“互聯(lián)網(wǎng)”視角下基層檢察機關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理研究

中圖分類號：270.7 文獻識別碼：A

訴訟檔案是指各級人民檢察院在案件辦理過程中形成的各種訴訟文書材料，是國家檔案的重要組成部分。2016年，中華人民共和國最高人民檢察院頒布的《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》明確要求推進訴訟檔案科學規(guī)范管理。2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》更將檔案信息化納入國家發(fā)展規(guī)劃。在智慧司法建設(shè)背景下，由于訴訟檔案數(shù)字化管理已成為司法體制改革的重要抓手，更是構(gòu)建智慧檢務(wù)體系的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。因此，基層人民法院應(yīng)立足整合互聯(lián)網(wǎng)資源，以數(shù)字化技術(shù)提高訴訟檔案管理的現(xiàn)代化、高效化以及智能化水平，為基層檢察機關(guān)訴訟工作質(zhì)效雙升打下堅實的基礎(chǔ)。

一、基層檢察機關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理的必要性和原則

1.訴訟檔案數(shù)字化管理的必要性

（1）節(jié)約訴訟檔案管理成本

基層檢察機關(guān)在日常工作中形成了大量的訴訟檔案，這些紙質(zhì)檔案的管理和維護需要空間、人力和物力資源的支持。比如，紙質(zhì)檔案消耗大量的紙張，并需要定期對檔案室開展除濕、通風和殺蟲等工作。在互聯(lián)網(wǎng)時代，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案并實行數(shù)字化管理，不僅節(jié)約了檔案保管的空間，還降低了紙張消耗，對不需要保存的訴訟檔案可以一鍵銷毀，節(jié)約了人力資源。因而，訴訟檔案數(shù)字化管理可有效節(jié)約管理成本。

（2）有效保障訴訟檔案的信息安全

基層檢察機關(guān)的訴訟檔案室保存著訴訟活動的原始記錄，這些記錄具備唯一性和不可替代性，其保存、查閱以及銷毀等環(huán)節(jié)都需要執(zhí)行嚴格的程序。事實上，在紙質(zhì)訴訟檔案管理過程中，接觸檔案的人員相對較多，常常會因為管理疏忽或人為失誤導致檔案損壞或丟失。

在互聯(lián)網(wǎng)時代，一臺電腦通過采用多重登錄、多方管理等模式，能夠在檔案管理中構(gòu)建多重制約機制，有效防范因人為因素導致的檔案損壞或丟失。同時，查閱記錄也能得到如實記錄，從而最大限度地保障訴訟檔案的信息安全。

（3）提高訴訟檔案利用的效率

基層檢察機關(guān)的訴訟檔案，在案件辦理中期、后期以及案件結(jié)束后都有被調(diào)閱的可能，其利用率相對較高。在紙質(zhì)檔案管理模式下，訴訟檔案的查閱需要人力完成，耗時長且容易出錯。在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理人員通過關(guān)鍵詞檢索，能快速找到對應(yīng)的檔案，大幅提升了檔案調(diào)閱速度和利用的便捷性。

2.訴訟檔案管理的原則

（1）規(guī)范化原則

過去，基層檢察機關(guān)訴訟檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主，管理工作量繁重，查閱和使用困難大。進人互聯(lián)網(wǎng)時代，數(shù)字化檔案管理提升了檔案查閱和應(yīng)用的便捷性。數(shù)字化檔案管理工作需要遵循“規(guī)范化”原則，包括錄入人員、錄入程序、查閱記錄以及修改程序等方面，應(yīng)嚴格遵循相關(guān)制度和規(guī)定，不僅可以減少在檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的差錯，還可以有效監(jiān)督檔案管理人員的行為。

（2）安全性原則

由于訴訟檔案是對訴訟案件的真實記錄，一旦發(fā)生檔案損毀或丟失，將會給日常檢察工作帶來麻煩。因此，如何確保訴訟檔案的安全，一直是檔案管理工作的重點。在訴訟檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理人員需要遵循檔案管理的安全性原則。在日常工作中，必須重視重要紙質(zhì)檔案與電子檔案的安全管理，防范軟件或硬件故障、不良分子對檔案的惡意篡改和破壞以及來自網(wǎng)絡(luò)的各種潛在威脅。

