如何提高房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)管理效率

王偉彥 上海理工大學(xué)管理學(xué)院MBA

采購(gòu)管理是對(duì)企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中各環(huán)節(jié)的管理和控制過(guò)程，具體包含采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、交易管理、采購(gòu)合同、采購(gòu)策略等方面的內(nèi)容，目的在于幫助企業(yè)保障物資供應(yīng)，提高物資質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。所以，房地產(chǎn)企業(yè)在對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行綜合管控時(shí)，需要選擇更加專業(yè)的技術(shù)人員，并且對(duì)采購(gòu)管理存在的問(wèn)題進(jìn)行全面分析，通過(guò)制定針對(duì)性的解決對(duì)策來(lái)保障采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，不斷提高房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)管理效率[1]。

一、房地產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

根據(jù)上文的分析可以發(fā)現(xiàn)，采購(gòu)管理事關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，其重要性不言而喻。但從實(shí)際情況來(lái)看，部分房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)管理還存在一些問(wèn)題，這些問(wèn)題極大程度制約到了房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部管理水平，因此要加以分析。

（一）執(zhí)行力弱

在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，采購(gòu)人員如果沒有按照規(guī)章制度要求來(lái)全面實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，就無(wú)法完成控制活動(dòng)目標(biāo)，進(jìn)而影響到房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)管理效率。另外，房地產(chǎn)企業(yè)在建設(shè)規(guī)章制度時(shí)，如果沒有嚴(yán)格按照采購(gòu)管理需求對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，也沒有對(duì)制度的可行性進(jìn)行全面評(píng)估，這就容易出現(xiàn)制度建設(shè)與管理活動(dòng)之間的較大差異。不僅無(wú)法為房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)管理工作提供有效依據(jù)，而且難以將各項(xiàng)條款貫徹落實(shí)到管理環(huán)節(jié)中。實(shí)際上，在對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行控制和管理時(shí)，職位分離是非常重要的，所有采購(gòu)人員都必須對(duì)自身責(zé)任和權(quán)利擁有正確的認(rèn)知。但部分房地產(chǎn)企業(yè)為節(jié)省人力成本，在引進(jìn)采購(gòu)人員時(shí)，沒有為新進(jìn)員工開展技能培訓(xùn)和教育活動(dòng)，也沒有對(duì)崗位職能進(jìn)行明確劃分，甚至?xí)霈F(xiàn)職能交叉的現(xiàn)象。比如，房地產(chǎn)企業(yè)其他部門的管理人員存在隨意調(diào)配物資的情況，甚至越權(quán)影響采購(gòu)管理工作。究其原因，還在于房地產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)管理工作的執(zhí)行力不高，無(wú)法按照規(guī)章制度的要求來(lái)嚴(yán)格落實(shí)各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)，容易給貪污腐敗或徇私舞弊人員留有可乘之機(jī)，影響到了采購(gòu)管控工作的開展。另外，房地產(chǎn)企業(yè)出現(xiàn)該問(wèn)題的原因，還在于采購(gòu)工作沒有引起中上層管理人員的重視，沒有根據(jù)采購(gòu)崗位要求來(lái)安排合適的人員，使得后續(xù)的各項(xiàng)采購(gòu)工作執(zhí)行力度都不高，增加了成本控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的難度[2]。

（二）協(xié)調(diào)難度大

房地產(chǎn)企業(yè)存在業(yè)務(wù)內(nèi)容復(fù)雜，工作覆蓋范圍廣的特點(diǎn)。為節(jié)省成本，房地產(chǎn)企業(yè)大多會(huì)通過(guò)集中采購(gòu)的方式來(lái)盡可能選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)低的物資。這種集中采購(gòu)的方式往往會(huì)在短期內(nèi)提高采購(gòu)人員的工作量，進(jìn)而出現(xiàn)價(jià)格、數(shù)量、交付等方面的內(nèi)容，或者因?yàn)椴少?gòu)人員的失誤影響到后續(xù)的物資采購(gòu)。特別是在跨區(qū)域運(yùn)營(yíng)時(shí)，不同地區(qū)的建設(shè)項(xiàng)目對(duì)所需的物資存在較大差異性，強(qiáng)行將物資需求集中在一起，無(wú)疑就增加了采購(gòu)人員的協(xié)調(diào)難度。如果采購(gòu)人員在開展集中采購(gòu)活動(dòng)之前，沒有對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)規(guī)律進(jìn)行全面掌握，也沒有選擇可靠的供應(yīng)商進(jìn)行長(zhǎng)期合作，就無(wú)法保證各項(xiàng)物資的質(zhì)量，甚至可能會(huì)因?yàn)槠渲械臍埓纹穯?wèn)題，增加房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)成本。雖然房地產(chǎn)企業(yè)在進(jìn)行部門職能劃分時(shí)，已經(jīng)在一定程度上促進(jìn)了部門的協(xié)調(diào)發(fā)展，也為采購(gòu)管理工作開展提供了充足支持。但因?yàn)椴块T間大多是平級(jí)關(guān)系，一旦采購(gòu)管理工作不被其他部門支持，就可能會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)管理工作的難以維系，影響到后續(xù)的物資供應(yīng)問(wèn)題，在物資短缺的情況下，房地產(chǎn)企業(yè)難以開展正常的業(yè)務(wù)[3]。

