高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化

李莉 張揚(yáng)歐婭

摘 ?要：高校教學(xué)檔案記錄了高校的發(fā)展歷史，蘊(yùn)含了一所高校的育人理念，體現(xiàn)了一所學(xué)校的教學(xué)特色，對(duì)高校當(dāng)下的教育教學(xué)工作和未來(lái)的發(fā)展壯大有著至關(guān)重要的作用。本文探討了高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，并針對(duì)本文探討的問(wèn)題提出了優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 ?管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G647 ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1672-1578（2020）03-0030-02

教學(xué)檔案對(duì)于一所學(xué)校的成長(zhǎng)有著至關(guān)重要的作用，因此教學(xué)檔案管理的重要性也不言而喻。進(jìn)入二十一世紀(jì)，高校技術(shù)發(fā)展的浪潮推動(dòng)著社會(huì)方方面面的改革和進(jìn)步。高校作為這波浪潮中有力的推動(dòng)者之一，加速了信息技術(shù)的推陳出新。然而，由于高校教學(xué)檔案管理工作不被重視、相關(guān)教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)欠缺、以及教學(xué)檔案管理方式?jīng)]有順應(yīng)信息技術(shù)潮流，導(dǎo)致高校教學(xué)檔案管理存在許多問(wèn)題，高校教學(xué)檔案管理的價(jià)值也沒(méi)有得到體現(xiàn)。最終，這將會(huì)影響高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

1 ? 高校教學(xué)檔案的定義和重要性

1.1 高校教學(xué)檔案的定義

高校教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，以文字材料、圖像、錄音、影像、電子載體等形式存在，具有保存價(jià)值的教學(xué)文件材料的總稱(chēng)[1]。隨著我國(guó)高等教育不斷地改革和各類(lèi)高校的不斷發(fā)展，教學(xué)檔案的數(shù)量和類(lèi)別也在不斷增多。在這樣的形勢(shì)下，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案保存和管理的方式已不能滿(mǎn)足當(dāng)下高校的需求。

1.2 高校教學(xué)檔案和其管理的重要性

高校教學(xué)檔案是學(xué)校師生和管理層進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整的重要依據(jù)。高校教學(xué)檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展過(guò)往，涉及的內(nèi)容繁多，不僅包括學(xué)校管理體系的內(nèi)容如學(xué)生學(xué)籍、校園文化建設(shè)、教學(xué)執(zhí)行計(jì)劃、主講教師報(bào)批、人才培養(yǎng)方案、招生以及就業(yè)管理等等，還包括學(xué)生的個(gè)體學(xué)情記錄、教師個(gè)人的教學(xué)評(píng)估等信息。這些信息能在高校師生、各個(gè)部門(mén)和高校管理層在進(jìn)行工作總結(jié)和制定計(jì)劃的時(shí)候提供重要的參考。

高校教學(xué)檔案是增強(qiáng)校園文化建設(shè)的基石。高校教學(xué)檔案集聚了高校各方面的信息資源，它不僅是高校過(guò)往發(fā)展和變化的重要體現(xiàn)，還包含學(xué)?，F(xiàn)有的知識(shí)成果、學(xué)校的優(yōu)良傳統(tǒng)、先進(jìn)教職工的事跡[2]。經(jīng)過(guò)時(shí)間的累積，這些信息已是學(xué)校教育教學(xué)特色、學(xué)校自身的定位和理念的最大體現(xiàn)?？梢哉f(shuō)，高校教學(xué)檔案是一所學(xué)校校園文化歷史的見(jiàn)證者，亦是傳承者，是一所學(xué)校未來(lái)進(jìn)行校園文化建設(shè)的基礎(chǔ)。

