大數(shù)據(jù)時代提升檔案管理工作質(zhì)效的研究

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

作為社會發(fā)展變遷及個人進(jìn)步的重要?dú)v史記錄，在大數(shù)據(jù)時代針對性加強(qiáng)檔案管理工作，能有效提高檔案資源管理保護(hù)與開發(fā)水平，全面改進(jìn)并優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)工作流程，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的深入挖掘，使檔案的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益得到直觀體現(xiàn)。相關(guān)從業(yè)者應(yīng)深入理解大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的變革，并及時采取措施配合檔案管理策略的進(jìn)一步優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)效充分發(fā)展與提升的自標(biāo)。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作發(fā)生的主要變化

1.檔案來源的變化

相較于以往的檔案管理模式與策略而言，大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作涉及的內(nèi)容更加寬泛，其不僅局限于單純的紙質(zhì)檔案管理工作，還涵蓋了電子文件管理、數(shù)字檔案管理等一系列內(nèi)容。與此同時，政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、科研院所與社會組織等相關(guān)機(jī)構(gòu)的檔案信息均被納入檔案管理體系當(dāng)中，對檔案管理工作的水平與質(zhì)量構(gòu)成了一定挑戰(zhàn)。

2.服務(wù)對象的變化

在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作的服務(wù)對象同樣也發(fā)生了一系列變化，過去的檔案管理工作主要服務(wù)于企事業(yè)單位及政府部門，進(jìn)入新時代以來，檔案管理工作的服務(wù)對象進(jìn)一步擴(kuò)大，民生服務(wù)、城鄉(xiāng)規(guī)劃以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等相關(guān)領(lǐng)域成為檔案管理部門的主要服務(wù)對象。隨之而來，檔案管理工作的服務(wù)對象也逐步從線下轉(zhuǎn)變至線上，管理部門能夠依托信息化平臺以及數(shù)字化平臺實(shí)現(xiàn)與服務(wù)對象之間的實(shí)時互動與全面交流，有效擺脫了以往服務(wù)模式以及服務(wù)進(jìn)程中時間與空間要素的制約，使服務(wù)對象能夠足不出戶地享受檔案服務(wù)內(nèi)容，充分展現(xiàn)檔案管理工作在社會發(fā)展進(jìn)程中所發(fā)揮的效益。

3.技術(shù)手段的變化進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代以來，檔案管理工作中所接觸的信息數(shù)據(jù)規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，給傳統(tǒng)的人工管理模式帶來了一系列挑戰(zhàn)，同時也推動了檔案管理技術(shù)手段的不斷變革與創(chuàng)新，以云計算技術(shù)、人工智能技術(shù)為代表的相關(guān)技術(shù)手段逐漸進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，使傳統(tǒng)檔案管理模式及管理流程實(shí)現(xiàn)了全方位優(yōu)化與轉(zhuǎn)型，節(jié)省了檔案管理部門大量的人力、物力資源，使檔案資源的開發(fā)整理與利用更加便捷、高效。從檔案的存儲載體來看，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，音像、光盤、電子軟盤等成為檔案信息保管的主要方式與方法，技術(shù)手段的變革使檔案信息的調(diào)閱查詢流程更加便捷，備份傳輸過程更加高效，對保管環(huán)境的要求逐漸下降。

二、當(dāng)前檔案管理體系面臨的主要挑戰(zhàn)

1.檔案信息提取與整理難度大

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案來源與形態(tài)呈現(xiàn)愈發(fā)多元化的特點(diǎn)，對檔案信息的提取與整理工作也提出了挑戰(zhàn)，大量網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)及用戶信息的歸集納人檔案管理體系的職責(zé)范疇，這使得傳統(tǒng)的檔案信息提取與收集方式得到了顯著拓展。新的數(shù)據(jù)采集方式雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對管理成本與數(shù)據(jù)采集成本的控制，但受到技術(shù)因素的影響和制約，最終獲取的結(jié)果往往會存在一定偏差，仍需要由專業(yè)團(tuán)隊(duì)組織復(fù)核。在此基礎(chǔ)上，由于大數(shù)據(jù)時代檔案信息數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，使得復(fù)核團(tuán)隊(duì)的工作量始終居高不下，導(dǎo)致相關(guān)信息資料的提取整理工作陷入困境。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息的提取方式與提取過程發(fā)生了改變，相關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)的來源愈發(fā)分散，數(shù)據(jù)提取過程往往不分優(yōu)劣，有價值的信息提取難度進(jìn)一步增加，檔案信息中交叉重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮，對檔案信息的提取整理工作也造成一些負(fù)面影響。

