文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探究

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A

隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位面臨著日益復(fù)雜的內(nèi)外部環(huán)境，對管理效能提出了更高要求。文書檔案作為單位履職盡責、服務(wù)民眾的重要依據(jù)，其規(guī)范化、精細化管理水平在很大程度上影響和制約著事業(yè)單位的效能發(fā)揮。當前，不少事業(yè)單位的文書檔案管理仍存在諸多短板，亟須創(chuàng)新整理思路和方法，完善基礎(chǔ)設(shè)施，提高信息化水平，為效能化發(fā)展賦能。高質(zhì)量的文書檔案整理不僅能夠提高工作效率，還能夠促進單位資源優(yōu)化配置、風險有效管控以及內(nèi)外部協(xié)同創(chuàng)新，為建設(shè)服務(wù)型、責任型及效能型的現(xiàn)代事業(yè)單位奠定堅實基礎(chǔ)。

一、文書檔案整理的現(xiàn)狀及面臨的挑戰(zhàn)

文書檔案整理作為事業(yè)單位管理的重要環(huán)節(jié)，其現(xiàn)狀不容樂觀，有些單位的檔案資料堆積如山、雜亂無章，缺乏系統(tǒng)性的分類和編目，查找起來十分耗時耗力。部分檔案室條件簡陋，缺乏必要的防塵、防潮以及防火等保護措施，時間一長，檔案就會受損甚至丟失。一些部門的檔案管理制度不完善，缺乏嚴格的審批流程和保密規(guī)定，存在文件外泄的安全隱患。面對信息化時代的新要求，傳統(tǒng)人工整理模式已難以為繼，亟須向數(shù)字化、智能化升級轉(zhuǎn)型。但受制于經(jīng)費有限、人員不足以及技術(shù)欠缺等因素，推進檔案管理現(xiàn)代化絕非易事。如何在資源有限的條件下，通過流程再造、開放共享等舉措破解文書檔案整理工作的難題，全面提高檔案管理水平，已成為擺在各事業(yè)單位面前的重大課題，考驗著管理者的智慧和決心。

二、文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

1.提高工作效率，節(jié)約時間成本文書檔案的系統(tǒng)化整理與歸檔，通過實施文件材料的分類、編號及造冊等一系列規(guī)范化操作，并結(jié)合現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)實行電子化存儲，使得事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的高效統(tǒng)一管理和便捷快速檢索，大幅降低人工查找所需的時間和精力成本。當工作人員需要查閱特定文件時，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，即可快速定位所需資料，無需逐頁翻找，從而大幅提高工作效率。與此同時，系統(tǒng)化的文書檔案整理也能有效避免文件散失、損毀等情況的發(fā)生。通過對檔案室的環(huán)境優(yōu)化，配備必要的防護設(shè)施，并明確檔案的保管、調(diào)閱以及銷毀等環(huán)節(jié)的管理規(guī)范，事業(yè)單位可以最大限度地保證檔案的安全性和完整性，杜絕因保管不善而造成的文件丟失。當檔案能夠妥善保管、長久留存時，即便人員更替，相關(guān)工作也能做到有據(jù)可查、有章可循，避免出現(xiàn)前任工作交接不清、后續(xù)工作無從下手而不得不重復(fù)勞動的窘境，保障各項工作的延續(xù)性和規(guī)范性，為事業(yè)單位的效能化發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

2.優(yōu)化資源配置，提高決策水平

海量的檔案資料蘊含著寶貴的歷史數(shù)據(jù)和發(fā)展脈絡(luò)，如果能充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對其展開深度挖掘和分析，就可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展歷程中一些隱藏的規(guī)律和趨勢。例如，通過對往年財務(wù)報表、人事檔案及項目方案等資料的綜合分析，可以準確把握單位在不同時期的資金投入、人才結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)重點等方面的變化趨勢，為當前乃至未來一段時期的發(fā)展規(guī)劃提供可借鑒的數(shù)據(jù)支撐。而對于事業(yè)單位的決策者而言，利用大數(shù)據(jù)分析檔案的價值更為突出。領(lǐng)導(dǎo)者在制定重大決策時，如果能充分借鑒檔案中的歷史經(jīng)驗教訓(xùn)和數(shù)據(jù)依據(jù)，并據(jù)此科學(xué)預(yù)判政策的可行性與風險點，就能夠提升決策的科學(xué)性與準確性，避免決策失誤或資源浪費等問題的發(fā)生。