高校教學(xué)檔案管理工作對(duì)學(xué)校的運(yùn)行有著重大影響。一所學(xué)校的教學(xué)工作和教學(xué)檔案種類(lèi)繁多，不僅包括各個(gè)二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，還包括學(xué)校日常的教學(xué)、教務(wù)檔案，比如，學(xué)生校內(nèi)期末考試，大學(xué)英語(yǔ)四六級(jí)考試、教師上課記錄、教學(xué)周歷等等，這些繁細(xì)的資料可能都是學(xué)校學(xué)生、各部門(mén)和管理層隨時(shí)需要查詢(xún)的[3]。對(duì)教學(xué)檔案良好的管理能夠省去許多人力和物力資源，并且能夠及時(shí)為所需人群提供信息幫助，提高學(xué)校各方面的工作效率。

2 ? 高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和問(wèn)題

當(dāng)今高校教學(xué)檔案管理仍有許多問(wèn)題需要得到改善。每所高校都有其個(gè)性化的情況，其教學(xué)檔案管理所存在的問(wèn)題也不盡相同。本文將對(duì)大多數(shù)高校普遍存在的教學(xué)檔案管理問(wèn)題進(jìn)行探討，包括教學(xué)檔案管理設(shè)備需要更新、教學(xué)檔案管理體系不夠規(guī)范、教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)有待提升、教學(xué)檔案未得到充分利用。

2.1 教學(xué)檔案管理設(shè)備需要更新

教學(xué)檔案管理的設(shè)備包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。硬件設(shè)施包括檔案室、庫(kù)房、柜子、箱子等等。隨著學(xué)校年份的久遠(yuǎn)和學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，所需要儲(chǔ)存的資料的種類(lèi)和數(shù)量越來(lái)越多。軟件設(shè)施是指數(shù)字化的檔案庫(kù)。隨著信息技術(shù)時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字化替代紙質(zhì)化已是不可阻擋的趨勢(shì)。然而，大部分高校建立數(shù)字化檔案庫(kù)的時(shí)間并不長(zhǎng)，電子檔案保存較為分散，教學(xué)檔案目錄查詢(xún)系統(tǒng)并不完善，沒(méi)有建立完善的安全保障措施，以致有時(shí)系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行，無(wú)法適應(yīng)和滿(mǎn)足教學(xué)的需要[4]。

2.2 教學(xué)檔案管理體系不夠規(guī)范

高校檔案管理普遍重視重大的文書(shū)檔案和人事檔案，卻對(duì)教學(xué)檔案的歸檔把控不夠嚴(yán)格。許多高校對(duì)各部門(mén)和學(xué)院的教學(xué)檔案管理未制定統(tǒng)一的規(guī)范，許多資料散落于各個(gè)部門(mén)，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理[5]。若每個(gè)職能部門(mén)與學(xué)院檔案的分類(lèi)和整理的標(biāo)準(zhǔn)都不一樣，那么從學(xué)校層面來(lái)講，這樣的教學(xué)檔案分類(lèi)是無(wú)序的，甚至有的檔案可能會(huì)丟失，并不利于學(xué)校教學(xué)檔案的體系化管理，從而也會(huì)降低教學(xué)檔案于學(xué)校各部門(mén)和師生的利用價(jià)值。

2.3 教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)有待提升

隨著近些年高校的不斷擴(kuò)招，高校各類(lèi)信息資料的復(fù)雜程度也在日益加強(qiáng)，教學(xué)檔案管理的重要性越發(fā)明顯。然而，現(xiàn)在仍有部分高校的教學(xué)檔案管理人員普遍文化水平較低，許多仍是科班畢業(yè)[2]。此外，大部分高校對(duì)于教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)不夠深入。許多培訓(xùn)的時(shí)間非常短，并不足以滿(mǎn)足檔案管理人員所需，沒(méi)有從根本上做到讓他們獨(dú)立發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、反思問(wèn)題、應(yīng)用所學(xué)知識(shí)解決自己實(shí)際工作中的問(wèn)題。