2.檔案信息收集與統(tǒng)計途徑繁雜

在大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作中，必須對檔案信息展開分門別類的收集與統(tǒng)計，從而為信息數(shù)據(jù)的開發(fā)利用提供必要的支持與參考。但從現(xiàn)階段檔案信息收集與統(tǒng)計工作現(xiàn)狀來看，一些單位對于檔案信息的歸檔管理工作存在不足，相關(guān)文件資料的類別不夠齊全，在資料收集過程中，僅關(guān)注到人事、文書和會計等領(lǐng)域的檔案信息，對于其他類別的檔案信息存在一定的忽視現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息的完整性與全面性受到一定影響。此外，部分單位在開展資料信息歸集的過程中，對于各類文件未能及時留存，簡報、信息、調(diào)查報告等關(guān)鍵性資料未能及時歸檔管理，導(dǎo)致后續(xù)查詢調(diào)閱工作的開展面臨新問題和困難。

3.檔案信息整理使用不夠便捷

相較于以往的檔案管理模式，進(jìn)人大數(shù)據(jù)時代的檔案管理方法與策略發(fā)生了一系列改變，檔案信息的整理與使用路徑得到了一定發(fā)展，但受制于管理理念以及技術(shù)推廣因素的影響，導(dǎo)致檔案資料信息的開發(fā)利用過程依然存在不夠便捷的問題。一些單位在開展檔案信息管理與利用的過程中，其索引與目錄的建設(shè)存在短板，給后續(xù)檔案信息查閱造成一定的困難，部分單位對于數(shù)字化、信息化檔案管理模式的建設(shè)投入依然不足，檔案信息數(shù)字化整理進(jìn)度較為緩慢，資料查找調(diào)閱效率較為低下，給檔案信息整理開發(fā)與利用工作帶來極大的困難。

4.管理模式缺乏變革與創(chuàng)新

一些單位在開展檔案信息管理工作的過程中，依然沿用以往的人工管理模式以及管理策略，對于云計算、人工智能等技術(shù)手段的運(yùn)用不夠深入。同時，未能從實(shí)際出發(fā)，遵循與時俱進(jìn)的原則，推動傳統(tǒng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變與改革。檔案資源的開發(fā)利用與管理難以滿足用戶的個性化需求，相關(guān)數(shù)據(jù)資料的信息化建設(shè)仍停留在表面層次。此外，檔案管理單位與服務(wù)用戶之間的交流溝通存在理解偏差等問題，影響了檔案的利用與開發(fā)價值。

5.檔案信息面臨安全風(fēng)險

大數(shù)據(jù)時代，如何保障檔案數(shù)據(jù)信息安全可靠成為相關(guān)技術(shù)人員需要面對的另一項(xiàng)關(guān)鍵性挑戰(zhàn)。檔案信息中蘊(yùn)藏著突出的社會價值以及經(jīng)濟(jì)價值，同時還具備一定的隱私性特征。在大數(shù)據(jù)時代的檔案信息管理中，實(shí)現(xiàn)了資料數(shù)據(jù)的公開與共享，導(dǎo)致用戶的隱私權(quán)益很難得到有效保護(hù)，檔案信息面臨著一系列安全風(fēng)險和隱患，一些不法分子可能通過病毒、惡意程序等方式攻擊檔案信息管理系統(tǒng)，盜取有價值的檔案信息，嚴(yán)重影響了檔案管理效能，阻礙了新時代檔案管理質(zhì)效的發(fā)展與進(jìn)步。

三、大數(shù)據(jù)時代推動檔案管理提質(zhì)增效的具體措施

1.全面加大檔案管理的投入力度

加大投入力度，推進(jìn)資源集聚是提高新時代檔案管理綜合水平的關(guān)鍵因素之一。相關(guān)檔案部門應(yīng)深刻領(lǐng)會推動傳統(tǒng)檔案管理模式改革創(chuàng)新的重要性，強(qiáng)化新時代檔案資源的開發(fā)與管理，持續(xù)優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)，為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會的持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

