醫(yī)院人事檔案管理創(chuàng)新研究

王思懿

（吉林省腫瘤醫(yī)院，吉林 長春 130012）

隨著深化醫(yī)療事業(yè)單位改革步伐的提速，醫(yī)院逐漸進(jìn)入了以市場需求為導(dǎo)向的發(fā)展深水區(qū)，現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的要求逐年提升，創(chuàng)新開展人力資源管理工作成為提升醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。人事檔案管理工作是醫(yī)院人力資源管理的重要部分，人事檔案管理工作是一項(xiàng)長期性、系統(tǒng)化工作，是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。在醫(yī)院內(nèi)部資源調(diào)配過程當(dāng)中，財(cái)務(wù)人員可以通過人事檔案獲取人事信息，是制定相應(yīng)財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)；在醫(yī)務(wù)人員評職晉級過程當(dāng)中，人事檔案工作可以對員工的工作能力、日常表現(xiàn)、發(fā)展預(yù)期等方面進(jìn)行全面直觀的了解，是評職晉級全過程的重要保障。創(chuàng)新人事檔案管理工作，不單純是記載醫(yī)院人事信息，更重要的是對醫(yī)院整體情況、內(nèi)部結(jié)構(gòu)、發(fā)展水平等各方面工作的準(zhǔn)確判斷，也是職工與領(lǐng)導(dǎo)之間深入了解的重要通道，在引進(jìn)人才的同時(shí)防止了人力資源流失，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)提供了重要保障。

一、創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的重要性

1.創(chuàng)新醫(yī)院人力資源的有序提升

醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展離不開內(nèi)涵式建設(shè)，人事檔案管理工作是內(nèi)涵式發(fā)展的重要舉措之一。醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院長久運(yùn)行的重要保障，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院機(jī)構(gòu)整合、整體發(fā)展的重要舉措，全院各項(xiàng)事務(wù)都離不開人事檔案信息。人事檔案信息可以全面、直觀地反應(yīng)員工綜合情況，在人力資源管理當(dāng)中，員工成長的全過程都詳細(xì)、真實(shí)地記錄在個(gè)人檔案信息當(dāng)中，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力支撐，避免了人為情感或信息不對稱等現(xiàn)象發(fā)生。

2.切實(shí)提高員工成長的重要性

醫(yī)院發(fā)展離不開專業(yè)人員技能提升，隨著醫(yī)學(xué)水平的不斷提升，員工技能的增強(qiáng)與醫(yī)院整體實(shí)力密不可分，醫(yī)院定期組織員工開展技能培訓(xùn)和專業(yè)訓(xùn)練，通過學(xué)習(xí)醫(yī)務(wù)人員業(yè)務(wù)水平不斷提升，但員工之間具有差異性，如何準(zhǔn)確了解每位員工的業(yè)務(wù)水平，切實(shí)有效地提高專業(yè)技能，成為了重要問題。這需要領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)掌握員工的真實(shí)情況，結(jié)合人事檔案信息，了解醫(yī)務(wù)人員的學(xué)術(shù)水平、專業(yè)技能、日常工作表現(xiàn)等方面，進(jìn)行量體裁衣，精準(zhǔn)開展培訓(xùn)工作。

3.推動(dòng)事業(yè)健康有序發(fā)展的重要途徑

檔案管理工作是事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，新時(shí)代的發(fā)展對人事檔案管理工作提出了新的要求。一方面是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)生動(dòng)力，精準(zhǔn)到每位員工的真實(shí)情況，促進(jìn)員工發(fā)展，不斷提升了醫(yī)院內(nèi)涵式建設(shè)；另一方面人事檔案管理水平是實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)優(yōu)化、人力資源有效配置的重要舉措，在全球化競爭的背景下，掌握人才就是事業(yè)發(fā)展的重要力量，加強(qiáng)人事檔案管理工作，可以切實(shí)有效地提升醫(yī)院的核心競爭力，實(shí)現(xiàn)長久的健康發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案管理過程中面臨的困境

