論數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

作為事業(yè)單位重要的信息資源，檔案記錄著事業(yè)單位的發(fā)展歷程與業(yè)務(wù)活動(dòng)。科學(xué)、有效的檔案管理對(duì)事業(yè)單位的決策制定、運(yùn)營(yíng)發(fā)展有著深遠(yuǎn)影響。伴隨著檔案信息日積月累，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)量持續(xù)增加，傳統(tǒng)檔案管理模式將無(wú)法適應(yīng)海量信息管理的需求，管理弊端日益顯現(xiàn)。數(shù)字時(shí)代，技術(shù)優(yōu)勢(shì)為事業(yè)單位檔案管理提供了新思路，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的深度挖掘、批量處理與精準(zhǔn)管理，不僅為事業(yè)單位的決策提供有力支持，還進(jìn)一步加快了事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型與現(xiàn)代化發(fā)展。然而，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，事業(yè)單位如何攻克難題、走出困境，是其當(dāng)下面臨的核心問(wèn)題，亟待解決。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.技術(shù)與系統(tǒng)層面：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和互操作性問(wèn)題

數(shù)字化檔案管理是以技術(shù)為依托，依賴于信息系統(tǒng)平臺(tái)開展的一項(xiàng)管理工作。事業(yè)單位在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，通常會(huì)委托專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)商開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，而不同開發(fā)商遵循的標(biāo)準(zhǔn)不同，開發(fā)的系統(tǒng)功能各異，導(dǎo)致不同系統(tǒng)使用的文件格式、命名規(guī)則和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同。由于數(shù)據(jù)格式不兼容，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理必將存在數(shù)據(jù)遷移難、格式轉(zhuǎn)換煩瑣的問(wèn)題，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的直接交互。如今，技術(shù)更迭速度不斷加快，新技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)不斷涌現(xiàn)，若未能及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，新舊系統(tǒng)和子系統(tǒng)之間也將存在兼容性問(wèn)題，從而影響系統(tǒng)的有效使用。

2.成本問(wèn)題：資金投入缺口明顯

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理需要大量的資金支持，從投入成本角度來(lái)看，主要涉及基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、軟件系統(tǒng)以及其他必要的附加費(fèi)用。前期的基礎(chǔ)硬件投資成本占比較高，為保障檔案管理有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要選擇高性能服務(wù)器、大容量存儲(chǔ)設(shè)備以及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以保障數(shù)據(jù)傳輸通暢，有序推進(jìn)檔案管理工作。在軟件系統(tǒng)方面，主要的成本投入集中在專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)上，根據(jù)系統(tǒng)功能、完善度等因素，系統(tǒng)定制費(fèi)用相對(duì)靈活，優(yōu)質(zhì)、先進(jìn)且功能完善的系統(tǒng)價(jià)格必然較高。不僅如此，伴隨著數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間需求的不斷擴(kuò)大、后續(xù)系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)，此類成本費(fèi)用還將持續(xù)增加。為防止數(shù)據(jù)被泄露、黑客攻擊，事業(yè)單位還需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)安全的保障，也需要投入一定的安全保障成本。除此之外，人力資源方面的投入亦不可忽視，包括在數(shù)字檔案工作中投入的人力成本以及對(duì)相關(guān)人員培訓(xùn)方面的成本投入等。由此可見(jiàn)，數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中存在明顯的資金投入缺口，成本帶來(lái)的挑戰(zhàn)也是事業(yè)單位尤其需要重視的問(wèn)題。

