如何加強企業(yè)檔案服務(wù)工作

哈增慧

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營、管理、科研等活動中形成的真實記錄，是企業(yè)重要的信息資源和潛在的生產(chǎn)力。隨著新形勢的發(fā)展和變化，企業(yè)檔案工作也因生產(chǎn)和經(jīng)營管理等方面變化而變化，認(rèn)識這種客觀變化，探討適應(yīng)這種變化的相應(yīng)對策，是企業(yè)檔案管理工作面臨的新問題。我國加入ＷＴＯ之后，石化銷售企業(yè)正面臨著成品油市場逐步開放、為建立現(xiàn)代企業(yè)制度而進(jìn)行的改革改制不斷向縱深推進(jìn)的新形勢。如果我們還是墨守成規(guī)、不思變通地按照原來的路子走下去，勢必背離檔案工作的宗旨，造成檔案工作滯后。因此，面對這樣一個充滿變革的新局面，作為石化銷售企業(yè)的檔案工作人員要努力提高自身素質(zhì)、強化服務(wù)意識，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)職能，加大檔案為企業(yè)改革和發(fā)展提供有效信息資源的力度，實現(xiàn)檔案工作和企業(yè)相互促進(jìn)發(fā)展的良好局面。要樹立企業(yè)檔案工作人員正確的服務(wù)意識，要從以下幾方面入手。

一、良好的職業(yè)道德是樹立服務(wù)意識的基礎(chǔ)

檔案職業(yè)道德，是檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和檔案利用服務(wù)等項職能活動中，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。檔案職業(yè)道德與各行各業(yè)的職業(yè)道德是一樣的，都具有鮮明的時代性與歷史性、職業(yè)性與具體性等特征。但是，檔案工作又是一項專門職業(yè)，有著區(qū)別于其他職業(yè)的特殊要求，因此，檔案人員職業(yè)道德又有自己的特點。概括地講檔案工作者職業(yè)道德主要表現(xiàn)在五個方面：一是要實踐“三個代表”重要思想，堅持四項基本原則，堅定正確的政治方向；二是有良好的工作態(tài)度，自尊、自信、自強，熱愛本職工作，忠誠檔案事業(yè)；三是有高度的責(zé)任感，愛檔如珍，據(jù)實立檔，保守國家機密，確保檔案的完整和完全；四是積極開發(fā)檔案信息資源，全心全意為利用者服務(wù)；五是努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，保持科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。

檔案工作者職業(yè)道德的幾項內(nèi)容并不是簡單的并列，而是相互作用、相互影響的，同時也是相互制約和相互促進(jìn)的，共同構(gòu)成了檔案工作者職業(yè)道德系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。作為新時代、新形勢下的檔案工作者，要不斷提高自身的職業(yè)道德，時時刻刻以職業(yè)道德約束自己的行為，只有這樣，才能適應(yīng)時代的發(fā)展，才能端正服務(wù)態(tài)度，才能為企業(yè)發(fā)展、為利用者提供高質(zhì)量、高效率的服務(wù)。

二、檔案工作人員的素質(zhì)是提高服務(wù)質(zhì)量的保證

檔案工作者的素質(zhì)是管理檔案過程中的知識水平和組織、整理、開發(fā)等整體綜合能力的具體體現(xiàn)。它包括政治素質(zhì)、思想素質(zhì)、文化素質(zhì)。政治素質(zhì)表現(xiàn)為對黨的熱愛、對社會主義的信念、以及對工作的態(tài)度；思想素質(zhì)主要表現(xiàn)在道德修養(yǎng)、思想品德、涵養(yǎng)性等方面；文化素質(zhì)包括文化知識水平、專業(yè)知識水平以及文化修養(yǎng)等等。檔案工作者的素質(zhì)就是政治素質(zhì)、思想素質(zhì)、文化素質(zhì)在管理過程中的具體表現(xiàn)。

檔案工作是一項服務(wù)性工作，它的服務(wù)性集中體現(xiàn)在檔案信息資源的開發(fā)利用上。就企業(yè)檔案工作人員來說，作為企業(yè)檔案信息管理者，他的任務(wù)除了要認(rèn)真負(fù)責(zé)地搞好本企業(yè)檔案材料的搜集、整理、保管等項基礎(chǔ)工作外，其最主要的任務(wù)就是擴大檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度，盡可能挖掘檔案信息的隱性化價值，積極主動為企業(yè)各項工作提供及時有效的服務(wù)，這也是企業(yè)檔案工作最根本的服務(wù)方向。以上兩個任務(wù)完成的好與壞直接影響著檔案服務(wù)工作質(zhì)量的高低，而檔案工作人員素質(zhì)的高低又直接影響著這兩個任務(wù)完成的質(zhì)量。