各級檔案管理部門應(yīng)積極完善檔案管理機(jī)制，設(shè)立檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。同時，組織專業(yè)團(tuán)隊(duì)跟蹤落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)專題項(xiàng)目，使存量檔案及增量檔案的數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，有效推進(jìn)新時代檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展，使各類新技術(shù)、新手段在檔案管理、保護(hù)與開發(fā)等相關(guān)領(lǐng)域的運(yùn)用更加深入廣泛，促進(jìn)大數(shù)據(jù)時代檔案信息價值的進(jìn)一步展現(xiàn)。

相關(guān)管理部門的工作人員應(yīng)充分認(rèn)識大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的重要意義與價值，并能夠自上而下地推動管理理念的轉(zhuǎn)變與革新，使檔案能夠真正成為企事業(yè)單位決策的參考依據(jù)，同時還能大幅提升檔案利用效能與服務(wù)水平，落實(shí)檔案管理全員參與的目標(biāo)要求。

2.拓展檔案收集與整理渠道

從現(xiàn)階段檔案管理工作開展情況看，受制于傳統(tǒng)的管理理念及管理模式等客觀因素的影響，導(dǎo)致檔案收集與整理工作的渠道依然較為有限，檔案資料的收集整理依然面臨著一定難題。因而相關(guān)部門與工作人員應(yīng)進(jìn)一步拓展傳統(tǒng)的檔案收集與整理渠道，使不同載體、不同形態(tài)的檔案信息均能夠有效納入檔案管理體系當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)資源節(jié)約、便捷管理以及高效開發(fā)的管理目標(biāo)及管理要求。

在收集與整理檔案信息資料的同時，相關(guān)管理部門及技術(shù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)明確收集目標(biāo)及收集渠道，使紙質(zhì)載體檔案、電子檔案等不同類型的檔案信息能夠成為管理工作的主要對象，檔案部門應(yīng)積極與企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)等開展協(xié)調(diào)與配合，及時歸檔與存儲其日常工作開展中所形成的資料信息，使檔案資料能夠真正成為反映社會發(fā)展的主要載體，進(jìn)一步突出檔案信息資源的價值。

檔案部門應(yīng)當(dāng)通過網(wǎng)絡(luò)抓取及用戶推送等方式，采集歸納檔案信息資源。同時，結(jié)合線上線下等多種方式加強(qiáng)社會輿論宣傳，使公眾能夠具備一定的檔案管理認(rèn)知以及歸檔意識，使檔案資源的歸集進(jìn)程更加高效及時，更加深入地挖掘與利用檔案信息。

3.加強(qiáng)專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)時代的檔案管理與開發(fā)實(shí)踐中可以看出，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，新時代檔案管理工作對專業(yè)化和復(fù)合型人才的需求顯著增加。如何加強(qiáng)專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)與建設(shè)，已成為確保檔案開發(fā)管理質(zhì)量和效率的關(guān)鍵。通過深人分析當(dāng)前各級檔案管理部門人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)與發(fā)展現(xiàn)狀不難發(fā)現(xiàn)，長期以來受管理認(rèn)知、管理理念及人才培養(yǎng)模式等客觀因素的制約，導(dǎo)致當(dāng)前檔案管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)能力與大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的實(shí)際需求之間存在一定差距，使得檔案管理工作面臨一定困難，阻礙了檔案管理質(zhì)效的提升與發(fā)展。因而相關(guān)部門應(yīng)加大對專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)工作的關(guān)注和重視力度。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格依照上級單位的要求，優(yōu)化大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的開展模式、檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及具體要求，提升復(fù)合型檔案管理人才在人才梯隊(duì)建設(shè)體系中的占比。與此同時，為提升檔案管理團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)，使其能夠符合大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作開展目標(biāo)的要求，管理部門還可定期組織開展人才培訓(xùn)等相關(guān)活動，邀請檔案管理領(lǐng)域?qū)＜覍W(xué)者開展講座、座談會等相關(guān)活動，有效解決檔案管理人員在日常工作中遇到的問題。在此基礎(chǔ)上，為加強(qiáng)檔案管理人員的工作熱情與積極性，還應(yīng)完善檔案管理人員績效評價機(jī)制以及職稱評審體系，及時為其開辟晉升通道，以增強(qiáng)檔案部門對專業(yè)人才的吸引力。

