論如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

事業(yè)單位檔案承載著機(jī)構(gòu)運(yùn)行的歷史軌跡與決策依據(jù)，但在實際管理中檔案部門常被邊緣化。多數(shù)單位存在檔案收集范圍模糊的問題，重要會議紀(jì)要與項目文件遺漏歸檔現(xiàn)象頻發(fā)，保管條件不達(dá)標(biāo)，加劇了資料損毀的風(fēng)險，潮濕庫房導(dǎo)致紙質(zhì)檔案霉變案例時有發(fā)生。信息化建設(shè)投人不足制約了服務(wù)效能，手工檢索方式效率低下，群眾查檔滿意度長期徘徊在及格線。這些管理短板不僅影響行政效率，還可能引發(fā)法律糾紛。推進(jìn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，既是提高內(nèi)部治理水平的必然要求，也是實現(xiàn)公共服務(wù)提質(zhì)增效的關(guān)鍵舉措。本研究聚焦制度完善、技術(shù)升級和人才培育三個維度，探索切實可行的改進(jìn)路徑。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實挑戰(zhàn)

1.管理意識薄弱

事業(yè)單位檔案管理長期面臨重視程度不足的突出間題，這種認(rèn)知偏差貫穿于決策層到執(zhí)行層的各個層面。在領(lǐng)導(dǎo)決策環(huán)節(jié)，檔案工作往往被視作后勤保障的附屬事務(wù)，年度工作計劃中檔案管理相關(guān)內(nèi)容占比不足 5% ，資源分配存在明顯傾斜。某單位近三年檔案室設(shè)備更新預(yù)算累計不足10萬元，遠(yuǎn)低于信息化部門同期的投入規(guī)模。業(yè)務(wù)部門存在“重業(yè)務(wù)，輕歸檔”的普遍傾向，項目結(jié)項文件移交拖延現(xiàn)象嚴(yán)重，超過四成部門存在跨年度補(bǔ)交檔案的情況。基層員工對檔案價值的認(rèn)知存在誤區(qū)，安全防護(hù)意識薄弱導(dǎo)致管理漏洞頻發(fā)，部分單位未設(shè)置獨立檔案室，將人事檔案與普通文件混存于辦公區(qū)域，涉密檔案未采取分級加密措施，電子檔案系統(tǒng)登錄密碼長期不更新現(xiàn)象普遍存在。對設(shè)備設(shè)施的維護(hù)投入不足加劇安全風(fēng)險，超過五成單位檔案室除濕設(shè)備超期服役，三成單位未配置防火防磁專用柜，近年已發(fā)生多起因設(shè)備故障導(dǎo)致的檔案損毀事故。

2.制度規(guī)范缺失

現(xiàn)行管理制度體系存在系統(tǒng)性缺陷，難以覆蓋檔案管理全流程需求。收集環(huán)節(jié)缺乏明確的操作指引，歸檔范圍界定模糊容易導(dǎo)致重要文件遺漏。某單位審計發(fā)現(xiàn)近三年缺失招投標(biāo)文件二十余份，項目驗收材料完整性不足六成。整理標(biāo)準(zhǔn)參差不齊問題突出，不同部門采用差異化的分類編碼方式，跨年度檔案檢索時常出現(xiàn)“同物異號”現(xiàn)象。保管環(huán)節(jié)技術(shù)規(guī)范缺失造成存儲條件不達(dá)標(biāo)，溫濕度監(jiān)控設(shè)備安裝率不足四成，紙質(zhì)檔案直接堆疊存放現(xiàn)象普遍存在。借閱利用制度執(zhí)行流于形式，超過五成借閱登記表缺失借用人聯(lián)系方式，三成審批記錄未按規(guī)定保存。銷毀機(jī)制形同虛設(shè)的問題尤為嚴(yán)重，10年以上未調(diào)用檔案占比超七成，部分單位庫存檔案已超出設(shè)計容量的兩倍以上。制度更新滯后于實踐發(fā)展，近五年來僅有不足三成單位修訂過檔案管理制度，現(xiàn)有規(guī)范中涉及電子檔案管理的條款占比不足 15% 。監(jiān)督問責(zé)機(jī)制不健全導(dǎo)致制度空轉(zhuǎn)，七成單位未建立定期檢查制度，違規(guī)操作追責(zé)率不足 10% ，這種管理缺位直接影響了制度的權(quán)威性與執(zhí)行力。

