建設(shè)數(shù)字檔案館對檔案管理的影響探微

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

在新時代背景下，各大企業(yè)開始意識到檔案管理的重要性，之前很多企業(yè)過于關(guān)注經(jīng)營活動，對檔案資料缺乏高效管理，導(dǎo)致很多檔案資料出現(xiàn)丟失或不完整的情況。

在這一情況下，部分企業(yè)在開展檔案管理工作時，不再采用人工展開檔案資料的保存、分類和整理等工作，而是做到與時俱進(jìn)，加大資金投人力度，完善數(shù)字檔案館建設(shè)所需要的硬件設(shè)備設(shè)施和軟件，并定期對檔案管理人員開展培訓(xùn)活動，提高檔案管理人員掌握數(shù)字化技術(shù)的操作能力，更好地改善傳統(tǒng)檔案管理工作模式帶來的弊端，助力檔案管理工作朝著現(xiàn)代化和智能化方向轉(zhuǎn)型。

一、建設(shè)數(shù)字檔案館對檔案管理的影響

1.提升檔案管理的實(shí)效性

在新時代背景下，信息化、智能化已經(jīng)成為主流趨勢，企業(yè)需要緊跟時代的發(fā)展腳步，通過建設(shè)數(shù)字檔案館，更加便捷地開展檔案管理工作，幫助檔案管理工作朝著智能化和現(xiàn)代化方向發(fā)展。數(shù)字檔案館能夠分類科學(xué)地存儲檔案資料，可以將原先的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料存儲在檔案館中，也能使用信息技術(shù)完善數(shù)字檔案館的檢索功能，想要查閱相關(guān)檔案資料，須持有密鑰或經(jīng)中請批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。通過搜索所需查看檔案資料的大寫字母或類型，系統(tǒng)可自動顯示相關(guān)內(nèi)容，不僅能高效存儲檔案資料，還能提高檔案資料的使用效率，保障檔案管理的實(shí)效性。

2.減輕檔案管理人員的工作壓力

企業(yè)采用傳統(tǒng)管理模式開展檔案管理工作時，需要對紙質(zhì)檔案資料實(shí)行分類、整理和存儲，增加了檔案管理人員的工作壓力。企業(yè)檔案資料繁雜，加之時間緊迫，檔案管理人員在整理過程中難免出現(xiàn)差錯與疏漏，不僅直接影響檔案資料的完整性，還會延誤整理進(jìn)度。在這一情況下，通過建設(shè)數(shù)字檔案館，只需把紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，使用信息系統(tǒng)自動分類、整理和識別電子檔案資料，不僅能夠有效減輕檔案管理人員的工作壓力，還使檔案管理工作流程不再煩瑣，更具有簡便性。

3.優(yōu)化檔案管理職能

構(gòu)建數(shù)字檔案館，需要企業(yè)內(nèi)部各部門通力合作。在實(shí)際運(yùn)營數(shù)字檔案館的過程中，將促進(jìn)各部門間的深度溝通與交流。此種檔案管理模式，不僅能夠加強(qiáng)企業(yè)各部門的互動，還能更加全面地收集檔案資料。當(dāng)某部門人員需要查閱檔案資料時，需在信息系統(tǒng)提交訪問申請，明確想要訪問檔案資料的類型和原因，在申請批準(zhǔn)之后，能夠快速找到相應(yīng)的檔案資料，極大地方便了檔案管理人員的工作?？梢钥闯?，數(shù)字檔案館的建設(shè)可以優(yōu)化檔案管理職能，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系，提供更加高質(zhì)量的服務(wù)。

4.保障檔案資料安全長期存儲

對于企業(yè)來講，檔案資料彰顯著企業(yè)的歷史進(jìn)程，為企業(yè)后續(xù)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，可以看出檔案資料管理的重要性。通過建設(shè)數(shù)字檔案館，積極使用計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密技術(shù)、操作留痕技術(shù)等，并且結(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)，防止外來人員對檔案資料的篡改，保障檔案資料的安全性和存儲性。同時，將文字版的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案資料，在調(diào)閱檔案資料時，只需要調(diào)閱數(shù)字檔案資料，不用長時間翻閱紙張資料，避免紙張資料破損，延長紙張資料的使用壽命。

