新時(shí)期做好地名檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

第二次全國地名普查工作在全國范圍內(nèi)展開，其成果豐碩且意義重大。莆田市秀嶼區(qū)積極響應(yīng)此次普查工作，在普查過程中積累了大量珍貴的地名資料。這些資料成為研究當(dāng)?shù)氐乩?、歷史、文化和社會(huì)發(fā)展的重要依據(jù)。尤其是《秀嶼區(qū)地名錄》的編纂完成，其是秀嶼區(qū)首部區(qū)級(jí)地名錄，是在對(duì)區(qū)內(nèi)地名開展深人普查后，經(jīng)編纂人員精心整理而成。這部地名錄以收錄秀嶼地名標(biāo)準(zhǔn)名稱、地名來歷和歷史沿革為主要內(nèi)容，全面、客觀地反映了秀嶼區(qū)地名相關(guān)的自然和經(jīng)濟(jì)社會(huì)概況，為秀嶼區(qū)建區(qū)20周年獻(xiàn)上了一份意義非凡的大禮。以秀嶼區(qū)二普檔案工作為例，探討新時(shí)期地名檔案管理工作具有很強(qiáng)的代表性，能夠?yàn)槠渌貐^(qū)在地名檔案管理方面提供有益的借鑒，有助于更好地應(yīng)對(duì)當(dāng)前地名檔案管理工作中面臨的新挑戰(zhàn)和新機(jī)遇，推動(dòng)地名檔案管理工作朝著更科學(xué)、更完善的方向發(fā)展。

一、莆田市秀嶼區(qū)地名檔案工作概況

莆田市秀嶼區(qū)積極參與第二次全國地名普查工作，這次普查意義重大，涵蓋了廣泛的內(nèi)容且持續(xù)了一定的時(shí)間范圍。在普查過程中，工作人員細(xì)致入微，對(duì)區(qū)內(nèi)眾多地名相關(guān)信息實(shí)施了全面梳理。此次普查成果豐富，為后續(xù)工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，《莆田市秀嶼區(qū)地名錄》應(yīng)運(yùn)而生，其是秀嶼區(qū)地名普查及檔案工作的重要結(jié)晶。編纂過程嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)，民政局精心組織，編纂人員付出諸多心血。這部地名錄內(nèi)容翔實(shí)，以秀嶼區(qū)地名普查后的各類標(biāo)準(zhǔn)地名匯總為核心，包含了豐富的自然和經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息，如實(shí)反映了地名形成、演變、命名特點(diǎn)以及使用狀況。其結(jié)構(gòu)合理，全書分為序圖、秀嶼區(qū)、政區(qū)、非行政區(qū)域、海域、自然地理、水利電力、交通、名勝古跡、建筑物、單位和索引等十二章四十二節(jié)，收錄地名多達(dá)3753條，還穿插編排了秀嶼政區(qū)圖、城區(qū)圖及各鎮(zhèn)地圖共計(jì)13幅，地名照片60幅，是一部資料性、實(shí)用性和指導(dǎo)性兼?zhèn)涞牡孛麑Ｖ谛銕Z區(qū)地名管理與文化傳承等方面有著極高的價(jià)值。