（三）采購(gòu)程序繁雜

為降低房地產(chǎn)企業(yè)的采購(gòu)成本，有效避免以次充好、吃回扣等行為，房地產(chǎn)企業(yè)往往會(huì)對(duì)采購(gòu)程序做出嚴(yán)格要求。但過(guò)于繁雜的采購(gòu)程度肯定會(huì)對(duì)采購(gòu)管理效率產(chǎn)生直接的影響，甚至影響到房地產(chǎn)企業(yè)的項(xiàng)目規(guī)劃和建設(shè)進(jìn)度問(wèn)題。特別是在采購(gòu)計(jì)劃擬定之前，如果房地產(chǎn)企業(yè)沒有做好采購(gòu)周期優(yōu)化管理，就無(wú)法保證各項(xiàng)物資的及時(shí)供應(yīng)，會(huì)引發(fā)比較嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。目前，大多數(shù)房地產(chǎn)企業(yè)為簡(jiǎn)化采購(gòu)程序，會(huì)引進(jìn)智慧管理系統(tǒng)，將采購(gòu)程度固定下來(lái)，相關(guān)部門及人員按部就班進(jìn)行操作即可，一方面突出了采購(gòu)工作的公開化和透明化，另一方面有效避免了因采購(gòu)程序問(wèn)題，影響到了采購(gòu)管理工作效率。但市面上的智慧管理系統(tǒng)功能繁多，如果房地產(chǎn)企業(yè)在信息化建設(shè)的過(guò)程中，沒有根據(jù)采購(gòu)工作的實(shí)際需求來(lái)持續(xù)完善和優(yōu)化系統(tǒng)的功能，就無(wú)法為后續(xù)的采購(gòu)工作提供有效的技術(shù)支撐。而且，房地產(chǎn)企業(yè)在與固定供應(yīng)商長(zhǎng)期合作過(guò)程中，容易因信任度提高的原因放松風(fēng)險(xiǎn)管理，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部人員出現(xiàn)貪污腐敗等行為。特別是在大批量采購(gòu)過(guò)程中，一旦出現(xiàn)物資質(zhì)量問(wèn)題，或者采購(gòu)周期與項(xiàng)目進(jìn)度差異過(guò)大，就有可能會(huì)導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目的延期，進(jìn)而引發(fā)一系列嚴(yán)重后果[4]。

（四）容易受環(huán)境影響

物資價(jià)格存在波動(dòng)，所以房地產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)工作就容易受到環(huán)境因素的影響。從房地產(chǎn)企業(yè)角度來(lái)看，影響采購(gòu)工作的環(huán)境因素主要分為內(nèi)部和外部?jī)深?。一方面，?nèi)部因素。如果房地產(chǎn)企業(yè)在對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制時(shí)，沒有對(duì)環(huán)境理念進(jìn)行深入理解，就無(wú)法明確風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題發(fā)生的原因，也難以根據(jù)自身實(shí)際情況制定針對(duì)性的解決措施。在對(duì)內(nèi)部環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控時(shí)，房地產(chǎn)企業(yè)容易存在規(guī)章制度不健全的問(wèn)題，影響到采購(gòu)管控工作的全面落實(shí)。或者房地產(chǎn)企業(yè)所開展的內(nèi)部控制措施脫離了采購(gòu)管理工作實(shí)際，倒是內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理流于形式。另一方面，外部環(huán)境。外部環(huán)境對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)管理工作的影響，主要體現(xiàn)在物資價(jià)格的變動(dòng)上。特別是在疫情環(huán)境下，貨幣超發(fā)引發(fā)了一系列原材料價(jià)格的上漲，這就直接提高了房地產(chǎn)企業(yè)的成本。房地產(chǎn)企業(yè)如果沒有密切關(guān)注原材料市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，就容易出現(xiàn)物資短缺的問(wèn)題，讓本就資金短缺的房地產(chǎn)企業(yè)更加舉步維艱[5]。

