淺談中職院校財務檔案的開發(fā)和利用

文/四川省內(nèi)江醫(yī)科學校 郝紅

一、引言

隨著中職院校體制改革的不斷深化，以及現(xiàn)代化信息技術(shù)的利用。使得過去陳舊的財務檔案管理模式受到極大沖擊，不能適應新的科學化、信息化、規(guī)?；臋n案管理要求。在此我們進行財務檔案開發(fā)和利用的探討，是非常必要和刻不容緩的。

二、中職院校財務檔案的現(xiàn)狀

長期以來，中職院校的財務檔案在收集、整理、裝訂、歸檔及會計憑證、賬簿，報表等方面，幾乎還延續(xù)手工操作模式。甚至會計報表也沒有采用電子版而是紙質(zhì)報表。采用人工查閱、鑒定、銷毀檔案，耗時費力工作起來極為不便，其準確性、安全性及規(guī)范性也受到很大影響。這些傳統(tǒng)落后的現(xiàn)狀與當下經(jīng)濟發(fā)展和現(xiàn)代化管理要求，信息化管理模式格格不入。為了適應新形勢的發(fā)展，我們進行中職院校財務檔案開發(fā)和利用的探討勢在必行。

三、中職院校財務檔案的開發(fā)

我認為對學校財務檔案的開發(fā)，可從軟件和硬件兩個方面來探討。

（一）軟件方面

1.建立健全中職院校財務檔案的管理制度體系?，F(xiàn)代化信息管理技術(shù)的利用對財務檔案管理制度體系及中職院校財務檔案的開發(fā)和利用發(fā)揮著不可替代的作用。首先必須制定符合檔案管理要求具有操作性、規(guī)范性和指導性的規(guī)章制度。其次，建立雙向約束機制。一方面對領(lǐng)導的行為進行約束，因為領(lǐng)導的形象和行為對制度的執(zhí)行狀況有著直接的影響，另一方面，對負責管理財務檔案的職工進行約束，因為負責管理財務檔案的職工是管理制度的主要執(zhí)行者。通過建立健全這些管理體制，才能預防管理漏洞，避免風險、杜絕腐敗、獎懲分明。使得學校財務檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化和標準化。

2.加強領(lǐng)導對財務檔案管理工作的重視。領(lǐng)導的重視是中職院校財務檔案管理工作的一大推動力，重視程度的高低，決定著財務檔案管理工作的進度、力度和深度。領(lǐng)導要更新觀念，樹立科學的管理觀，充分認識到計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對財務檔案管理工作的重要意義，在資金、人才、設(shè)施等方面給予充分的保障。將財務檔案管理工作納入自己的工作計劃，并進行監(jiān)督和考核評估。

3.提升中職院校財務檔案管理工作人員的素質(zhì)。財務檔案要得到有效的開發(fā)，還必須擁有一支高素質(zhì)的人員隊伍。培養(yǎng)更加專業(yè)的信息研究與分析、信息處理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與維護、信息服務等方面的人才；其次，組織檔案人員參加專業(yè)學術(shù)會、專業(yè)培訓班等，使檔案管理人員不斷補充與更新專業(yè)知識，完善知識體系，提高管理水平。中職院校檔案管理部門要重視隊伍建設(shè)，把培養(yǎng)和建設(shè)一支現(xiàn)代化、知識型的檔案管理隊伍做為工作的重點來抓。

（二）硬件方面

1.增加中職院校檔案管理經(jīng)費的投入，庫房建設(shè)和專業(yè)設(shè)備的投放。中職院校要根據(jù)學校實際財務狀況投入一定的資金來改善檔案管理的硬性條件。根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，安裝鐵質(zhì)的檔案柜。實現(xiàn)“三室分開”，即將庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，檔案室還應配備計算機、復印機、照相機、掃描儀、刻錄機等一系列的硬件設(shè)施，以確保檔案保管保護設(shè)備達到特定的要求，使檔案管理工作能科學有序地進行。

2.不斷實現(xiàn)中職院校財務檔案管理的電子化、信息化和現(xiàn)代化。 隨著先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，中職院校的財務檔案管理實現(xiàn)電子化、信息化和現(xiàn)代化是大勢所趨。在對財務檔案的開發(fā)和利用工作中必須充分運用現(xiàn)代化的高科技成果以及先進的管理手段，最大限度地提升財務檔案管理工作的效率。

一是進行電子財務檔案的整理的過程中，根據(jù)電子財務檔案自身的特征以及中職院校檔案工作的具體情況，建立一套合理的電子財務檔案管理體系，確保可以從制度方面來更加科學有效地規(guī)范電子財務檔案的管理工作。

二是進行電子財務檔案的整理的過程中，通過信息化把中職院?？晒_的電子財務檔案信息推向社會，擴展電子財務檔案信息的利用空間，這樣既可起到廣告宣傳作用，提高學校在社會的知名度，又可實現(xiàn)信息服務的社會化，壓縮電子財務檔案信息存貯空間，提高信息檢索速度，方便用戶遠程利用。

