企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理與利用途徑思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案是企業(yè)成長過程中的見證，包含大量高價值信息，如商業(yè)合同、技術(shù)研發(fā)、人事和財務(wù)報告等。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理模式已不能滿足企業(yè)的信息需求和高效決策。企業(yè)開展檔案信息資源數(shù)字化管理，不僅可突破檔案利用的時間和空間限制，還可以為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展注入新活力。探討數(shù)字化后企業(yè)檔案信息資源的各種利用方式，能更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)市場競爭力。

一、企業(yè)檔案信息資源的內(nèi)涵

企業(yè)檔案信息資源指的是企業(yè)在經(jīng)營活動中生成的各種檔案數(shù)據(jù)和信息，將企業(yè)發(fā)展歷程、經(jīng)營管理狀況和未來發(fā)展方向?qū)崟r記錄，屬于一種重要資產(chǎn)。企業(yè)檔案信息是一種以紙質(zhì)文件、電子文件為主要內(nèi)容的信息資源。具體而言，企業(yè)檔案信息資源主要有文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、電子檔案和聲像檔案等。

二、企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理的重要性

1.提高工作效率與響應(yīng)速度

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，維護(hù)紙質(zhì)文件需要花費大量人力和物力，包括整理、分類、存儲和檢索等環(huán)節(jié)，不僅過程煩瑣，還易出錯。數(shù)字化管理是指通過掃描、錄入等技術(shù)手段，把包含企業(yè)檔案信息資源的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文檔，并存入計算機。這一轉(zhuǎn)變使檔案資料檢索變得更加方便，職員只需通過關(guān)鍵字搜索或先進(jìn)的篩選功能，便可快速找到所需資料，提高了工作效率。同時，數(shù)字化管理也為即時分享信息提供了便利。在跨部門、跨地域協(xié)作的情況下，包含企業(yè)檔案信息資源的電子文件可在網(wǎng)絡(luò)中快速傳遞，避免紙質(zhì)文件傳遞帶來的延遲與不便，提高了決策效率。在瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境中，這種快速反應(yīng)能力已然成為提升企業(yè)競爭力的關(guān)鍵要素之一。

2.強化信息安全與合規(guī)性

由于企業(yè)檔案信息資源中包含大量客戶信息、財務(wù)和知識產(chǎn)權(quán)等敏感信息，對其安全保護(hù)顯得尤為重要。采用先進(jìn)的加密技術(shù)、訪問控制機制和備份機制等手段，可實現(xiàn)信息安全數(shù)字化管理。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易受自然災(zāi)害以及人為破壞等因素影響相比，電子檔案在安全、穩(wěn)定等方面具有較高優(yōu)勢。同時，數(shù)字化管理有利于企業(yè)按照《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》和《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)要求，保證檔案信息在采集、存儲、加工和傳輸過程中依法依規(guī)辦事?？蓪崿F(xiàn)實時追蹤合規(guī)信息，及時發(fā)現(xiàn)問題并糾正，避免出現(xiàn)因違規(guī)操作帶來的法律風(fēng)險。

3.促進(jìn)知識管理與創(chuàng)新

企業(yè)檔案信息資源作為一種特殊資源，對其挖掘、集成和利用具有重要意義。借助大數(shù)據(jù)分析手段，企業(yè)能夠從大量數(shù)據(jù)中提煉出有用信息，為企業(yè)戰(zhàn)略決策、產(chǎn)品研發(fā)和市場營銷等提供決策支持。同時，數(shù)字化管理也有利于知識傳承和創(chuàng)新。讓新員工接觸企業(yè)歷史資料，吸取企業(yè)文化、經(jīng)驗和教訓(xùn)，促進(jìn)內(nèi)部融合。與此同時，數(shù)字平臺還便于員工之間展開知識交換和協(xié)同創(chuàng)新，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部智慧資源共享，激發(fā)創(chuàng)新活力。