（一）檔案工作者的素質(zhì)決定著檔案管理工作的質(zhì)量和水平。檔案管理，就是人對檔案的管理。人為管理之本，人的思想、心理、知識直接影響到管理的整個過程，管理人員素質(zhì)高低決定著管理的成敗優(yōu)劣。檔案工作者是檔案管理部門的主體，在構(gòu)成檔案管理工作的整個過程中，檔案工作的一整套管理原則、方法、技術(shù)以及庫房等物質(zhì)條件僅是手段，而發(fā)揮作用的關(guān)鍵在于管理者本身。管理者素質(zhì)的優(yōu)劣，水平的高低，直接影響到工作的質(zhì)量，例如：在同一環(huán)境下，不同的人進(jìn)行管理往往效果各異，有的資料收集不全，有的保管期限劃分不準(zhǔn)等等。所以，只有重視對檔案管理者的培養(yǎng)，加強對檔案人員的事業(yè)心和專業(yè)知識的培養(yǎng)教育，提高檔案人員的整體素質(zhì)水平，才能有檔案管理的高效率和高質(zhì)量。

（二）檔案工作者的素質(zhì)決定著檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度。實現(xiàn)檔案高質(zhì)量的管理體系是開發(fā)檔案信息資源的前提和基礎(chǔ)，檔案管理的最終目的是開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案的價值，這一目標(biāo)的實現(xiàn)與人緊密聯(lián)系在一起。檔案本身的價值是潛在的，它發(fā)揮作用有賴于人們認(rèn)識它的價值，進(jìn)而用自己的勞動通過一定的工作方法和技術(shù)手段來加以開發(fā)。所以，檔案價值的充分實現(xiàn)，檔案資源的充分利用很大程度上決定于檔案人員的管理水平。低水平的管理，只能停留在你借我調(diào)、你交我收，工作被動、受人牽制的局面上。高素質(zhì)的管理，要求管理者有廣博的知識和才干，憑借超前意識和超前服務(wù)的現(xiàn)代思想，能深層次、系統(tǒng)地開發(fā)出檔案資料中的各種有用信息，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為社會進(jìn)步服務(wù)。因此，檔案工作者素質(zhì)的高低，對檔案信息資源的開發(fā)起著重要的作用，它決定著檔案信息資源開發(fā)的深度和廣度。

由此可見，作為一名企業(yè)檔案管理人員，只有不斷加強自身修養(yǎng)，努力提高自身素質(zhì)，才能不斷改進(jìn)自己的工作質(zhì)量，為企業(yè)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、不斷創(chuàng)新是適應(yīng)形勢變化、提高服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵

當(dāng)今社會是知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化趨勢發(fā)展和我國加入世貿(mào)組織，必將加快社會轉(zhuǎn)型，這將帶來社會全方位的變革。同樣，我國的檔案工作也面臨著變革與挑戰(zhàn)。面對這種變革，只有激發(fā)創(chuàng)新意識，不斷創(chuàng)新，才能使我國的檔案事業(yè)發(fā)展到一個新水平，適應(yīng)形勢的變化，才能在社會轉(zhuǎn)型期盡可能大的發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

（一）服務(wù)意識創(chuàng)新。檔案的服務(wù)作用、服務(wù)意識已經(jīng)被社會廣泛地接受，服務(wù)意識的創(chuàng)新應(yīng)該著力于樹立高標(biāo)準(zhǔn)意識和大發(fā)展意識。改變過去那種你借我調(diào)、坐等的被動工作方式。增強大服務(wù)意識，進(jìn)一步提高服務(wù)的主動性；增強大開放意識，進(jìn)一步提高服務(wù)的深度和廣度；增強大檔案意識，進(jìn)一步提高服務(wù)的整體效益。樹立大發(fā)展的意識需要檔案工作者善于從新角度、采用新方法來分析問題，用科學(xué)的思維方式解釋現(xiàn)象，敢于走前人未開創(chuàng)之路，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變固守為開放，變獨我為融通，實事求是的態(tài)度。進(jìn)一步解放思想，開拓進(jìn)取，創(chuàng)新服務(wù)意識是新形勢下檔案工作應(yīng)對未來，迎接挑戰(zhàn)的重要思想。

（二）工作手段創(chuàng)新。隨著石化系統(tǒng)辦公自動化的推廣與普及，有效解決了檔案信息資源增長無限性與儲存空間有限性的矛盾；利用需求增多、利用角度多樣化和傳統(tǒng)的檢索、服務(wù)手段的矛盾，極大地提高了檔案工作的質(zhì)量和效率。因此我們在實際工作中要注意取長補短，充分利用辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)快速、準(zhǔn)確、便捷的特點，建立文檔電子索引，提高檔案的查找速度、利用效率，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

（三）管理模式創(chuàng)新。檔案工作必須著眼服務(wù)企業(yè)的觀念，要求我們必須創(chuàng)新管理模式，其中包括檔案工作六個環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。目前許多檔案部門都將計算機應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案資料編研、檔案信息交流以及檔案業(yè)務(wù)管理等方面的應(yīng)用則較少。只有我們牢固樹立服務(wù)意識，不斷提高自身素質(zhì)，才能不斷創(chuàng)新工作方式，提高工作效率和服務(wù)水平，使檔案工作更好地服務(wù)于企業(yè)的改革和發(fā)展。

（作者單位：中國石化銷售華北公司）