三是進行電子財務檔案的整理的過程中，中職院校在管理財務檔案時逐漸借用現(xiàn)代化的手段和設(shè)備來取代傳統(tǒng)的人工作業(yè)，在處理、儲存、調(diào)用上，也基本實現(xiàn)了計算機數(shù)字處理。這樣就可提高財務檔案在利用和管理工作的效率，使得信息在傳遞、處理和查閱時速度加快、準確率提高，有效地避免了檔案資料在查閱、審核過程中出現(xiàn)的丟失、涂改或損壞等現(xiàn)象。

四、中職院校財務檔案的利用

我們管理財務檔案的最終目的不只是把檔案存放在檔案室里束之高閣，而是要千方百計的利用它們?yōu)閷W校的經(jīng)濟發(fā)展、領(lǐng)導決策、職工查閱發(fā)揮作用。

（一）加強宣傳，引導人們合理利用檔案

中職院校檔案管理部門要充分利用多媒體加強對財務檔案利用重要性的宣傳，引導大家有的放矢查閱檔案。使他們了解、關(guān)心、重視、支持檔案利用工作，才能從人力、物力、財力上支持財務檔案管理工作。

（二）研究利用者需求，提高檔案利用率

中職院校財務檔案的利用取決于檔案利用者的需要。同利用者進行雙向的信息交流，是提高檔案利用率的重要環(huán)節(jié)。中職院校財務檔案部門只有加強調(diào)查研究，牢牢把握利用者的需求，才能有針對地開展檔案利用工作，最大限度限度地滿足利用者的需求，提高檔案利用率。

（三）改善檔案閱覽環(huán)境，創(chuàng)造良好的閱覽氛圍

中職院校財務檔案閱覽室應改善條件，給利用者提供良好的閱覽環(huán)境。院校檔案工作人員可利用懸掛偉人畫像、名人名言、社會發(fā)展變化的立體不意圖等方式，為檔案閱覽室營造一種激勵進取，積極向上的學習氛圍，使人一進入閱覽室就能感到濃郁的文化氣息。使閱覽室成為集文化、教育、科研、休閑為一體的“讀者之家”。

五、通過中職院校財務檔案的開發(fā)和利用達到的成效

（一）為檔案管理工作提升臺階

通過中職院校財務檔案的開發(fā)和利用，相關(guān)部門在科學收集、開發(fā)、管理、利用、儲存高校財務檔案時大量運用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環(huán)保無紙化?？梢宰尶蒲泄ぷ髋c教學工作得到更智能化的服務，可以一次投入、多次產(chǎn)出，讓二次文獻信息的編著時間得到大幅度縮短，讓檔案信息利用的時效性增加，最大化地發(fā)揮信息資源的效益。

（二）全面掌握學校發(fā)展規(guī)律

通過中職院校財務檔案的開發(fā)和利用，以及他所提供的重要信息資源，就能較為完整地呈現(xiàn)學校發(fā)展的歷史全貌。通過對這些歷史檔案的研究分析，我們就能從中尋找出學校發(fā)展規(guī)律。

（三）領(lǐng)導決策提供依據(jù)

通過對歷年會計數(shù)據(jù)的分析比較，可以預見中職院校未來的變化情況及發(fā)展趨勢，使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提下，制定出適合自身發(fā)展狀況的中長期發(fā)展戰(zhàn)略，促進學校穩(wěn)健發(fā)展。

（四）發(fā)揮職工參政議政、當家做主的積極性

通過中職院校財務檔案的開發(fā)和利用，更加快捷的實現(xiàn)了學校財務公開。使廣大職工更明確清晰的地了解學校財務狀況。每年收了多少錢、用了多少錢、用到哪些地方去了、績效工資的發(fā)放比例是多少、學校發(fā)展前景怎樣。職工們一目了然。激發(fā)起全體員工愛校敬業(yè)的主人公意識。

（五）提高領(lǐng)導自律意識，反腐倡廉

數(shù)字化的原始憑證影像使單位財務管理與會計核算方面加強了透明度和規(guī)范性，多個部門、多個用戶實現(xiàn)流程化運轉(zhuǎn)，審批人員、工作人員的廣泛參與，可以運用多種手段進行立體監(jiān)督，使財務管理在事前、事中和事后得以全程監(jiān)督。不僅推動了學校的財務制度公開，而且有利于公開、透明和規(guī)范的財務監(jiān)督機制的建立，從而加強廉政建設(shè)。

六、結(jié)束語

綜上所述，本文進行了關(guān)于中職院校財務檔案的開發(fā)和利用的探討。在今后的工作中，我們必須更加重視財務檔案的開發(fā)和利用工作，提高財務檔案管理效率，實現(xiàn)財務檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化、高效率。

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