計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

郭鑫

摘 要 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，其在社會(huì)各行業(yè)之中得到了普遍的運(yùn)用。在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理工作變得更加的規(guī)范、科學(xué)，使其朝著現(xiàn)代化、信息化的方向發(fā)展。本文主要圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

一、前言

計(jì)算機(jī)技術(shù)因?yàn)榫哂斜姸嗟膬?yōu)點(diǎn)而受到人們的推崇，如便捷性、共享性、快速性等，在檔案信息管理中，該技術(shù)被推廣使用，促使檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展。通過對計(jì)算機(jī)的技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高檔案管理的水平，基于此圍繞計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析具有重要的意義。

二、應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要意義

（一）有助于保證檔案的信息安全

在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要是采用紙質(zhì)檔案的形式，這種檔案一檔出現(xiàn)遺失的情況，那么就很難去進(jìn)行彌補(bǔ)。而且手工檔案的保存較為困難，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案逐漸增多，這就給檔案室的空間提出了更高的要求，需要不斷擴(kuò)大紙質(zhì)檔案的存放空間。此外，紙質(zhì)檔案很容易受潮，一旦天氣潮濕，會(huì)影響檔案的紙質(zhì)。[1]但是，如果使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，就能夠?qū)n案信息進(jìn)行復(fù)制保存，并且不會(huì)受存儲(chǔ)空間的限制影響，也不會(huì)受天氣的影響。通過計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行管理，就能夠保證檔案的信息安全。

（二）有助于實(shí)現(xiàn)檔案的共享

在傳統(tǒng)的檔案管理中，要想實(shí)現(xiàn)信息的共享較為困難，一般先要在海量的紙質(zhì)文件中找到原始資料，然后再通過借閱的方式進(jìn)行共享。但是，這種操作方式較為煩瑣，而且對于一些比較重要的文獻(xiàn)資料，這種借用原始資料的做法就很難實(shí)現(xiàn)。如果應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，那么不僅檔案信息的查閱非常的簡便與快捷，而且在信息的共享與交流上也非常的方便，能夠促進(jìn)信息的交流。

（三）有助于提升管理工作的效率

在以往的檔案管理中，需要用到大量的人力、物力以及財(cái)力，而且在信息保存的過程中，所涉及的環(huán)節(jié)不僅多而且較為復(fù)雜。因此，檔案管理工作的效率也就很難得到提升。但是，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之后，檔案管理人員只需要按照相關(guān)的規(guī)定將信息及時(shí)錄入到管理系統(tǒng)之中，并做好信息的更新工作即可，再加上計(jì)算機(jī)的便捷化與快速化，使得檔案管理人員的日常工作也變得更加的輕松、快捷，極大地提高了檔案管理的效率。

三、在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)時(shí)所需要注意的幾個(gè)問題

（一）網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，家家戶戶都普及了互聯(lián)網(wǎng)，人們通過互聯(lián)網(wǎng)來搜尋自己想要的資料，或者是通過互聯(lián)網(wǎng)來消遣娛樂，這極大的便利了人們的工作，豐富了人們的生活。但是，互聯(lián)網(wǎng)就如同一把雙刃劍，他雖然方便了人們的工作與生活，但是也存在著不安全性，人們有可能會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)詐騙，會(huì)面臨經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)的損失。[2]因此，在檔案管理中，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題，就會(huì)使檔案信息面臨著泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）管理人員的信息素養(yǎng)較低

檔案管理工作的開展好壞與檔案管理人員的綜合能力有著密切的聯(lián)系，在檔案管理工作中，檔案管理人員需要具有較強(qiáng)的邏輯思維能力，并且具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，這樣才能夠適應(yīng)新時(shí)期下檔案管理工作的開展。

四、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

（一）電子數(shù)字檔案資料庫的建立

在檔案管理工作中，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于其中先要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案，這樣能夠促進(jìn)檔案信息數(shù)字化程度的提升。當(dāng)電子檔案錄入之后，就能夠?qū)崿F(xiàn)對信息資料的有效整理，在檔案錄入之時(shí)，檔案管理人員需要根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)范來進(jìn)行，然后再根據(jù)一定的格式將電子信息進(jìn)行存儲(chǔ)。電子數(shù)字檔案分為以下幾部分：一是用戶終端。所謂用戶終端，指的是由檔案的電子數(shù)據(jù)檔案庫形成的，在對信息進(jìn)行查詢之時(shí)，用戶終端可以讓使用檔案的用戶變得更加的便捷。至于終端查詢，則是由計(jì)算機(jī)界面來完成。二是通信系統(tǒng)。在對電子檔案庫進(jìn)行使用時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及通信系統(tǒng)是其基礎(chǔ)，所以要想提升檔案管理的效率，就需要一個(gè)完備的通信系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。三是數(shù)據(jù)庫檢索系統(tǒng)。在檔案管理中，要想將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于其中，前提則是建立一個(gè)科學(xué)的檢索服務(wù)系統(tǒng)，因?yàn)橹挥芯邆淇茖W(xué)的檢索服務(wù)系統(tǒng)，用戶才能夠更好地查詢自己所需要的檔案信息。

（二）電子數(shù)字檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)

在檔案管理工作中，要想更好地實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)管理目標(biāo)，則需要對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理的應(yīng)用，可以利用該技術(shù)來建立檔案庫，但是前提條件是需要根據(jù)實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)情況，以確保所建立的檔案庫聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)使有效的，可將其分為以下幾個(gè)部分：第一，要想將計(jì)算機(jī)技術(shù)的價(jià)值充分發(fā)揮出來，就需要建立電子數(shù)字檔案庫的聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)，這樣能夠提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用效率。用戶在利用聯(lián)網(wǎng)站點(diǎn)之時(shí)，不受時(shí)間以及空間的限制，能夠直接登錄到系統(tǒng)上，這樣他們查詢檔案信息就會(huì)更加的方便。第二，要想建立檔案信息共享網(wǎng)站，那么就需要采用一個(gè)高效的檔案管理系統(tǒng)，以保證電子數(shù)字檔案信息的安全性，從而使用戶的查詢行為得到保證。

五、結(jié)語

在檔案管理中，計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用能夠保證檔案的信息安全；有助于實(shí)現(xiàn)檔案的共享；能夠提升管理工作的效率。當(dāng)時(shí)，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之時(shí)，還存在著一定的問題，如網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題以及檔案管理人員信息素養(yǎng)較低的問題。因此，要想充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，就需要提高網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的安全性，要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)。如此一來，就能夠提高檔案管理的效率。

（作者單位為包頭鋁業(yè)有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 石磊.試論計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017，14（34）：191+193.

[2] 孫歡.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用研究[J].電腦迷，2018（07）：7-8.