3.技術(shù)手段滯后

事業(yè)單位檔案管理技術(shù)升級面臨多重障礙，傳統(tǒng)作業(yè)模式與現(xiàn)代管理需求矛盾突出。硬件設(shè)備更新滯后問題顯著，超過六成單位仍在使用十年前購置的掃描儀，設(shè)備分辨率不足導(dǎo)致數(shù)字化圖像清晰度不達(dá)標(biāo)。某單位歷史檔案掃描后文字識別錯誤率高達(dá)四成。軟件系統(tǒng)建設(shè)碎片化嚴(yán)重，不同部門采用獨立開發(fā)的檔案模塊，數(shù)據(jù)接口不兼容造成信息孤島，跨部門調(diào)閱常需人工導(dǎo)出再導(dǎo)入，處理跨系統(tǒng)檔案請求平均耗時超過五個工作日。數(shù)字化進(jìn)程緩慢，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化率不足行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的一半，重要檔案當(dāng)年數(shù)字化率低于三成，大量新生成文件仍以紙質(zhì)形式堆積。安全保障技術(shù)存在明顯漏洞，電子檔案防篡改措施覆蓋率不足兩成，超過五成單位未建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，近年已發(fā)生多起因系統(tǒng)故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失事故。新興技術(shù)應(yīng)用能力薄弱，區(qū)塊鏈存證、智能檢索等先進(jìn)手段僅在個別試點單位探索，九成以上檔案管理員不具備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析技能。技術(shù)培訓(xùn)投入嚴(yán)重不足，年度信息化培訓(xùn)預(yù)算占比低于總經(jīng)費的 5% ，設(shè)備操作手冊更新速度跟不上技術(shù)迭代，某單位新購置的高速掃描儀，因員工缺乏操作技能，閑置已達(dá)半年之久。

4.專業(yè)能力不足

檔案管理隊伍存在結(jié)構(gòu)性能力缺陷，嚴(yán)重制約服務(wù)水平的提升。人才結(jié)構(gòu)失衡問題突出，具有檔案專業(yè)背景人員的占比不足三成，45歲以上員工占隊伍總?cè)藬?shù)六成以上，某館近五年僅招聘了兩名檔案專業(yè)畢業(yè)生。繼續(xù)教育機(jī)制形同虛設(shè)，年均參加外部培訓(xùn)人員不足兩成，內(nèi)部培訓(xùn)多流于形式，超過五成員工反映培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作脫節(jié)。技術(shù)應(yīng)用能力嚴(yán)重滯后，六成檔案員無法獨立操作數(shù)字化加工設(shè)備，八成人員未接受過電子檔案管理系統(tǒng)操作培訓(xùn)，某單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型項目因員工操作失誤，已三次延期上線。職業(yè)發(fā)展通道狹窄問題顯著，檔案管理崗位普升機(jī)會不足其他行政崗位的三分之一，職稱評定中檔案業(yè)務(wù)成果占比低于 20% ，導(dǎo)致青年人才流失率常年高于行業(yè)平均水平。服務(wù)意識與創(chuàng)新思維欠缺，超過七成查檔服務(wù)停留在被動響應(yīng)層面，主動編研開發(fā)檔案資源的人員不足一成，某館珍貴歷史檔案開發(fā)利用程度不足 5% ?？珙I(lǐng)域協(xié)作能力薄弱，既熟悉檔案管理又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才稀缺，項目推進(jìn)中常出現(xiàn)業(yè)務(wù)理解偏差，某單位電子檔案管理系統(tǒng)因需求調(diào)研不充分，導(dǎo)致七成功能閑置。績效考核機(jī)制激勵作用失效，九成單位仍采用定性評價方式，缺乏服務(wù)質(zhì)量量化指標(biāo)，某館實施量化考核后，員工工作效能提高四成，印證了機(jī)制改革的必要性。