二、秀嶼區(qū)地名檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)借鑒

1.資料收集的全面性和準(zhǔn)確性

在秀嶼區(qū)地名檔案管理工作中，資料收集的全面性與準(zhǔn)確性堪稱典范。一方面，資料收集極具全面性，其依據(jù)權(quán)威且多元，不僅充分利用秀嶼區(qū)第二次全國地名普查成果資料，還將2015至2019年間的地名數(shù)據(jù)資料作為重要補(bǔ)充，多維度涵蓋不同時(shí)段的信息。這種全面收集的方式確保了沒有遺漏重要的地名數(shù)據(jù)，無論是古老的傳統(tǒng)地名，還是新出現(xiàn)的現(xiàn)代地名，都被納入其中。另一方面，準(zhǔn)確性貫穿整個(gè)資料收集過程。為了保證地名信息的準(zhǔn)確可靠，編纂人員開展了大量的調(diào)查、取證、統(tǒng)計(jì)、核對(duì)和考證工作。編纂人員深入實(shí)地對(duì)每一個(gè)地名的來源、歷史沿革等信息開展詳細(xì)考察，與當(dāng)?shù)鼐用?、歷史文獻(xiàn)和相關(guān)機(jī)構(gòu)等多方面核對(duì)，確保所收集到的每一個(gè)地名信息都能如實(shí)、客觀地反映與地名相關(guān)的自然和經(jīng)濟(jì)社會(huì)概況，為地名檔案管理工作筑牢了根基。

2.編纂過程的科學(xué)性和規(guī)范性

在秀嶼區(qū)地名檔案的編纂過程中，科學(xué)性與規(guī)范性體現(xiàn)得淋漓盡致。從科學(xué)性來看，編纂團(tuán)隊(duì)對(duì)地名信息實(shí)施了極為系統(tǒng)的梳理。編纂人員深人探究各類地名的內(nèi)在邏輯，詳細(xì)分析每一個(gè)地名的形成原因，無論是因地理特征、歷史事件還是人文因素所命名，都一一剖析。對(duì)于地名的演變過程，通過多方面考證，梳理出清晰的脈絡(luò)，明確不同時(shí)期地名的變化情況。在命名特點(diǎn)方面，總結(jié)出區(qū)域內(nèi)地名在語音、語義和結(jié)構(gòu)等方面的共性與個(gè)性，并準(zhǔn)確把握其使用狀況，了解每個(gè)地名在當(dāng)?shù)厣鐣?huì)生活中的實(shí)際應(yīng)用范圍和頻率，從而讓地名信息呈現(xiàn)出完整的體系。

在規(guī)范性上，整個(gè)編纂工作嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。以地名的選取為例，依據(jù)統(tǒng)一的地名普查成果資料確定標(biāo)準(zhǔn)地名，確保所編纂內(nèi)容的權(quán)威性。在內(nèi)容編排上，按照合理的分類邏輯，將全書分為序圖、秀嶼區(qū)和政區(qū)等十二章四十二節(jié)，使不同類型的地名各歸其位。對(duì)于地名的表述，無論是地名來歷還是歷史沿革的闡述，都使用規(guī)范的語言和格式，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的情況。

三、秀嶼區(qū)地名檔案工作存在的主要問題

一是在檔案存儲(chǔ)與檢索上，現(xiàn)有的地名檔案資料分散于各處，紙質(zhì)文檔與電子數(shù)據(jù)各自為政，未構(gòu)建統(tǒng)一的地名檔案數(shù)據(jù)庫，且檢索手段單一落后，僅能基于簡單的屬性查找，難以滿足多元、精準(zhǔn)的查詢需求。

二是在信息技術(shù)應(yīng)用與服務(wù)渠道拓展方面與新興技術(shù)融合滯后，未與地理信息系統(tǒng)深度對(duì)接，地名空間信息與檔案內(nèi)容割裂。同時(shí)，缺乏移動(dòng)端便捷服務(wù)平臺(tái)以及互動(dòng)交流渠道，限制了公眾隨時(shí)隨地獲取信息并參與地名文化傳播的能力。

三是地名文化保護(hù)工作面臨挑戰(zhàn)。缺少科學(xué)的文化價(jià)值評(píng)估體系，無法精準(zhǔn)甄別珍貴地名，相關(guān)法律法規(guī)不健全，對(duì)地名破壞行為缺乏約束，公眾對(duì)地名文化價(jià)值認(rèn)知不足，參與保護(hù)的積極性未被充分調(diào)動(dòng)，不利于地名文化傳承延續(xù)。

