談物資管理的信息系統(tǒng)建設(shè)

許鳳茹

[摘 要]加快建設(shè)物資管理信息建設(shè)，一方面可以從根本上緩解現(xiàn)代化管理要求與落后技術(shù)手段之間的矛盾，大幅度提高物流管理的現(xiàn)代化水平；另一方面可以以此系統(tǒng)為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)物流過程的優(yōu)化和再造，充分挖掘物流效益，提高經(jīng)濟(jì)效益。

[關(guān)鍵詞]物資管理 信息系統(tǒng) 建設(shè)

物資管理現(xiàn)代化，就是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理的方法和技術(shù)，合理有效地組織、指揮、詞節(jié)、監(jiān)督生產(chǎn)資料流通中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，以最少的勞動消耗，取得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

一、系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)

（一）提高工作效率和質(zhì)量。該系統(tǒng)借助于物資信息庫的維護(hù)和各項(xiàng)管理信息的高度共享，能迅速了解各項(xiàng)管理內(nèi)容及面向供應(yīng)鏈管理，它對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行全方位管理和控制。包括供銷、財(cái)務(wù)、運(yùn)輸、倉儲、質(zhì)量、資金、投資等管理，售后服務(wù)及質(zhì)量反饋等。大幅度提高了物資管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）提高管理水平，加強(qiáng)科學(xué)決策。用新的管理模式和業(yè)務(wù)流程改造原有的管理模式與業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)所有物資資源與活動分析自己進(jìn)行優(yōu)化配王與效率管理。實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資資源的合理高效利用，追求利潤最大化。

（三）減輕勞動強(qiáng)度。實(shí)現(xiàn)信息共享和縮短信息收集周期，把物資管理人員從繁瑣的物資登記，分類統(tǒng)計(jì)、匯總報(bào)表，檢查等工作中解放出來。

二、充分發(fā)揮信息在物資管理中的作用

信息在物資管理中的作用有以下幾點(diǎn)：

（一）它是物資部門決策的基礎(chǔ)。所謂決策，也就是確定目標(biāo)，要使制定的目標(biāo)合理可行，符合實(shí)際，就要以大量可靠的全面反映客觀過程的信息為基礎(chǔ)，掌握信息和了解情況是對決策者的起碼要求。否則，不研究信息，不重視數(shù)據(jù)分析，就會導(dǎo)致決策的失誤。

（二）它是物資系統(tǒng)制訂計(jì)劃的依據(jù)。物資計(jì)劃是物資工作的起點(diǎn)，是物資工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。物資系統(tǒng)的信息包括兩個方面：一方面是物資系統(tǒng)內(nèi)部的信息，如記賬憑證、統(tǒng)計(jì)資料，庫存情況及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成情況、經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)和問題等；另一方面是物資系統(tǒng)外部的信息，如國家有關(guān)政策、法令，國民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃，上級的建議或指令，供貨單位的生產(chǎn)情況，用貨單位的消耗定額等。物資管理人員根據(jù)這些原始信息進(jìn)行加工處理、分類比較，才會得出物資計(jì)劃的最佳方案。

（三）它是組織和控制物資供應(yīng)的依據(jù)和手段。物資的流動取決于信息流，信息流對物流起控制和指揮作用。另一方面，根據(jù)物流活動中出現(xiàn)的問題，也通過信息反饋，修改或做出新的計(jì)劃、供應(yīng)、倉儲方案，以保證物資管理工作的正常進(jìn)行。

（四）它是保證物資系統(tǒng)各個單位各個環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)工作的重要條件。為了使物資系統(tǒng)各層次、各環(huán)節(jié)的工作有機(jī)地聯(lián)系起來，就必須借助于一個四通八達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)來溝通，從而達(dá)到現(xiàn)代化物資管理之目的。

三、管理信息系統(tǒng)的體系和框架

管理信息系統(tǒng)的精髓在于以現(xiàn)代管理理念規(guī)范管理流程，達(dá)到“規(guī)范”和“提高”的目的。物資管理信息系統(tǒng)在體系框架上，按照管理的職能分析，應(yīng)分為物資計(jì)劃管理、采購管理、庫存管理、存貨核算管理四個部分。管理以計(jì)劃為龍頭，通過計(jì)劃管理準(zhǔn)確編制物資計(jì)劃，保證生產(chǎn)正常進(jìn)行，又減少庫存積壓。在計(jì)劃管理引導(dǎo)下，實(shí)施采購管理以及時(shí)獲得生產(chǎn)所需的物資；通過庫存管理，實(shí)現(xiàn)物資在庫的全面控制和管理。通過存貨核算管理，控制存貨的收發(fā)、領(lǐng)退和保管過程，監(jiān)督存貨的資金占用情況，完成與物資相關(guān)的經(jīng)濟(jì)核算，促進(jìn)企業(yè)提高資金的使用效果。