3.強化風險管控，保障單位安全

事業(yè)單位的檔案資料中往往包含大量敏感信息，如個人隱私、商業(yè)機密以及涉密文件等，一旦管理不善，極易引發(fā)信息被泄露、數(shù)據(jù)被竊等安全隱患。為防范此類風險，事業(yè)單位須著力完善檔案管理的相關(guān)制度，明確檔案的分類標準、保密規(guī)定以及訪問權(quán)限等，并通過定期開展檔案安全自查、人員保密培訓(xùn)等措施，強化全員的信息安全意識，筑牢檔案安全“防火墻”。與此同時，檔案調(diào)閱、外借等環(huán)節(jié)也應(yīng)納入嚴格管控，建立健全審批流程，對調(diào)閱者的身份、目的以及用途等實行嚴格審查把關(guān)，并明確相關(guān)責任追究機制，有效避免檔案資料被違規(guī)使用、惡意泄露。此外，事業(yè)單位還應(yīng)積極運用信息化手段提高檔案安全管理水平，如引入電子檔案系統(tǒng)對重要文件實行異地備份，構(gòu)建人侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)防線，全方位織密檔案安全保護網(wǎng)。

4.促進協(xié)同合作，提升服務(wù)質(zhì)量

文書檔案的有序整理和集中管理是打破部門間信息壁壘、促進協(xié)同合作的有效途徑。長期以來，事業(yè)單位各部門各自為政、條塊分割的弊端較為突出，不同部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案資料往往各自保管、互不相通，不僅造成了信息孤島，還極大地影響了工作效率。而檔案的集中管理則從源頭上避免了這一問題，通過對各類文件材料實行統(tǒng)一收集、分類、編目及數(shù)字化，建成涵蓋全單位業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享檔案庫，員工無須再為尋找其他部門的資料而奔走勞碌，只需在檔案信息系統(tǒng)中簡單檢索，即可獲取所需信息，真正實現(xiàn)了信息共享、資源共用，單位內(nèi)部的溝通協(xié)作也必將更加順暢高效。更重要的是檔案的有序管理還可為事業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)奠定堅實基礎(chǔ)。當服務(wù)對象提出信息查詢、材料調(diào)閱等要求時，如果檔案散亂無章、查找不便，不僅會降低服務(wù)效率，還將直接影響單位在公眾心中的形象。反之，如果能依托完善的檔案管理體系，快速、準確地提供相關(guān)材料，及時高效地回應(yīng)各方訴求，便可充分彰顯事業(yè)單位的專業(yè)性和責任心，切實提升公眾滿意度，進而贏得社會各界的廣泛贊譽，為事業(yè)單位發(fā)展開拓更為廣闊的空間。

三、創(chuàng)新文書檔案整理方式，助力事業(yè)單位效能化發(fā)展

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型，構(gòu)建智慧檔案系統(tǒng)

事業(yè)單位要推進文書檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，首要任務(wù)是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的電子化存儲?？衫酶咚賿呙鑳x、OCR文字識別等設(shè)備和技術(shù)，將歷年積累的紙質(zhì)文件快速轉(zhuǎn)化為電子檔案，并統(tǒng)一存儲到檔案管理系統(tǒng)中。在電子化過程中，還應(yīng)注意對檔案的文件格式、分辨率以及色彩等參數(shù)實行規(guī)范設(shè)置，確保電子檔案的高質(zhì)量成像和長期保存。同時，電子檔案的元數(shù)據(jù)也需要詳細標引，如文件標題、作者、日期以及關(guān)鍵詞等，以便后續(xù)快速檢索和調(diào)用。