（五）風(fēng)險(xiǎn)防控水平低

在對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行管理時(shí)，企業(yè)沒有建立健全風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，就無(wú)法明確采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，也無(wú)法根據(jù)各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題發(fā)生原因制定針對(duì)性處理措施，這會(huì)在一定程度上影響采購(gòu)活動(dòng)開展效果，還會(huì)制約管理工作的開展。雖然大多數(shù)企業(yè)在對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行管理時(shí)，都會(huì)制定相應(yīng)控制目標(biāo)，并且根據(jù)目標(biāo)要求開展管理活動(dòng)，但因?yàn)椴少?gòu)活動(dòng)在開展時(shí)存在一定風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，如果管理人員不具備風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，也沒有提高對(duì)相關(guān)問(wèn)題重視程度，就無(wú)法對(duì)采購(gòu)活動(dòng)開展期間存在的各項(xiàng)缺陷問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理[6]。

二、房地產(chǎn)企業(yè)采購(gòu)管理工作優(yōu)化措施

（一）提高采購(gòu)管控的執(zhí)行力

在開展管理工作時(shí)，要想保證各項(xiàng)管理活動(dòng)能夠順利開展，就要提高整體執(zhí)行力度。管理人員要對(duì)采購(gòu)工作人員不良購(gòu)買情況進(jìn)行及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且上報(bào)給相關(guān)部門，對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性處理。房地產(chǎn)企業(yè)在對(duì)各個(gè)部門工作人員進(jìn)行調(diào)配時(shí)，要嚴(yán)格按照崗位需求，對(duì)工作人員能力進(jìn)行全面考核，禁止出現(xiàn)隨意調(diào)配等現(xiàn)象。在對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理時(shí)，還要根據(jù)金額大小，對(duì)其進(jìn)行審批和授權(quán)。10萬(wàn)元以上的采購(gòu)金額需要報(bào)給設(shè)備物資部門進(jìn)行審批，如果項(xiàng)目比較特殊，可以由項(xiàng)目經(jīng)理決定授權(quán)，但要對(duì)授權(quán)環(huán)節(jié)進(jìn)行針對(duì)性管理，并且制定規(guī)范化授權(quán)流程，確保活動(dòng)在開展時(shí)公開、公正、透明。房地產(chǎn)企業(yè)還要定期對(duì)采購(gòu)人員業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，如果發(fā)現(xiàn)采購(gòu)人員存在工作失誤等問(wèn)題，要對(duì)其進(jìn)行懲罰[7]。

（二）促進(jìn)各項(xiàng)采購(gòu)流程的協(xié)調(diào)發(fā)展

要想促進(jìn)各個(gè)部門協(xié)調(diào)發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)需要構(gòu)建綜合管理平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)的在線服務(wù)，對(duì)部門任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。房地產(chǎn)企業(yè)還可以構(gòu)建采購(gòu)模型，對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面收集，通過(guò)對(duì)信息資源進(jìn)行整合應(yīng)用和高效共享，為各項(xiàng)工作開展提供充足數(shù)據(jù)支撐。在對(duì)各個(gè)部門庫(kù)存情況進(jìn)行查詢和總結(jié)時(shí)，要借助信息化軟件和終端，對(duì)各項(xiàng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)分析，并且制定不同采購(gòu)方案。管理人員要根據(jù)不同類型采購(gòu)要求，制定針對(duì)性管理措施。在對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取時(shí)，要明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并且構(gòu)建功能完善的跟蹤機(jī)制，通過(guò)對(duì)各個(gè)部門任務(wù)完成情況進(jìn)行定期追蹤，從而保證獲取的數(shù)據(jù)信息更加準(zhǔn)確，全面避免因?yàn)閿?shù)據(jù)失誤影響采購(gòu)活動(dòng)開展[8]。