3.數(shù)據(jù)安全和隱私問(wèn)題：信息安全風(fēng)險(xiǎn)突出

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式相比，數(shù)字化檔案管理面臨的安全問(wèn)題亦不容小歔，通?？蓪⑵鋭澐譃槿愶L(fēng)險(xiǎn)：一是網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)。既包括傳統(tǒng)意義上的黑客攻擊、病毒感染，也包括社會(huì)工程攻擊、零日漏洞利用等高級(jí)威脅。這類風(fēng)險(xiǎn)主要是通過(guò)入侵檔案管理系統(tǒng)，竊取和篡改檔案信息。二是數(shù)據(jù)被泄露風(fēng)險(xiǎn)。例如，操作不當(dāng)、未做好存儲(chǔ)管理、主動(dòng)泄露信息或因系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)傳輸以及計(jì)算機(jī)問(wèn)題等緣由而造成數(shù)據(jù)被泄露或意外丟失。三是存在隱私安全隱患。檔案信息往往包含大量個(gè)人隱私、事業(yè)單位機(jī)密信息以及核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，一旦這類信息安全無(wú)法得到保障，就會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的法律和經(jīng)濟(jì)后果，給事業(yè)單位造成巨大損失。

4.人才緊缺問(wèn)題：?jiǎn)T工培訓(xùn)和接受新技術(shù)的能力

員工是踐行檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型、推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的主力軍。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的區(qū)別在于數(shù)字化檔案管理強(qiáng)調(diào)數(shù)字技術(shù)、信息系統(tǒng)的運(yùn)用，要求相關(guān)人員具備檔案管理專業(yè)知識(shí)與數(shù)字技術(shù)、信息化應(yīng)用能力。但就目前事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)水平來(lái)看，其大多數(shù)是具備紙質(zhì)檔案管理豐富經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才。相比之下，數(shù)字技術(shù)與信息技術(shù)方面則存在明顯短板，僅能夠簡(jiǎn)單使用檔案管理系統(tǒng)展開查詢，無(wú)法從中挖掘有價(jià)值的信息。此外，一些資歷較高的檔案管理人員已習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理模式，加之部分人員年齡較大，往往缺乏較強(qiáng)的新技術(shù)接受能力，存在抵觸心理，學(xué)習(xí)能力較弱等，從而影響數(shù)字化檔案管理的開展。

二、數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用措施及優(yōu)化建議

1.制定數(shù)字化檔案管理政策和流程

制定數(shù)字化檔案管理政策和流程是確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)有效運(yùn)行及其合規(guī)性的關(guān)鍵措施之一。鑒于事業(yè)單位業(yè)務(wù)類型不同，在政策制定過(guò)程中，應(yīng)以自身實(shí)際為出發(fā)點(diǎn)，確保檔案管理政策與自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)相吻合，保障數(shù)字化檔案管理工作有效落地。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)秉持一致性原則，制定相應(yīng)的政策標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。針對(duì)檔案信息的收集，可規(guī)定將新文件統(tǒng)一收錄到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，推動(dòng)紙質(zhì)檔案逐步向數(shù)字化檔案方向發(fā)展。與此同時(shí)，明確檔案的分類與索引標(biāo)準(zhǔn)、制定統(tǒng)一的命名規(guī)則，使檔案系統(tǒng)內(nèi)各類文件夾結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)字段和標(biāo)簽等規(guī)范化，以便后續(xù)精準(zhǔn)識(shí)別和檢索檔案信息。在政策制定過(guò)程中，還需特別關(guān)注數(shù)據(jù)安全管理，確保檔案管理人員及其他使用檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)人員，能夠嚴(yán)格按照政策標(biāo)準(zhǔn)和要求操作檔案管理系統(tǒng)，提升數(shù)字化檔案管理的合規(guī)性，防范數(shù)據(jù)隱私被泄露及丟失等風(fēng)險(xiǎn)。一方面，可以通過(guò)明確數(shù)字檔案的存儲(chǔ)位置、備份策略和保留期限等方式，對(duì)檔案信息存儲(chǔ)與保留環(huán)節(jié)加以控制。另一方面，可以從使用權(quán)限、登錄和閱覽權(quán)限等角度出發(fā)，通過(guò)對(duì)各類檔案設(shè)置訪問(wèn)和編輯權(quán)限，提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和檔案數(shù)據(jù)隱私保護(hù)成效。此外，在數(shù)字化檔案管理流程的制定方面，應(yīng)涵蓋數(shù)字檔案從創(chuàng)建到歸檔的全過(guò)程。對(duì)于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)，可通過(guò)資料整理、拆分重組、信息校對(duì)、掃描錄入、審批與修改以及信息補(bǔ)充與歸檔，完成對(duì)數(shù)字化檔案操作流程的構(gòu)建。通過(guò)明晰具體流程，確保各環(huán)節(jié)有章可循，在規(guī)范數(shù)字檔案管理的同時(shí)，賦予數(shù)字檔案管理可追溯性。對(duì)此，還可以通過(guò)建立審計(jì)與監(jiān)控機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案訪問(wèn)痕跡追蹤效果，加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理的成效。