四是檔案利用流程存在弊端。申請(qǐng)手續(xù)繁雜，需提供眾多材料并歷經(jīng)多部門審批，流程不透明，用戶難以知曉各環(huán)節(jié)詳情與進(jìn)展，且部門間資源整合共享困難，形成信息孤島，協(xié)同作業(yè)效率低下，極大地影響了檔案利用服務(wù)的質(zhì)量與效率提升。

四、新時(shí)期做好地名檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1.建立地名檔案庫，實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)與檢索

新時(shí)期，加強(qiáng)地名檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)至關(guān)重要，而建立地名檔案數(shù)據(jù)庫是其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。相關(guān)人員可以充分利用華為盤古云數(shù)據(jù)對(duì)地名檔案實(shí)施全面梳理，整合包括行政區(qū)劃、居民地、自然地理實(shí)體、建筑物、企事業(yè)單位和名勝古跡等各類地名信息。這些信息來源廣泛，既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也有現(xiàn)代普查過程中形成的電子數(shù)據(jù)。相關(guān)人員需要將其統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，按照科學(xué)合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，如根據(jù)地名類型、地域范圍和歷史時(shí)期等維度實(shí)施分類存儲(chǔ)。

在電子化存儲(chǔ)過程中要注重?cái)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于每一個(gè)地名，其標(biāo)準(zhǔn)名稱、來歷、歷史沿革和相關(guān)地理坐標(biāo)等詳細(xì)信息都要準(zhǔn)確無誤地錄入。同時(shí)，要建立數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)機(jī)制。例如，將同一地區(qū)的不同類型地名相互關(guān)聯(lián)或者將具有歷史演變關(guān)系的地名串聯(lián)，以便更好地呈現(xiàn)地名體系。

為了實(shí)現(xiàn)高效的檢索功能，數(shù)據(jù)庫需要配備強(qiáng)大的檢索引擎。該檢索引擎要支持多種檢索方式，如可以通過地名的關(guān)鍵詞實(shí)施模糊檢索，方便用戶在只記得部分信息的情況下找到目標(biāo)地名；還可以按照精確的條件實(shí)施檢索，如特定的行政區(qū)域、某一歷史時(shí)期的地名等。此外，檢索結(jié)果應(yīng)能夠快速呈現(xiàn)，并且展示出豐富的信息內(nèi)容，包括地名相關(guān)的圖片、地圖標(biāo)注等，從而為用戶提供便捷、全面的地名檔案查詢服務(wù)，滿足社會(huì)各界對(duì)地名信息的需求。

2.利用信息技術(shù)拓展服務(wù)渠道

首先，相關(guān)人員可以創(chuàng)建一個(gè)綜合性的地名信息服務(wù)平臺(tái)，融合AI、信創(chuàng)等多種新技術(shù)。該平臺(tái)要具備友好的用戶界面，無論是專業(yè)研究人員還是普通大眾都能輕松上手。在功能設(shè)計(jì)上，要涵蓋地名查詢、地名文化展示和地理信息關(guān)聯(lián)等多種功能。對(duì)于地名查詢功能，要支持多種查詢方式，可以通過精確的地名全稱搜索，也可以利用模糊搜索，如輸入地名中的部分關(guān)鍵字、同音字等就能獲取相關(guān)結(jié)果。同時(shí)，根據(jù)用戶的查詢歷史和行為習(xí)慣，為其提供個(gè)性化的推薦列表，提高查詢效率。在地名文化展示方面，可以通過圖文、音頻和視頻等多種形式，生動(dòng)地展現(xiàn)地名背后的故事。例如，對(duì)于歷史悠久的地名，可以呈現(xiàn)其古代的文獻(xiàn)記載、詩詞描述，并配上專業(yè)解說音頻，讓用戶仿佛穿越時(shí)空感受地名的文化底蘊(yùn)。對(duì)于有特殊意義的地名還可以制作專門的短視頻，展示其與當(dāng)?shù)孛袼?、傳統(tǒng)的緊密聯(lián)系。

