疾控中心檔案管理工作的優(yōu)化策略研究

中圖分類(lèi)號(hào)：R197.21；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

疾控中心的檔案具有種類(lèi)多、內(nèi)容多、范圍廣、周期長(zhǎng)以及不可復(fù)得性等特點(diǎn)，做好檔案管理工作，有利于提高檔案的利用率，促進(jìn)疾病的監(jiān)控、防治工作的順利開(kāi)展。各級(jí)疾控中心應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，積極開(kāi)展檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，進(jìn)一步提高我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的檔案管理水平。

一、疾控中心檔案管理工作優(yōu)化的必要性

1.疾控檔案具備重要的研究?jī)r(jià)值

疾控中心檔案往往具有重要的研究?jī)r(jià)值。隨著時(shí)代的進(jìn)步，疾控中心需緊跟時(shí)代步伐，通過(guò)信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作。其一，在疾控中心的檔案中有大量我國(guó)衛(wèi)生防疫控制工作的發(fā)展歷史，這些歷史記錄著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要信息。在醫(yī)療事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，疾控中心需不斷提升檔案的研究?jī)r(jià)值，將我國(guó)已得到控制的各種疾病等相關(guān)信息詳細(xì)記錄并妥善保存，為醫(yī)療學(xué)術(shù)界的發(fā)展做出有效貢獻(xiàn)。其二，疾控中心是地方突發(fā)疾病的一線(xiàn)陣地，累積了大量歷史疾病控制資料，對(duì)日后出現(xiàn)危害公共衛(wèi)生的疾病具有重要的研究?jī)r(jià)值。疾控中心存放著我國(guó)出現(xiàn)的各種與疾病對(duì)抗的歷史數(shù)據(jù)，是我國(guó)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的珍貴數(shù)據(jù)檔案，具有重要的研究?jī)r(jià)值。因而在當(dāng)下發(fā)展的背景下，疾控中心的檔案管理工作已經(jīng)成為保證疾控中心長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵，疾控中心要不斷做好傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理之間的轉(zhuǎn)型優(yōu)化工作，推動(dòng)疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)代化和全方位開(kāi)展。

2.疾控檔案是業(yè)務(wù)成果的直觀體現(xiàn)

加強(qiáng)檔案管理優(yōu)化工作至關(guān)重要，疾控中心的檔案記錄了我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展歷程。疾控中心的檔案是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的重要憑證，完整的資料檔案決定了疾控中心的檔案頒布、起草等工作業(yè)務(wù)，完善的疾控檔案對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。疾控中心業(yè)務(wù)大多涉及暴發(fā)性的傳染病與非傳染病，大多是關(guān)乎民生健康及安全的問(wèn)題，意味著疾控中心對(duì)維護(hù)社會(huì)公共衛(wèi)生具有重大的社會(huì)責(zé)任。此外，疾控中心加強(qiáng)檔案管理為城市的發(fā)展提供了關(guān)鍵的數(shù)據(jù)支撐，通過(guò)建設(shè)現(xiàn)代化信息檔案管理可以保證疾控中心在工作中以全方位、信息化的方式開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)，提升檔案管理的工作質(zhì)效，以此推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

二、疾控中心檔案管理工作中存在的問(wèn)題

疾控中心的檔案管理工作隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展業(yè)務(wù)量越來(lái)越繁重，嚴(yán)重阻礙疾控中心當(dāng)前的工作發(fā)展。鑒于我國(guó)醫(yī)療事業(yè)正處于蓬勃發(fā)展的階段，疾控中心肩負(fù)著搜集衛(wèi)生數(shù)據(jù)的關(guān)鍵職責(zé)，因而疾控中心在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需積極優(yōu)化當(dāng)前存在的各項(xiàng)問(wèn)題，以更好地適應(yīng)信息技術(shù)時(shí)代的發(fā)展要求。