數(shù)字化檔案信息既要“進得來”，也要“管得好”，還需引入人工智能技術(shù)，進一步優(yōu)化檔案管理流程。首先，基于深度學(xué)習(xí)技術(shù)自動對電子檔案實行智能分類，設(shè)計科學(xué)的檔案分類體系，替代煩瑣的人工歸類。其次，利用自然語言處理技術(shù)對檔案內(nèi)容實行語義分析、提煉摘要以及關(guān)聯(lián)推薦，方便用戶快速把握檔案要點，發(fā)現(xiàn)有價值的關(guān)聯(lián)信息。最后，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對海量檔案實行共性分析、趨勢預(yù)測以及知識發(fā)現(xiàn)，為單位科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐。此外，檔案系統(tǒng)還可嵌人智能問答、智能檢索等功能，讓用戶隨時隨地獲取所需檔案資源。

2.優(yōu)化整理流程，提升檔案質(zhì)量

事業(yè)單位要優(yōu)化文書檔案的整理流程，應(yīng)構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的檔案分類標準?？山Y(jié)合本單位的業(yè)務(wù)特點，制定一套涵蓋面廣、層次清晰以及簡明易用的分類方案，明確不同類型檔案的著錄項目、格式以及排列順序等細則。在分類體系的基礎(chǔ)上，還應(yīng)明確檔案整理操作的規(guī)范和要求，如原文件的整理、復(fù)印件的制作及檔案裝訂的規(guī)格等，形成一套標準化的整理工序，并嚴格按照流程組織實施。

考慮檔案整理工作專業(yè)性、系統(tǒng)性較強，事業(yè)單位有必要開展經(jīng)常性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持續(xù)提升檔案人員的崗位技能。一方面，可聘請檔案管理領(lǐng)域的專家學(xué)者授課，系統(tǒng)闡述檔案管理的基本理論、方法及標準，幫助員工夯實理論基礎(chǔ)。另一方面，可安排經(jīng)驗豐富的檔案管理骨干傳授實戰(zhàn)經(jīng)驗，手把手指導(dǎo)各項整理操作的具體要領(lǐng)，強化員工的實操能力。培訓(xùn)形式應(yīng)豐富多樣，如案例教學(xué)、情景模擬及現(xiàn)場指導(dǎo)等可交替運用。

與此同時，事業(yè)單位可每年定期開展檔案“回頭看”活動，對檔案室存檔的文件材料展開全面清理，查缺補漏、去偽存真，發(fā)現(xiàn)并及時處置鑒定不準確、整理不規(guī)范的檔案。對于查找出的問題檔案，要專門制定整改措施，逐一予以規(guī)范。對于尚未歸檔入室的文件材料，要抓緊時間補充整理，做到應(yīng)歸盡歸、分類清晰。

3.開放共享應(yīng)用，創(chuàng)新檔案價值

事業(yè)單位在做好文書檔案整理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)積極推動檔案的開放共享，創(chuàng)新檔案價值的實現(xiàn)路徑。一方面，可設(shè)立檔案查詢服務(wù)窗口，制定便民利民的檔案查閱辦法，暢通社會公眾查閱檔案的渠道。同時，建設(shè)面向公眾的網(wǎng)上檔案展示平臺，精選本單位所存重要檔案、珍貴檔案，通過圖文展示、音視頻播放等生動直觀的形式，向社會公眾展現(xiàn)檔案的風采，普及檔案知識。