其次，可以與地理信息系統(tǒng)（GIS）深度融合。將地名檔案與GIS技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)地名信息的地理空間可視化。在GIS平臺(tái)，每個(gè)地名都能精準(zhǔn)地在地圖上定位，并與周邊的地理要素相關(guān)聯(lián)。用戶可以通過縮放、平移地圖查看不同區(qū)域的地名分布情況，了解地名與山川、河流和交通線路等地理實(shí)體的關(guān)系。此外，還可以利用GIS的空間分析功能，挖掘地名之間的空間分布規(guī)律，如分析某一地區(qū)以姓氏命名的村落的聚集模式，或者研究沿海地區(qū)與海洋相關(guān)地名的分布特征，為歷史地理、文化地理等研究領(lǐng)域提供有力的數(shù)據(jù)支持。

最后，借助云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)提升服務(wù)質(zhì)量。利用云計(jì)算技術(shù)搭建地名檔案管理的云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、計(jì)算和處理，可以大幅提升系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和靈活性，滿足不同用戶規(guī)模和數(shù)據(jù)量增長的需求。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)海量的地名檔案數(shù)據(jù)實(shí)施分析，能夠挖掘用戶的查詢需求趨勢(shì)、不同地區(qū)對(duì)地名信息的關(guān)注熱點(diǎn)等信息，從而有針對(duì)性地優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容和方式。例如，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)時(shí)期用戶對(duì)某一歷史時(shí)期的地名查詢量顯著增加，可以及時(shí)在平臺(tái)上推出相關(guān)的專題資料或研究成果。

3.建立地名文化保護(hù)機(jī)制，確保傳承和延續(xù)

建立地名文化保護(hù)機(jī)制先要構(gòu)建地名文化評(píng)估體系?？梢越M織專家學(xué)者依據(jù)歷史價(jià)值、文化內(nèi)涵和社會(huì)影響等維度，對(duì)地名開展全面評(píng)估，精準(zhǔn)識(shí)別那些具有重要文化意義的古老地名、特色地名，對(duì)于已識(shí)別的重要地名，需要制定嚴(yán)格的保護(hù)名錄，并通過法律法規(guī)保障其不可隨意更改。同時(shí)，建立地名使用監(jiān)管制度，對(duì)在城市建設(shè)、區(qū)域開發(fā)等過程中的地名使用情況實(shí)施嚴(yán)格監(jiān)督，杜絕隨意破壞或篡改具有文化價(jià)值地名的行為。另外，相關(guān)人員還可以鼓勵(lì)當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)和居民參與地名文化保護(hù)。通過開展相關(guān)宣傳教育活動(dòng)，提升民眾對(duì)本地地名文化價(jià)值的認(rèn)知，讓其成為地名文化保護(hù)的積極參與者和監(jiān)督者。還可以設(shè)立地名文化保護(hù)專項(xiàng)資金，用于對(duì)受損地名文化的修復(fù)以及對(duì)相關(guān)研究、保護(hù)工作的支持，確保地名文化在現(xiàn)代社會(huì)中得以傳承和延續(xù)。

4.優(yōu)化檔案利用流程，提高管理效率

優(yōu)化檔案利用流程對(duì)于提升地名檔案管理工作質(zhì)量、滿足社會(huì)需求至關(guān)重要。

第一，對(duì)現(xiàn)有的檔案利用流程實(shí)施深度剖析。組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，從用戶申請(qǐng)、信息檢索、審批環(huán)節(jié)到最終獲取檔案資料的每一個(gè)步驟都詳細(xì)審查，找出其中存在的效率低下、手續(xù)煩瑣等問題。例如，某些地區(qū)在查詢地名檔案時(shí)，需要申請(qǐng)人在多個(gè)部門之間來回奔波提交材料，這種情況必須得到改善。

