淺析企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制

余科進(jìn)

有效的內(nèi)部控制不僅能使企業(yè)的資源合理配置，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，而且更能防范和發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部和外部的欺詐行為。在已發(fā)現(xiàn)的絕大多數(shù)以虛假的會(huì)計(jì)信息為手段的欺詐事件中，薄弱的內(nèi)部控制是重要原因之一。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制是上層權(quán)威制定公司政策，中層綜合來(lái)自各層次的信息并指導(dǎo)監(jiān)督和控制下層，低層人員處于被控制地位，他們完全遵循公司政策和程序，這種控制機(jī)制難以發(fā)揮各級(jí)人員的積極性。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立和完善，內(nèi)部控制作為公司制機(jī)構(gòu)的一種重要制度，就應(yīng)包括公司的組織規(guī)劃、任務(wù)和責(zé)任的委派，帳戶和報(bào)表的設(shè)計(jì)以及應(yīng)用于以下各方面的措施和方法，即保護(hù)公司的資產(chǎn)；提高會(huì)計(jì)和其他業(yè)務(wù)資料及報(bào)告的真實(shí)性和完整性；推動(dòng)和判斷公司各方面活動(dòng)的經(jīng)營(yíng)效率；傳達(dá)管理方針，衡量其遵循情況。

影響企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的主要因素有：①企業(yè)管理者的素質(zhì)。管理者素質(zhì)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中起絕對(duì)重要作用，特別是管理者對(duì)會(huì)計(jì)法規(guī)、政策的掌握程度，直接影響企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的效率和效果；②組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)主要是提供規(guī)劃、執(zhí)行、控制和監(jiān)督活動(dòng)的框架。良好的組織必須以執(zhí)行工作計(jì)劃與使命，它是合理劃分權(quán)力與責(zé)任的前提；③董事會(huì)與監(jiān)事會(huì)。董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)是企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)的核心，它負(fù)責(zé)公司經(jīng)理制定博弈的規(guī)則；④權(quán)力與責(zé)任的劃分方式。企業(yè)如果能適當(dāng)?shù)刈⒁鈱?shí)體內(nèi)部權(quán)力與責(zé)任的劃分方式，就可明確界定責(zé)、權(quán)、利，強(qiáng)化控制環(huán)境；⑤管理者的品行與管理哲學(xué)。管理者的操守、管理哲學(xué)和風(fēng)格等都會(huì)影響企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的成效；⑥管理控制方法。管理控制方法涉及到如何通過(guò)授權(quán)來(lái)指揮職工和如何監(jiān)督企業(yè)的全部生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及管理活動(dòng)，包括制訂計(jì)劃和反映計(jì)劃執(zhí)行結(jié)果的報(bào)告系統(tǒng)，及管理當(dāng)局利用報(bào)告系統(tǒng)采取適當(dāng)?shù)?、及時(shí)的修正措施；⑦企業(yè)文化。企業(yè)文化是一種現(xiàn)存的無(wú)形力量，影響企業(yè)所有人員的思維方法和行為方式，不可避免地影響到企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制；⑧人事政策與管理。人是決定內(nèi)部控制效果的最重要因素，如果職工不誠(chéng)實(shí)和不勝任工作，再好的控制程序也會(huì)失去作用。可見(jiàn)，企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的環(huán)境因素很多，它們互為條件、相互制約，相互聯(lián)系，共同形成對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的影響合力。要充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的職能作用，必須建立健全內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度，形成完善的內(nèi)部牽制和監(jiān)督約束機(jī)制。

（一）制定適合本單位的會(huì)計(jì)制度，明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的處理程序，單位發(fā)生的一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)都必須填制或取得合法的原始憑證，一切原始憑證反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須是真實(shí)、有效的，要設(shè)計(jì)良好的憑證格式和內(nèi)容，規(guī)定合理、有效的憑證傳遞程序，在入賬之前對(duì)所有的憑證都應(yīng)嚴(yán)格審核，無(wú)效憑證一律不得入賬。賬簿的內(nèi)容和格式應(yīng)詳簡(jiǎn)得當(dāng)，既要保證記錄系統(tǒng)的完整、準(zhǔn)確性，又要注重會(huì)計(jì)工作的效率；登賬應(yīng)以合法憑證為依據(jù)，遵循規(guī)定的會(huì)計(jì)處理程序，將會(huì)計(jì)憑證的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分類(lèi)記入賬簿，做到全面、連續(xù)、系統(tǒng)、及時(shí)地反映和控制企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)；建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管和會(huì)計(jì)工作交接辦法，所有的賬簿都必須內(nèi)容完整，手續(xù)齊備，按規(guī)定使用，并要妥善保管。實(shí)行會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能。加強(qiáng)預(yù)算編制、執(zhí)行、分析、考核等環(huán)節(jié)的管理，明確預(yù)算項(xiàng)目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范預(yù)算的編制、審定、下達(dá)和執(zhí)行程序，及時(shí)分析和控制預(yù)算差異，采取改進(jìn)措施，確保預(yù)算的執(zhí)行。建立和完善內(nèi)部報(bào)告制度，全面反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況，及時(shí)提供業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要信息，增強(qiáng)內(nèi)部管理的時(shí)效性和針對(duì)性。

