論如何有效提升煤炭企業(yè)人事檔案管理工作

樊江燕

摘要：對(duì)于處在轉(zhuǎn)型改革發(fā)展中的國(guó)有煤炭企業(yè)而言，人才是企業(yè)核心發(fā)展的動(dòng)力，人事檔案管理工作是企業(yè)不可或缺的重要管理環(huán)節(jié)。人事檔案管理對(duì)企業(yè)人力資源發(fā)展需求進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，對(duì)人力資源進(jìn)行合理分配，提供重要資料?？茖W(xué)創(chuàng)新的檔案管理方式有利于最大可能的發(fā)揮企業(yè)人才價(jià)值。然而在實(shí)際檔案管理工作中由于企業(yè)管理模式的落后、職工用工總量大、檔案管理人員的水平有限等因素在一定程度上影響了人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，在新形勢(shì)數(shù)字化背景下，企業(yè)缺乏數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，阻礙了企業(yè)人力資源管理的發(fā)展。文章針對(duì)煤炭企業(yè)人事檔案管理中的特征及問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出有效管理策略，從而推動(dòng)企業(yè)人力資源管理進(jìn)一步升級(jí)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè);人事檔案管理;人力資源管理;優(yōu)化策略

一、煤炭企業(yè)人事檔案管理的特征和重要性

（一）人事檔案管理的內(nèi)涵

人事檔案由組織集中保存以備考查的以文字、圖片、數(shù)據(jù)等形式記錄的紙質(zhì)或電子數(shù)據(jù)資料。人事檔案如實(shí)的反應(yīng)了員工的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、社會(huì)地位、思想品德、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力等綜合方面信息。檔案管理是人力資源管理中的關(guān)鍵內(nèi)容，也是企業(yè)進(jìn)行人力資源開(kāi)發(fā)的重要載體，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行人才選拔和人才培養(yǎng)提供可靠的依據(jù)。人事檔案管理過(guò)程包括資料的接收和收集、資料分類和統(tǒng)計(jì)、資料鑒定和保存以及資料的移交和傳遞，整個(gè)管理過(guò)程具有科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。

（二）人事檔案管理的特征

1. 人事檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)性和真實(shí)性

人事檔案對(duì)企業(yè)內(nèi)部升職提干具有重要現(xiàn)實(shí)意義，單位根據(jù)檔案資料中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷和獎(jiǎng)懲表現(xiàn)，更加方便對(duì)人員進(jìn)行工作上的調(diào)動(dòng)和人力資源上的配置。人事檔案必須是嚴(yán)謹(jǐn)真實(shí)的，在日常收集和維護(hù)利用檔案時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，保證其權(quán)威性和真實(shí)性。

2. 人事檔案管理具有一定的保密性和流動(dòng)性

煤炭企業(yè)人事檔案信息具有保密性，涉及到員工的綜合方面信息，包括招工表、勞動(dòng)合同信息、崗位變動(dòng)信息、薪酬待遇、學(xué)歷信息、家庭成員信息、參軍資料、干部晉升、職稱、獎(jiǎng)懲和社會(huì)關(guān)系等重要信息。檔案隨著員工的調(diào)動(dòng)具有一定的流動(dòng)性，原單位和新單位之間需要辦理檔案的接收和轉(zhuǎn)移工作。

（三）人事檔案管理對(duì)煤炭企業(yè)人力資源管理工作的重要意義

人才是企業(yè)發(fā)展的第一要求，煤炭企業(yè)人事檔案管理能更好的服務(wù)于企業(yè)人力資源管理。第一，人事檔案管理應(yīng)用于企業(yè)的人才招聘過(guò)程中;人事檔案是人才的初始憑證，招聘部門通過(guò)收集人事檔案，詳細(xì)了解員工的興趣愛(ài)好和專業(yè)特長(zhǎng)，做好評(píng)價(jià)鑒別，把人員配備到合適的崗位上。第二，人事檔案管理應(yīng)用于企業(yè)人才開(kāi)發(fā)過(guò)程中;在人才培養(yǎng)方面，人事檔案管理一方面可以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者在人事調(diào)整、職稱評(píng)定等工作中獲取職工德行、才干和作風(fēng)方面信息，另一方面有助于企業(yè)全面掌握職工綜合素質(zhì)水平，制定出適應(yīng)企業(yè)需求的人才培養(yǎng)計(jì)劃，打造一支精干高效的職工隊(duì)伍。第三，人事檔案管理應(yīng)用于人才配置和薪酬管理階段;充分利用檔案做好人才信息管控工作，包括績(jī)效考核、科學(xué)測(cè)評(píng)員工的職位價(jià)值等，發(fā)揮人才專業(yè)實(shí)力和人力資源的最大潛能。