（三）簡(jiǎn)化采購(gòu)程序

在對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行控制和管理時(shí)，房地產(chǎn)企業(yè)首先要與可靠的供應(yīng)商進(jìn)行長(zhǎng)期合作，并且定期對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，才能保證產(chǎn)品應(yīng)用質(zhì)量能夠符合項(xiàng)目發(fā)展要求，并且做好售后管理。在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇時(shí)，要避免出現(xiàn)暗箱操作和貪污腐敗等現(xiàn)象。房地產(chǎn)企業(yè)在對(duì)這個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督時(shí)，需要定期開展質(zhì)量檢測(cè)等工作，還要深入到供應(yīng)商生產(chǎn)場(chǎng)地，對(duì)產(chǎn)品應(yīng)用質(zhì)量進(jìn)行隨時(shí)檢驗(yàn)，如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商無(wú)法滿足采購(gòu)要求，要立即終止后續(xù)合作。管理人員還要根據(jù)不同采購(gòu)要求，對(duì)應(yīng)現(xiàn)有工作程序進(jìn)行優(yōu)化處理。要經(jīng)?？s短工作開展時(shí)間，還要保證物資能夠供應(yīng)充足，為不同類型項(xiàng)目發(fā)展提供充足支持[9]。

（四）優(yōu)化內(nèi)外部環(huán)境

在對(duì)采購(gòu)管理工作環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，首先要構(gòu)建良好的內(nèi)部環(huán)境，房地產(chǎn)企業(yè)在制定決策時(shí)，要聽從各個(gè)部門技術(shù)人員意見，還要充分發(fā)揮分權(quán)制衡價(jià)值。房地產(chǎn)企業(yè)需要設(shè)立專門內(nèi)審部門，并且對(duì)部門職能和權(quán)力進(jìn)行明確劃分，要通過(guò)審計(jì)工作開展，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展情況進(jìn)行全方位追蹤和管理。房地產(chǎn)企業(yè)還要對(duì)各個(gè)部門職能進(jìn)行明確劃分，要保證所有部門工作人員都能明確自身具體內(nèi)容和職責(zé)要求，在開展工作時(shí)還要促進(jìn)部門之間協(xié)調(diào)作業(yè)，通過(guò)部門之間良好溝通和交流，為采購(gòu)管理工作開展提供充足支持。房地產(chǎn)企業(yè)要在內(nèi)部營(yíng)造良好管理氛圍，確保管理人員能夠在這一氛圍下提高自身能力水平。在對(duì)外部環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，管理人員需要對(duì)市場(chǎng)發(fā)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行全面了解，在此基礎(chǔ)上制定針對(duì)性管理計(jì)劃[10]。

（五）建立健全風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制

在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)時(shí)，房地產(chǎn)企業(yè)需要設(shè)定針對(duì)性風(fēng)險(xiǎn)防控目標(biāo)，要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)進(jìn)行明確劃分，并且積極利用信息化技術(shù)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行有效識(shí)別，通過(guò)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)影響范圍進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，并制定針對(duì)性防范措施，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行妥善應(yīng)對(duì)。在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控目標(biāo)設(shè)置時(shí)，房地產(chǎn)企業(yè)要對(duì)自身風(fēng)險(xiǎn)承受能力進(jìn)行定期評(píng)估，并且構(gòu)建多層次防范方案。在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行識(shí)別時(shí)，管理人員還需要積極學(xué)習(xí)一些新型知識(shí)和技術(shù)，并且提高自身信息化技術(shù)操作水平。在進(jìn)行智能化終端應(yīng)用時(shí)，管理人員需要降低失誤問(wèn)題發(fā)生概率，避免對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防控工作開展產(chǎn)生不良影響。在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行預(yù)防和處理時(shí)，管理人員也需要從整體層面制定針對(duì)性防控計(jì)劃，并且將其與日常管理工作內(nèi)容進(jìn)行有效融合，進(jìn)一步提高這項(xiàng)工作的科技水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，房地產(chǎn)企業(yè)要想提高采購(gòu)管理效率，就需要對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行簡(jiǎn)化處理，通過(guò)構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，不斷完善和優(yōu)化平臺(tái)的功能，為后續(xù)采購(gòu)管理工作的開展提供技術(shù)支撐。另外，房地產(chǎn)企業(yè)還需要積極積累采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，構(gòu)建針對(duì)性的管理模式，進(jìn)一步提高自身的內(nèi)部控制水平，幫助房地產(chǎn)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。