檔案信息是各企事業(yè)單位考察和選拔人才的一個重要參考依據(jù)，加強和推進企事業(yè)檔案信息化管理，也是為了進一步促進企業(yè)員工的考核和選拔，方便更好的進行人事管理，也有利于進行人事檔案信息的共享和利用。隨著企業(yè)信息化進程的不斷深入，檔案管理信息化也在不斷升級，必將為企業(yè)和社會發(fā)展做出積極貢獻

參考文獻

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