大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理研究

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各種新興技術(shù)在社會(huì)生產(chǎn)以及人們的生活中得到有效應(yīng)用，推動(dòng)了社會(huì)的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，也推動(dòng)了行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。在此背景下，事業(yè)單位為了尋求更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，也緊隨時(shí)代的發(fā)展腳步，將先進(jìn)信息技術(shù)運(yùn)用到各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)管理活動(dòng)中。電子檔案管理工作的開(kāi)展，可以有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，充分體現(xiàn)檔案信息的重要價(jià)值，促進(jìn)了事業(yè)單位的良好發(fā)展。同時(shí)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位電子檔案管理工作的開(kāi)展仍存在不少問(wèn)題，為了提高電子檔案的管理水平，應(yīng)當(dāng)采取科學(xué)、有效的措施，快速解決現(xiàn)存問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案管理的重要性

1.突破傳統(tǒng)檔案管理模式的限制

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理非常重要，能夠有效突破傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平與檔案利用率大幅提高。在信息技術(shù)尚未迅猛發(fā)展之際，事業(yè)單位檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)往往只能借助傳統(tǒng)的模式處理大量紙質(zhì)文件，這種傳統(tǒng)檔案管理模式的運(yùn)用，不僅難以提高檔案管理效率，還需要檔案管理人員將眾多紙質(zhì)文件放置在專門(mén)的檔案儲(chǔ)存室中，很難提高檔案信息的利用率。檔案管理人員為了降低外界環(huán)境因素對(duì)紙質(zhì)文件造成的負(fù)面影響，在檔案管理工作中需要加強(qiáng)對(duì)檔案儲(chǔ)存室環(huán)境的管控。不僅如此，在傳統(tǒng)模式的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案管理人員還會(huì)花費(fèi)較多時(shí)間和精力來(lái)核驗(yàn)文件資料，如果工作人員效率低下或工作能力不強(qiáng)，將會(huì)影響檔案信息的全面性與準(zhǔn)確性，降低事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。在傳統(tǒng)檔案管理模式的限制下，事業(yè)單位工作人員在查閱紙質(zhì)文件時(shí)需要依照制度要求展開(kāi)，從借閱申請(qǐng)的提交到批準(zhǔn)，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，不能立刻滿足工作人員的

需求，影響檔案的利用率。

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，事業(yè)單位開(kāi)展電子檔案管理工作能夠有效突破傳統(tǒng)檔案管理模式的限制，不僅能夠幫助檔案管理人員將紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)化成為電子文件，檔案管理人員還可以在先進(jìn)技術(shù)及現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的幫助下快速收集、歸納和整理檔案信息，確保檔案信息的全面性與準(zhǔn)確性。在系統(tǒng)平臺(tái)上，也能夠快速查找需要的文件資料，提高文件的利用率，并對(duì)不同部門(mén)以及不同人員設(shè)置差異化訪問(wèn)權(quán)限，為后續(xù)工作的推進(jìn)提供支持和幫助。此外，事業(yè)單位電子檔案管理工作的開(kāi)展，不僅加強(qiáng)了對(duì)檔案信息的保護(hù)，還起到節(jié)約紙張的作用，加強(qiáng)了對(duì)生態(tài)環(huán)境的保護(hù)。

2.加快推動(dòng)單位良好發(fā)展

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案管理還能夠起到加快推動(dòng)單位向前發(fā)展的重要作用。在事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中，檔案記錄了單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，可以很好地展示事業(yè)單位的發(fā)展軌跡，通過(guò)對(duì)檔案信息的研究和分析，管理人員能夠了解和掌握單位的發(fā)展情況以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展的實(shí)際情況，從而優(yōu)化管理措施，促進(jìn)事業(yè)單位良好發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中積累了海量的數(shù)據(jù)信息，其業(yè)務(wù)活動(dòng)也越來(lái)越頻繁。若管理人員仍沿用傳統(tǒng)的檔案信息利用方式，不僅難以在短時(shí)間內(nèi)高效分析檔案數(shù)據(jù)，還無(wú)法了解業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際進(jìn)展，導(dǎo)致檔案信息的作用受限，也阻礙了管理人員制定科學(xué)、合理的決策。面對(duì)這樣的問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理，有效提高檔案的利用率，檔案管理人員可以在先進(jìn)技術(shù)手段和方法的幫助下，智能分析檔案數(shù)據(jù)信息并對(duì)其總結(jié)，為制定科學(xué)決策提供關(guān)鍵的數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)，提高事業(yè)單位管理人員的管理水平，加快推動(dòng)事業(yè)單位向前發(fā)展。不僅如此，事業(yè)單位加強(qiáng)電子檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的共享，共同分析檔案，充分體現(xiàn)檔案的重要價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理面臨的難題