二、建設(shè)數(shù)字檔案館存在的問題

1.資金投人不足

過去，企業(yè)普遍認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，因而未對檔案管理展開系統(tǒng)建設(shè)，而是將大量資金投向主營業(yè)務(wù)，導(dǎo)致數(shù)字檔案館建設(shè)因資金不足而受阻。盡管數(shù)字檔案館擁有顯著的優(yōu)勢和便捷性，但在其建設(shè)過程中，企業(yè)需要投入巨額資金，以配備充足的人力資源，引入建設(shè)數(shù)字檔案館所必需的軟件和硬件設(shè)備設(shè)施。有的企業(yè)因?yàn)闆]有對數(shù)字檔案館建設(shè)投入足夠的資金，所以影響了數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)度和質(zhì)量。盡管某些企業(yè)已投入相應(yīng)資金，但由于投人力度不夠，導(dǎo)致數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程中斷，難以推進(jìn)下一步工作，進(jìn)而制約了數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量。此外，部分企業(yè)不夠重視數(shù)字檔案館建設(shè)，認(rèn)為檔案資料整理工作只需要人工完成即可，這也是數(shù)字檔案館資金投人不足的主要原因之一。

2.缺乏規(guī)范性建設(shè)

構(gòu)建數(shù)字檔案館需要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，主要通過硬件設(shè)備設(shè)施實(shí)現(xiàn)檔案資料的智能化管理。在建設(shè)過程中，必須嚴(yán)格按照企業(yè)的要求和標(biāo)準(zhǔn)開展。然而實(shí)際情況表明，部分企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館時缺乏規(guī)范性和合理性，導(dǎo)致最終建成的數(shù)字檔案館未能達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。目前來看，部分企業(yè)在開展數(shù)字檔案館建設(shè)時沒有制定相應(yīng)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致技術(shù)人員在開展工作時沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以參考，數(shù)字檔案館建設(shè)過于盲目和隨意。同時，部分企業(yè)的其他部門也沒有認(rèn)識到數(shù)字檔案館的重要性。在推進(jìn)檔案管理工作的過程中，各部門依然各自為政，未能對檔案管理工作產(chǎn)生積極的推動作用。

3.缺乏充足的數(shù)字檔案資源

對于數(shù)字檔案館而言，數(shù)字檔案資源是其核心組成部分。目前，獲取數(shù)字檔案資料的方式主要有兩種：一是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子檔案資料，二是直接從各部門收集已有的數(shù)字檔案資料。然而，實(shí)際情況顯示，企業(yè)各部門的工作壓力較大，難以有效配合檔案部門的檔案資料收集工作，導(dǎo)致數(shù)字檔案資源大多由紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化而來，直接收集各部門數(shù)字檔案資源的情況較少。在這種情況下，部分檔案管理人員依然承受著較大的管理壓力，整理并掃描各相關(guān)部門的檔案資料是一項(xiàng)耗時較長的工作。由于無法在規(guī)定時間內(nèi)獲取更多的數(shù)字檔案資源，直接影響了數(shù)字檔案館的實(shí)效性。

4.缺乏專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員

盡管數(shù)字檔案館已經(jīng)減輕了很多檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，但這并不意味著檔案管理工作可以完全脫離人工參與。相反，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，對檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)提出了更高需求。但是部分企業(yè)檔案部門人員年齡偏大，他們已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，沒有時間和精力去學(xué)習(xí)信息化檔案管理技術(shù)，導(dǎo)致無法熟練地使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備管理檔案資料，無法讓數(shù)字檔案館真正在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮作用。

