城建檔案“金檔工程”的建設(shè)與實(shí)踐

一、引言

人類社會(huì)信息化的進(jìn)程以及我國(guó)不斷推進(jìn)的政治經(jīng)濟(jì)體制改革深刻影響著城建檔案事業(yè)的發(fā)展，加大檔案信息資源管理力度，全面整合各類檔案信息資源，切實(shí)有效地推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程是檔案事業(yè)發(fā)展適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的必然要求，是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案人必須面對(duì)的課題和要完成的使命。

城建檔案是一個(gè)城市各項(xiàng)建設(shè)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)的科學(xué)依據(jù)和查考憑證，是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的基礎(chǔ)，所以說(shuō)，數(shù)字城建檔案館是數(shù)字城市工程中必不可少的部分。國(guó)家檔案局、中央檔案館把數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程作為“金檔工程”準(zhǔn)備列入“十一五”規(guī)劃。通過(guò)實(shí)施“金檔工程”，全面提高檔案信息化水平，使檔案事業(yè)的發(fā)展適應(yīng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步特別是信息資源開(kāi)發(fā)利用、電子政務(wù)建設(shè)等各項(xiàng)工作的要求。數(shù)字城建檔案館的建立，是利用信息化手段，對(duì)國(guó)家檔案館保存的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，建設(shè)各類專題數(shù)據(jù)庫(kù)，建設(shè)全國(guó)性、分布式公開(kāi)檔案信息發(fā)布平臺(tái)和非公開(kāi)檔案內(nèi)部共享平臺(tái)，建立檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)和廣泛共享機(jī)制，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

面對(duì)新的發(fā)展趨勢(shì)，保定市城建檔案館緊緊把握信息化發(fā)展的趨勢(shì)，立足工作實(shí)際，扎實(shí)推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。保定市城建檔案館管理信息系統(tǒng)是在保定市城建檔案館檔案管理實(shí)際需求的基礎(chǔ)上與河北工業(yè)大學(xué)合作開(kāi)發(fā)的一套管理信息系統(tǒng)，其主要功能是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作的計(jì)算機(jī)處理，如：工程項(xiàng)目檔案機(jī)上指導(dǎo)、竣工檔案的審驗(yàn)登記、檔案信息入庫(kù)、檔案利用統(tǒng)計(jì)、檔案查詢檢索等，減輕人員的工作負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

二、系統(tǒng)主要功能

為滿足城建檔案管理需要，保定市城建檔案館管理信息系統(tǒng)包括檔案信息采集系統(tǒng)和檔案管理利用系統(tǒng)兩個(gè)部分，其中，檔案管理利用系統(tǒng)又包括了項(xiàng)目登記模塊、資料接收模塊、項(xiàng)目管理利用模塊三個(gè)組成部分。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了城建檔案館新聞公布、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目接收、項(xiàng)目催繳、檔案利用、檔案查詢、檔案統(tǒng)計(jì)和檔案打印等功能。從網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)上看，整個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)是一個(gè)星型結(jié)構(gòu)，分為服務(wù)器端和客戶端兩個(gè)部分?？蛻舳艘苑?wù)器端為中介實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)與查詢操作；服務(wù)器端通過(guò)客戶端作為展示的平臺(tái)。這兩個(gè)部分是相互聯(lián)系在一起的，構(gòu)成了一個(gè)完整的系統(tǒng)平臺(tái)，共同實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的操作，結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。

三、系統(tǒng)主要特點(diǎn)

保定市城建檔案館管理信息系統(tǒng)是以城建檔案館為核心，以館藏檔案資源為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為載體，將現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理方式相融合的軟件管理平臺(tái)。它不僅具有容量大、速度快的特點(diǎn)，并且還具有保障城建檔案安全、充分開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源、提高工作效率和管理水平的特點(diǎn)，使城建檔案管理人員能夠?yàn)槌鞘幸?guī)劃、建設(shè)管理和社會(huì)發(fā)展提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)。

l、建立電子文件歸檔系統(tǒng)，解決存儲(chǔ)檔案的電子化工作。從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面出發(fā)，圍繞數(shù)字檔案信息采集、信息管理、信息利用與發(fā)布、信息安全與維護(hù)等內(nèi)容分階段分步驟來(lái)進(jìn)行數(shù)字城建檔案館的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。

2、系統(tǒng)采用分布式體系結(jié)構(gòu)（客戶／服務(wù)器（C／S）模式），全部數(shù)據(jù)管理采用開(kāi)放式數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)／接口設(shè)計(jì)，用于數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交換，有利于檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)、功能擴(kuò)充。