（二）內(nèi)部控制制度應(yīng)按正確的金額，在適當(dāng)?shù)膸糁?，按?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)期，提供經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄。對(duì)于貨幣資金、可上市的有價(jià)證券和其它極易引起差錯(cuò)和不軌行為的項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，迅速進(jìn)行記錄是個(gè)極其重要的問(wèn)題。正確的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄是保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)性的前提條件之一。要明確規(guī)定涉及會(huì)計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容，單位內(nèi)部的各級(jí)管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。為了保護(hù)資產(chǎn)的安全，要限制未經(jīng)授權(quán)的人員對(duì)財(cái)產(chǎn)的直接接觸，采取定期盤(pán)點(diǎn)、財(cái)產(chǎn)記錄、賬實(shí)核對(duì)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)等措施，確保各種財(cái)產(chǎn)的安全完整。接近資產(chǎn)的應(yīng)只限于指定的人員。這種接近包括與資產(chǎn)實(shí)物的接觸，以及通過(guò)所授予的權(quán)限去處理財(cái)產(chǎn)的使用和安排等非直接接近。限制與資產(chǎn)實(shí)物的接近，可采用科學(xué)的資產(chǎn)管理辦法，如專(zhuān)人保管等。非直接的接近，可以通過(guò)職務(wù)的劃分，明確規(guī)定的申請(qǐng)和授權(quán)程序來(lái)加以限制。樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，針對(duì)各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，建立有效的風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)，通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告等措施，對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面防范和控制。

（三）要按照不兼容職務(wù)相分離的原則，合理設(shè)置會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡機(jī)制。安排人員時(shí)應(yīng)做到人盡其用，幾個(gè)人同時(shí)從事一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，要利用各自的專(zhuān)長(zhǎng)，而不應(yīng)造成工作的重復(fù)。如交付一筆銷(xiāo)售定貨，會(huì)涉及到有人在銷(xiāo)售部門(mén)取得定單，有人在信貸部門(mén)檢驗(yàn)信貸批準(zhǔn)情況，有人在倉(cāng)庫(kù)挑選貨物，會(huì)計(jì)部門(mén)有人做出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄，運(yùn)輸人員要檢驗(yàn)發(fā)貨項(xiàng)目的正確性，并準(zhǔn)備發(fā)貨。這種一項(xiàng)活動(dòng)由幾個(gè)不相容的部門(mén)和人員來(lái)共同完成，不但能提高作業(yè)效率，而且也使內(nèi)部會(huì)計(jì)控制得到實(shí)施。

（四）在會(huì)計(jì)電算化的條件下，數(shù)據(jù)處理部門(mén)內(nèi)部人員要有明確的崗位和職責(zé)分工，各崗位有嚴(yán)格的授權(quán)，用密碼加以控制，防止非法操作和越權(quán)操作；密碼的保管應(yīng)由各崗位操作人員一人掌握，定期更換，密碼的設(shè)置最好由字母和數(shù)字交互使用，以加強(qiáng)保密性；要運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施；要嚴(yán)格會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理流程，建立操作日志制度，記錄有關(guān)操作時(shí)間、操作人姓名、操作內(nèi)容等有關(guān)內(nèi)容，使操作記錄保留原始記錄，以利于考核工作成績(jī)。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲(chǔ)存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。

（五）任何內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的成效取決于其設(shè)計(jì)水平和高素質(zhì)人員的貫徹執(zhí)行。公司要對(duì)未來(lái)的職員進(jìn)行認(rèn)真審查，選出有經(jīng)驗(yàn)和才能去完成所任職務(wù)的人。如果沒(méi)有充分的專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練，是難以勝任其工作的。為此，對(duì)各種業(yè)務(wù)實(shí)施全面的訓(xùn)練項(xiàng)目，同時(shí)經(jīng)常檢查和評(píng)價(jià)每個(gè)職工的工作成績(jī)，會(huì)有助于提高內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的成效。我們只有在認(rèn)知的基礎(chǔ)上，合理、科學(xué)地協(xié)調(diào)各環(huán)境因素，使之相互配合，才能收到有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的效果。