數(shù)字時(shí)代檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型路徑探究

一、引言

檔案是人類社會活動的歷史記錄，其管理方式必須緊跟時(shí)代步伐，不斷創(chuàng)新與變革，以適應(yīng)數(shù)字時(shí)代對信息處理高效性、準(zhǔn)確性與安全性的要求。智能化轉(zhuǎn)型作為檔案管理領(lǐng)域的必然趨勢，正引領(lǐng)著檔案管理向更高效、更智能、更安全的方向發(fā)展。這一轉(zhuǎn)型旨在利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)全面提升檔案管理的綜合效能。本文旨在深入剖析并探討數(shù)字時(shí)代檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型路徑，通過系統(tǒng)梳理與分析，為檔案管理領(lǐng)域的實(shí)踐工作者與理論研究者提供有價(jià)值的參考，推動檔案管理事業(yè)在數(shù)字時(shí)代的繁榮發(fā)展。

二、數(shù)字時(shí)代檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的意義

（一）提升檔案管理工作效率

檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型通過運(yùn)用自動化、智能化的管理方式，顯著提升了檔案管理的效率。一方面，自動化掃描設(shè)備能夠迅速而準(zhǔn)確地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，大大減少了人工錄入的時(shí)間和錯(cuò)誤，提高了工作人員的工作效率；另一方面，智能檢索系統(tǒng)的引入為檔案管理帶來了變革。用戶只要輸入關(guān)鍵詞或相關(guān)信息，系統(tǒng)便能迅速定位并呈現(xiàn)用戶所需檔案，這一過程大幅縮短了檔案檢索流程，顯著提高了檔案管理工作效率?？傊?，智能化轉(zhuǎn)型使檔案管理部門能夠高效處理海量數(shù)據(jù)并確保信息的有效利用。

（二）保障檔案信息安全

在數(shù)字時(shí)代，檔案信息安全問題日益凸顯。在檔案管理過程中通過構(gòu)建安全防護(hù)體系，為檔案信息安全提供了有力保障。其一，采用先進(jìn)的加密技術(shù)，能確保檔案信息在傳輸和存儲過程中的保密性。其二，應(yīng)用防火墻系統(tǒng)，能有效抵御來自外部的黑客攻擊和未經(jīng)授權(quán)的訪問。其三，入侵檢測系統(tǒng)的部署更是為檔案信息安全筑起了一道堅(jiān)實(shí)的防線，它能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測并處理潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案信息的完整性和可用性。智能化轉(zhuǎn)型使檔案管理部門在信息安全方面具備了較強(qiáng)的防御能力和應(yīng)對能力，保障了信息安全。

（三）優(yōu)化檔案服務(wù)模式

檔案管理智能化轉(zhuǎn)型不僅提升了檔案管理效率和信息安全水平，還推動了檔案管理部門從傳統(tǒng)的被動服務(wù)模式向主動服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。一方面，運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，通過對用戶行為、需求等數(shù)據(jù)的深入挖掘和分析，使檔案管理部門能夠更準(zhǔn)確地把握用戶需求，從而為用戶提供更加個(gè)性化的檔案信息服務(wù)；另一方面，人工智能技術(shù)的引入為檔案服務(wù)模式帶來了全新變革。智能問答系統(tǒng)能即時(shí)響應(yīng)用戶咨詢的問題，并進(jìn)行準(zhǔn)確的解答；智能推薦系統(tǒng)則能夠根據(jù)用戶的歷史行為和興趣偏好，為用戶推薦相關(guān)檔案信息，進(jìn)一步提升用戶體驗(yàn)?？傊悄芑D(zhuǎn)型使檔案管理部門在服務(wù)方面更具主動性和創(chuàng)新性，能夠?yàn)橛脩籼峁└颖憬荨⒏咝У姆?wù)。

三、數(shù)字時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇

（一）面臨的挑戰(zhàn)

1.信息處理工作量增加

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，信息數(shù)量大幅增加。在檔案管理領(lǐng)域，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，檔案管理部門要處理的檔案數(shù)量同樣急劇增加，無論是從數(shù)量上還是種類上，都遠(yuǎn)超以往。這對檔案管理部門的存儲、檢索和管理能力提出了更高要求。

2.信息安全風(fēng)險(xiǎn)加劇

數(shù)字時(shí)代，檔案信息安全問題日益凸顯。在檔案管理過程中，信息的保密性、完整性和可用性至關(guān)重要。然而，隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日益復(fù)雜，檔案信息安全面臨著前所未有的威脅。一方面，黑客攻擊、病毒入侵等惡意行為可能導(dǎo)致檔案信息被竊取、篡改或刪除，造成不可估量的損失；另一方面，內(nèi)部管理不善、操作失誤等人為因素也可能引發(fā)信息安全問題。

