實(shí)現(xiàn)街道檔案管理科學(xué)化的有效措施探討

文/王延田（鄒平市好生街道辦事處）

近年來(lái)，隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化進(jìn)程持續(xù)加快，街道辦事處的銜接作用日趨突出，繼而使相關(guān)部門及單位對(duì)街道辦事處檔案管理工作提出了全新的要求及標(biāo)準(zhǔn)。需認(rèn)識(shí)到的是，街道辦事處檔案管理工作不同于其他部門的檔案管理工作，其檔案資料內(nèi)容普遍是對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，這意味著做好街道辦事處檔案管理工作，有助于前段工作的追溯，并為后期相關(guān)工作提供有效信息支持[1]。與此同時(shí)，即便近些年我國(guó)各地區(qū)街道辦事處的規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，檔案管理水平得到一定程度的提升，但是在具體管理期間仍存在較多的問(wèn)題亟待解決，例如：基礎(chǔ)設(shè)施匱乏、管理機(jī)制不夠健全、管理人員素質(zhì)參差不齊等，這些問(wèn)題會(huì)在不同程度上影響街道辦事處檔案管理的工作成效。因此，從街道辦事處檔案管理工作的科學(xué)化及質(zhì)量提升角度考慮，本文圍繞“實(shí)現(xiàn)街道檔案管理科學(xué)化的有效措施”進(jìn)行分析研究具有重要意義。

一、街道辦事處檔案管理科學(xué)化的必要性

檔案管理是街道辦事處的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，且為街道辦事處行政管理工作的主要組成部分。街道辦事處的檔案資源能夠真實(shí)反映居民的日常生活情況，還能為街道居民合法維護(hù)自身權(quán)益提供有力憑證。因此，做好街道辦事處的檔案管理科學(xué)化工作至關(guān)重要[2]。街道辦事處檔案管理科學(xué)化工作，能夠確保檔案資料得到規(guī)范妥善的存儲(chǔ)、管理、利用，有助于加快城市精神文明的建設(shè)進(jìn)程。此外，街道辦事處檔案管理科學(xué)化，能夠使街道各項(xiàng)管理機(jī)制得到有效完善，使檔案資源的應(yīng)用效率提升，使街道工作深化改革進(jìn)程得到有效推進(jìn)。由此可見，無(wú)論是從城市管理發(fā)展層面考慮，還是從街道辦事處整體工作科學(xué)化及質(zhì)量提升層面考慮，開展街道辦事處檔案管理科學(xué)化工作均顯得非常有必要。

二、街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題分析

近些年來(lái)，國(guó)內(nèi)大部分地區(qū)街道辦事處相關(guān)工作人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理科學(xué)化工作開展的重要意義，但在實(shí)際工作開展期間，仍存在一些有待解決的問(wèn)題。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施匱乏

街道辦事處不同于其他部門，普遍存在資金緊張的問(wèn)題，各級(jí)部門對(duì)街道辦事處檔案管理工作的重視程度有待提升，檔案管理的工作條件環(huán)境相對(duì)簡(jiǎn)陋，配置的基礎(chǔ)設(shè)施明顯不足，比如所需計(jì)算機(jī)或檔案柜不足等。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以往簡(jiǎn)單的檔案管理設(shè)備已難以滿足當(dāng)下社會(huì)對(duì)街道辦檔案管理工作的要求，不及時(shí)更新檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，會(huì)影響街道辦事處檔案管理工作效率及質(zhì)量，難以充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值。

（二）管理機(jī)制不夠健全

目前普遍存在管理人人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)知有偏差，重視程度不足，使檔案信息搜集、整理、歸納等環(huán)節(jié)缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制，難以規(guī)范人員的管理行為，使街道辦事處檔案管理工作流于形式，難以取得顯著的管理成效。街道辦事處檔案管理部門內(nèi)部結(jié)構(gòu)相對(duì)松散，相關(guān)工作人員的職責(zé)及任務(wù)劃分不夠清晰、明確，易出現(xiàn)各種管理失誤問(wèn)題，致使檔案資源的利用率受到影響。

（三）管理人員素質(zhì)水平有待提高

街道辦事處檔案管理工作有一定的復(fù)雜性、專業(yè)性及特殊性，檔案管理崗位對(duì)管理人員綜合素質(zhì)及工作能力的要求相對(duì)嚴(yán)格。同時(shí)，街道辦事處檔案管理工作難以憑一己之力完成相關(guān)管理任務(wù)，需組建復(fù)合型的檔案管理人才隊(duì)伍，否則難以保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量。需注意的是，受街道辦事處自身對(duì)檔案管理工作重視程度的影響，檔案管理崗位的薪資待遇標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)滯后[3]。此外，街道辦事處檔案管理人員招聘通常采取面向全社會(huì)進(jìn)行公開招聘的方式，但易增加檔案管理崗位從業(yè)人員的流動(dòng)性，崗位人員的穩(wěn)定不足，加上檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，街道辦事處檔案管理工作的質(zhì)量難以得到有效保證。