二、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施路徑

1.增強(qiáng)全員管理意識

推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)需要從思想根源入手，重點解決認(rèn)知偏差問題。針對領(lǐng)導(dǎo)層重視程度不足的現(xiàn)狀，應(yīng)將檔案管理工作納人單位年度考核指標(biāo)體系，明確分管領(lǐng)導(dǎo)季度巡查責(zé)任，建立檔案工作專項述職制度，通過壓力傳導(dǎo)機(jī)制提升決策層的關(guān)注度。對于業(yè)務(wù)部門歸檔意識薄弱問題，需要開展常態(tài)化培訓(xùn)教育，每季度組織學(xué)習(xí)相關(guān)檔案法律法規(guī)，并結(jié)合典型案例分析檔案丟失引發(fā)的法律糾紛，強(qiáng)化全員檔案責(zé)任意識。建立檔案管理激勵機(jī)制同樣重要，可以設(shè)置年度“歸檔標(biāo)兵”評選，對按時完整移交檔案的部門給予績效考核加分，形成正向引導(dǎo)。在基層員工層面，需要創(chuàng)新宣傳載體，制作檔案利用價值可視化報告，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)展示檔案支撐決策的成功案例，讓員工直觀感受檔案工作的價值。某單位實施全員檔案培訓(xùn)后，文件歸檔完整率提升四成，查檔申請?zhí)幚頃r效縮短五成，證明了意識提升能夠有效提高管理效能。

2.健全制度體系

制度規(guī)范化建設(shè)需要覆蓋檔案全生命周期管理流程，重點解決標(biāo)準(zhǔn)缺失與執(zhí)行不力問題。在收集環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)制定《檔案分類與歸檔范圍細(xì)則》，明確不同部門文件材料的歸檔范圍與保管期限，建立業(yè)務(wù)文件生成與歸檔聯(lián)動機(jī)制，確保應(yīng)歸盡歸。整理環(huán)節(jié)需編制《檔案整理操作手冊》，統(tǒng)一檔案裝訂格式與編號規(guī)則，規(guī)范電子檔案元數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)，確保不同時期、不同部門檔案的可檢索性與一致性。保管環(huán)節(jié)要完善《檔案庫房管理規(guī)范》，細(xì)化溫濕度控制標(biāo)準(zhǔn)與巡檢頻率，建立特殊載體檔案專庫保管制度，對照片、錄音錄像等特殊材料實施分級保護(hù)。利用環(huán)節(jié)需重構(gòu)《檔案借閱管理辦法》，實行分級審批與電子留痕制度，重要檔案借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，普通檔案實施部門負(fù)責(zé)人雙簽制。銷毀環(huán)節(jié)要建立《檔案鑒定銷毀規(guī)程》，組建由檔案、法務(wù)和業(yè)務(wù)部門組成的聯(lián)合鑒定小組，采用“初篩一復(fù)核一審批”三級銷毀流程，避免誤銷風(fēng)險。某單位實施新制度后，檔案利用糾紛發(fā)生率下降七成，證明制度體系建設(shè)對規(guī)范管理具有根本性作用。

3.推進(jìn)技術(shù)手段升級

檔案管理技術(shù)革新需要聚焦數(shù)字化轉(zhuǎn)型與系統(tǒng)整合，重點解決效率低下與信息孤島問題。針對紙質(zhì)檔案占比過高現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先配置高速智能掃描設(shè)備，建立數(shù)字化加工中心，對年度形成的重要文件實施當(dāng)年掃描歸檔，這樣可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化率提高至行業(yè)平均水平。在系統(tǒng)建設(shè)方面，需要部署集成化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子目錄檢索、在線借閱審批和自動到期提醒等核心功能，通過系統(tǒng)對接打通部門數(shù)據(jù)壁壘，某單位上線新系統(tǒng)后，跨部門調(diào)閱時效縮短七成。安全保障體系建設(shè)同樣關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)采用電子水印技術(shù)防止文件被篡改，對敏感檔案實施分級加密管理，定期開展數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)演練，能夠?qū)?shù)據(jù)安全風(fēng)險降低五成以上。物理庫房智能化改造不可忽視，需要安裝環(huán)境監(jiān)測終端實時采集溫濕度數(shù)據(jù)，配置自動滅火裝置與防磁存儲柜，通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)異常情況自動預(yù)警，某館改造后檔案保管事故發(fā)生率下降八成。技術(shù)升級需要注重實用性，避免盲目追求前沿科技，重點選擇成熟穩(wěn)定且易操作的解決方案，確保技術(shù)人員能夠快速掌握運(yùn)用。