4.構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺

為實(shí)現(xiàn)新時代檔案管理工作模式的全面創(chuàng)新，檔案部門應(yīng)從業(yè)務(wù)需求實(shí)際出發(fā)，有針對性地構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的全過程管理。在平臺建設(shè)過程中，可分別接入檔案收集、檔案整理、智能鑒定、密級劃分、檔案保管、全文檢索、知識圖譜建設(shè)、檔案利用開發(fā)與檔案協(xié)作編研等功能模塊，使科技檔案、會計檔案、人事檔案以及特殊載體檔案均能夠在平臺中得到清晰劃分，分類管理，便于檔案的收、管、存和用，使檔案信息在大數(shù)據(jù)時代的價值得到充分體現(xiàn)。

5.積極創(chuàng)新檔案管理服務(wù)理念

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理人員還應(yīng)積極創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，遵循人性化、個性化和智能化的服務(wù)理念開展相關(guān)服務(wù)工作，在檔案管理中應(yīng)充分體現(xiàn)出以人為本的服務(wù)原則，滿足用戶的需求?？梢越柚悄苄畔⑵脚_為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，使檔案管理工作的質(zhì)量與水平得到全面提升。與此同時，在組織開展檔案管理服務(wù)工作的過程中，還應(yīng)充分明確目標(biāo)用戶的個性化需求，深入理解其調(diào)取檔案信息的具體意圖，并為其量身定制個性化、定制化的檔案管理服務(wù)方案，以提升用戶體驗(yàn)，確保服務(wù)效果。例如，為了使檔案管理服務(wù)工作更加高效，檔案部門可借助某信公眾號或移動App等，提供館藏介紹、檔案利用、自助咨詢、檔案展示以及信息公開等相關(guān)功能，減少時間、空間對檔案管理服務(wù)工作的限制，使用戶能夠獲取更加直觀的檔案信息服務(wù)。

6.不斷拓展檔案管理服務(wù)路徑

在開展檔案管理服務(wù)工作的過程中，相關(guān)單位和部門可推動管理資源的全方位整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息的跨界共建共享。可打通一條行政單位主導(dǎo)、多部門協(xié)同合作、社會公眾積極參與的管理服務(wù)路徑，為檔案資源的開發(fā)、利用和共享賦能，使政府部門、黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位以及文化公益機(jī)構(gòu)能夠結(jié)合各自專業(yè)背景與技術(shù)能力，推動檔案資源的積極建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源之間的關(guān)聯(lián)銜接，進(jìn)一步提升檔案資源的利用效能。例如，在提供檔案管理服務(wù)的同時，檔案部門可通過資源整合與信息共享，為公眾打造“一站式”檔案服務(wù)模式，打破以往檔案服務(wù)工作中各自為政、信息孤島等相關(guān)問題，使個人、企業(yè)和機(jī)構(gòu)等檔案使用主體能夠基于統(tǒng)一的窗口與平臺更加便捷地完成檔案查詢、借閱和復(fù)制等各項(xiàng)需求，進(jìn)一步簡化檔案服務(wù)的辦事流程，降低檔案在流轉(zhuǎn)過程中可能存在的損壞與遺失風(fēng)險，為公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)體驗(yàn)。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的來臨使得傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了一系列改變，如何推動以往檔案管理策略的發(fā)展，使其能夠適應(yīng)時代特征已成為檔案從業(yè)者亟待解決的關(guān)鍵課題。相關(guān)單位和部門應(yīng)全面梳理檔案管理工作所發(fā)生的一系列變化，并能從實(shí)際出發(fā)，基于以往檔案管理模式的特點(diǎn)與方向，實(shí)現(xiàn)及時的優(yōu)化與改進(jìn)，使檔案管理機(jī)構(gòu)的職能、工作內(nèi)容以及工作責(zé)任均得到相應(yīng)的發(fā)展與提升，促進(jìn)新時代檔案管理質(zhì)效的全面提升。

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作者單位：漢中開放大學(xué)