中學(xué)檔案管理的有效措施探究

于鵬

摘要：中學(xué)檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，通過(guò)檔案管理對(duì)教學(xué)、教研等活動(dòng)中產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集、整理、歸檔，形成記錄中學(xué)發(fā)展歷程的關(guān)鍵性信息資源。因此，學(xué)校檔案人員應(yīng)采取完善檔案管理制度、建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、加強(qiáng)檔案安全保障建設(shè)的措施，提高檔案管理的有效性，為學(xué)校的運(yùn)作和發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：中學(xué);檔案管理;數(shù)據(jù)庫(kù);檔案安全

中學(xué)檔案管理指的是利用文字、圖表、影音等方式把校園里發(fā)生的各類事件科學(xué)存儲(chǔ)或收藏，方便查閱，保存的資料和信息能為學(xué)校的教育教學(xué)改革和發(fā)展提供原始數(shù)據(jù)，其重要性不言而喻。但是中學(xué)檔案管理并非一成不變，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，其制度不完善、信息化建設(shè)滯后、安全保障不到位等問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，只有結(jié)合實(shí)際情況解決問(wèn)題，切實(shí)做好檔案管理工作，才能更有效地發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值。

一、完善工作制度，規(guī)范檔案管理

針對(duì)中學(xué)檔案資料，需要采取科學(xué)合理的原則與方法進(jìn)行對(duì)應(yīng)的管理，使其更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展。在學(xué)校工作中，檔案管理作為其重要部分，如果缺少規(guī)章制度的支持，就很難有序開(kāi)展下去。學(xué)校檔案工作量大、廣泛、門(mén)類較多，其主要包含了文書(shū)檔案、人事檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、教學(xué)教研檔案等多種資料[1]。想要做好對(duì)應(yīng)的收集、整理、歸檔以及利用工作，就要完善規(guī)章制度，確保各部門(mén)的相關(guān)人員自覺(jué)履行責(zé)任與義務(wù)，明確不同時(shí)期檔案工作的重心，進(jìn)而明確收集與歸檔的范圍，為檔案工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

在學(xué)校內(nèi)部，可以利用《檔案工作人員職責(zé)》《檔案借閱、查閱制度》《文書(shū)檔案、教學(xué)檔案歸檔工作制度》等制度的制定和完善，讓檔案管理變得更加規(guī)范化。在具體的實(shí)踐環(huán)節(jié)應(yīng)該注意：第一，實(shí)現(xiàn)檔案案卷形成全過(guò)程的規(guī)范化管理，從收集到整理、編目等都要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案合理的組卷、清楚的編目;第二，實(shí)施有序化的管理，針對(duì)檔案應(yīng)分門(mén)別類，讓其實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、體系化。做好檔案相應(yīng)的“接收”與“移交”工作，對(duì)綜合檔案室的各類檔案也應(yīng)建立明細(xì)賬，要求交接清楚;第三，編制系統(tǒng)的、實(shí)用的檢索工具，將檢索體系進(jìn)一步完善，并且落實(shí)規(guī)章制度和規(guī)范，確保檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化的軌道。

二、建立數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案利用率

為檔案信息利用人員提供檔案信息是加強(qiáng)中學(xué)檔案管理與建設(shè)的終極目標(biāo)。因此，檔案人員要格外重視數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善。第一，明確數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的基本來(lái)源，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。第二，建立基本的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，基于中學(xué)檔案的實(shí)際分類，按照對(duì)應(yīng)的內(nèi)容和應(yīng)用對(duì)象將檔案信息細(xì)分為幾大專題，如：教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)籍、學(xué)校發(fā)展、科研成果等，讓利用者可以通過(guò)檢索功能快速地篩選和查閱，提升檔案信息的實(shí)際利用率。如在中學(xué)大型例會(huì)的舉辦中，檔案人員可以通過(guò)視頻的形式記錄會(huì)議內(nèi)容，然后利用數(shù)據(jù)化設(shè)備輸出視頻格式，將其保存到U盤(pán)之中，完成對(duì)應(yīng)的檔案管理工作。還要根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行不同的分類，方便后續(xù)的調(diào)查與使用。在學(xué)校舉辦大型晚會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)的時(shí)候就可以將其進(jìn)行歸類，基于不同類別的檔案建立對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的保密性和完整性[2]。

