對(duì)新時(shí)期高校檔案管理工作的思考

高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。作為原生信息，它在高校的人才培養(yǎng)和科學(xué)研究諸領(lǐng)域發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的大量涌入，給高校檔案工作帶來了新的機(jī)遇，同時(shí)也帶來了壓力和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢(shì)，依據(jù)黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)化管理，更好地為國(guó)家高等教育和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，成了各高校檔案工作的主題。下面筆者根據(jù)目前高校檔案工作的現(xiàn)狀談?wù)勛约旱慕ㄗh。

一、高校檔案工作的現(xiàn)狀

（一）檔案現(xiàn)代化管理工作滯后

筆者認(rèn)為，目前有些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和了解。比如：隨著高校辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，大量的電子文件隨之產(chǎn)生，電子印章的啟用、網(wǎng)上檔案查詢等問題又隨之而來，這就要求檔案部門加快檔案現(xiàn)代化、信息化和檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行網(wǎng)上查詢、利用和檔案信息資源開發(fā)。但有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不過是收集、整理、保管和借閱，用不著實(shí)現(xiàn)信息化，特別是在高校經(jīng)費(fèi)普遍不足的情況下，檔案現(xiàn)代化、信息化難以提到議事日程上來，有些高校在開發(fā)檔案信息資源，進(jìn)行檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)時(shí)存在著資金投入不夠的問題，財(cái)力、物力、人力不到位，無法購(gòu)置檔案現(xiàn)代化設(shè)備、檔案人員得不到現(xiàn)代技術(shù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。這些大大阻礙了高校檔案事業(yè)發(fā)展，影響了檔案現(xiàn)代化、信息化的進(jìn)程，使檔案“兩化”建設(shè)滯后于現(xiàn)實(shí)的要求。

（二）高校在機(jī)構(gòu)機(jī)制、人才結(jié)構(gòu)、用人機(jī)制上存在著一些問題

有的學(xué)校機(jī)構(gòu)機(jī)制不完善，整個(gè)學(xué)校的檔案工作僅靠個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和一兩個(gè)檔案員支撐著，缺乏現(xiàn)代設(shè)備管理，檔案人員只能靠手工操作來忙于日常的檔案查詢利用，沒有時(shí)間去學(xué)習(xí)研究如何開發(fā)檔案信息資源，學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理手段，更談不上時(shí)效等等。這就需要向領(lǐng)導(dǎo)宣傳建議，建立合理的人才隊(duì)伍并建議領(lǐng)導(dǎo)在用人機(jī)制上形成一套行之有效的以人為本的政策。

（三）教職工檔案意識(shí)淡薄，教學(xué)檔案歸檔不齊全，檔案利用率低

學(xué)校檔案，源于各部門每一個(gè)具體的工作。學(xué)校的教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中所形成、積累的重要資源。教學(xué)活動(dòng)的延續(xù)性、周期性，使教學(xué)檔案具有通用性的特點(diǎn)，成為交流教學(xué)和教學(xué)成果的重要工具。一個(gè)教師不但可以借鑒自己所積累的教學(xué)檔案提高工作質(zhì)量，而且還可以通過查閱教學(xué)檔案吸取其他教師的長(zhǎng)處。因此，開發(fā)利用教學(xué)檔案，是提高教學(xué)質(zhì)量，發(fā)展教育事業(yè)的重要條件。但是，目前有的教職工并不十分重視檔案工作，認(rèn)為材料是他們積累起來的應(yīng)該由自己保存；有些人怕丟失、怕失密，不愿把材料交出來，特別是在教學(xué)中形成的電子檔案，部門教師認(rèn)為存放在自己手里用著方便，不愿交到檔案室保存，造成這些電子檔案不能及時(shí)歸檔。因此，作為一名檔案工作者，應(yīng)加強(qiáng)檔案的宣傳工作，宣傳《檔案法》及檔案工作的重要性進(jìn)一步提高教職工的檔案意識(shí)，強(qiáng)化教學(xué)檔案的收集歸檔，提高檔案的利用率。

二、應(yīng)采取的對(duì)策

（一）完善規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案法制意識(shí)

通過各種方式、方法向領(lǐng)導(dǎo)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，通過宣傳使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到高校檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)迫在眉睫，并將檔案工作納入學(xué)校工作計(jì)劃、規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，加大經(jīng)費(fèi)投入。檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)，列入學(xué)校預(yù)算，確保足夠的人力、物力、資源的配備，通過多種形式向全校教職工大力宣傳檔案工作的作用，提高全校教職工的檔案意識(shí)。同時(shí)，加強(qiáng)制度建設(shè)，確保檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，要結(jié)合本校實(shí)際制定檔案的收集制度，歸檔制度，并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍，檔案人員要參與各項(xiàng)活動(dòng)，使學(xué)校每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