2.選擇合適的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具備較強(qiáng)的定制化特征，在開發(fā)與設(shè)計(jì)時(shí)，受各類因素影響，系統(tǒng)種類相對(duì)較為豐富。在數(shù)字化檔案的管理過(guò)程中，系統(tǒng)發(fā)揮著重要作用。事業(yè)單位要想順利推進(jìn)數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型，取得理想的數(shù)字化檔案管理效果，就需要綜合多方面因素，合理選擇數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與自身發(fā)展實(shí)際相符，使之最大化地發(fā)揮其系統(tǒng)效用，助力檔案管理人員高效開展檔案管理工作。從系統(tǒng)功能層面來(lái)看，應(yīng)具備兩大板塊，即數(shù)字化檔案管理必備的基本功能，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)與分析等，以及基于事業(yè)單位檔案管理實(shí)際需求的相關(guān)高級(jí)功能，如權(quán)限管理、數(shù)據(jù)遷移等。同時(shí)，鑒于檔案資料豐富多樣，系統(tǒng)功能還須具備多種文件類型支持模式，除文字之外，還可實(shí)現(xiàn)圖像、音視頻等數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)與管理，以滿足各類檔案管理需求。從系統(tǒng)性能角度來(lái)看，海量數(shù)據(jù)資源是數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)與核心，而大規(guī)模的數(shù)據(jù)通常需要相應(yīng)的存儲(chǔ)空間，否則將影響存儲(chǔ)需求以及信息處理效率、系統(tǒng)傳輸速度。由于事業(yè)單位檔案資源通過(guò)長(zhǎng)期積累，持續(xù)產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)信息，若系統(tǒng)性能不足以支撐海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與處理需求，就難以真正發(fā)揮數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的價(jià)值。因此，系統(tǒng)性能應(yīng)充分考慮數(shù)據(jù)量規(guī)模，選擇可支持海量數(shù)據(jù)處理需求的系統(tǒng)，避免因系統(tǒng)性能不足而影響系統(tǒng)訪問(wèn)與檢索速度。針對(duì)現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)普遍存在的兼容性、擴(kuò)展性等問(wèn)題，事業(yè)單位在選擇數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，還需關(guān)注系統(tǒng)的互操作性，確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可兼容其他系統(tǒng)，順利實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與協(xié)作，解決過(guò)去因系統(tǒng)不兼容、數(shù)據(jù)格式不兼容等因素而導(dǎo)致的數(shù)字化檔案管理成效不佳的問(wèn)題。