2.4 教學(xué)檔案未得到充分利用

由于高校的教學(xué)信息和數(shù)據(jù)非常繁多，教學(xué)檔案管理工作也就尤為復(fù)雜。數(shù)字化的時(shí)代也加速了數(shù)據(jù)化的進(jìn)程。在這樣的形勢(shì)下，僅僅對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔和整理遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有體現(xiàn)其真正的價(jià)值。大多高校重視教學(xué)質(zhì)量和其他基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，但對(duì)教學(xué)檔案的開(kāi)發(fā)利用不夠。大多檔案長(zhǎng)期處于擱置狀態(tài)，重要文件少、基礎(chǔ)資料多，電子資料少，紙質(zhì)文檔多，原件少、復(fù)印件多，并沒(méi)有充分發(fā)揮教學(xué)檔案的參考價(jià)值[5]。教學(xué)檔案不應(yīng)只是作為記錄學(xué)校教學(xué)活動(dòng)和發(fā)展的歷史性符號(hào)，而應(yīng)該通過(guò)運(yùn)用當(dāng)代的各類(lèi)數(shù)字化工具和前瞻性的理念進(jìn)行新型的分類(lèi)和整合，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為有指導(dǎo)意義的信息資源。

3 ? 高校教學(xué)檔案管理優(yōu)化的策略建議

加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理任重道遠(yuǎn)，須從多方面著手推進(jìn)。

3.1 推進(jìn)教學(xué)檔案庫(kù)網(wǎng)絡(luò)化

隨著學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大和發(fā)展，教學(xué)檔案類(lèi)別和數(shù)量增加的速度不容小覷。在這樣的情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存工作也將越來(lái)越難。高?？筛鶕?jù)教學(xué)檔案的重要性進(jìn)行選擇檔案的半永久保存和永久保存，從而減輕紙質(zhì)存檔的壓力。并且，現(xiàn)在越來(lái)越多的教學(xué)檔案自身已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，如許多高校老師授課使用幻燈片，紙質(zhì)材料已不是教學(xué)材料的唯一來(lái)源。高校應(yīng)順應(yīng)信息技術(shù)的潮流，增加資金投入，購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)代化設(shè)備，加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)檔案庫(kù)。教學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化不僅能夠減輕學(xué)校硬件設(shè)施的壓力，減少人力、物力、財(cái)力、時(shí)間的浪費(fèi)，還能使利用者不分時(shí)間、地點(diǎn)獲取所需的資源信息，實(shí)現(xiàn)資源共享[1]。例如，把課件傳到網(wǎng)上，學(xué)生就能夠在教室以外的場(chǎng)所進(jìn)行學(xué)習(xí);上傳錄課視頻能方便教師們相互學(xué)習(xí)，能方便高校督導(dǎo)組對(duì)教師進(jìn)行更好的監(jiān)督和評(píng)估。

3.2 完善校級(jí)教學(xué)檔案管理規(guī)范

高校應(yīng)制定統(tǒng)一的教學(xué)檔案管理制度，以避免歸檔不完整、無(wú)序等問(wèn)題。國(guó)家檔案局、教育部頒布了《中華人民共和國(guó)檔案管理辦法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等檔案管理文件[5]，學(xué)校應(yīng)以此類(lèi)文件為重要參考依據(jù)，再針對(duì)學(xué)校自身的情況制定出符合學(xué)校實(shí)際情況的教學(xué)檔案管理規(guī)范。

高?？赏菩薪虒W(xué)檔案分級(jí)管理，分散教學(xué)檔案管理的壓力。校級(jí)檔案管理部門(mén)主導(dǎo)教學(xué)檔案管理工作，歸檔需長(zhǎng)期或永久保存的教學(xué)檔案;高校二級(jí)院系應(yīng)積極配合學(xué)校，可歸檔需短期保存或使用頻率高的檔案，做好各院系檔案的收集和整理[5]。實(shí)行教學(xué)檔案分級(jí)管理能加速高校教學(xué)檔案體系化管理進(jìn)程，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量。