三、企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理的策略

1.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在開展企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理時，應(yīng)購買高性能的服務(wù)器、存儲設(shè)備、高速掃描器及打印機等設(shè)備。作為檔案數(shù)據(jù)存儲和運作的中心，服務(wù)器必須具有較大的存儲空間和較快的讀寫速度，以此滿足大量檔案數(shù)據(jù)存儲和頻繁存取的需要。掃描系統(tǒng)應(yīng)保證文件具有高精度，使文件可轉(zhuǎn)換成清晰、完整的數(shù)字圖像，為以后識別和存儲打下基礎(chǔ)。比如，在企業(yè)內(nèi)部配置企業(yè)級刀片服務(wù)器集群，配合專業(yè)的高速文件掃描設(shè)備，可在較短時間內(nèi)數(shù)字化轉(zhuǎn)化海量紙質(zhì)文件，為優(yōu)化檔案管理過程奠定基礎(chǔ)。企業(yè)還可以選擇功能和兼容性高的檔案管理軟件，或者針對企業(yè)檔案管理需求設(shè)計專業(yè)的軟件。該軟件應(yīng)該包括基本輸入、分類、編目、檢索和借閱管理等功能模塊，并管理用戶權(quán)限，可備份和恢復(fù)數(shù)據(jù)。另外，為了更好地與ERP、CRM等商業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)整合，還需提供開放界面，使數(shù)據(jù)相互連接。

2.建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范

根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)和組織結(jié)構(gòu)，建立科學(xué)、合理的檔案分類體系。把數(shù)字化企業(yè)檔案資源劃分成行政、行銷、科技研發(fā)、人力資源和財務(wù)審計等幾大類別，再按類別細(xì)化，以保證每份檔案都有清晰、獨特的所屬類別，方便查找和管理。比如，科技企業(yè)將技術(shù)研發(fā)檔案細(xì)分為專利申請文件、科研項目報告和實驗數(shù)據(jù)記錄等，方便研究人員快速查找所需要的數(shù)據(jù)。通過定義文檔元數(shù)據(jù)，研究其格式和內(nèi)容需求，詳細(xì)描述文檔生成時間、作者、主題及關(guān)鍵字等，可以提升文檔檢索的準(zhǔn)確性和效率。在電子文檔錄入過程中，各部門應(yīng)嚴(yán)格遵循元數(shù)據(jù)規(guī)范，確保數(shù)據(jù)具有一致性和標(biāo)準(zhǔn)化。同時，還應(yīng)從格式的通用性、兼容性和長期易讀性等方面統(tǒng)一存儲格式。在文字檔案中，使用PDF、TXT等格式存儲，圖片文件選用主流JPEG、TIFF等格式，音頻和視頻文件均采用MP4、WAV等標(biāo)準(zhǔn)格式存儲，以此解決由格式混亂造成數(shù)據(jù)無法閱讀和轉(zhuǎn)化問題，確保企業(yè)檔案資料在不同軟件和系統(tǒng)之間無縫流轉(zhuǎn)。

3.加強人才隊伍建設(shè)

開展企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理時，應(yīng)引進(jìn)具有一定檔案管理能力并具備較高計算機和信息管理能力的復(fù)合型人才。此類人才能夠在系統(tǒng)選擇、標(biāo)準(zhǔn)制定以及日常運行維護(hù)等多個層面提供全方位的專業(yè)支持。使其將檔案管理的重心轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案信息管理，依托自身的專業(yè)知識和豐富的實踐經(jīng)驗，快速構(gòu)建高效的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。同時，還應(yīng)長期且系統(tǒng)地培訓(xùn)在崗的檔案管理人員，讓他們熟悉數(shù)據(jù)處理設(shè)備，提高其檔案管理軟件操作水平。此外，還應(yīng)對企業(yè)其他人員開展檔案信息檢索和使用方面的培訓(xùn)，使其有效了解檔案知識，增強全體員工對企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理的認(rèn)識，推動企業(yè)內(nèi)部檔案信息交流和共享。例如，采用內(nèi)部培訓(xùn)和外部專家講課的方法，使檔案管理人員和內(nèi)部員工掌握大數(shù)據(jù)分析工具以及應(yīng)用技巧，保證普通員工也可熟練使用檔案管理系統(tǒng)查找所需要的材料，提高工作效率。