3.用戶需求更加多樣

在數(shù)字時(shí)代，用戶對檔案信息的需求更加多樣化、個(gè)性化。他們不僅關(guān)注檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，還注重使用方式的便捷性和易用性。目前，檔案管理部門在滿足用戶需求方面仍存在一些問題。其一，未能滿足用戶的高效檢索需求。檔案管理部門仍依賴紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，影響用戶的檢索效率。其二，對用戶需求響應(yīng)慢，處理用戶投訴時(shí)效率較低。滿足用戶需求是檔案管理部門提升服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵所在，用戶需求的多樣化要求檔案管理部門在服務(wù)模式、技術(shù)方法等方面進(jìn)行創(chuàng)新，為檔案管理智能化轉(zhuǎn)型注入新的活力和動力。

（二）面臨的機(jī)遇

1.信息技術(shù)的快速發(fā)展

隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理智能化轉(zhuǎn)型獲得了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。云計(jì)算技術(shù)使檔案管理部門能夠構(gòu)建高效、可擴(kuò)展的存儲和計(jì)算平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲和快速處理。大數(shù)據(jù)技術(shù)則能夠?qū)Ａ繖n案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，揭示數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)和規(guī)律，為檔案管理提供更加精準(zhǔn)、全面的決策支持。人工智能技術(shù)更是為檔案管理帶來了深刻變革，通過智能識別、智能檢索、智能推薦等功能，極大地提升了檔案管理的智能化水平和用戶體驗(yàn)。總之，信息技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理智能化轉(zhuǎn)型提供了無限可能，使檔案管理部門能夠更加高效、精準(zhǔn)地管理和利用檔案信息。

2.政策環(huán)境的優(yōu)化

近年來，國家對檔案信息化建設(shè)的重視程度不斷提高，出臺了一系列政策措施，為檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型提供了良好的政策環(huán)境。一方面，這些政策措施明確了檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，提供了資金、人才等方面的支持，為檔案管理部門推進(jìn)智能化轉(zhuǎn)型提供了有力保障；另一方面，政策環(huán)境的優(yōu)化也促進(jìn)了檔案管理部門與相關(guān)部門、企業(yè)之間的合作與交流，推動了檔案信息化建設(shè)的深入發(fā)展。在此背景下，檔案管理部門能夠更加積極、主動地推進(jìn)智能化轉(zhuǎn)型，不斷提升檔案管理的水平和效能。

四、數(shù)字時(shí)代檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的路徑

（一）構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)

1.系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

智能化檔案管理系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循模塊化、可擴(kuò)展性原則，以便適應(yīng)未來技術(shù)發(fā)展和業(yè)務(wù)需求的變化。系統(tǒng)應(yīng)包括檔案管理、檢索、利用、安全等多個(gè)模塊，確保檔案信息的流暢傳遞和高效利用。以北京市檔案館機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室為例，其構(gòu)建的數(shù)字檔案室系統(tǒng)具備在線接收、自動整理歸檔、編研利用、鑒定統(tǒng)計(jì)、監(jiān)督指導(dǎo)、在線移交等智能化管理功能，并可靈活擴(kuò)展，通過與OA辦公系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)的無縫對接，實(shí)現(xiàn)了電子檔案全生命周期、全業(yè)務(wù)流程的單套閉環(huán)管理。

2.關(guān)鍵技術(shù)應(yīng)用

（1）云計(jì)算技術(shù)：通過使用云計(jì)算技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的分布式存儲和按需訪問，提高存儲效率和訪問速度。如浙江省檔案館數(shù)字檔案館系統(tǒng)，該系統(tǒng)后端通過政務(wù)云，聯(lián)通省大數(shù)據(jù)中心，向省大數(shù)據(jù)中心開放檔案數(shù)據(jù)53萬余條。

（2）大數(shù)據(jù)技術(shù)：利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)其中潛在的價(jià)值和規(guī)律，為檔案管理提供科學(xué)依據(jù)。如浙江省檔案館已通過“省檔案數(shù)據(jù)共享中心系統(tǒng)”累計(jì)貫通12個(gè)省級民生部門的31個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，匯集全省各級檔案館館藏共享檔案6000余萬件。查檔用戶可遠(yuǎn)程利用異地檔案館資源，也可通過互聯(lián)網(wǎng)或移動應(yīng)用程序利用全省檔案資源。