教學(xué)檔案管理方案應(yīng)去繁就簡(jiǎn)，便于歸檔和使用。

3.3 提升檔案管理人員的管理水平

高校檔案管理人員是檔案管理的第一實(shí)踐者，也是第一責(zé)任人，因此，提升檔案管理人員的管理水平將直接提高高校檔案管理工作的質(zhì)量。

高校需對(duì)檔案管理人員進(jìn)行高質(zhì)量培訓(xùn)，包括理論培訓(xùn)和項(xiàng)目實(shí)踐。理論培訓(xùn)幫助檔案管理人員鉆研專(zhuān)業(yè)知識(shí);項(xiàng)目任務(wù)讓管理人員運(yùn)用所學(xué)知識(shí)解決實(shí)際問(wèn)題。高校之間可進(jìn)行合作培養(yǎng)。這樣不僅能增強(qiáng)院校之間的交流，還能讓培訓(xùn)人員在合作學(xué)習(xí)中相互學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，或者提出創(chuàng)新性的解決方案。

高校需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督。學(xué)校可不定期組織教職員工和師生進(jìn)行教學(xué)檔案管理評(píng)估，可從教學(xué)檔案的收集情況、歸檔情況和使用情況方面進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，以評(píng)估檔案管理是否符合規(guī)范。學(xué)校還可通過(guò)此類(lèi)問(wèn)卷了解當(dāng)前管理制度的弊端，加以改進(jìn)，提升教學(xué)檔案的管理質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

3.4 提高教學(xué)檔案的利用率

大多管理工作普遍存在重視管理卻疏于應(yīng)用的問(wèn)題。大多高校教學(xué)檔案管理工作注重立卷、整理和保管工作，但卻沒(méi)有關(guān)注教學(xué)檔案的利用價(jià)值[6]。

應(yīng)讓管理者和教師隊(duì)伍明確檔案管理的目的并對(duì)教學(xué)檔案加以利用。教學(xué)檔案是教學(xué)工作的真實(shí)記錄，檔案管理的目的是讓教師和管理者通過(guò)對(duì)檔案中的材質(zhì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，進(jìn)行評(píng)估和自我評(píng)估，以更好地進(jìn)行教學(xué)教研活動(dòng)。

積極利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，推廣優(yōu)秀的教學(xué)檔案。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了教學(xué)檔案的資源共享。高校可將優(yōu)秀的教案、多媒體課件、專(zhuān)家學(xué)術(shù)講座以及教學(xué)科研等在檢索首頁(yè)進(jìn)行推廣，增強(qiáng)優(yōu)秀教學(xué)檔案的價(jià)值，提升教學(xué)質(zhì)量。

4 ? 結(jié)語(yǔ)

高校教學(xué)檔案是高校過(guò)去發(fā)展歷史的見(jiàn)證者，也是高校今后發(fā)展的重要參考。教學(xué)檔案能夠體現(xiàn)一所學(xué)校的育人理念和教育特色，包含了一所學(xué)校的靈魂。信息技術(shù)時(shí)代的到來(lái)使高校教學(xué)檔案管理有了新的模式。雖然多數(shù)高校教學(xué)檔案已經(jīng)開(kāi)始從紙質(zhì)化到數(shù)字化的轉(zhuǎn)型，但是這并不是段時(shí)間內(nèi)能夠完成的事。未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，高校教學(xué)檔案管理將是紙質(zhì)管理和數(shù)字化管理相結(jié)合的模式。隨著高校的發(fā)展和壯大，高校教學(xué)檔案也將愈發(fā)復(fù)雜和繁多。高校應(yīng)重視高校教學(xué)檔案的管理和利用，提高管理和利用效率，以更好地進(jìn)行高校的教育教學(xué)工作。

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作者簡(jiǎn)介：李莉，女，漢族，四川遂寧人，本科，研究方向：教育管理。

張揚(yáng)歐婭，女，漢族，重慶人，研究生，研究方向：高等教育管理。