實(shí)物檔案的規(guī)范化管理

濮仁沛

實(shí)物檔案的種類(lèi)很多,不同性質(zhì)的單位形成的實(shí)物檔案種類(lèi)不盡相同,但它們有一個(gè)共同的特點(diǎn)——載體形態(tài)各異?正是由于這一特點(diǎn),造成實(shí)物檔案管理的混亂?據(jù)筆者所知,目前還沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的實(shí)物檔案整理標(biāo)準(zhǔn)?長(zhǎng)此以往,不僅對(duì)實(shí)物檔案的保護(hù)不利,而且嚴(yán)重影響提供利用?為珍藏歷史,留住記憶,筆者在工作實(shí)踐中對(duì)實(shí)物檔案規(guī)范化管理做了一些嘗試,在此做一交流?

一?實(shí)物檔案規(guī)范化管理的原則

筆者認(rèn)為,實(shí)物檔案規(guī)范化管理應(yīng)遵循三個(gè)原則:一是外觀整齊一致;二是檔號(hào)編制應(yīng)便于整理?保管和利用;三是大型實(shí)物檔案一定要有照片,照片編號(hào)要與實(shí)物編號(hào)相一致?

二?實(shí)物檔案規(guī)范化管理的方法

本文就各單位最普遍存在的證書(shū)類(lèi)檔案?單位證件檔案和作廢印章檔案的規(guī)范化管理做一簡(jiǎn)要介紹?

(一)證書(shū)類(lèi)檔案管理方法

1?證書(shū)類(lèi)檔案管理中存在的問(wèn)題

證書(shū)類(lèi)檔案是實(shí)物檔案家族中的一員,它包括證書(shū)?獎(jiǎng)狀?獎(jiǎng)杯?獎(jiǎng)牌?獎(jiǎng)?wù)?錦旗等(筆者權(quán)且稱(chēng)之為“證書(shū)類(lèi)檔案”,以下同)?由于載體形態(tài)各異?大小不一,以及頒發(fā)年度與表彰年度的不一致,給整理?保管和利用帶來(lái)了極大不便?突出表現(xiàn)在兩點(diǎn):

(1)載體形態(tài)各異,難以排列?小到獎(jiǎng)?wù)?大到錦旗?獎(jiǎng)杯,不同規(guī)格?不同形狀?不同質(zhì)地的獎(jiǎng)品,“無(wú)矩”使得它們“無(wú)規(guī)”?由于沒(méi)有統(tǒng)一的裝具,長(zhǎng)期以來(lái)一直處于“混亂”保管狀態(tài)?有的單位將其碼放在檔案柜里,有的任意擺放在桌子上,不僅排列不整齊,而且年代久了即使編了檔號(hào)也極易混亂,很難做到快速?準(zhǔn)確地提供利用?

(2)內(nèi)外時(shí)間不同,難分歸屬?證書(shū)類(lèi)檔案的“內(nèi)在時(shí)間”即表彰內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間,與“外在時(shí)間”即頒發(fā)證書(shū)的時(shí)間往往不一致,一般都跨年度,給檔案歸屬帶來(lái)了麻煩?比如,“××單位被評(píng)為某局2004年度計(jì)劃生育先進(jìn)單位”,從內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)間上看屬2004年,但頒發(fā)日期卻是2005年?這就引發(fā)了一個(gè)問(wèn)題:按常規(guī),各單位的總結(jié)表彰都是年底或年初(春節(jié)前)進(jìn)行,一方面把一年來(lái)所獲得的榮譽(yù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)寫(xiě)進(jìn)全年總結(jié)之中,另一方面對(duì)獲獎(jiǎng)人員進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)?然而,頒發(fā)日期與表彰內(nèi)容在時(shí)間上的分離性和滯后性,使得這些榮譽(yù)有些“失效”,不能搭上當(dāng)年這班車(chē)?如果來(lái)年再將這部分榮譽(yù)淡忘,那可真是“來(lái)也空空,去也空空”了?

2?解決上述問(wèn)題的方法

為規(guī)范證書(shū)類(lèi)檔案的整理,筆者在工作實(shí)踐中總結(jié)摸索出了“統(tǒng)一著裝?拍照存檔?按年編號(hào)?公私共藏”的解決辦法?

(1)統(tǒng)一著裝

所謂“統(tǒng)一著裝”就是凡能入袋的都入袋,裝具用A4大小的檔案袋,一件一袋,使其外觀標(biāo)準(zhǔn)一致?然后打印封面粘貼在檔案袋上,封面內(nèi)容包括:檔號(hào)?獲獎(jiǎng)?lì)}名?獲獎(jiǎng)級(jí)別?頒獎(jiǎng)單位?頒獎(jiǎng)時(shí)間?歸檔部門(mén)?載體,以及檔案實(shí)體存放位置等?為什么證書(shū)類(lèi)檔案選擇檔案袋做裝具,而不是檔案盒呢?主要是為了方便利用?因?yàn)?每一件證書(shū)的內(nèi)容都不一樣,從檔案袋的封面上可一目了然地了解該證書(shū)的全部信息,極大地方便了利用?另外,有些證書(shū)封面易粘連,一件一袋可避免損壞原件?“統(tǒng)一著裝”有兩種方式:一是將實(shí)物直接裝入檔案袋;二是將實(shí)物的照片或復(fù)印件裝入檔案袋?

能夠?qū)?shí)物裝入檔案袋的有:證書(shū)?錦旗(折疊好)?獎(jiǎng)?wù)潞托∮贏4幅面的獎(jiǎng)牌?