（二）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

努力建設(shè)一支適應(yīng)時(shí)代要求的高素質(zhì)的高校檔案管理隊(duì)伍始終是高校檔案工作的重點(diǎn)。因此，要提高高校檔案人員整體素質(zhì)，必須重視對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育，以知識(shí)的更新為主要內(nèi)容，以提高檔案工作人員的個(gè)體素質(zhì)，進(jìn)而改善檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。在業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)中，特別是隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，檔案管理技術(shù)也在日益提高，傳統(tǒng)的紙制檔案管理正向紙制檔案和電子檔案管理并重的新階段邁進(jìn)，這就要求檔案工作人員要跟上檔案科技發(fā)展的步伐，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，積極探索檔案工作在實(shí)踐中的發(fā)展規(guī)律，運(yùn)用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)現(xiàn)行的高校檔案工作。因此，檔案人員要經(jīng)常參加本行業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)甚至外出學(xué)習(xí)，不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，以適應(yīng)飛速發(fā)展的信息時(shí)代的要求。同時(shí)，高校應(yīng)建立由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管，校辦主任主管，專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，這支隊(duì)伍要在學(xué)校綜合檔案人員的組織領(lǐng)導(dǎo)下，定期召開工作會(huì)議，研究布置工作，搜集匯總檔案資料，使每個(gè)專兼職檔案人員認(rèn)識(shí)到檔案就在自己身邊，營(yíng)造良好的檔案氛圍，為高校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

（三）強(qiáng)化教職工的檔案意識(shí)，發(fā)揮教學(xué)檔案為教學(xué)管理服務(wù)的功能

教學(xué)檔案，是在教學(xué)工作一系列活動(dòng)中形成的，經(jīng)過收集、歸檔保存，具有查考和利用的文件材料。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案內(nèi)容一般包括：教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。在現(xiàn)階段，多數(shù)教學(xué)檔案與現(xiàn)行的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和教學(xué)階段相適應(yīng)，是對(duì)教學(xué)過程中逐個(gè)主要環(huán)節(jié)的原始記錄和統(tǒng)計(jì)，是教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，因此，教職工要提高認(rèn)識(shí)，平時(shí)注重收集，按要求定期向檔案室移交，以確保教學(xué)檔案的齊全、完整，檔案員應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案的特點(diǎn)，確定教學(xué)檔案的管理方案。應(yīng)以集中統(tǒng)一為原則，明確教學(xué)檔案，特別是電子檔案（包括多媒體課件等）管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的統(tǒng)一齊全、及時(shí)歸檔，并實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化，縮短檔案利用時(shí)間，提高工作效率。同時(shí)建立學(xué)科和相近學(xué)科內(nèi)的主要參考書目及內(nèi)容簡(jiǎn)介檔案。在教學(xué)檔案中，建立包括指定教科書，學(xué)生在本學(xué)科和相近學(xué)科內(nèi)的主要參考書目及內(nèi)容簡(jiǎn)介的檔案供學(xué)生參考自學(xué)時(shí)查閱。

新時(shí)期教學(xué)檔案的作用，由過去被動(dòng)反映教學(xué)的全過程，改變?yōu)椴粌H能正確反映，而且能對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)過程加以引導(dǎo)的作用。教學(xué)檔案內(nèi)容的擴(kuò)展，使學(xué)生不拘泥于相同模式、相同層次下分?jǐn)?shù)之間的比較，而是在更寬的范圍內(nèi)根據(jù)其個(gè)性特點(diǎn)進(jìn)行能力的比較，從而引導(dǎo)學(xué)生創(chuàng)新能力的形成。教學(xué)檔案更加豐富的內(nèi)涵，使學(xué)校管理者和社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)生素質(zhì)的評(píng)估更為合理。評(píng)估中借助檔案，可獲得學(xué)生的創(chuàng)新能力、個(gè)性發(fā)展以及社會(huì)適應(yīng)能力等方面極其有價(jià)值的信息，因此，收集、整理保管好教學(xué)檔案，并做好檔案信息的編研、開發(fā)和提供利用工作，是學(xué)校搞好改革建設(shè)與發(fā)展的重要因素。

為適應(yīng)日益發(fā)展的信息時(shí)代的要求，高校應(yīng)把檔案室建成各類數(shù)字信息資源庫，并逐步使其內(nèi)容擴(kuò)大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫通過計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)連接成為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的超大規(guī)模的戰(zhàn)略知識(shí)庫，使檔案真正為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。