第二，簡化申請(qǐng)手續(xù)是關(guān)鍵一步。制定清晰、簡潔的申請(qǐng)指南，明確列出所需的必要信息，避免要求過多無關(guān)材料?？梢酝ㄟ^在線申請(qǐng)平臺(tái)，讓用戶能夠方便地提交查詢請(qǐng)求，并利用身份認(rèn)證技術(shù)，在保障信息安全的前提下，減少不必要的身份證明文件要求。對(duì)于一些常規(guī)、非敏感的地名檔案查詢，甚至可以實(shí)現(xiàn)免審批或簡化審批流程，設(shè)置自動(dòng)審批機(jī)制，根據(jù)預(yù)設(shè)的條件快速處理申請(qǐng)。

第三，整合檔案資源也是優(yōu)化流程的重要內(nèi)容。打破不同部門、不同類型地名檔案之間的信息壁壘，建立統(tǒng)一的地名檔案數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，無論是歷史悠久的古老地名檔案，還是新錄入的現(xiàn)代地名信息，都能實(shí)現(xiàn)一體化存儲(chǔ)和管理。通過智能索引技術(shù)，對(duì)地名檔案實(shí)施多維度分類和標(biāo)記，如按照地域、年代和地名類型等，使檢索更加精準(zhǔn)和高效。

第四，在信息反饋環(huán)節(jié)，要提升質(zhì)量和速度。當(dāng)用戶提交查詢請(qǐng)求后，系統(tǒng)應(yīng)立即啟動(dòng)檢索程序，利用先進(jìn)的算法在短時(shí)間內(nèi)從海量檔案中提取相關(guān)信息。反饋的信息要以清晰、易懂的形式呈現(xiàn)，不僅包括地名的基本信息，如名稱、位置和歷史沿革等，還可以根據(jù)用戶需求提供相關(guān)的圖片、地圖和歷史文獻(xiàn)資料等輔助內(nèi)容。同時(shí)，建立用戶溝通渠道。若在查詢過程中出現(xiàn)信息不完整或不準(zhǔn)確的情況，能夠及時(shí)與用戶溝通并解決問題。此外，定期對(duì)檔案利用流程實(shí)施評(píng)估和改進(jìn)。收集用戶的使用反饋和意見，分析檔案利用的頻率、類型等數(shù)據(jù)，根據(jù)這些反饋和數(shù)據(jù)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化流程中的不合理之處，確保檔案利用流程始終保持高效、便捷，真正發(fā)揮地名檔案的價(jià)值。

第五，加強(qiáng)宣傳推廣對(duì)于讓公眾了解地名檔案價(jià)值和使用方法至關(guān)重要，新媒體是有力的工具?？梢岳蒙缃幻襟w平臺(tái)創(chuàng)建官方賬號(hào)，如在某博、某信等平臺(tái)定期發(fā)布內(nèi)容豐富且形式多樣的地名檔案相關(guān)信息。例如，以生動(dòng)有趣的短文講述地名背后的歷史故事、文化傳說，配上精美的圖片或手繪插畫，吸引用戶的注意力。

五、結(jié)語

總之，地名檔案管理工作在新時(shí)期面臨著新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)。以秀嶼區(qū)地名錄為鑒，通過加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)、建立文化保護(hù)機(jī)制、優(yōu)化利用流程和強(qiáng)化宣傳推廣等措施，有望讓地名檔案更好地服務(wù)社會(huì)，不僅能夠傳承和弘揚(yáng)地名文化，還能為國家治理現(xiàn)代化和地方發(fā)展提供有力支撐，開啟地名檔案管理工作的新篇章。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳世清，郭自恒，葡森.關(guān)于做好新時(shí)期地名檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].檔案天地，2022（12）：50-51.

[2]陳秀娟.新時(shí)期做好人民法院檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)與思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（25）：45-47.

[3]張玉鵬.新時(shí)期做好財(cái)政局檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2021（09）：10-12.

[4]羅如英.新時(shí)期如何做好干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019，16（17）：184-185.

[5]任麗麗.新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].大家健康（學(xué)術(shù)版），2015，9（02）：277.

[6]陳偉光.新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù) 2012（01）;19+21

作者單位：莆田市秀嶼區(qū)民政局