（3）高效化原則

數(shù)字化技術(shù)為訴訟檔案管理工作提供了更多便利條件。因而在互聯(lián)網(wǎng)背景下，基層檢察機關(guān)訴訟檔案管理工作要遵循高效化原則。首先，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理的效率。其次，工作人員應(yīng)提高自身技術(shù)水平，學習相關(guān)軟件的功能。讓數(shù)字化管理成為日常，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案使用和查閱的效率。

二、互聯(lián)網(wǎng)視角下基層檢察機關(guān)訴訟檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員信息技術(shù)能力較低

基層檢察機關(guān)開展訴訟檔案數(shù)字化管理，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，尤其是對其信息化能力要求較高。隨著基層檢察機關(guān)訴訟檔案電子化進程的推進，原有檔案管理人員在專業(yè)能力方面顯露出不足。具體主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，缺乏科學的檔案管理意識。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，管理人員缺乏安全意識和責任意識。部分檔案管理人員仍固守過去“只要能找到即可”的管理理念，操作檔案查閱程序不規(guī)范，在非安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄檔案庫等，這些行為都有可能造成檔案被泄露或損壞。同時，錄入工作不仔細，出現(xiàn)了一些不必要的信息錯誤，影響檔案管理工作的效果；其次，缺乏檔案管理的職業(yè)素養(yǎng)。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下基層訴訟檔案管理工作仍然需要相關(guān)人員具有強烈的責任心和職業(yè)素養(yǎng)。在現(xiàn)實工作中，訴訟檔案管理人員在與當事人溝通時缺乏技巧，且責任意識不足，導致許多人在工作中未能遵守檔案數(shù)字化管理制度，對待有檔案調(diào)閱需求的當事人態(tài)度較差；最后，缺乏檔案數(shù)字化管理的能力。當前，基層檢察機關(guān)的檔案管理工作人員大多是過去管理紙質(zhì)檔案的人員，由于他們在工作中接觸信息技術(shù)較少且年齡較大，對數(shù)字化技術(shù)的學習能力和應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng)的能力較弱，無法很好地適應(yīng)訴訟檔案數(shù)字化管理工作。

2.訴訟檔案數(shù)字化管理制度不健全

訴訟檔案管理工作需要嚴格的制度來規(guī)范和監(jiān)督，才能更好地提升訴訟檔案數(shù)字化管理的效率和安全性。近年來，基層檢察機關(guān)的訴訟檔案信息化管理逐步得到推行，在檔案數(shù)字化管理制度建設(shè)方面仍處于探索階段。首先，缺少訴訟檔案數(shù)字化管理的激勵考核制度。在基層檢察機關(guān)，訴訟檔案數(shù)字化管理工作在許多人眼中被視為一項閑職，認為其工作內(nèi)容隨意、要求不高。由于缺乏相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理考核標準，工作人員的表現(xiàn)難以評估，導致“干好干壞一個樣”的現(xiàn)象普遍存在。這種情況使得部分工作人員積極性不足，工作態(tài)度敷衍，嚴重影響了訴訟檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量；其次，基層檢察機關(guān)在訴訟檔案數(shù)字化管理工作中缺乏必要的監(jiān)督制度，對相關(guān)工作人員缺少有效的監(jiān)督和整改措施。例如，在日常工作中，錄入錯誤大多是事后改正，缺乏預(yù)防性措施。此外，對于具備操作錄入權(quán)限的工作人員缺乏嚴格的準入限制，對錄入工作的正確率也沒有明確要求，導致工作中因不嚴謹而出現(xiàn)一些不必要的錯誤，影響訴訟檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量；最后，訴訟檔案數(shù)字化管理的流程執(zhí)行不夠嚴格?？茖W規(guī)范的管理流程有助于進一步明確檔案管理工作的責任分工，減少操作錯誤的發(fā)生。然而當前基層檢察機關(guān)在訴訟檔案數(shù)字化管理工作中，雖然制定了一定的管理流程，但由于缺乏有效的監(jiān)督措施，工作人員在執(zhí)行過程中存在較大的隨意性，流程落實不到位，導致檔案管理工作容易出現(xiàn)失誤，且相關(guān)責任難以追究和落實。