3.拓寬資金來(lái)源與合理分配

資金投人較大是事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型過(guò)程中不可避免的一大挑戰(zhàn)。資金投人作為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)保障，若資金投人不足，必將影響數(shù)字化檔案管理的整體實(shí)施效果。因而事業(yè)單位在數(shù)字化檔案管理期間，還需充分考慮資金投入問(wèn)題，可通過(guò)拓寬資金來(lái)源、合理分配資金的方式，擴(kuò)大數(shù)字化檔案管理的資金占比、提高數(shù)字化檔案管理資金的利用率。在資金來(lái)源方面，事業(yè)單位可向財(cái)政部門申請(qǐng)專項(xiàng)資金，用于建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)。通過(guò)向財(cái)政部門說(shuō)明數(shù)字化檔案管理建設(shè)的重要性與緊迫性，積極爭(zhēng)取財(cái)政支持與專項(xiàng)資金。與此同時(shí)，還可以通過(guò)積極參與政府相關(guān)部門發(fā)布的各類信息化建設(shè)項(xiàng)目申報(bào)，進(jìn)一步爭(zhēng)取資金投人，以便為數(shù)字化檔案管理提供穩(wěn)定、可靠的資金來(lái)源支撐，促使數(shù)字化檔案管理工作持續(xù)推進(jìn)。在資金分配方面，可通過(guò)制訂科學(xué)、詳細(xì)的預(yù)算計(jì)劃，精準(zhǔn)把控?cái)?shù)字化檔案管理中關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點(diǎn)項(xiàng)目的資金需求，如優(yōu)先完善基礎(chǔ)硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)的建設(shè)，保障核心設(shè)備與關(guān)鍵技術(shù)的投入。在此基礎(chǔ)上，預(yù)留部分資金用于后期系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)、人員培訓(xùn)等方面，確保資金得到合理分配。事業(yè)單位還需注意在采購(gòu)環(huán)節(jié)做好成本控制，可通過(guò)與供應(yīng)商談判、集中采購(gòu)等方式降低成本，減少采購(gòu)?fù)度胝急取?/p>

4.構(gòu)建信息安全防護(hù)體系

在數(shù)字化環(huán)境下，信息安全保障很大程度上決定了數(shù)字化檔案管理的有效性。因而加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制十分必要。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)此加強(qiáng)重視，采取系列措施強(qiáng)化檔案保護(hù)，確保檔案信息安全、合規(guī)?；诖?，可通過(guò)建立完善的安全管理制度，圍繞檔案信息安全防護(hù)要點(diǎn)，全方位加強(qiáng)訪問(wèn)權(quán)限控制、操作規(guī)范管理，從人員管理上盡可能杜絕檔案信息被泄露或丟失等問(wèn)題的發(fā)生，構(gòu)筑數(shù)字化檔案管理的第一道防線。除針對(duì)性的授權(quán)訪問(wèn)和操作權(quán)限之外，還可以采取身份驗(yàn)證的方式進(jìn)一步保障系統(tǒng)安全，如設(shè)立用戶名和密碼、雙因素身份驗(yàn)證以及采用生物識(shí)別技術(shù)等，以此加強(qiáng)訪問(wèn)控制，防止未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問(wèn)系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，建立數(shù)據(jù)備份策略和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)備份處理，以應(yīng)對(duì)操作失誤、設(shè)備故障或自然災(zāi)害等突發(fā)情況，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。在制訂備份計(jì)劃時(shí)，可結(jié)合檔案數(shù)據(jù)的重要程度、更新頻率等要素，確定相應(yīng)的備份周期，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)全量備份，并驗(yàn)證備份后的數(shù)據(jù)，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。除數(shù)據(jù)備份之外，針對(duì)數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障等事件，還應(yīng)制訂相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，即對(duì)于時(shí)下未能及時(shí)備份，且因突發(fā)情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的問(wèn)題，制定相應(yīng)的恢復(fù)流程與責(zé)任分工，以便第一時(shí)間恢復(fù)處理丟失的檔案數(shù)據(jù)。另外，為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息的安全防護(hù)，還需積極落實(shí)各類安全防護(hù)手段，包括在系統(tǒng)中引入加密算法，保護(hù)機(jī)密、敏感數(shù)據(jù)。建立入侵檢測(cè)系統(tǒng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)流量實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。在網(wǎng)絡(luò)邊界部署防火墻，阻止外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)等。