1.缺乏頂層指導(dǎo)，對人事檔案管理工作重視不足

人事檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的基石，改革初期，由于醫(yī)院轉(zhuǎn)型整合等各類問題，缺乏事業(yè)單位管理層對人事檔案管理工作的指導(dǎo)，在重視程度、技術(shù)支持、資源傾斜、人員配置等方面缺乏認(rèn)識，導(dǎo)致人事檔案管理工作發(fā)展遲緩，設(shè)備不能及時(shí)更新，缺乏有效培訓(xùn)，對新的管理體系認(rèn)識不足，在問題發(fā)生時(shí)不能及時(shí)應(yīng)對。醫(yī)院內(nèi)部制度不夠健全，領(lǐng)導(dǎo)長期不過問人事檔案管理工作，勢必在改革的浪潮中被淘汰。

2.人事檔案信息基礎(chǔ)不牢

人事檔案管理工作是一項(xiàng)長期性工作，由于歷史原因，部分醫(yī)院人事檔案信息缺失現(xiàn)象頻繁發(fā)生，檔案裝訂錯(cuò)誤、檔案缺失等問題成為了無法彌補(bǔ)的材料。在醫(yī)院職稱評聘、人員考核、工作變動(dòng)、薪資調(diào)整等方面經(jīng)常出現(xiàn)材料缺失等現(xiàn)象，導(dǎo)致工作開展不夠及時(shí)、準(zhǔn)確。早期材料整理工作靠人工手寫完成，時(shí)常出現(xiàn)亂孔與文字損壞等現(xiàn)象，檔案中紙張多次被查閱，加上年久褪色，部分材料裝訂松動(dòng)，加上此前操作不規(guī)范，對歷史材料產(chǎn)生損壞。紙張材料比較多，在裁剪過程中容易導(dǎo)致內(nèi)容破損，使材料完整性缺失。

3.醫(yī)院人事檔案管理從業(yè)人員專業(yè)化程度有待加強(qiáng)

由于醫(yī)院編制和崗位要求，部分醫(yī)院人事檔案管理工作從業(yè)人員為兼職人員，難以達(dá)到專業(yè)化水平，長期以來，工作人員身兼數(shù)職，工作繁瑣而且量大，難以專心從事人事檔案管理工作。部分單位存在人事檔案管理工作重視不足現(xiàn)象，往往出現(xiàn)臨時(shí)性、階段性等非長期工作狀態(tài)，導(dǎo)致人員新老交替頻繁，后任不理前任業(yè)務(wù)，沒有持續(xù)性。部分從業(yè)人員具有隨意性狀態(tài)，不能高度重視人事檔案管理工作，存在懈怠、放任等狀態(tài)，長期下去，就會(huì)造成工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性不足。

4.人事檔案管理工作缺乏制度化建設(shè)

隨著時(shí)代的發(fā)展，醫(yī)院工作人員新老交替，部分制度還是在建院初期制定的，后期修改較少，隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的開展，部分人事檔案管理規(guī)章制度與醫(yī)院現(xiàn)有實(shí)際情況脫軌，很多制度沒有更新，無法適應(yīng)新時(shí)代的要求。目前，信息化建設(shè)和大數(shù)據(jù)已經(jīng)覆蓋大多數(shù)領(lǐng)域，人事檔案管理工作需要進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級，需要取代過去以往的紙質(zhì)記載，在少數(shù)醫(yī)院，人事檔案制度混亂，沒有專人負(fù)責(zé)工作，長期以來領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視此項(xiàng)工作，很多檔案管理問題未能得到及時(shí)解決。

三、提升醫(yī)院人事檔案管理工作的有效途徑

1.加強(qiáng)人事檔案管理工作頂層指導(dǎo)

醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)離不開人力資源管理工作，檔案管理工作是貫穿人事資源工作的始終，長期看來，人事檔案管理工作將會(huì)影響事業(yè)發(fā)展全局，不僅可以幫助頂層管理者對全體員工的基本信息進(jìn)行掌握了解，同時(shí)還可以在重要決策和改革時(shí)為事業(yè)發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)和參考，人事檔案管理工作可以將人力資源管理發(fā)揮到最大限度，進(jìn)而提升單位核心競爭力，將人才力量充分體現(xiàn)出來，決策者可以根據(jù)員工真實(shí)數(shù)據(jù)信息結(jié)合日常表現(xiàn)，準(zhǔn)確發(fā)揮各個(gè)員工優(yōu)勢和特點(diǎn)，在適合的工作崗位使其發(fā)揮最大的作用，同時(shí)也對每位員工的思想品行進(jìn)行了了解，員工的每次成長都記錄在冊，為將來單位和個(gè)人發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)需要對人事檔案管理工作進(jìn)行頂層指導(dǎo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將人事檔案管理工作貫穿到醫(yī)院各項(xiàng)工作當(dāng)中，做到事事有記載，發(fā)展有依據(jù)。