3.訴訟檔案管理的數(shù)字化條件較差

訴訟檔案數(shù)字化管理工作對于檔案管理的外部條件要求更加嚴格。良好的外部保障條件是提高訴訟檔案數(shù)字化管理工作效率的重要前提。當前，基層檢察機關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理工作存在外部條件較差的問題。首先，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和軟件等條件不完善。訴訟檔案管理具有其特殊性，尤其是數(shù)字化檔案管理對網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性、傳輸速度以及管理系統(tǒng)的功能性、兼容性和穩(wěn)定性提出了較高要求。然而，當前基層檢察機關(guān)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和軟件支持方面仍存在不足，難以滿足訴訟檔案數(shù)字化管理的需求，制約了檔案數(shù)字化管理工作的效率和質(zhì)量；其次，電腦硬件條件有待提升。檢察機關(guān)作為國家行政機關(guān)，在設(shè)備設(shè)施投人方面有嚴格規(guī)定。當前，訴訟檔案管理工作和普通辦公應(yīng)用的是同等質(zhì)量的電腦硬件。但是對訴訟檔案數(shù)字化管理而言，良好的硬件質(zhì)量是保證信息安全的重要手段。例如，高性能的硬盤能夠有效保存重要的檔案信息，防正因系統(tǒng)意外故障導致檔案丟失等問題；最后，缺乏必要的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)支持?；鶎訖z察機關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理工作缺乏相應(yīng)的信息技術(shù)支持。例如，當出現(xiàn)電腦故障或系統(tǒng)崩潰等情況時，不能得到及時有效地處理，嚴重影響日常信息化管理工作的效率。此外，一旦遭遇網(wǎng)絡(luò)安全攻擊，缺乏應(yīng)對能力，難以有效抵御風險。因而完善的外部安全技術(shù)支持是確保訴訟檔案數(shù)字化管理安全性的重要保障。

三、互聯(lián)網(wǎng)視角下提高訴訟檔案數(shù)字化管理工作效率的對策

1.提高訴訟檔案數(shù)字化管理能力

訴訟檔案管理人員的能力決定著檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量。針對基層檢察機關(guān)訴訟檔案管理人員意識落后、能力不足的現(xiàn)狀，可以從以下幾個方面提高檔案管理團隊數(shù)字化管理的能力。首先，建立長效的數(shù)字化技術(shù)培訓機制。針對從事訴訟檔案管理的工作人員，定期組織信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等相關(guān)的專業(yè)培訓，增強他們對數(shù)字化檔案管理的理解，使其充分認識數(shù)字化管理的重要性。同時，要重視培養(yǎng)其檔案數(shù)字化管理的安全意識，通過嚴格的培訓考核，提高其在計算機軟硬件操作和信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用方面的能力；其次，應(yīng)積極引入優(yōu)秀的年輕人才，以推動訴訟檔案數(shù)字化管理團隊能力的提高。基層檢察機關(guān)應(yīng)優(yōu)先招聘具有計算機專業(yè)背景或技術(shù)特長的年輕人才，通過引進新鮮血液，帶動整個檔案工作團隊在數(shù)字技術(shù)應(yīng)用和管理能力方面的進步；最后，著力培養(yǎng)訴訟檔案數(shù)字化管理的團隊領(lǐng)頭人。針對在信息化管理、數(shù)字化技術(shù)以及大數(shù)據(jù)等方面有能力、有想法的工作人員。開展專項培訓。例如，派送其前往高校進修，進一步提高其檔案信息化管理的理念和實踐能力，使其能夠帶領(lǐng)團隊高效推進內(nèi)部數(shù)字化檔案管理工作?？傊?，在基層檢察機關(guān)的數(shù)字化檔案管理工作中，人才是關(guān)鍵。因而培養(yǎng)信息化管理人才、提高工作人員數(shù)字化管理的能力，是提高訴訟檔案數(shù)字化管理工作效率的重要手段。