積極落實(shí)人事檔案改革創(chuàng)新工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案科學(xué)化管理和信息化管理，管理利用好人事檔案，可以促使煤炭企業(yè)的人力資源管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、高效化、為企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

二、煤炭企業(yè)人事檔案管理中的不足

（一）人事檔案管理制度不規(guī)范

目前在煤炭企業(yè)內(nèi)部，各項(xiàng)管理制度逐步健全，取得了較好的管理效果，但是在制度建設(shè)方面仍然存在一些突出問(wèn)題。對(duì)于人事檔案管理工作還沒(méi)有給予充分的重視，單位內(nèi)部沒(méi)有形成一套完善的具有約束力的檔案管理制度。人事檔案管理沒(méi)有配備專業(yè)檔案管理人員，職責(zé)不明，常常出現(xiàn)多頭管理或者無(wú)具體人員管理。檔案管理流程不規(guī)范，尤其調(diào)入或調(diào)出職工時(shí)的檔案轉(zhuǎn)移交接工作不規(guī)范，沒(méi)有嚴(yán)格做好檔案信息的核實(shí)和移交對(duì)接工作，職工檔案信息如果中途出現(xiàn)缺失，容易產(chǎn)生矛盾糾紛。

（二）管理隊(duì)伍專業(yè)化不足

煤炭企業(yè)正處于轉(zhuǎn)型改革發(fā)展關(guān)鍵期，信息化技術(shù)占據(jù)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)核心時(shí)代，人事檔案管理隊(duì)伍需要具有更加專業(yè)化、精細(xì)化的人才隊(duì)伍。目前煤炭企業(yè)人事檔案的管理人員大多非專業(yè)出身，人事檔案管理人員配置不足，大多數(shù)煤炭企業(yè)上千份檔案由一人兼職管理，甚至整理檔案時(shí)借用其他部門職工進(jìn)行整理，管理人員對(duì)檔案管理的流程和細(xì)節(jié)沒(méi)有靈活掌握，尤其是檔案管理中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用知識(shí)匱乏，容易忽視檔案管理細(xì)節(jié)。

很容易造成檔案信息的錯(cuò)漏和流失。對(duì)于新調(diào)入人員，檔案管理者甚至沒(méi)有及時(shí)與職工簽訂勞動(dòng)合同書(shū)，辦理相應(yīng)的用工備案表，填寫(xiě)個(gè)人履歷表等信息，對(duì)檔案信息不能及時(shí)補(bǔ)充，甚至由于沒(méi)有簽訂勞動(dòng)合同書(shū)而違反勞動(dòng)合同法造成企業(yè)承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）檔案更新不及時(shí)，信息記錄不全面

煤炭企業(yè)目前人事檔案管理工作中，存在檔案信息記錄缺失和信息記錄有誤現(xiàn)象。職工檔案的姓名出現(xiàn)錯(cuò)別字、出生日期部分職工記錄公歷時(shí)間、部分又記錄了農(nóng)歷時(shí)間、參加工作時(shí)間記錄不準(zhǔn)確、學(xué)歷信息和職工技能證不全面等。部分職工勞動(dòng)合同已過(guò)期，沒(méi)有及時(shí)續(xù)簽勞動(dòng)合同，很容易造成不必要的糾紛。外單位調(diào)入人員檔案中缺少與原單位的解除合同表，或者缺少與單位簽訂的勞動(dòng)合同書(shū)和用工表，檔案銜接不暢等問(wèn)題。

（四）硬件管理缺乏，沒(méi)有建立數(shù)字化的軟件管理體系

多數(shù)煤炭企業(yè)在檔案管理上缺乏配套的硬件設(shè)施，沒(méi)有獨(dú)立的人事檔案管理資料儲(chǔ)藏室，將人事科辦公室當(dāng)作檔案儲(chǔ)藏室，人事科辦公室人員進(jìn)出密集，并且沒(méi)有注明禁止吸煙等提示語(yǔ)。檔案裝訂不規(guī)范，各類人員信息沒(méi)有排序，缺少檔案信息總目錄，很多檔案資料隨意裝在檔案袋中，檔案袋質(zhì)量不高，甚至有破損，尤其是沒(méi)有做到防潮、防塵處理。