三、建設(shè)數(shù)字檔案館的措施

1.高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)，提升數(shù)字檔案館建設(shè)的質(zhì)量

對于各企業(yè)和單位來說，數(shù)字檔案館建設(shè)是時代發(fā)展的趨勢，需要高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)，不斷優(yōu)化與豐富數(shù)字檔案館的內(nèi)容，加大資金投入的力度，保障數(shù)字檔案館建設(shè)質(zhì)量與效率。

要樹立正確的檔案管理理念。作為企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要做到與時俱進(jìn)，具有敏銳的觀察性，能緊跟時代發(fā)展，不僅重視企業(yè)的經(jīng)營活動，還要意識到檔案管理的重要性，對數(shù)字檔案館建設(shè)工作開展有效宣傳與推廣，讓企業(yè)各部門意識到數(shù)字檔案館的重要性，能主動參與到數(shù)字檔案館的建設(shè)中。

加大資金投人力度。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)長期的工程，不僅需要較長的時間，還需要投入充足的資金，完善數(shù)字檔案館建設(shè)所需要的軟件和硬件設(shè)備設(shè)施，并配備相應(yīng)的技術(shù)人員。結(jié)合當(dāng)前企業(yè)對數(shù)字檔案館的實(shí)際需求，建設(shè)相應(yīng)的信息系統(tǒng)，更好地管理數(shù)字檔案資源。

建立健全崗位責(zé)任制。企業(yè)為更好地保障數(shù)字檔案館建設(shè)工作順利開展，需要各部門的積極參與，不能認(rèn)為檔案管理工作只是檔案部門的工作，而是與企業(yè)業(yè)務(wù)、財務(wù)和行政等各部門都有關(guān)聯(lián)。在這一情況下，企業(yè)需要建立健全崗位責(zé)任制，明確企業(yè)各部門的工作職能，團(tuán)結(jié)協(xié)作，幫助數(shù)字檔案館建設(shè)更上一層樓。

2.制定數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，明確建設(shè)的具體方向

在新時代背景下，各企業(yè)逐漸認(rèn)識到數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性。但是在建設(shè)過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)最終成果與預(yù)期存在差距，其主要原因在于數(shù)字檔案館建設(shè)初期未能制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在這一情況下，企業(yè)為提高數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)效性，需要建立統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，讓檔案管理人員和技術(shù)人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開展數(shù)字檔案館建設(shè)，更好地融合信息系統(tǒng)的上下游功能，讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。同時，為了更好地保障數(shù)字檔案資料的安全，需要設(shè)置相應(yīng)的檔案資料訪問權(quán)限。由于許多檔案資料涉及個人隱私信息或企業(yè)機(jī)密，若檔案保管工作不到位，導(dǎo)致企業(yè)機(jī)密被他人隨意查閱，將嚴(yán)重威脅企業(yè)的發(fā)展。因此，必須建立健全檔案查詢權(quán)限機(jī)制，查閱檔案資料的人員須提出申請，并在申請獲準(zhǔn)后方可查閱。此外，企業(yè)還需進(jìn)一步完善數(shù)字檔案館的反饋機(jī)制。在數(shù)字檔案館初步投入使用的階段，可以邀請使用過的人員提出寶貴建議，持續(xù)優(yōu)化數(shù)字檔案館的服務(wù)功能，為企業(yè)的數(shù)字檔案館構(gòu)建一個更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

3.豐富數(shù)字檔案資料，保障數(shù)字檔案資料的安全性

為充分發(fā)揮數(shù)字檔案館的價值與優(yōu)勢，應(yīng)不斷充實(shí)企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字檔案資料，以助力企業(yè)發(fā)展。同時，企業(yè)還應(yīng)增強(qiáng)對數(shù)字檔案資料安全性的認(rèn)識，切實(shí)做好安全防護(hù)工作，有效減少非法入侵與信息被泄露等風(fēng)險。