3、系統(tǒng)在檔案管理中廣泛采用了報(bào)表技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)用戶編目時(shí)所需的資料文件內(nèi)容的打印功能，提高效率和準(zhǔn)確度。

4、系統(tǒng)使用OLE技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了與Office的完美融合，數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)該系統(tǒng)的分析處理后，可以直接導(dǎo)入到Ｗｏrd或Excel中形成文檔或表格，工作人員可以系統(tǒng)的處理結(jié)果并進(jìn)行二次加工。

四、系統(tǒng)實(shí)踐

保定市城建檔案館藏檔案7萬(wàn)余卷（冊(cè)），包括建筑、土地、規(guī)劃、地下管線等檔案以及記錄城市發(fā)展的錄像帶、照片、展覽資料等。

1、運(yùn)用本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上簽署責(zé)任書、接收檔案76項(xiàng)，并形成上報(bào)光盤，錄入已歸檔信息12337條目，實(shí)現(xiàn)檔案機(jī)上即點(diǎn)查詢；

2、利用計(jì)算機(jī)管理燃?xì)?、電力、給水、電信等地下管線檔案16種專業(yè)，實(shí)現(xiàn)了利用竣工檔案計(jì)算機(jī)成圖，2006年起已向跟蹤動(dòng)態(tài)管理邁進(jìn)了可喜的一步。

3、建立了“三網(wǎng)”即局域網(wǎng)、電子政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，并正在建設(shè)“四庫(kù)”即檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、圖文全保真信息庫(kù)、檔案信息摘要數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上信息處理、數(shù)據(jù)傳輸、統(tǒng)計(jì)瀏覽、提供服務(wù)。

4、完成了地下管線電子數(shù)據(jù)歸檔的試用接收工作，實(shí)行了傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案“雙套制”管理方法。

五、系統(tǒng)創(chuàng)新

檔案信息資源的采集和開(kāi)發(fā)必須緊密結(jié)合實(shí)際需要進(jìn)行，才能創(chuàng)造出社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到檔案信息資源開(kāi)發(fā)的目的。下面介紹本系統(tǒng)的創(chuàng)新要點(diǎn)：

l、合理的城建檔案管理信息流程關(guān)系、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)以及總體方案設(shè)計(jì)，具有良好的擴(kuò)展性。系統(tǒng)涵蓋了城建檔案管理中的項(xiàng)目登記、項(xiàng)目接收、項(xiàng)目催繳、項(xiàng)目利用、項(xiàng)目查詢和項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)等城建檔案館的全部職能工作，實(shí)現(xiàn)了城建檔案管理的統(tǒng)一性和集成性。

2、系統(tǒng)通過(guò)高度的智能識(shí)別，實(shí)現(xiàn)城建檔案項(xiàng)目級(jí)、工程級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)及卷內(nèi)電子文件瀏覽的管理。

3、系統(tǒng)提供對(duì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)，檔案的管理和利用人員可以分析運(yùn)用多年來(lái)對(duì)檔案利用量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，掌握檔案周期性的利用特點(diǎn)，為科學(xué)研究、編史修志等提供服務(wù)。

4、建設(shè)數(shù)字城建檔案館工程，擁有超大容量的分布式資源庫(kù)群，實(shí)現(xiàn)城建檔案館的全面聯(lián)合，成為真正意義上的數(shù)字城建檔案館。

六、結(jié)論

進(jìn)一步建設(shè)檔案數(shù)字化工程，積極落實(shí)“金檔工程”，根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的精神，以強(qiáng)化服務(wù)為宗旨，以改革創(chuàng)新為動(dòng)力，以檔案工作現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化為先導(dǎo)，以檔案信息資源為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，積極把檔案信息網(wǎng)絡(luò)納入電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，加大檔案信息資源管理力度，全面整合各類檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源總量增加，質(zhì)量提高，結(jié)構(gòu)優(yōu)化；進(jìn)一步樹立和落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，加快檔案信息資源建設(shè)，大力開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，建立和健全各類新型檔案服務(wù)機(jī)制，建立檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，積極推動(dòng)檔案服務(wù)社會(huì)化，促進(jìn)檔案信息內(nèi)容服務(wù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，共同構(gòu)建檔案信息資源共享體系，更好地為社會(huì)進(jìn)步、城市發(fā)展服務(wù)。