4.建立健全安全保障體系

在推進(jìn)企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理的過程中，必須部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)以及防病毒軟件等措施，以有效抵御外部入侵和惡意軟件的威脅。對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實行分區(qū)管理，按照保密級別劃分不同存取權(quán)限，禁止非法進(jìn)入?？稍跀?shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，通過多層防火墻隔離，使其與外界網(wǎng)絡(luò)徹底隔離，確保企業(yè)機密不被泄露。建立完備的數(shù)據(jù)備份制度，定期全量備份和增量備份檔案數(shù)據(jù)，將備份數(shù)據(jù)存放在異地數(shù)據(jù)中心，避免因自然災(zāi)害、硬件故障或人為錯誤操作而造成數(shù)據(jù)損失。同時，還可應(yīng)用快速數(shù)據(jù)修復(fù)方法，以保證企業(yè)檔案信息資源在遭到破壞時可被迅速修復(fù)，減少企業(yè)損失。此外，應(yīng)建立完善的企業(yè)檔案資料安全管理體系，包括人員權(quán)限管理、規(guī)范操作程序和安全事件應(yīng)急處置措施等。在檔案存取、使用和傳輸過程中，明確職工的職責(zé)和義務(wù)，嚴(yán)厲查處違反規(guī)定作業(yè)行為，在制度方面保證檔案信息的安全性。

四、企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理應(yīng)用路徑

1.助力企業(yè)內(nèi)部運營優(yōu)化

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，各部門會涉及眾多重復(fù)性流程。借助數(shù)字化手段，分析過去幾年的企業(yè)檔案信息資源，能夠精準(zhǔn)識別流程中的瓶頸和冗余環(huán)節(jié)。比如，生產(chǎn)企業(yè)可通過檢索裝配過程文件，并結(jié)合生產(chǎn)效率數(shù)據(jù)、質(zhì)量問題反饋文件等資料，識別生產(chǎn)過程中耗時較長或易造成缺陷的環(huán)節(jié)。隨后，針對性地調(diào)整工藝流程，分析并重新配置人力和物力資源，使生產(chǎn)過程更加高效，從而提升總體生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本；人事檔案數(shù)字化可為人事部門發(fā)展提供大量資料支撐。通過分析員工的教育背景、培訓(xùn)記錄和工作履歷等檔案資料，可以更加準(zhǔn)確地評價員工技術(shù)水平和發(fā)展?jié)撃?，從而為選拔人才、提升職位提供客觀參考。例如，在選擇項目管理人員時，結(jié)合員工的項目參與情況和領(lǐng)導(dǎo)才能評價文件，篩選具有勝任力的人才。同時，通過對員工離職記錄的分析，系統(tǒng)總結(jié)薪酬福利、工作環(huán)境以及職業(yè)發(fā)展受限等關(guān)鍵因素對員工離職所產(chǎn)生的影響，為企業(yè)改進(jìn)人事政策，提升員工滿意度提供借鑒。財務(wù)檔案數(shù)字化后，便于會計人員開展歷史縱向和橫向比較分析。在數(shù)據(jù)分析工具的幫助下，結(jié)合歷年財務(wù)報表、稅務(wù)申報文件和審計報告等內(nèi)容，分析企業(yè)財務(wù)情況，從而提前找出資金鏈緊張、成本失控等可能出現(xiàn)的財務(wù)風(fēng)險。在制定預(yù)算過程中，參照過往類似工程或經(jīng)營周期的財務(wù)費用檔案信息，提升預(yù)算的科學(xué)性與合理性，精準(zhǔn)把控企業(yè)資金流動，確保企業(yè)財務(wù)的健康與穩(wěn)定。

2.為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供支撐

市場營銷部利用數(shù)字化檔案資源，如客戶檔案、銷售檔案和市場研究檔案等，通過數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)深入分析市場。通過分析不同區(qū)域、不同顧客群的購買行為、消費偏好及需求變化趨勢等資料，可精確識別目標(biāo)市場和潛在顧客，為調(diào)整企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)方向、制定營銷戰(zhàn)略提供強有力的支持。比如，電商企業(yè)可通過分析大量顧客的購物記錄，找出當(dāng)前銷售額持續(xù)增加的商品，并結(jié)合有關(guān)市場評論信息，判定其是否能成為一種新的消費熱點，從而提前做好研發(fā)和宣傳工作，以取得市場領(lǐng)先權(quán)。同時，數(shù)字化技術(shù)還能分析競爭對手。企業(yè)應(yīng)收集、整理競爭對手的相關(guān)信息，并將其數(shù)字化存檔，創(chuàng)建競爭對手信息資料庫。通過比較和分析競爭者的產(chǎn)品特征、定價策略、營銷活動和技術(shù)研發(fā)動態(tài)等資料，找出自己的競爭優(yōu)勢和劣勢，并據(jù)此制定不同的競爭策略，適時調(diào)整自己的研究方向和產(chǎn)品創(chuàng)新路線，可以維持自身在市場中的競爭優(yōu)勢。此外，企業(yè)高管應(yīng)結(jié)合數(shù)字化檔案信息從多方面考慮企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展策略。數(shù)字化企業(yè)檔案記錄了企業(yè)成立至今的所有重要事件、成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)，可為企業(yè)發(fā)展提供全方位、深度的歷史性視角?；仡欉^往戰(zhàn)略執(zhí)行中的檔案數(shù)據(jù)，評估其成效與不足，并結(jié)合當(dāng)前市場環(huán)境、行業(yè)發(fā)展趨勢及企業(yè)自身的資源狀況，制定更具前瞻性和可行性的發(fā)展規(guī)劃，以指導(dǎo)企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)、健康發(fā)展。