三、加強(qiáng)安全建設(shè)，保障檔案安全

為了保障中學(xué)實(shí)體檔案的安全性，應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)安全保管技術(shù)的合理使用。在保管環(huán)境層面上，應(yīng)搭配智能化的環(huán)境監(jiān)控技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)中學(xué)檔案庫(kù)房的全面監(jiān)控。如通過(guò)現(xiàn)代化的裝幀技術(shù)使用，針對(duì)特定檔案進(jìn)行真空化的保管，有效規(guī)避實(shí)體檔案機(jī)械磨損與氧化的出現(xiàn);強(qiáng)調(diào)使用檔案除菌技術(shù)，選擇對(duì)應(yīng)的驅(qū)蟲(chóng)藥劑，盡可能避免蟲(chóng)害對(duì)檔案的影響。對(duì)不同載體的檔案也要做好分類保管與處理，避免保管環(huán)境之中的聲像檔案、磁性載體檔案受到侵害，進(jìn)而保護(hù)檔案的安全性、完整性、可用性。考慮到磁帶檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案對(duì)溫濕度、光、氧化劑等都存在特殊的要求，應(yīng)在中學(xué)內(nèi)部配備專業(yè)的檔案承載設(shè)備，在庫(kù)房之中要添加溫濕度表、窗簾、空調(diào)等設(shè)備，保障檔案的安全性。針對(duì)數(shù)字化檔案而言，需要合理利用服務(wù)器，滿足學(xué)校的實(shí)際運(yùn)作要求，為使用者、檔案人員提供對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，同時(shí)通過(guò)掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等輸入輸出設(shè)備的使用，再有效控制機(jī)房的溫濕度、灰塵、電磁干擾等，滿足檔案機(jī)房安全運(yùn)行的要求。當(dāng)然，學(xué)校還應(yīng)考慮視頻監(jiān)控設(shè)備的使用，準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄檔案運(yùn)作情況。如合理配置滅火器、排氣扇，確保在出現(xiàn)災(zāi)害時(shí)能有效應(yīng)對(duì)。

另外，為了確保中學(xué)檔案信息的保密性和安全性，應(yīng)通過(guò)現(xiàn)代化數(shù)據(jù)安全技術(shù)的合理使用，滿足檔案數(shù)據(jù)安全管理需求。第一，合理利用數(shù)據(jù)的防擴(kuò)散加密技術(shù)，強(qiáng)制加密核心數(shù)據(jù)，將檔案的使用范圍局限在學(xué)校授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)上，檔案在授權(quán)范圍內(nèi)可以自動(dòng)解密，不僅實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)器壓力的緩解，也可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的便捷合理使用。對(duì)密級(jí)相對(duì)偏低的文檔可以不進(jìn)行加密處理，方便與外界業(yè)務(wù)的相互交流和溝通。第二，落實(shí)中學(xué)數(shù)字檔案的備份技術(shù)應(yīng)用，滿足中學(xué)檔案的自動(dòng)備份和異地備份處理，確保備份的成本控制在學(xué)?？梢猿惺艿姆秶鷥?nèi)，針對(duì)條件不允許的學(xué)校則選擇手動(dòng)備份處理，避免出現(xiàn)服務(wù)器損壞、被盜的問(wèn)題。

總而言之，中學(xué)檔案人員在實(shí)際工作中要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，圍繞本校中心工作，積極轉(zhuǎn)變工作理念，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理制度，同時(shí)利用信息技術(shù)加快檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步伐，保障實(shí)體檔案、非實(shí)體檔案的安全性，不斷提升檔案管理的規(guī)范性、安全性，確保為學(xué)校的全面建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙開(kāi)燦.優(yōu)化中學(xué)檔案管理的建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：80+100.

[2]董寧.試論中學(xué)檔案的信息化建設(shè)與管理[J].課程教育研究，2019（28）：242-243.