1.缺少專(zhuān)業(yè)人才

從實(shí)踐層面分析，多數(shù)地區(qū)的疾控中心檔案管理工作亟待引進(jìn)更為專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人才，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改進(jìn)與優(yōu)化。但是，當(dāng)下大多地區(qū)疾控中心的檔案工作人員信息技術(shù)水平不夠，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量達(dá)不到時(shí)代的發(fā)展要求。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，加強(qiáng)疾控中心檔案管理人員的信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，可以避免檔案管理不科學(xué)造成的連發(fā)性事故，減少疾控中心在運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的意外。例如，在面對(duì)大規(guī)模疾病事件爆發(fā)之際，如果疾控中心檔案管理人員的工作能力與信息化水平不足，就無(wú)法為醫(yī)療工作者及時(shí)提供有效的數(shù)據(jù)歷史研究，從而會(huì)降低對(duì)重大醫(yī)療衛(wèi)生問(wèn)題的解決能力。

2.檔案管理不規(guī)范

疾控中心開(kāi)展檔案管理工作往往需要更為科學(xué)、健全的檔案管理體制與工作管理制度，但從現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)基層醫(yī)療疾控中心的檔案管理工作尚缺乏完善性和科學(xué)性，導(dǎo)致工作管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。基層疾控中心是我國(guó)基層地區(qū)醫(yī)療事業(yè)的重要組成單位，基層管理人員在制度管理方面的意識(shí)薄弱，將導(dǎo)致我國(guó)總體醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，甚至引發(fā)系統(tǒng)癱瘓的風(fēng)險(xiǎn)。目前，我國(guó)已經(jīng)相繼頒布了各種檔案相關(guān)法律法規(guī)，但是部分檔案管理人員沒(méi)有按照法律法規(guī)的要求開(kāi)展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l例落實(shí)形式化。此外，疾控中心在檔案管理方面尚未建立有效的監(jiān)督管理體系，致使基層管理人員難以對(duì)檔案工作實(shí)施有效的建設(shè)。從目前我國(guó)基層疾控中心檔案管理工作實(shí)踐內(nèi)容來(lái)看，檔案管理人員的工作還需要充分利用信息技術(shù)，進(jìn)一步規(guī)范化地開(kāi)展信息化檔案管理。同時(shí)，還要加強(qiáng)信息化檔案管理過(guò)程中的數(shù)據(jù)安全建設(shè)，避免出現(xiàn)核心數(shù)據(jù)被泄露等問(wèn)題，影響疾控中心的整體工作開(kāi)展。

3.檔案管理形式落后

我國(guó)疾控中心的檔案管理工作模式仍具有廣闊的發(fā)展?jié)摿?。由于疾控中心檔案管理工作起步較晚且發(fā)展相對(duì)滯后，我國(guó)許多地區(qū)的疾控中心仍在沿用最傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致其難以有效助力醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。此外，有些地區(qū)的信息化建設(shè)相對(duì)落后，當(dāng)?shù)氐募部刂行臋n案管理工作存在管理體制不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，導(dǎo)致基層醫(yī)療問(wèn)題難以達(dá)到大眾的期望水平。

三、疾控中心檔案管理工作優(yōu)化策略

1.完善人才引進(jìn)和培養(yǎng)

疾控中心的檔案管理工作應(yīng)積極推進(jìn)信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型，以圓滿(mǎn)完成時(shí)代賦予的使命。

首先，不斷優(yōu)化人才隊(duì)伍建設(shè)，積極引進(jìn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的信息技術(shù)檔案管理人員，以此解決疾控中心檔案管理工作在人才技術(shù)方面的問(wèn)題?；诖耍鞯丶部刂行念I(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理工作思想，打造一支綜合能力較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，以此推動(dòng)檔案管理水平的全面提升。疾控中心要充分了解當(dāng)前檔案管理的工作模式與工作現(xiàn)狀，并充分分析發(fā)展現(xiàn)狀，找到檔案管理工作中阻礙發(fā)展的難題，并從實(shí)際的角度出發(fā)，不斷做好檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)。

其次，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)需持續(xù)強(qiáng)化現(xiàn)有在職人員的基本職業(yè)素養(yǎng)，針對(duì)檔案工作人員開(kāi)展計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的系統(tǒng)培訓(xùn)，從而有效提升檔案管理的質(zhì)量和效率。培養(yǎng)具備專(zhuān)業(yè)能力的檔案管理人才，可以通過(guò)讓經(jīng)驗(yàn)豐富的員工指導(dǎo)信息技術(shù)相對(duì)薄弱的同事，從而在組織內(nèi)部形成良好的學(xué)習(xí)與發(fā)展機(jī)制。同時(shí)，還可以與人力資源部門(mén)協(xié)作，引進(jìn)或聘請(qǐng)信息技術(shù)能力突出的人員，共同開(kāi)展疾控中心檔案管理人員的信息技術(shù)能力提升培訓(xùn)工作。

