電子檔案管理步入科學(xué)化

李鳳山　陸建林

檔案的多介質(zhì)存儲(chǔ)是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)代檔案管理的新特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案的工作模式逐步被檔案信息化管理方法所替代，面對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件兩類(lèi)存儲(chǔ)介質(zhì)之間的統(tǒng)一管理，已成了目前檔案建設(shè)的一個(gè)重要課題。

電子文件采集

在全面開(kāi)展國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的形勢(shì)下，數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物——電子文件大量涌現(xiàn)，要采集并管理好電子文件，就必須了解其特性。電子文件是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用中產(chǎn)生并被處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。人們?cè)谟?jì)算機(jī)屏幕上看到的文檔只是電子文件的某種輸出形式。在信息系統(tǒng)內(nèi)部，無(wú)論是傳輸還是存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。所以，要完善電子文件信息的采集，就要積極推進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高信息化建設(shè)水平。

檔案管理作為公文處理的后續(xù)環(huán)節(jié)，二者是統(tǒng)一于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的，它們基于相同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，有統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái)，能實(shí)現(xiàn)歸檔信息的交換，檔案管理系統(tǒng)可接納來(lái)自公文處理系統(tǒng)屬于歸檔范圍的文件。在公文辦結(jié)時(shí)，歸入到相應(yīng)的歸檔文件目錄中，并輸入有關(guān)著錄項(xiàng)內(nèi)容，進(jìn)行預(yù)歸檔處理，在各部門(mén)將紙質(zhì)檔案移交到檔案部門(mén)之后就可以進(jìn)行歸檔操作。

電子文件(紙質(zhì)文件須掃描轉(zhuǎn)化為電子文件)可以由文書(shū)人員在文件歸檔目錄下進(jìn)行登記，使用新增功能按照檔案管理的要求進(jìn)行添加，儲(chǔ)存在檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。

電子文件存儲(chǔ)

優(yōu)化存儲(chǔ)設(shè)備。電子文件的不斷積累使計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間越來(lái)越緊張。為了保證電子文件的安全、保管，提供方便、準(zhǔn)確的服務(wù)利用，可根據(jù)電子文件信息量和業(yè)務(wù)開(kāi)展的模式，用發(fā)展的眼光科學(xué)地建立存儲(chǔ)系統(tǒng)，配置網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等。

更新計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備。當(dāng)電子文件信息內(nèi)容記錄在磁性材料或光盤(pán)等載體后，就不能離開(kāi)這種生成環(huán)境和設(shè)備而單獨(dú)存在，只有采用這種記錄電子文件信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原、輸出，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。目前光電載體的使用壽命保存期只有3年左右，出于安全保密考慮，通過(guò)特殊的軟、硬件設(shè)備人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環(huán)境下被讀取。計(jì)算機(jī)常常只能隔代兼容，對(duì)于需要長(zhǎng)期歸檔保存的電子文件來(lái)說(shuō)，設(shè)備依賴(lài)性造成的問(wèn)題會(huì)更加嚴(yán)重。一般的計(jì)算機(jī)設(shè)備8年左右就會(huì)被更新，而耐久性光盤(pán)載體可以保存更長(zhǎng)時(shí)間。若干年之后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子文件載體找不到讀取設(shè)備的問(wèn)題。電子文件歸檔及電子文件管理需要有技術(shù)和設(shè)備，電子文件的生命周期是由電子文件內(nèi)容而定，而保證電子文件的存在，取決于載體的壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性。

嚴(yán)格電子文件形成過(guò)程控制。在電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立并執(zhí)行一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患。電子文件的管理不僅注重每個(gè)階段的結(jié)果，也要重視流轉(zhuǎn)過(guò)程，并把這些過(guò)程一一記錄下來(lái)。

涉密電子文件信息的儲(chǔ)存。涉密電子文件處理應(yīng)在經(jīng)物理隔離的單獨(dú)計(jì)算機(jī)上完成，涉密電子文件必須加密保存在脫機(jī)載體上，標(biāo)明密級(jí)和編號(hào)，單獨(dú)保管。

綜上所述，電子文件信息的存儲(chǔ)安全必須得到重視，需要不斷更新技術(shù)和設(shè)備作保障；采取相對(duì)可靠的辦法來(lái)解決存儲(chǔ)安全。

電子信息共享

全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的共享，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，充分體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。就要統(tǒng)一檔案信息管理系統(tǒng)和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)，這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。電子文件的運(yùn)作、管理要建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的。其嚴(yán)格程度和對(duì)系統(tǒng)性的要求，均遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

首先要致力于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作和電子文件的采集、檔案全文數(shù)字化信息查詢(xún)、系統(tǒng)內(nèi)部信息共享、正確處理好檔案安全保密與方便利用的關(guān)系、堵塞危及檔案安全的漏洞、不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。在整合數(shù)字化檔案信息資源的同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、構(gòu)筑一個(gè)檔案流轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案電子化查詢(xún)管理功能，提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間檔案信息資源共享，簡(jiǎn)化跨系統(tǒng)檔案借閱手續(xù)，節(jié)約時(shí)間，提高效率；其次要著手解決歸檔電子文件的安全性、保密性、可靠性、真實(shí)性。綜合采用查閱內(nèi)部以上密級(jí)類(lèi)別檔案權(quán)限、電子身份確認(rèn)、電子印章、數(shù)字符合等各項(xiàng)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)安全保障。

電子文件管理

為了保證各單位產(chǎn)生的歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效，須加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理。

1.電子文件形成過(guò)程的控制。從電子文件的形成到歸檔，跨越了多個(gè)部門(mén)，必須加強(qiáng)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任范圍。需要時(shí)可以允許用只讀形式調(diào)閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變；2.電子文件形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行預(yù)歸檔，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)。形成的電子文件不得進(jìn)行任何修改。收集積累過(guò)程中的一切變更都應(yīng)記錄在案。對(duì)收集積累起來(lái)的電子文件要做好備份；3.建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度。歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，檢查歸檔的電子文件內(nèi)容是否齊全完整，真實(shí)可靠，相應(yīng)的機(jī)讀目錄、伺服軟件、其他說(shuō)明是否一同歸檔；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說(shuō)明是否一致，軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。有技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無(wú)病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等；4.建立歸檔電子文件的保管制度。應(yīng)歸檔電子文本要及時(shí)存儲(chǔ)到檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，在對(duì)電子檔案進(jìn)行整理和因軟硬件平臺(tái)發(fā)生改變而對(duì)電子文件實(shí)行格式轉(zhuǎn)換時(shí)，要特別注意防止轉(zhuǎn)換過(guò)程中的信息失真。對(duì)電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查；5.加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件利用活動(dòng)的管理。電子文件入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。對(duì)電子文件的利用實(shí)行利用權(quán)限控制，防止無(wú)關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的非法訪(fǎng)問(wèn)，防止利用過(guò)程中的泄密和信息損傷；對(duì)因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而引起的任何改變，要建立相關(guān)信息記錄，來(lái)證實(shí)歸檔電子文件內(nèi)容的真實(shí)性。