提高紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案的效率。在將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子檔案資料的過程中，會涉及諸多繁雜的內(nèi)容。為此，應(yīng)為檔案管理人員配備先進(jìn)的掃描設(shè)備。通過使用這些設(shè)備設(shè)施，紙質(zhì)檔案資料能夠被高效掃描并自動生成電子資料，提高了紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的效率，為豐富企業(yè)內(nèi)部數(shù)字檔案資料貢獻(xiàn)力量。

與時俱進(jìn)，建設(shè)相應(yīng)的信息交流平臺。企業(yè)各部門可以借助信息交流平臺開展深度溝通交流，并且能夠在此平臺上傳相應(yīng)的數(shù)字檔案資料。尤其是企業(yè)的業(yè)務(wù)部門，應(yīng)全力配合檔案管理部門的工作，上傳更多的數(shù)字檔案資料。

建設(shè)縱橫雙向的檔案資源網(wǎng)。其中，橫向的檔案資源網(wǎng)以數(shù)字檔案館為核心，能夠有效提升數(shù)字檔案館內(nèi)數(shù)字檔案資源的數(shù)量，助力企業(yè)檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展；縱向的檔案資源網(wǎng)絡(luò)是指覆蓋整個企業(yè)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)。當(dāng)企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動時，能夠依托該系統(tǒng)直接獲取相應(yīng)的數(shù)字檔案資料，并自動傳輸至數(shù)字檔案館，從而豐富數(shù)字檔案館的檔案資源。

確保數(shù)字檔案資料的安全性。應(yīng)在數(shù)字檔案館部署相應(yīng)的防火墻，并在檔案資料傳輸平臺上采用端對端加密技術(shù)和鏈路加密技術(shù)等措施，以有效地防范檔案資料傳輸過程中信息被泄露或非法入侵等風(fēng)險。同時，技術(shù)人員還可以采用云計(jì)算技術(shù)，擴(kuò)大數(shù)字檔案館的存儲空間，針對企業(yè)的機(jī)密文件設(shè)置專門的存儲空間，并加密系統(tǒng)，只有擁有密鑰的人員才能查看。

4.定期開展培訓(xùn)活動，建設(shè)專業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員在數(shù)字檔案館建設(shè)中扮演著關(guān)鍵角色，企業(yè)必須充分認(rèn)識其重要性，應(yīng)著力培養(yǎng)更多具備專業(yè)能力的檔案管理人才。

定期組織培訓(xùn)活動。除了理論知識的培訓(xùn)之外，還要注重培訓(xùn)檔案管理信息化操作能力，提高檔案管理人員信息系統(tǒng)的實(shí)操能力，更好地使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施完成檔案管理工作。

完善檔案人才的招聘機(jī)制。企業(yè)可與高校攜手，精準(zhǔn)選拔專業(yè)對口的檔案管理人才。對錄取人員，還應(yīng)組織開展系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)，確保其能夠全身心地投入數(shù)字檔案館的建設(shè)及檔案管理工作中。

構(gòu)建完善的績效考核機(jī)制，并將其與獎懲機(jī)制有機(jī)結(jié)合。定期對檔案管理人員展開績效考核，制定科學(xué)、合理的績效評價指標(biāo)。對表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員予以獎勵，對表現(xiàn)欠佳者實(shí)施懲罰，以充分激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

為檔案管理人員提供更多外出交流的機(jī)會，使其能與更多同行深入交流工作經(jīng)驗(yàn)，汲取豐富的管理智慧，拓寬視野，提高檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

四、結(jié)束語

總之，在新時代背景下，企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識建設(shè)數(shù)字檔案館的重要性。為提高檔案管理水平，應(yīng)加大資金投入力度，積極推動數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。同時，還需引入更多先進(jìn)技術(shù)，持續(xù)優(yōu)化和完善數(shù)字檔案館的服務(wù)功能，全面提高企業(yè)檔案管理工作的水平。

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作者單位：晉能控股煤業(yè)集團(tuán)檔案館