1.電子檔案信息化管理意識(shí)薄弱

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位電子檔案管理工作的開(kāi)展雖然可以發(fā)揮非常重要的作用，但是從該項(xiàng)工作現(xiàn)階段的實(shí)際開(kāi)展情況來(lái)看，一些檔案管理人員并沒(méi)有具備較強(qiáng)的電子檔案信息化管理意識(shí)。事業(yè)單位雖然緊隨時(shí)代的發(fā)展腳步，創(chuàng)新和升級(jí)檔案管理工作，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)檔案從紙質(zhì)形式向著電子檔案的方向發(fā)展，但是在多種因素的影響下，事業(yè)單位的檔案管理人員在開(kāi)展工作時(shí)大多只是實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的掃描以及紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式的變化，并沒(méi)有在后續(xù)的檔案信息查閱、開(kāi)發(fā)和利用等環(huán)節(jié)開(kāi)展信息管理工作，導(dǎo)致事業(yè)單位電子檔案管理工作的開(kāi)展存在形式化的問(wèn)題，影響電子檔案管理發(fā)揮效能，制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

2.未能加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防范

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位還存在未能加強(qiáng)電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防范的問(wèn)題。事物的發(fā)展存在兩面性，雖然事業(yè)單位電子檔案管理工作可以有效提高檔案管理的效率和質(zhì)量，決策者可以在檔案信息的幫助下調(diào)整管理方案和發(fā)展規(guī)劃，制定更加科學(xué)可行的決策，但同時(shí)電子檔案管理工作也面臨著不小的風(fēng)險(xiǎn)。從事業(yè)單位的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)來(lái)看，不少檔案管理人員無(wú)法保證電子檔案管理流程的規(guī)范，未能加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息的監(jiān)督與管理，也沒(méi)能在系統(tǒng)平臺(tái)增設(shè)權(quán)限，增大了電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。從外部的風(fēng)險(xiǎn)來(lái)看，事業(yè)單位的電子檔案可能會(huì)受到病毒或黑客等攻擊，給電子檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性帶來(lái)較大的威脅，導(dǎo)致事業(yè)單位生產(chǎn)和管理信息被泄露，給單位發(fā)展造成負(fù)面影響。另外，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，部分事業(yè)單位的檔案管理人員在開(kāi)展電子檔案管理工作的過(guò)程中，未能充分強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范措施，導(dǎo)致安全管理水平不高。

3.缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施

缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施是大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中面臨的一大難題。在事業(yè)單位電子檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施能夠?yàn)楣ぷ鞯耐七M(jìn)奠定良好的基礎(chǔ)，為檔案管理人員的工作提供便利。但是，就目前事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備設(shè)施情況來(lái)看，在電子檔案管理工作開(kāi)始之前，相關(guān)管理人員沒(méi)能做好調(diào)研工作，不了解電子檔案管理對(duì)設(shè)備設(shè)施的需求，沒(méi)能為該項(xiàng)工作的推進(jìn)提供先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施，也沒(méi)能加強(qiáng)對(duì)軟件安全環(huán)境的管理，存在更新不及時(shí)的問(wèn)題，無(wú)法保證系統(tǒng)穩(wěn)定和良好運(yùn)行，阻礙了電子檔案管理工作的高效運(yùn)行。不僅如此，由于事業(yè)單位缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，檔案管理人員難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享，檔案信息的利用率也并不高，還影響了電子檔案信息重要作用的有效發(fā)揮，難以更好地推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展。

4.電子檔案管理隊(duì)伍的整體水平有待提升

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位電子檔案管理工作的開(kāi)展還面臨著管理隊(duì)伍整體水平不高的問(wèn)題，檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作能力難以勝任電子檔案管理工作，他們無(wú)法在工作中研究和分析電子檔案信息，難以提高電子檔案管理的效率和質(zhì)量。部分檔案管理人員深受傳統(tǒng)觀念的影響，存在難以接受電子檔案的問(wèn)題，妨礙了電子檔案管理工作的開(kāi)展，更無(wú)法對(duì)電子檔案信息展開(kāi)科學(xué)開(kāi)發(fā)和利用，給事業(yè)單位發(fā)展造成了阻礙。不僅如此，事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面也存在不足，電子檔案管理人員的教育和培訓(xùn)相對(duì)欠缺，導(dǎo)致電子檔案管理工作的開(kāi)展水平有所下降。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位電子檔案管理的有效路徑

1.提高電子檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的順利推進(jìn)，全面提高電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，解決該項(xiàng)工作中存在的各類問(wèn)題，就必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高隊(duì)伍建設(shè)水平，確保檔案管理人員可以全身心地參與電子檔案管理工作。

首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，不僅要幫助他們實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理理念的轉(zhuǎn)變，使其認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并可以將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，還要不斷增強(qiáng)其信息化意識(shí)，確保他們可以在實(shí)際工作的開(kāi)展過(guò)程中實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的科學(xué)管理。在對(duì)電子檔案管理人員開(kāi)展繼續(xù)教育時(shí)，事業(yè)單位還可以開(kāi)展宣傳活動(dòng)，確保檔案管理人員能夠在活動(dòng)中了解開(kāi)展電子檔案管理的具體流程，有效地提高電子檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。