3.推動知識傳承與創(chuàng)新

利用數(shù)字化企業(yè)檔案信息資源能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部知識的傳承與創(chuàng)新。其中，建立以數(shù)字檔案為中心的知識共享平臺可以突破部門之間的壁壘，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)知識暢通流動。通過該平臺，員工可獲取企業(yè)各方面信息，如技術(shù)研發(fā)數(shù)據(jù)、項目經(jīng)驗以及最佳實踐案例等，從而提高工作效率。比如，新研發(fā)人員可通過查閱企業(yè)內(nèi)部的大量實驗數(shù)據(jù)和攻克技術(shù)難題等信息，迅速上手，縮短開發(fā)時間。同時，在該平臺員工可上傳自己的工作結(jié)果和經(jīng)驗，營造良好的知識共享環(huán)境，提高員工的知識水平。此外，豐富的檔案資料猶如靈感之源，可以給工作人員無限的思考空間。不同部門的人員在處理文件資料時會擦出不同火花。利用數(shù)據(jù)挖掘和知識圖譜等技術(shù)，從檔案中挖掘更多有價值的知識和信息，形成企業(yè)內(nèi)部的知識庫或知識地圖。通過整合內(nèi)外部知識資源，構(gòu)建內(nèi)部知識網(wǎng)絡(luò)，可以促進(jìn)知識共享和創(chuàng)新。并且，通過深入研究數(shù)字文檔，可以有效激發(fā)員工深度挖掘數(shù)據(jù)文檔，為企業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)和商業(yè)模式帶來新變化。在該過程中，企業(yè)應(yīng)通過分享經(jīng)驗、交流心得，不斷激發(fā)員工的創(chuàng)新思維和實踐能力，促進(jìn)檔案管理持續(xù)優(yōu)化。

4.拓展國際合作與交流

借助數(shù)字化檔案信息資源，企業(yè)能夠依托多年的產(chǎn)業(yè)經(jīng)驗和豐富的數(shù)字化專業(yè)檔案資料，積極參與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定。分享企業(yè)先進(jìn)的技術(shù)規(guī)范、工藝流程和質(zhì)量管理文件等，不僅可以提升行業(yè)質(zhì)量，還能確立企業(yè)在行業(yè)的權(quán)威性，從而獲得更多的市場認(rèn)同和合作機遇。

此外，在與高校及科研院所展開產(chǎn)學(xué)研合作的過程中，企業(yè)的數(shù)字化檔案信息成為實現(xiàn)校企間交流與合作的關(guān)鍵要素之一。通過研究企業(yè)技術(shù)難題檔案和市場需求檔案，便于高校科研人員開展針對性地研究，開發(fā)更符合企業(yè)需求的成果。企業(yè)可借助高校的前沿理論知識和創(chuàng)新思維，結(jié)合自身豐富的實踐檔案資源，推動科技成果的轉(zhuǎn)換和應(yīng)用，達(dá)到雙贏的目的。

五、結(jié)束語

總之，企業(yè)檔案信息資源數(shù)字化管理是一個具有長期性、復(fù)雜性的系統(tǒng)工程。通過以上策略的實施，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，充分發(fā)揮檔案信息資源的潛在價值，幫助自身在激烈的市場競爭中穩(wěn)步前進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)再上一個新臺階。此外，企業(yè)檔案信息資源的數(shù)字化利用方式愈發(fā)廣泛且深刻，貫穿于企業(yè)發(fā)展的各個階段。企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識到這一寶貴資源的價值，持續(xù)探索并創(chuàng)新利用手段，不斷完善數(shù)字化管理系統(tǒng)，使檔案信息資源成為推動企業(yè)壯大發(fā)展的強勁動力，助力企業(yè)在激烈的市場競爭中脫穎而出。

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作者單位：廣西鋁業(yè)集團有限公司