不能將實(shí)物裝入檔案袋的有:各種形狀的獎(jiǎng)杯?大于A4幅面的獎(jiǎng)牌,以及個(gè)人榮譽(yù)證書(shū)(因?yàn)閭€(gè)人證書(shū)歸私人所有)?對(duì)這類(lèi)實(shí)物檔案的處理方法是,將實(shí)物的照片或復(fù)印件放入檔案袋中,并且照片的檔號(hào)要與所拍攝的實(shí)物檔號(hào)相一致?

“統(tǒng)一著裝”整理后,大部分檔案都能各入其袋,不能入袋的實(shí)物檔案也由照片做“替身”裝入袋中,外觀排列整齊一致?對(duì)那些耀眼奪目的獎(jiǎng)杯和獎(jiǎng)牌,可放在顯眼的展示柜或會(huì)議室中,更能發(fā)揮它們的宣傳作用?

(2)拍照存檔

對(duì)那些不能裝入檔案袋的實(shí)物,必須要拍照存檔,將照片放入檔案袋,照片與實(shí)物編號(hào)相一致?有條件的單位,最好隨時(shí)用數(shù)碼相機(jī)對(duì)所有證書(shū)類(lèi)檔案進(jìn)行拍照存檔,形成一套完整的電子照片檔案?一方面,可以提供快捷的利用方式,如直接復(fù)制到Powerpoint演講稿中,圖形并貌增加感染力,或者利用照片舉辦展覽擴(kuò)大宣傳?另一方面,利用照片也保護(hù)了檔案原件?

(3)按年編號(hào)

證書(shū)類(lèi)檔案規(guī)范化整理后,必須要用“檔號(hào)”固定整理的次序,否則將前功盡棄?檔號(hào)形式及檔號(hào)位置要便于檔案的整理?保管和利用?

關(guān)于檔號(hào)形式?筆者認(rèn)為,證書(shū)類(lèi)檔案的檔號(hào)形式按“頒發(fā)年度——年內(nèi)順序號(hào)”進(jìn)行編制,更便于檔案的整理?保管和利用?原因有三:一,將“頒發(fā)年度”作為劃分檔案歸屬年度的惟一標(biāo)準(zhǔn),可避免整理的混亂?如果把“內(nèi)容針對(duì)年”作為劃分歸屬標(biāo)準(zhǔn),很難將那些滯后頒發(fā)的證書(shū)列入當(dāng)年的總結(jié)和獎(jiǎng)勵(lì)之中,統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確?二,按“年內(nèi)順序號(hào)”排列,便于檔案的隨時(shí)插入?比如2005年才將2000年的滯后檔案歸檔,整理時(shí)就可延續(xù)2000年的檔號(hào)順序?qū)⑵渑旁谀┪?不會(huì)打亂其他年度檔案排序?三是,一年一個(gè)流水號(hào),便于年度統(tǒng)計(jì)?

關(guān)于檔號(hào)的位置?實(shí)踐證明,證書(shū)類(lèi)檔案的檔號(hào)應(yīng)標(biāo)注的位置有兩處:一,檔案袋封面的左上角;二,實(shí)物的背面(不要寫(xiě)在正面,盡量保護(hù)原件)?只有這樣才能既在排列中顯露出檔案袋上的檔號(hào),又能在借閱后按實(shí)物背面的檔號(hào)放回原處?

此外,對(duì)于不能放入檔案袋的實(shí)物,一是在實(shí)物底部或背面貼檔號(hào)標(biāo)簽,二是在獎(jiǎng)杯上掛標(biāo)牌,三是有包裝盒的還需在盒外貼標(biāo)簽,以方便查找?

(4)公私共藏

這里所稱(chēng)的“公”,是指集體榮譽(yù);“私”是指?jìng)€(gè)人榮譽(yù)?只有將集體與個(gè)人的檔案共同收藏,才能真實(shí)地反映出歷史的全貌?眾所周知,個(gè)人證書(shū)應(yīng)歸私人保存,那么檔案室對(duì)于“個(gè)人”證書(shū)類(lèi)檔案如何收藏管理呢?筆者認(rèn)為,可實(shí)行“統(tǒng)一拍照,分別保管”的方法?

統(tǒng)一拍照:無(wú)論集體還是個(gè)人證書(shū),事先都要用數(shù)碼相機(jī)將原件進(jìn)行拍照存檔,以便今后利用?

分別保管:就是保存集體證書(shū)的原件和個(gè)人證書(shū)的照片及復(fù)印件?將個(gè)人證書(shū)原件在拍照?復(fù)印后退還證書(shū)持有者?

(二)單位證件檔案管理方法

單位證件一般包括:法人證書(shū)?組織機(jī)構(gòu)編碼?營(yíng)業(yè)執(zhí)照?國(guó)有土地使用證?房屋所有權(quán)證等,這類(lèi)檔案的特點(diǎn)是載體各異?利用頻繁?定期更換?對(duì)這些重要的單位證件,既不能按常規(guī)立卷歸檔,又不能無(wú)序亂放?解決方法是“一件一袋”(一件,包括正?副本和申辦資料),在檔案袋上編號(hào),注名“證件名稱(chēng)”?同時(shí),借鑒圖書(shū)管理方法,在檔案袋上粘貼書(shū)袋,在“書(shū)袋卡”上隨時(shí)記錄借閱情況,及時(shí)跟蹤追回?

(三)印章類(lèi)檔案管理方法

對(duì)于過(guò)期?報(bào)廢的印章,可用5.5厘米厚的塑料檔案盒作裝具,盒內(nèi)用紙板隔成“井”字格,將印章編號(hào)后橫躺放在內(nèi),周?chē)眉垐F(tuán)塞緊固定位置,在盒蓋內(nèi)側(cè)貼一張印章擺放示意圖注明印章名稱(chēng)?編號(hào),根據(jù)編號(hào)所對(duì)應(yīng)位置,可直接提取印章?

作者單位:北京市種子管理站