其次，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)?？梢越M織他們學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，并掌握先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備設(shè)施的操作方法，提高技能操作水平，增強(qiáng)信息化素養(yǎng)，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，有效提高電子檔案管理的水平。事業(yè)單位可通過(guò)邀請(qǐng)行業(yè)專家舉辦講座，為檔案管理人員創(chuàng)造更多外出學(xué)習(xí)與交流的契機(jī)，確保他們能夠汲取更多先進(jìn)的管理理念。

最后，為了進(jìn)一步提高檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)水平，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展人力資源管理工作?？梢詮娜瞬乓M(jìn)的角度著手，吸納更多專業(yè)人才加人檔案管理團(tuán)隊(duì)，并幫助其迅速適應(yīng)新的工作環(huán)境，以有效提高事業(yè)單位電子檔案管理的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督與管理，并對(duì)其開(kāi)展系統(tǒng)的考核與評(píng)價(jià)，將考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲機(jī)制緊密掛鉤，以充分激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。

2.提高電子檔案管理的安全性

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了有效解決電子檔案管理工作面臨的難題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，檔案管理人員在該項(xiàng)工作的推進(jìn)過(guò)程中，能夠有效防范風(fēng)險(xiǎn)，避免各種因素對(duì)電子檔案信息造成損害。在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員必須增強(qiáng)自身的安全防范意識(shí)，分析電子檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中面臨的各類安全風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，并根據(jù)電子檔案的類別開(kāi)展有針對(duì)性的安全保護(hù)工作，有效降低各類安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，事業(yè)單位的電子檔案管理人員在實(shí)施檔案安全管理時(shí)，可以運(yùn)用保密技術(shù)，在系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)置密碼并增設(shè)權(quán)限，最大限度地防范黑客或病毒侵襲，確保電子檔案的完整性與準(zhǔn)確性，從而有效發(fā)揮電子檔案的作用。

3.完善軟硬件設(shè)備設(shè)施

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了確保電子檔案管理工作的順利、高效開(kāi)展，并不斷提高電子檔案管理水平，事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)軟硬件設(shè)備設(shè)施的管理，根據(jù)工作的開(kāi)展需求，完善軟硬件設(shè)備設(shè)施。為此，事業(yè)單位需要掌握電子檔案管理工作的開(kāi)展需求，在加大資金投人力度的同時(shí)，積極引進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施推進(jìn)電子檔案管理工作。事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新和升級(jí)軟件系統(tǒng)，有效提高事業(yè)單位電子檔案管理的水平。

4.建立健全電子檔案管理體系

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位電子檔案管理效能的提升，首先，應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)。構(gòu)建完善的電子檔案管理體系，以便檔案管理人員在該體系的輔助下，全面提升檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的行為引導(dǎo)與監(jiān)管，有效提升電子檔案的管理效能。在推進(jìn)電子檔案管理體系完善的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)深入研究和分析當(dāng)前電子檔案管理的實(shí)際狀況，結(jié)合電子檔案管理的目標(biāo)和單位的建設(shè)需求，及時(shí)優(yōu)化并調(diào)整體系內(nèi)容，要求檔案管理人員有效整合碎片化的文件資料，以強(qiáng)化對(duì)電子檔案的全面管理。其次，建立安全備份與數(shù)字加密體系。檔案管理人員在明確自身工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，抵御黑客或病毒等對(duì)電子檔案的侵襲，有效提升電子檔案管理工作的質(zhì)量。在電子檔案安全管理過(guò)程中，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)提升自身的隱私保護(hù)意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)用戶隱私數(shù)據(jù)的防護(hù)措施，并根據(jù)用戶的具體需求提供個(gè)性化的服務(wù)，以提升用戶對(duì)事業(yè)單位的滿意度，加快推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。最后，加快構(gòu)建云共享平臺(tái)。檔案管理人員可以通過(guò)該平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)眾多信息的全面收集和分析，使電子檔案管理體系更加完善，有效發(fā)揮云共享平臺(tái)的重要作用，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效性。

四、總結(jié)

綜上所述，進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位開(kāi)展電子檔案管理工作不僅可以有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能夠提高決策者及其他工作人員對(duì)檔案信息的利用率，為科學(xué)決策提供重要參考和支持，助力事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展。面對(duì)當(dāng)前電子檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，事業(yè)單位必須高度重視，積極優(yōu)化和調(diào)整電子檔案管理體系，采取科學(xué)合理的措施，提高電子檔案管理的工作效率，確保事業(yè)單位能夠迅速適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)進(jìn)步與發(fā)展。

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作者單位：山東省單縣醫(yī)療保障局