最后，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，疾控中心檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的信息管理素養(yǎng)與工作能力，才能提升管理工作的績(jī)效。這意味著疾控中心檔案管理人員要加快突破傳統(tǒng)檔案管理的工作思維，避免檔案管理工作的單一性。同時(shí)，引進(jìn)信息技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)以文化建設(shè)為主的疾控中心檔案管理模式。除此之外，疾控中心檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變自身工作理念，制定更加明確的檔案管理工作細(xì)則，積極推行多樣化的檔案管理方式，在潛移默化中推動(dòng)檔案管理服務(wù)水平的提高。在信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，疾控中心的檔案管理工作要積極做好人才建設(shè)，更加重視高素質(zhì)人才的引進(jìn)與檔案管理相關(guān)人才的培訓(xùn)工作，以此來(lái)保證工作人員的職業(yè)技能和綜合能力符合時(shí)代的要求，并積極實(shí)現(xiàn)自我監(jiān)督管理，不斷推動(dòng)疾控中心檔案管理工作的優(yōu)化升級(jí)。

2.建設(shè)科學(xué)的檔案管理制度

疾控中心持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作，應(yīng)構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度，以提升檔案管理的質(zhì)量。這要求檔案管理人員應(yīng)具備全面、科學(xué)及系統(tǒng)的檔案管理工作意識(shí)。在日常工作開(kāi)展中根據(jù)現(xiàn)實(shí)的工作情況，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作制度，保證檔案管理工作能夠促進(jìn)疾控中心的平穩(wěn)運(yùn)行。完善檔案管理制度可以提高疾控中心對(duì)突發(fā)疾病的防控能力與防控水平，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，疾控中心檔案管理部門(mén)應(yīng)積極構(gòu)建健全的工作管理制度，以便為后續(xù)疾控中心的各項(xiàng)工作提供有力支撐，進(jìn)而有效推動(dòng)各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。

首先，檔案管理人員須嚴(yán)格恪守檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性與保密性要求，這是我國(guó)基層疾控中心檔案管理工作的根本要求。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)疾控中心的檔案管理制度必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善規(guī)章制度的保密工作，以此持續(xù)提升檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

其次，鑒于構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度旨在提升檔案管理的安全性與系統(tǒng)性，因而該制度必須具備健全的管理流程。為了保證日常檔案工作的安全與嚴(yán)謹(jǐn)，疾控中心應(yīng)建立健全檔案的管理、移交及收集等一系列規(guī)章制度。在此過(guò)程中，基層疾控中心的檔案管理工作需明確權(quán)責(zé)劃分，并建立健全監(jiān)督管理制度，以促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化運(yùn)行。

再次，疾控中心在建立檔案監(jiān)督管理體系之后，還要進(jìn)一步落實(shí)追責(zé)制度。在我國(guó)疾控事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，任何微小的差錯(cuò)都可能導(dǎo)致嚴(yán)重的社會(huì)危害。為此，疾控中心檔案管理的追責(zé)制度必須明確權(quán)責(zé)界限，力求最大限度地確保檔案的安全性。在實(shí)際工作中，檔案管理人員需對(duì)檔案的采集、查閱及周轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)開(kāi)展細(xì)致跟進(jìn)，明確責(zé)任到人，以確保一旦出現(xiàn)工作失誤，能夠第一時(shí)間鎖定責(zé)任人，從而保障我國(guó)公共衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。

最后，檔案管理工作制度是提高檔案管理工作質(zhì)效與綜合水平的根本，必須加強(qiáng)疾控中心檔案管理的安全性建設(shè)。在具體實(shí)踐工作中，需對(duì)各類(lèi)檔案開(kāi)展有針對(duì)性的分類(lèi)和裝訂，并開(kāi)展制度化的完善管理，以便相關(guān)人員能夠快速、清晰地調(diào)閱檔案。在檔案整理管理方面，疾控中心必須建立健全規(guī)章制度，從而不斷推動(dòng)基層疾控中心檔案管理事業(yè)的發(fā)展，提高疾控中心的管理水平。