（3）人工智能技術(shù)：人工智能技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案的智能分類、智能檢索和智能推薦等功能，提高檔案管理的智能化水平。如由浙江省檔案館、科大訊飛共同承擔(dān)的“人工智能技術(shù)在音視頻檔案整理利用中的應(yīng)用研究”項(xiàng)目。該項(xiàng)目應(yīng)用基于人工智能技術(shù)的語音識別和人臉識別技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對音視頻檔案的數(shù)據(jù)化處理、自動拆分著錄和智能化檢索，對音視頻檔案的采集、整理、管理、利用進(jìn)行了探索性的研究。這對檔案部門進(jìn)一步加強(qiáng)音視頻檔案資源建設(shè)，進(jìn)一步提高音視頻檔案資源利用效率具有現(xiàn)實(shí)意義。

（二）加強(qiáng)檔案資源庫建設(shè)

1. 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)采用先進(jìn)的掃描設(shè)備和技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理。同時(shí)，應(yīng)完善電子檔案管理體系和標(biāo)準(zhǔn)體系，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。

2. 加強(qiáng)檔案信息資源整合

檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對各類檔案信息資源的整合，形成規(guī)范的檔案資源庫。通過整合不同來源、不同格式的檔案信息，實(shí)現(xiàn)信息的共享和互操作，提高檔案信息的利用效率。

（三）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

1. 加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，提升他們的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案學(xué)、信息化技術(shù)、相關(guān)法律法規(guī)等專業(yè)知識和技能。

2. 引進(jìn)高素質(zhì)人才

檔案管理部門應(yīng)積極引進(jìn)具有較高數(shù)字化水平和專業(yè)技能的人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。通過引進(jìn)人才，可以促進(jìn)管理理念創(chuàng)新，直接增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍在技術(shù)、管理等方面的實(shí)力，加快檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

（四）完善檔案管理機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)體系

1. 完善檔案管理機(jī)制

檔案管理部門應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，結(jié)合本單位實(shí)際情況，完善檔案管理機(jī)制。機(jī)制應(yīng)包括檔案管理的職責(zé)分工、工作流程、信息安全、利用服務(wù)等方面內(nèi)容，確保檔案管理的規(guī)范化。

2. 建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，包括檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案編號標(biāo)準(zhǔn)、檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)、檔案利用標(biāo)準(zhǔn)等。通過建立標(biāo)準(zhǔn)體系，可以規(guī)范檔案管理流程和行為，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（五）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式

1. 開展個(gè)性化服務(wù)

檔案管理部門應(yīng)深入了解用戶需求，為用戶提供個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。例如，可以根據(jù)用戶的職業(yè)背景、興趣愛好等信息，為用戶推薦相關(guān)的檔案信息資源；可以根據(jù)用戶的查詢歷史和行為軌跡，為用戶提供智能推薦和精準(zhǔn)推送服務(wù)。

2. 開展檔案資源共享服務(wù)

檔案管理部門應(yīng)積極推動檔案信息共享平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)不同部門、不同機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享和互操作。通過共享平臺，可以打破“信息孤島”，提高檔案信息的利用效率。同時(shí)，也可以促進(jìn)檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)同合作，共同推動檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

（六）強(qiáng)化檔案信息安全保障措施

1. 建立信息安全防護(hù)體系

檔案管理部門應(yīng)建立完善的信息安全防護(hù)體系，包括物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全等方面。采用入侵檢測系統(tǒng)和防火墻等安全防護(hù)方式，能夠有效抵御病毒入侵和黑客攻擊等安全風(fēng)險(xiǎn)，從而保障檔案信息的機(jī)密性、無損性和可訪問性。

2. 加強(qiáng)信息安全意識教育

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對檔案管理人員的信息安全教育培訓(xùn)，以提升他們的信息安全認(rèn)知與防御技能。通過定期開展信息安全培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，讓檔案管理人員了解信息安全的重要性和必要性，掌握基本的信息安全知識和技能。

五、結(jié)語

數(shù)字時(shí)代檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型是必然趨勢。通過構(gòu)建智能化檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案資源庫建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)、健全檔案管理機(jī)制與標(biāo)準(zhǔn)體系、創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式、加強(qiáng)檔案信息安全保障措施，能夠有力驅(qū)動檔案管理向智能化方向轉(zhuǎn)型。未來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和用戶需求的不斷變化，檔案管理部門應(yīng)持續(xù)關(guān)注新技術(shù)、新應(yīng)用的發(fā)展動態(tài)，積極探索和創(chuàng)新檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型路徑，以適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的發(fā)展需求。同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)同合作，共同推動檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。

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（作者簡介：于萌萌，女，碩士研究生，青島廣電影視傳媒集團(tuán)有限公司，館員，研究方向：企業(yè)檔案）

（責(zé)任編輯 王瑞鋒）