4.加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

專業(yè)化人才培育應(yīng)當(dāng)構(gòu)建全方位的培養(yǎng)體系，重點解決能力斷層與職業(yè)倦怠問題。在人才引進(jìn)環(huán)節(jié)，需要設(shè)立檔案管理崗位準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確專業(yè)技術(shù)資格與學(xué)歷要求，通過校園招聘與社會招聘雙渠道吸納復(fù)合型人才。在職培訓(xùn)方面，應(yīng)當(dāng)制三年輪訓(xùn)計劃，每季度開展檔案法律法規(guī)、數(shù)字化技能和服務(wù)禮儀等專題培訓(xùn)，組織年度業(yè)務(wù)技能比武活動，通過以賽促學(xué)提升實戰(zhàn)能力，某單位實施培訓(xùn)后員工操作失誤率下降六成。職業(yè)發(fā)展通道需要優(yōu)化，建立職稱評審綠色通道，對取得專業(yè)資格證書人員給予崗位津貼，將檔案管理業(yè)績納入職稱評定指標(biāo)體系，能夠?qū)⑷瞬帕羧温侍岣咚某伞？冃Э己藱C(jī)制改革勢在必行，應(yīng)當(dāng)建立服務(wù)質(zhì)量量化指標(biāo)，包括查檔響應(yīng)速度、用戶滿意度和檔案完整率等核心數(shù)據(jù)，實行月度績效公示制度，某館改革后員工工作積極性提升五成?？珙I(lǐng)域交流項目值得推廣，定期選派骨干人員到信息化部門輪崗，組織行業(yè)標(biāo)桿單位考察學(xué)習(xí)，通過知識融合培養(yǎng)既懂檔案管理又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

三、長效運(yùn)行保障機(jī)制

1.組織保障

建立系統(tǒng)化組織保障體系是推進(jìn)規(guī)范管理的根本支撐，需要從決策層到執(zhí)行層形成完整的責(zé)任鏈條。成立檔案管理專項領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，制訂三年行動計劃，將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)班子年度述職內(nèi)容，能夠提升決策層的重視程度。組建跨部門協(xié)作專班，明確業(yè)務(wù)部門檔案聯(lián)絡(luò)員職責(zé)，建立月度聯(lián)席會議制度，重點解決歸檔延遲與數(shù)據(jù)共享難題，某單位實施專班機(jī)制后跨部門協(xié)作效率提升四成。完善崗位責(zé)任體系，細(xì)化檔案管理員、數(shù)字化專員和安全巡檢員等崗位說明書，實行AB角工作制，確保關(guān)鍵崗位不斷檔。建立人才儲備機(jī)制，通過內(nèi)部輪崗培養(yǎng)復(fù)合型人才，定期選派骨干參加行業(yè)交流，某館實施輪崗計劃后人才流失率下降五成。強(qiáng)化考核問責(zé)力度，將檔案管理納人部門績效考核指標(biāo)，對重大檔案事故實行一票否決，通過壓力傳導(dǎo)確保制度執(zhí)行到位。