3.提高檔案管理信息化水平

疾控中心必須緊跟時(shí)代步伐，優(yōu)化當(dāng)前檔案管理策略，構(gòu)建高水平、信息化的檔案管理工作模式，以打造更科學(xué)的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)我國(guó)各級(jí)疾控中心的信息資源共享。未來(lái)，疾控中心的發(fā)展必將呈現(xiàn)開(kāi)放、共享及創(chuàng)新的新發(fā)展格局，疾控檔案管理工作也要不斷跟隨時(shí)代的發(fā)展，做好信息化管理工作，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，從根本上保證疾控檔案管理的工作質(zhì)效。

其一，疾控中心必須根據(jù)當(dāng)下發(fā)展的情況，不斷提高檔案管理工作信息化水平，統(tǒng)籌規(guī)劃，構(gòu)建信息高度共享的信息化檔案管理平臺(tái)，不僅是不同地區(qū)疾控中心實(shí)現(xiàn)信息資源共享的重要方式，還是提高我國(guó)疾控中心檔案管理工作效率的重要手段。加快疾控中心與各醫(yī)療事業(yè)單位之間的信息溝通速度，能夠提高檔案的利用效率，從而促進(jìn)疾控中心事業(yè)的發(fā)展。

其二，構(gòu)建高水平的信息化檔案管理模式。疾控中心應(yīng)不斷加強(qiáng)與外界的溝通交流，從而實(shí)現(xiàn)高效的信息共享，做好各地區(qū)疾控系統(tǒng)內(nèi)檔案的整理和規(guī)劃工作，為有需求的單位或用戶(hù)組織提供更高效率的信息檢索能力，實(shí)現(xiàn)逐步優(yōu)化疾控中心的運(yùn)行，幫助疾控中心提高工作能力。

4.健全檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

提升疾控中心檔案管理工作質(zhì)效必須健全檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)度較高、時(shí)間跨度較大的系統(tǒng)工程，疾控中心需持續(xù)增加成本預(yù)算，以對(duì)檔案管理部門(mén)的軟件技術(shù)開(kāi)展有效革新，為檔案管理部門(mén)購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)的管理與實(shí)驗(yàn)設(shè)備，從而加快檔案管理信息化的進(jìn)程，增強(qiáng)檔案管理存儲(chǔ)的完整性與系統(tǒng)性。由于新時(shí)代的檔案管理必須依托互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的進(jìn)步，提高檔案管理水平，重點(diǎn)構(gòu)建數(shù)字化、微縮化的檔案管理模式。因此，檔案管理工作人員亟須配備完善的掃描儀、計(jì)算機(jī)等多種信息化處理設(shè)備，以便將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為便于存儲(chǔ)的電子檔案，這一過(guò)程離不開(kāi)先進(jìn)科學(xué)儀器的支持。電子檔案具有存量大、體量小的存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，更利于各種影像的存儲(chǔ)。當(dāng)前，檔案管理信息化普遍采用大量電子光盤(pán)用于檔案的存儲(chǔ)管理。然而，這些存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)環(huán)境條件有特定要求。如果存儲(chǔ)環(huán)境建設(shè)不達(dá)標(biāo)，就可能導(dǎo)致電子檔案損壞，進(jìn)而影響后續(xù)使用。為了提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效果，疾控中心要加強(qiáng)自動(dòng)化辦公室設(shè)備的引進(jìn)，在保證工作人員管理效率的同時(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施的管理，如對(duì)庫(kù)房溫度、濕度等設(shè)備的控制。與此同時(shí)，疾控中心檔案管理部門(mén)還要避免出現(xiàn)電子檔案被竊取的情況，把人才建設(shè)放在首要位置，以此保障電子檔案的安全可靠性，促進(jìn)基層疾控中心的穩(wěn)定發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

疾控中心的檔案管理部門(mén)本質(zhì)上屬于公共服務(wù)的組成部分，疾控中心檔案管理的安全性與人民群眾的生活息息相關(guān)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，疾控檔案管理要不斷抓住時(shí)代發(fā)展的機(jī)遇，進(jìn)一步對(duì)當(dāng)前檔案管理方式實(shí)施優(yōu)化革新，做好現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的高度融合，確保疾控檔案為我國(guó)公共衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

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作者單位：天水市疾病預(yù)防控制中心