四、管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)既要滿足常規(guī)物資管理的需要，同時(shí)又要滿足經(jīng)營管理和管理控制的需要。為此，物資系統(tǒng)在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上，應(yīng)將物資基礎(chǔ)檔案劃分為倉庫檔案、存貨分類檔案、存貨檔案、收發(fā)類別檔案、供應(yīng)商檔案等五類，形成清晰的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層次結(jié)構(gòu)。其中，倉庫檔案是為了實(shí)現(xiàn)對倉庫基本信息的管理。存貨分類檔案是為了實(shí)現(xiàn)對存貨分類編碼、名稱等信息的管理。存貨檔案是對存貨目錄的設(shè)立和管理，應(yīng)含基本信息(如物資編碼及所對應(yīng)的物資名稱、規(guī)格型號等)、成本信息、控制信息(ABC分類、最高最低儲備量、安全庫存等信息)及質(zhì)量要求等其它信息。收發(fā)類別檔案是為了區(qū)分物資的出入庫情況和使用方向而設(shè)置的。供應(yīng)商檔案即供應(yīng)商信息，籍此實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)商的管理，為今后實(shí)施先進(jìn)的供應(yīng)鏈管理，建立科學(xué)的供應(yīng)商關(guān)系奠定基礎(chǔ)。

五、信息系統(tǒng)的管理

（一）物資計(jì)劃管理。物資計(jì)劃管理分為物資需求計(jì)劃管理及物資采購計(jì)劃管理兩個部分和兩個階段。企業(yè)的物資需求有兩類：

獨(dú)立需求與相關(guān)需求。獨(dú)立需求計(jì)劃是由各需求部門獨(dú)立提出的；而相關(guān)需求計(jì)劃則是根據(jù)已批準(zhǔn)的生產(chǎn)及檢修計(jì)劃自動生成相應(yīng)的物資需求計(jì)劃，以實(shí)現(xiàn)物資管理與生產(chǎn)檢修計(jì)劃管理的實(shí)時(shí)聯(lián)動。獨(dú)立需求計(jì)劃和相關(guān)需求計(jì)劃匯總后由物資管理部門分類統(tǒng)計(jì)形成物資需求計(jì)劃。以物資需求計(jì)劃為基礎(chǔ)，與庫存進(jìn)行平衡后，形成采購計(jì)劃。所有這些流程都必須在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中以嚴(yán)格的用戶權(quán)限來審批完成。

（二）采購管理。采購環(huán)節(jié)的各種票據(jù)是企業(yè)物資管理與財(cái)務(wù)管理的結(jié)合點(diǎn)。在采購管理系統(tǒng)中，為跟蹤訂單執(zhí)行情況、按采購發(fā)票確認(rèn)采購入庫成本以及準(zhǔn)確處理采購?fù)素洏I(yè)務(wù)，采購訂單處理實(shí)現(xiàn)全程電子化是關(guān)鍵。另外，采購環(huán)節(jié)的電子化使得物資管理系統(tǒng)可與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)集成，這樣就能隨時(shí)掌握各項(xiàng)采購業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)情況。通過采購管理系統(tǒng)，經(jīng)對各種采購訂單，發(fā)票、結(jié)算單的統(tǒng)計(jì)與對比分析，實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)管理的事前預(yù)測、事中控制、事后分析。為規(guī)范采購訂單管理，首先必須嚴(yán)格以物資采購計(jì)劃為依據(jù)制定采購訂單，從源頭上杜絕采購的隨意性；在貨物到庫后，再以訂單核對入庫單，兩者一一對應(yīng)，這樣就能準(zhǔn)確掌握訂單執(zhí)行情況。在采購發(fā)票管理中，對已收到供貨單位的發(fā)票但尚未收到貨物的，必須對發(fā)票進(jìn)行壓單處理，待貨物到達(dá)后再進(jìn)行報(bào)賬結(jié)算處理。同時(shí)，為掌握在途貨物情況，也可以先將發(fā)票輸入，這樣就為企業(yè)內(nèi)部準(zhǔn)時(shí)供貨制度提供保障。物資管理工作中，對物資已入庫但因再檢驗(yàn)不合格而形成的退貨業(yè)務(wù)，常給正常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)帶來困擾。為此，采購管理系統(tǒng)應(yīng)針對不同情況，采取以下解決辦法：對尚未結(jié)算的退貨，需填寫與入庫單相同數(shù)額的退貨單沖抵原入庫單；對結(jié)算后退貨的，還需再填制紅字發(fā)票，將退貨單與紅字發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。

（三）庫存管理。入庫過程是物資經(jīng)驗(yàn)收后入庫并錄入入庫單的過程；出庫過程是物資需求部門按原需求計(jì)劃提出領(lǐng)料申請，經(jīng)物資部門校核后發(fā)料并錄入出庫單的過程。對出入庫工作的管理，關(guān)鍵是監(jiān)督機(jī)制的建立。企業(yè)財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月對所有入庫單、出庫單進(jìn)行稽核，并形成財(cái)務(wù)憑證，實(shí)現(xiàn)物資管理與財(cái)務(wù)管理的結(jié)合，至此完成物資在庫全過程的管理。另外，庫存管理系統(tǒng)還需考慮對調(diào)撥、盤點(diǎn)業(yè)務(wù)的管理。應(yīng)用庫存管理系統(tǒng)，重點(diǎn)在于對各種賬表的管理及利用。

物資管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中不可缺少的組成部分。工業(yè)企業(yè)的物資管理，就是對企業(yè)生產(chǎn)過程中所需各種物資的采購、儲備，使用等進(jìn)行計(jì)劃、組織和控制。加強(qiáng)物資管理，合理地組織采購、存儲、使用物資，對于促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低產(chǎn)品成本，加強(qiáng)資金周轉(zhuǎn)，增強(qiáng)企業(yè)盈利等都具有十分重要的意義。

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