5.提供數(shù)字化技術(shù)教育培訓(xùn)支持

數(shù)字化檔案管理人員是否具備數(shù)字化意識(shí)與數(shù)字化素養(yǎng)，關(guān)系著數(shù)字化檔案管理工作能否順利開展。事業(yè)單位應(yīng)提高對(duì)人才管理的重視程度，營(yíng)造積極的專業(yè)成長(zhǎng)氛圍，鼓勵(lì)檔案管理人員加快適應(yīng)時(shí)代步伐，幫助其認(rèn)清形勢(shì)，使其能夠不斷提高自身綜合能力，深入理解并掌握數(shù)字化管理技術(shù)，從而更好地投身于數(shù)字化檔案管理的事業(yè)中。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)發(fā)揮引領(lǐng)作用，除領(lǐng)導(dǎo)層樹立榜樣之外，還可為檔案管理人員提供系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)，促使檔案管理人員逐步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的重視，使其能夠在有效掌握數(shù)字技術(shù)的同時(shí)，將技術(shù)有效應(yīng)用于實(shí)際工作中。具體而言，事業(yè)單位可以從五個(gè)層面出發(fā)，打造科學(xué)、完善的數(shù)字化技術(shù)教育培訓(xùn)體系。一是明確培訓(xùn)目標(biāo)與內(nèi)容。在檔案管理專業(yè)能力基礎(chǔ)上，重點(diǎn)圍繞數(shù)字化技術(shù)確定培訓(xùn)內(nèi)容，確保培訓(xùn)內(nèi)容全面覆蓋數(shù)字化檔案管理對(duì)專業(yè)人才的能力需求范圍，如數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)操作能力、計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作和數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。二是確定培訓(xùn)方案。根據(jù)培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容以及培訓(xùn)人員的實(shí)際情況，制訂詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，協(xié)調(diào)培訓(xùn)與日常檔案管理工作，避免出現(xiàn)時(shí)間沖突或造成檔案管理人員壓力較大等情況。三是組建專業(yè)的培訓(xùn)師資隊(duì)伍。例如，邀請(qǐng)相關(guān)高校教師、具備豐富實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的相關(guān)專業(yè)人員等，全方位地指導(dǎo)檔案管理人員，提供可靠且強(qiáng)大的培訓(xùn)支持，使其能夠快速、高效地達(dá)成培訓(xùn)目標(biāo)。四是建立培訓(xùn)反饋機(jī)制。鼓勵(lì)參與培訓(xùn)人員提出反饋意見(jiàn)，以此作為培訓(xùn)改進(jìn)與優(yōu)化的依據(jù)，持續(xù)提升數(shù)字化檔案管理人才培訓(xùn)成效。五是設(shè)立培訓(xùn)效果評(píng)估與考核機(jī)制?？己藱n案管理人員階段性培訓(xùn)成果，包括理論與實(shí)際操作等方面，了解其培訓(xùn)效果的同時(shí)，調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃，幫助檔案管理人員持續(xù)提升自身綜合素養(yǎng)。

三、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位要想立足新時(shí)期發(fā)展的大環(huán)境，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型至關(guān)重要。尤其在檔案管理方面，推進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用既是時(shí)代發(fā)展的引領(lǐng)，也是檔案事業(yè)發(fā)展需要，對(duì)提高事業(yè)單位檔案管理效率、增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全、降低檔案管理成本和支持檔案信息共享等方面意義重大。目前，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理尚未成熟，各維度均呈現(xiàn)出一定的轉(zhuǎn)型困境。在諸多的挑戰(zhàn)下，事業(yè)單位可通過(guò)建立數(shù)字化檔案管理體系、拓寬資金來(lái)源、構(gòu)建信息安全防護(hù)體系、加強(qiáng)人員教育培訓(xùn)以及持續(xù)改進(jìn)與性能監(jiān)測(cè)等措施，逐步克服數(shù)字化檔案管理障礙，以更好地發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)對(duì)檔案管理的優(yōu)化作用，不斷提高檔案管理水平。

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作者單位：諸城市體育事業(yè)發(fā)展中心