三、實(shí)現(xiàn)街道檔案管理科學(xué)化的有效措施

（一）更新檔案管理理念

創(chuàng)新管理理念是實(shí)現(xiàn)街道辦事處檔案管理科學(xué)化的前提條件，在實(shí)際管理工作中，街道辦事處需樹立現(xiàn)代化檔案管理理念，逐步改變以往“重藏輕用”的管理理念，融入創(chuàng)新理念，使檔案管理模式向社會(huì)化、網(wǎng)絡(luò)化方向轉(zhuǎn)變[4]。具體而言，需做好檔案信息的整理工作，形成系統(tǒng)性的檔案信息資料，并充分發(fā)揮檔案信息的作用，將檔案信息的應(yīng)用價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)。要滿足社會(huì)大眾對(duì)檔案使用需求，重視檔案信息的加工處理，從根源上認(rèn)識(shí)到提高檔案資源利用率的重要意義，在提高檔案管理效率的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價(jià)值。

（二）健全檔案管理機(jī)制

為了提升街道辦事處檔案管理的工作效率，需以檔案管理的總體流程為切入點(diǎn)，搭建切實(shí)可行、規(guī)范健全的檔案管理機(jī)制。具體而言，需做好街道辦事處檔案信息的搜集工作，強(qiáng)化檔案管理部門與其他部門之間的深度聯(lián)系，確保彼此之間相互配合的有效性，并明確劃分檔案資源的搜集流程范圍，必要時(shí)引進(jìn)合理科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，規(guī)范約束檔案工作人員的行為。與此同時(shí)，需持續(xù)細(xì)化街道辦事處內(nèi)部檔案管理人員的工作職責(zé)及任務(wù)，引領(lǐng)檔案管理人員了解自身崗位所承擔(dān)的責(zé)任，有效規(guī)避檔案管理問(wèn)題的發(fā)生，進(jìn)而達(dá)到全面系統(tǒng)管理檔案資源的目標(biāo)。要確保檔案材料的歸檔、處理工作節(jié)奏一致，保證街道辦事處各項(xiàng)工作與檔案管理之間有效銜接，促進(jìn)街道辦事處各項(xiàng)工作科學(xué)化水平及質(zhì)量的協(xié)同提升。此外，要對(duì)街道檔案管理工作體系加以完善，明確責(zé)任分工。加強(qiáng)與上級(jí)區(qū)政府、社區(qū)、駐街單位的密切聯(lián)系，建立良好的信息互動(dòng)機(jī)制，使各部門在街道檔案管理工作中發(fā)揮出自身的職能作用，為街道檔案管理科學(xué)化提供充分有效的保障支持。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

在實(shí)際管理過(guò)程中，街道辦事處要改變?cè)械臋n案管理服務(wù)模式，融入創(chuàng)新意識(shí)，遵循為人民服務(wù)的基本理念，拉近與街道居民之間的距離，除涉及相關(guān)機(jī)密信息、需特殊管理的部分檔案信息外，均推行資源數(shù)據(jù)共享的服務(wù)機(jī)制[5]。要立足街道居民的共同需求，向街道居民提供有針對(duì)性的查詢服務(wù)，提升街道辦事處檔案管理的專業(yè)化及科學(xué)化水平，突出街道檔案管理工作的區(qū)域特色。街道辦事處還需合理規(guī)劃、科學(xué)利用對(duì)外公開的檔案信息，招募思想政治素養(yǎng)過(guò)硬、具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，組建完善的志愿者服務(wù)團(tuán)隊(duì)，以此減輕街道辦檔案管理工作的壓力。對(duì)于新時(shí)代的街道檔案管理，有必要構(gòu)建健全的服務(wù)反饋機(jī)制，使檔案管理部門的服務(wù)意識(shí)得到有效提升，對(duì)各方意見或建議廣泛聽取并采納，以街道居民的檔案使用需求，對(duì)檔案服務(wù)路徑進(jìn)行合理拓寬，形成專業(yè)化、科學(xué)化的檔案服務(wù)工作渠道，使街道檔案管理工作的有效性及科學(xué)性得到全面提升。

四、提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員肩負(fù)著管理街道辦事處檔案資源的主要職責(zé)，在提升檔案管理人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，才能夠提升街道辦事處檔案管理工作的效率。因此，針對(duì)在崗的檔案管理人員，街道辦事處可通過(guò)定期組織講座、聘請(qǐng)專家前來(lái)展開培訓(xùn)活動(dòng)等方法，使檔案管理工作人員的能力得到有效提高。

另一方面，對(duì)于新晉的檔案管理人員，側(cè)重考核檔案管理專業(yè)水平，比如是否具備檔案管理實(shí)踐能力、現(xiàn)代化信息技術(shù)使用能力是否達(dá)標(biāo)等，通過(guò)崗前培訓(xùn)，使新晉檔案管理人員能夠充分掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，比如防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、檔案信息系統(tǒng)管理技術(shù)等，使新晉檔案管理人員的檔案管理技術(shù)能力得到有效提升[6]。此外，街道辦事處還需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想政治教育，注意規(guī)避裙帶關(guān)系，并適當(dāng)提升街道辦事處檔案管理人員的薪資待遇，激發(fā)檔案管理人員的責(zé)任，從而使街道辦事處檔案管理工作效率及質(zhì)量得到全面提升。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，街道辦事處檔案管理科學(xué)化工作至關(guān)重要，但仍存在一些有待解決的問(wèn)題。因此，有必要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，健全檔案管理機(jī)制，并創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，進(jìn)一步提高檔案管理人員素質(zhì)水平，以此使街道辦事處檔案管理科學(xué)化工作目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)，并促進(jìn)街道辦事處檔案管理工作效率及質(zhì)量的全面提升。

相關(guān)鏈接

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。

它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。