2.資金保障

穩(wěn)定、可持續(xù)的資金投入是維持管理效能的關(guān)鍵要素，需要構(gòu)建多元化經(jīng)費保障體系。在預(yù)算編制環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)單列檔案管理專項經(jīng)費科目，確保年度預(yù)算增幅不低于行政經(jīng)費平均增速，重點保障數(shù)字化設(shè)備更新與系統(tǒng)運(yùn)維成本，某館專項預(yù)算占比提高三成后，完成核心檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。拓寬資金來源渠道，探索檔案數(shù)據(jù)合規(guī)的開發(fā)模式，通過提供專題編研服務(wù)、歷史文化產(chǎn)品定制等方式實現(xiàn)創(chuàng)收反哺，某單位檔案衍生品年收益突破百萬。完善資金監(jiān)管機(jī)制，實行項目制經(jīng)費管理，建立設(shè)備采購論證小組與績效評估制度，重點監(jiān)控大額資金的使用效益，某單位通過設(shè)備共享機(jī)制降低重復(fù)采購支出五成。設(shè)立應(yīng)急儲備資金，用于應(yīng)對突發(fā)性檔案搶救與安全事件處置。

3.監(jiān)督保障

構(gòu)建多維立體監(jiān)督體系是確保制度落地的重要抓手，需要實現(xiàn)全過程動態(tài)監(jiān)管。引人第三方質(zhì)量評估機(jī)制，聘請檔案專家團(tuán)隊開展年度審計，重點檢查制度執(zhí)行合規(guī)性與檔案保管的安全性，評估結(jié)果與部門績效考核掛鉤，某單位整改達(dá)標(biāo)率提升六成。建立動態(tài)監(jiān)測平臺，實時采集檔案利用數(shù)據(jù)與設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，設(shè)置借閱超期、環(huán)境超標(biāo)等12項預(yù)警指標(biāo)，自動生成管理效能分析報告，某館通過預(yù)警系統(tǒng)減少檔案遺失事故七成。完善內(nèi)部督查機(jī)制，組建由紀(jì)檢部門牽頭的專項督查組，每季度開展交叉檢查，并建立整改臺賬，約談、問責(zé)重復(fù)性問題責(zé)任人，某單位督查通報制度實施后問題復(fù)發(fā)率下降五成。暢通社會監(jiān)督渠道。在公共服務(wù)場所設(shè)置檔案服務(wù)評價終端，收集群眾滿意度數(shù)據(jù)并納人考核體系，某館開通監(jiān)督熱線后投訴處理時效縮短三成。建立獎懲分明的激勵機(jī)制，對創(chuàng)新管理成果給予專項獎勵，對失職行為嚴(yán)格追責(zé)，通過正向引導(dǎo)與反向約束保障管理體系持續(xù)優(yōu)化。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是提高治理能力的基礎(chǔ)工作，需要構(gòu)建制度、技術(shù)及人才協(xié)同推進(jìn)的立體化體系。針對管理意識薄弱與制度缺失問題，通過將檔案工作納入績效考核、建立全流程操作規(guī)范等措施，能夠有效提升管理效能，某試點單位實施后檔案利用率提升四成，印證了制度建設(shè)的必要性。面對技術(shù)滯后與人才短板，推進(jìn)數(shù)字化攻堅與隊伍專業(yè)化培育成為破局關(guān)鍵，重點在于部署實用型管理系統(tǒng)與建立持證上崗制度，這既是應(yīng)對信息時代挑戰(zhàn)的現(xiàn)實選擇，也是實現(xiàn)檔案價值深度開發(fā)的重要路徑。長效保障機(jī)制建設(shè)需注重組織協(xié)同與資源整合，通過專項領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌、多元化資金保障和第三方評估監(jiān)督形成閉環(huán)管理。未來應(yīng)建立動態(tài)優(yōu)化機(jī)制，定期開展標(biāo)準(zhǔn)適用性評估，重點強(qiáng)化電子檔案安全管理與跨領(lǐng)域人才培養(yǎng)，推動檔案管理從被動保管向主動服務(wù)轉(zhuǎn)型，為事業(yè)單位改革創(chuàng)新提供堅實的信息支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭賀.新時期推進(jìn)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的研究[J].辦公自動化，2025，30（02）：61-63.

[2]魏偉，王麗娜，阿麗瑪，等.事業(yè)單位規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化地開展檔案管理工作的研究[J].蘭臺內(nèi)外，2025（01）：64-66.

[3]盧安桃.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2024（23）：111-113.

作者單位：濰坊工程職業(yè)學(xué)院