2.加快人事檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)

人事檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)需要以信息化、數(shù)據(jù)化為依托，在開展檔案創(chuàng)建、歸檔、整理、調(diào)閱等工作當(dāng)中需要對傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，人事檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，使每份檔案進(jìn)入大數(shù)據(jù)庫，使其與智慧數(shù)據(jù)管理進(jìn)行一體化建設(shè)。在需要對檔案進(jìn)行查詢時(shí)，可以迅速直接查詢到所需數(shù)據(jù)信息，第一時(shí)間進(jìn)行檔案查閱，同時(shí)減少了紙質(zhì)化辦公的資源浪費(fèi)?，F(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)當(dāng)中不僅需要掌握本院職工檔案信息，同時(shí)需要記錄患者病歷信息，通過不斷提升人力資源管理現(xiàn)代化技術(shù)，在大數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行分類建檔，動(dòng)態(tài)管理數(shù)據(jù)信息，不斷升級系統(tǒng)服務(wù)，及時(shí)補(bǔ)充各類數(shù)據(jù)，長期為醫(yī)院信息管理提供參考依據(jù)。人事檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程當(dāng)中，需要不斷提升數(shù)據(jù)安全管理系統(tǒng)，制定符合自身發(fā)展同時(shí)具有嚴(yán)格章程的制度，明確責(zé)任主體，逐級落實(shí)安全責(zé)任，建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)管理和備份機(jī)制，針對不同層級管理人員設(shè)置查閱權(quán)限，確保人事檔案信息的安全性和保密性，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

3.加強(qiáng)人力資源管理工作專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)

現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)需要不斷提升人力資源的管理水平，如何有效提高人力資源管理人員的專業(yè)化水平，成為了醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的重中之重。從業(yè)人員專業(yè)化水平和職業(yè)素養(yǎng)需要不斷提升和加強(qiáng)，首先，要建立人力資源從業(yè)人員管理制度，專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)離不開制度保障，通過規(guī)章制度規(guī)范人員職業(yè)道德和水平，使其對人力資源管理工作產(chǎn)生熱愛和尊重，不斷端正從業(yè)者心態(tài)，加強(qiáng)從業(yè)者對自身職業(yè)的認(rèn)同感。然后，要加強(qiáng)人力資源管理工作的職業(yè)培訓(xùn)，定期開展職業(yè)生涯規(guī)劃和專業(yè)培訓(xùn)工作，深入提升從業(yè)者管理水平，不斷提高管理工作專業(yè)化建設(shè)。其次，要建立人事檔案工作從業(yè)人員上升通道，創(chuàng)建職業(yè)發(fā)展平臺，在評職晉級、干部選拔方面給予政策傾斜，增強(qiáng)從業(yè)人員的歸屬感和獲得感。最后，專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)離不開思想道德教育，要以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指引，不斷加強(qiáng)從業(yè)人員思想政治教育，將黨的建設(shè)與專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)結(jié)合起來，樹立黨員標(biāo)桿，以先進(jìn)工作者為引領(lǐng)，宣傳優(yōu)良端正的工作作風(fēng)，真扎實(shí)干，使人事檔案工作長期扎實(shí)發(fā)展。

4.創(chuàng)新建設(shè)醫(yī)院人才儲備數(shù)據(jù)中心

現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)離不開大數(shù)據(jù)的支撐，人才培養(yǎng)和崗位晉升需要充足的數(shù)據(jù)信息，充分利用人事檔案管理工作能夠獲得準(zhǔn)確、真實(shí)的人員檔案信息，合理化利用和分類、及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息等是人才儲備數(shù)據(jù)中心建立的重要手段。人才儲備數(shù)據(jù)中心的建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院人力資源科學(xué)規(guī)劃、崗位科學(xué)配置、動(dòng)態(tài)人員調(diào)配、崗位考核和提升計(jì)劃等各個(gè)方面提供了有力保障，在人才數(shù)據(jù)中心建設(shè)過程當(dāng)中，要協(xié)調(diào)好專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員計(jì)算機(jī)能力和專業(yè)操作能力，及時(shí)掌握各項(xiàng)電子化功能，對操作的重點(diǎn)領(lǐng)域和重要環(huán)節(jié)要加強(qiáng)培訓(xùn)，在后續(xù)工作開展中進(jìn)行全面動(dòng)態(tài)化管理。