2.完善訴訟檔案數(shù)字化管理制度

完善的制度體系是提升訴訟檔案數(shù)字化管理質(zhì)效的核心保障?；鶎訖z察機關(guān)需要通過系統(tǒng)化的制度建設(shè)，實現(xiàn)訴訟檔案數(shù)字化管理效率與安全性的雙重提升。首先，構(gòu)建完善的數(shù)字化管理體系。建立覆蓋電子訴訟檔案全生命周期的操作規(guī)范，明確信息錄入、修改以及復核等環(huán)節(jié)的標準化流程和崗位職責。實行量化考核制度，將流程執(zhí)行情況納人工作人員評價體系，確保制度能夠剛性落實。同時，建立定期巡查機制，對電子檔案質(zhì)量、服務(wù)效率等核心指標開展動態(tài)監(jiān)測，及時糾正工作中出現(xiàn)的問題，形成更為高效的訴訟檔案數(shù)字化管理工作模式；其次，健全數(shù)字化檔案管理的內(nèi)外部監(jiān)督機制。內(nèi)部實施標準化考核評估，做到獎懲有度，引導工作人員嚴格約束自己的行為，激發(fā)工作人員的積極性，從而達到提高訴訟檔案管理工作效率的自的。外部依靠群眾監(jiān)督提高訴訟檔案數(shù)字化管理的效率。通過電話投訴、服務(wù)評價系統(tǒng)等多種監(jiān)督方式，約束管理人員的工作方式和服務(wù)態(tài)度，提升當事人對訴訟檔案服務(wù)工作的滿意度；最后，強化安全管理體系。實施紙質(zhì)檔案和電子檔案并行的管理策略，構(gòu)建檔案分級分類管理制度，對于等級較高的檔案，設(shè)置更加嚴格的安全管理權(quán)限，確保檔案信息的安全性。

3.加大訴訟檔案數(shù)字化管理的投人力度

由于訴訟檔案數(shù)字化管理需要良好的軟硬件設(shè)備設(shè)施和技術(shù)支持。因此，相關(guān)部門應(yīng)加大投入力度，以提高訴訟檔案數(shù)字化管理的效率和安全性。一是加大軟硬件設(shè)備設(shè)施投入。相關(guān)部門應(yīng)與科研機構(gòu)合作，根據(jù)當前訴訟檔案管理的實際需求，更新軟件系統(tǒng)，提高數(shù)字化管理的效率。同時，升級電腦、硬盤等硬件設(shè)備設(shè)施，確保檔案信息的安全性；二是加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)保障?？赏ㄟ^兼職或者與網(wǎng)絡(luò)安全公司合作的方式，為基層檢察機關(guān)的數(shù)字化檔案管理工作提供技術(shù)支持，確保檔案管理系統(tǒng)在遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊時能夠有效應(yīng)對，避免重大損失。此外，及時解決信息管理系統(tǒng)的技術(shù)問題，進一步提高訴訟檔案管理效率。

四、結(jié)語

基層檢察機關(guān)訴訟檔案數(shù)字化管理是順應(yīng)信息化時代發(fā)展的必然趨勢，其必要性體現(xiàn)在節(jié)約管理成本、保障信息安全以及提高利用效率等方面。同時，規(guī)范化、安全性和高效化是訴訟檔案管理的基本原則。然而，當前基層檢察機關(guān)在訴訟檔案數(shù)字化管理過程中仍面臨管理人員信息技術(shù)能力不足、制度不健全以及數(shù)字化條件較差等問題。為此，需要通過提高管理能力、完善制度建設(shè)以及加大資源投入等對策，全面提高訴訟檔案數(shù)字化管理的工作效率，推動基層檢察機關(guān)檔案管理工作向規(guī)范化、智能化和高效化方向發(fā)展，更好地服務(wù)于司法實踐和社會需求。

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作者單位：廣西壯族自治區(qū)防城港市人民檢察院