在必要時還可舉辦主題鮮明、形式新穎的檔案文化展覽，如利用VR/AR等沉浸式體驗技術(shù)，多角度、全方位地再現(xiàn)歷史現(xiàn)場，讓觀眾身臨其境地感受檔案的魅力，在潛移默化中提升對檔案文化的認同感和影響力；另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)著力發(fā)掘檔案的學(xué)術(shù)研究價值?？芍鲃蛹訌娕c高校、科研機構(gòu)的合作，鼓勵相關(guān)學(xué)科的專家學(xué)者深人挖掘本單位的檔案史料，開展學(xué)術(shù)價值較高的檔案文獻整理和編研工作。例如，圍繞本單位在特定歷史時期的重大事件、關(guān)鍵人物，組織專題檔案的搜集整理與系統(tǒng)研究，撰寫學(xué)術(shù)論文、編纂檔案文獻匯編，甚至出版系列檔案史料專著，在促進學(xué)科發(fā)展的同時彰顯檔案的史料價值。考慮到檔案編研往往需要多學(xué)科協(xié)同攻關(guān)，事業(yè)單位還可搭建跨學(xué)科交流合作的平臺，定期召開檔案學(xué)術(shù)研討會，邀請史學(xué)、政治學(xué)及社會學(xué)等學(xué)科的專家共同“會診”檔案，在思想的碰撞中孕育出更多原創(chuàng)性的學(xué)術(shù)成果。

此外，事業(yè)單位可精心設(shè)計體現(xiàn)愛國主義教育、廉政教育等主題內(nèi)容的檔案課程，面向黨員干部、青少年學(xué)生等開展生動鮮活的檔案宣傳教育。例如，選取本單位不同時期的優(yōu)秀事跡檔案，講述先進典型的感人事跡。利用重大決策檔案、信訪檔案等，開展廉政警示教育專題班。針對青少年群體，還可開發(fā)寓教于樂的親子閱讀檔案體驗項目，在潛移默化中培養(yǎng)其檔案意識和家國情懷。

4.建立檔案工作協(xié)調(diào)機制，推動多方協(xié)同治理

事業(yè)單位還應(yīng)著力構(gòu)建檔案工作的協(xié)調(diào)運行機制，推動形成多部門、多領(lǐng)域協(xié)同參與的檔案治理格局。鑒于文書檔案整理涉及單位內(nèi)外部的諸多方面，僅靠檔案部門單打獨斗難以實現(xiàn)預(yù)期目標，必須統(tǒng)籌兼顧、上下聯(lián)動，調(diào)動各方力量共同發(fā)力。

為此，事業(yè)單位應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要負責人擔任組長，相關(guān)職能部門負責人參與，定期研究檔案工作中的重大問題，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案事務(wù)，形成“一把手”親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、相關(guān)部門各負其責的工作機制。

考慮檔案整理專業(yè)性強、情況復(fù)雜，負責檔案日常管理的工作人員還應(yīng)與相關(guān)職能部門建立經(jīng)常性溝通機制。可通過不定期走訪、工作例會等方式，主動了解各部門的文書檔案現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)管理中的突出問題，有的放矢地提供指導(dǎo)和幫助。同時，邀請各部門對檔案工作提出意見和建議，推動檔案管理與業(yè)務(wù)工作的無縫銜接。檔案部門還可牽頭開展檔案管理專題培訓(xùn)，有針對性地普及檔案知識，傳授整理技能，營造濃郁的檔案工作氛圍，匯聚各方力量，形成推進檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的強大合力。

四、結(jié)語

綜上所述，文書檔案整理是事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要抓手。縱觀全文，優(yōu)化檔案整理需堅持規(guī)范與創(chuàng)新并重，一手抓流程再造，一手抓智慧賦能，在筑牢檔案基礎(chǔ)管理的前提下，積極探尋檔案數(shù)字化及檔案大數(shù)據(jù)分析應(yīng)用的新路徑，拓寬檔案服務(wù)的廣度與深度。未來，事業(yè)單位還應(yīng)進一步完善檔案管理頂層設(shè)計，加強檔案人才隊伍建設(shè)，健全檔案工作協(xié)調(diào)機制，推動形成可持續(xù)的檔案管理與開發(fā)良性生態(tài)，為建設(shè)現(xiàn)代化事業(yè)單位提供更加有力的支撐。

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作者單位：孝義經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會