5.健全醫(yī)院人事檔案管理制度化建設(shè)

一項(xiàng)工作長期穩(wěn)定的開展離不開制度化建設(shè)，制定切實(shí)有效、長期穩(wěn)定的制度管理方案是人力資源管理工作順利開展的重要保障。人事檔案管理制度不是一項(xiàng)規(guī)定化制度，需要不斷與時(shí)俱進(jìn)，在實(shí)踐和改革中更新完善相應(yīng)管理制度，及時(shí)制定合理有效的監(jiān)督機(jī)制。由于醫(yī)院人事檔案管理過程中突發(fā)事件時(shí)有發(fā)生，及時(shí)有效的預(yù)警和應(yīng)急預(yù)案，可以為醫(yī)院平穩(wěn)解決人事檔案管理工作。無論是醫(yī)務(wù)人員檔案還是患者檔案，都需要經(jīng)過嚴(yán)密、細(xì)致的收集、整理、管理、入庫等過程，每項(xiàng)工作都要有專人負(fù)責(zé)，按照相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行操作，應(yīng)保證檔案管理工作的安全規(guī)范性。

以吉林省某醫(yī)院為例，該單位在人事檔案管理制度化建設(shè)過程中走在了同類醫(yī)院前列。該單位明確要求，凡歸檔的材料一律用鋼筆書寫，字跡要清楚，文字簡明，內(nèi)容要真實(shí)。檔案保管人員要有計(jì)劃地搜集、補(bǔ)充檔案材料，做到定期檢查，及時(shí)做好歸檔工作。編制使用方便的檢索工具，做到有條不紊，井然有序，查找方便，提供迅速。檔案保管人員及借閱檔案人員做好保密工作。建立健全保密制度，嚴(yán)防失密、涉密事故發(fā)生，保證干部檔案的安全。調(diào)出調(diào)入及時(shí)調(diào)檔，不經(jīng)科長批準(zhǔn)不準(zhǔn)私自攜帶檔案，不經(jīng)科長批準(zhǔn)不閱檔。查閱檔案時(shí)要愛護(hù)檔案材料，不得在檔案材料上涂改、勾畫、批示，不得折疊、撕毀、污損、折卷、抽出文件材料。如發(fā)現(xiàn)不軌行為，視情節(jié)輕重給予必要的教育和行政處分。保證所管理的檔案數(shù)量齊全，完好無損，內(nèi)容完整。嚴(yán)禁任何人私自保存任何人的檔案材料。嚴(yán)格控制檔案借閱，須持有符合上級規(guī)定的介紹信，經(jīng)科領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱。除審干借用檔案可出檔案室閱卷外，其他借閱者均不得將檔案帶出檔案室，如當(dāng)天不能閱完，可第二天查閱。凡借閱檔案，一律履行借閱登記手續(xù)。對歸還檔案，要嚴(yán)格檢查，無缺損方可注銷借閱手續(xù)。新調(diào)入人員檔案未及時(shí)過來的，要及時(shí)主動(dòng)向院單位催要。調(diào)出人員要及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案。專設(shè)檔案室、檔案柜，檔案柜要堅(jiān)固實(shí)用，經(jīng)常檢查防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設(shè)施和安全設(shè)施，貫徹“以防為主，防治兼施”的方針。每年核對一次檔案。認(rèn)識檔案應(yīng)通過機(jī)要交通傳遞，不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。收到檔案單位，經(jīng)校對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章。抄錄檔案要準(zhǔn)確無誤，不得更改。要在抄件上注明抄錄人的姓名、單位、抄錄時(shí)間，經(jīng)接待人蓋章后方可帶走。提高應(yīng)付突發(fā)事變的能力，出現(xiàn)意外情況，應(yīng)積極采取措施，及時(shí)向上級主管部門報(bào)告。檔案工作人員變動(dòng)時(shí)，交接雙方須逐卷、逐件進(jìn)行清點(diǎn)，編制移交目錄，工作移交后可離職。

四、結(jié)語

醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程中需要不斷提升人力資源管理制度，深化人力檔案管理工作的開發(fā)和利用，切實(shí)為醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)信息，不斷創(chuàng)新工作方法和思路是新時(shí)代醫(yī)院人事檔案管理工作提升的有效途徑。