淺談當(dāng)前電子檔案管理存在的問題及對策

高文

(中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計院，四川成都 610021)

淺談當(dāng)前電子檔案管理存在的問題及對策

高文

(中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計院，四川成都 610021)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了電子化、網(wǎng)絡(luò)化的新發(fā)展階段，各類檔案不再以單一的紙質(zhì)形式存在，而是以磁、電、光等介質(zhì)為信息載體形成了所謂的電子文件檔案。電子檔案優(yōu)缺點并存，對電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個全社會面臨的、急待解決的重要課題。淺析了當(dāng)前電子檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出了解決的措施和建議。

電子檔案管理;問題及對策;信息安全

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，當(dāng)前檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入了電子化、網(wǎng)絡(luò)化的新發(fā)展階段，各類檔案不再以單一的紙質(zhì)形式存在，而是以磁、電、光等介質(zhì)為信息載體形成了所謂的電子文件檔案。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電子文件的定義為:電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。主要分為?表)處理文件、數(shù)據(jù)庫文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件以及命令文件7種類型。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有接收方便、歸檔及時齊全、信息存儲密度高、多種信息媒體集成、便于統(tǒng)一管理、可以實現(xiàn)共享等特性，但同時也存在信息易被更改、數(shù)據(jù)易丟失、存儲介質(zhì)材料易破壞、對計算機(jī)軟硬件環(huán)境依賴性強(qiáng)等缺陷。因此，對電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個全社會面臨的、急待解決的重要課題。筆者淺析了當(dāng)前電子檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出了解決的措施和建議。

1 電子檔案管理中存在的問題

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案出現(xiàn)的時間并不長，還屬于新興事物。工作實際中，雖然其在儲存空間占用、相關(guān)信息處理效率等方面有很大優(yōu)勢，但在對其的認(rèn)識、利用中仍存在一些突出的問題。

1.1 對電子檔案管理的重視程度不夠，思維方式觀念陳舊

對電子檔案的重視不足，主要是由于長期以來部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識存在誤區(qū)造成的。在一些部門和單位，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部錯誤地認(rèn)為檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不會對部門或單位的發(fā)展起到實質(zhì)性的作用。所以，他們很少關(guān)心檔案工作，對剛剛出現(xiàn)不久的電子檔案管理自然存在重視程度不夠的現(xiàn)象。與此同時，一些基層的檔案管理人員也存在思維方式和觀念陳舊的問題。他們沒有及時意識到，由于工作環(huán)境和工作對象的變化，電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有很大的區(qū)別，需要及時在思維觀念上進(jìn)行調(diào)整和適應(yīng)。相反，由于受封閉、守舊的檔案管理觀念的影響，他們對檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化的重要性認(rèn)識不足，產(chǎn)生了“抗拒”心理，使檔案管理電子化、信息化建設(shè)受到一定的影響。

1.2 對電子檔案管理的范圍不夠明確，檔案管理存在漏洞

電子檔案的特點是量大卻沒有物質(zhì)化，它們必須依靠計算機(jī)系統(tǒng)才能夠得到體現(xiàn)。在電子檔案的管理工作中，雖然規(guī)定了重要的系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、文檔等應(yīng)定期備份，但對究竟哪些系統(tǒng)、文件等必須以硬盤介質(zhì)形式保管、如何形成介質(zhì)檔案、以什么介質(zhì)保存等問題并沒有明確的規(guī)定。另外，在電子檔案的管理中，還存在電子檔案保存不連續(xù)、不完整等問題，且在電子檔案管理中還存在一定的漏洞。當(dāng)前，電子檔案的存儲主要使用的是U盤、光盤、移動硬盤等介質(zhì)，并沒有像紙質(zhì)檔案一樣列入備份數(shù)據(jù)檔案登記簿，電子檔案隨意放置的現(xiàn)象較為普遍，而且計算機(jī)數(shù)據(jù)檔案尚缺乏防止拷貝的技術(shù)措施，也未將其列入檢查內(nèi)容，從而在一定程度上影響了電子檔案的管理，形成管理上的漏洞。

1.3 對電子檔案管理的安全性估計過高，對其忽略了利用中的潛在問題

當(dāng)前，大部分從事電子檔案管理工作的人員對電子檔案的安全性都不同程度地存在估計過高的問題。實際上，隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時面臨著病毒的入侵，同時也存在被竊聽、泄密、篡改和偽造的可能性?？梢?，電子文件檔案存儲的信息并不是完全安全的。與此同時，電子檔案在利用過程中也存在不少潛在的問題。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案的利用相比，最顯著的特點是迅速快捷，可以通過計算機(jī)平臺或計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺很方便地實現(xiàn)讀取信息。然而，由于電子檔案易于被修改的特點，在電子檔案利用的過程中可能會帶來相關(guān)信息被改動或被覆蓋，從而造成電子檔案原稿的破壞。此外，電子檔案易于被修改的特點，亦使檔案保管部門在電子檔案利用之后進(jìn)行檢驗時，很難對電子檔案的原始性與完整性進(jìn)行認(rèn)定。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的建議及若干措施

電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理相比，在管理方式、管理內(nèi)容上都有很大的不同。針對電子檔案管理的特點，檔案工作者應(yīng)該學(xué)會適應(yīng)新的工作環(huán)境，探索和建立一套與電子檔案特點相適應(yīng)的管理制度和運行機(jī)制。筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗提出的具體建議和措施主要有以下幾部分。

2.1 加強(qiáng)電子檔案的整理，建立健全電子檔案管理制度

電子檔案作為一種具有保存價值的、由計算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料，在形成以后應(yīng)該對其進(jìn)行整理。傳統(tǒng)檔案的整理主要是對案卷的整理，而電子檔案整理的主要任務(wù)是對各類磁介質(zhì)的整理，即對接收來的各類電子文件進(jìn)行分類、編目并制作備份，以方便查找和使用。在對電子檔案進(jìn)行整理的同時，還應(yīng)根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、電子檔案管理的特點以及本單位本部門的實際情況，建立健全電子檔案管理制度，從制度上規(guī)范電子檔案管理。具體要做到對電子檔案的形成、歸檔、利用、鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)制度的建設(shè)，并在制定電子檔案管理制度的同時建立電子檔案管理各工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人制度，注意工作流程要符合本單位檔案工作的實際情況，從而實現(xiàn)對電子檔案的動態(tài)管理。

2.2 提高工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)

檔案工作者要有維護(hù)檔案安全的強(qiáng)烈意識和高度責(zé)任感，認(rèn)真履行自己的崗位職責(zé)，除恪守傳統(tǒng)檔案時代的熱情、周到、主動、公正、保密等職業(yè)道德規(guī)范外，還需賦予新的內(nèi)容，在電子檔案提供證據(jù)、證明、數(shù)據(jù)、材料等方面，要通過扎實的工作、切實有效的措施和高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，繼續(xù)維護(hù)檔案部門的公正性、權(quán)威性;繼續(xù)保持廉潔的工作作風(fēng)，不利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、軟件等公用設(shè)備為已謀私，為用戶提供最可靠的原始憑證材料。要切實搞好自身建設(shè)，努力使自己成為既掌握計算機(jī)知識技能，又懂得檔案管理業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。與此同時，檔案部門要重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作;另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

2.3 加強(qiáng)硬件系統(tǒng)的管理，采取切實可行的信息保護(hù)措施

在電子檔案的管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)對硬件系統(tǒng)的管理。存儲設(shè)備應(yīng)選擇性能穩(wěn)定、功能齊全的硬件，并完善設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，保證適宜的溫、濕度，同時還要強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，采用多種方式介質(zhì)備份，如雙機(jī)數(shù)據(jù)熱備份、定期冷備份、異地備份、磁帶備份、光盤備份等，以滿足電子檔案長期保存的需要。另外，要高度重視電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性。電子檔案上網(wǎng)后，必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護(hù)措施，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改。

3 結(jié)語

按照筆者所提出的加強(qiáng)電子檔案管理的建議及措施，可以解決文中所述電子檔案管理中存在的問題。但是，問題的關(guān)鍵還是領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有主管領(lǐng)導(dǎo)重視，下大力氣抓，問題就能迎刃而解?？傊瑢τ陔娮訖n案的管理，應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升檔案的安全保護(hù)水平。

(責(zé)任編輯:李燕輝)

G250.76;G270.71;G271

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1001-2184(2011)06-0166-02

2011-07-18

高文(1965-)，女，河北故城人，科長，館員，從事電力工程科技檔案管理工作.