檔案管理流程優(yōu)化與工作效率提升策略

一、引言

在數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)量激增與業(yè)務(wù)復(fù)雜化使傳統(tǒng)檔案管理模式難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。紙質(zhì)檔案占用空間大、存儲(chǔ)成本高、檢索效率低、跨部門協(xié)作難等因素影響到檔案資源的開發(fā)和利用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作迎來了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要機(jī)遇，人工智能、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，為檔案管理流程優(yōu)化和工作效率提升提供了新方法。然而，目前部分檔案管理部門受到技術(shù)應(yīng)用不足、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失、工作流程復(fù)雜等因素的影響，難以充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。在此背景下，有必要引入先進(jìn)技術(shù)，搭建智慧化平臺(tái)，加大人才培養(yǎng)力度，優(yōu)化檔案管理流程，進(jìn)而提升檔案管理工作效率，為新時(shí)期檔案管理事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展作出更多貢獻(xiàn)。

二、檔案管理流程概述與問題分析

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，對(duì)其進(jìn)行梳理并找到存在的具體問題，才能有的放矢地對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，從而提升檔案管理工作整體質(zhì)量和效率。

（一）檔案管理流程概述

檔案管理工作涵蓋檔案信息的收集、分類、存儲(chǔ)、開發(fā)利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案管理工作只有各環(huán)節(jié)緊密銜接，才能不斷提升工作質(zhì)效。在檔案收集環(huán)節(jié)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息來源愈加廣泛，需要檔案管理人員在關(guān)注檔案信息類型的同時(shí)，逐一甄別并匯總檔案信息，確保檔案收集的全面性和系統(tǒng)性。在檔案分類階段，檔案管理人員根據(jù)一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，按照業(yè)務(wù)類型、文件性質(zhì)或年份對(duì)檔案進(jìn)行分類并編號(hào)。在傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，紙質(zhì)檔案作為檔案的主要形式，要建立庫(kù)房對(duì)其集中存儲(chǔ)。在檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案檢索主要依靠目錄進(jìn)行，要想查閱相關(guān)檔案，只能通過鎖定日期范圍或關(guān)鍵詞進(jìn)行查閱。

（二）檔案管理流程存在的主要問題

1.工作流程復(fù)雜

其一，檔案信息需要經(jīng)過收集和分類等多個(gè)環(huán)節(jié)才能完成錄入，不僅復(fù)雜且低效，消耗了檔案管理人員大量的時(shí)間和精力，而且存在重復(fù)性工作的問題。其二，在檔案分類環(huán)節(jié)，存在人員操作失誤的風(fēng)險(xiǎn)，容易導(dǎo)致檔案編號(hào)混亂，進(jìn)而影響到后續(xù)的檔案檢索和開發(fā)利用。其三，在檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，隨著檔案規(guī)模的不斷擴(kuò)大，紙質(zhì)檔案所需的存儲(chǔ)空間也越來越大，加之檔案堆疊，既容易造成檔案損毀，也不利于日常的檔案管理工作。其四，在檔案檢索環(huán)節(jié)，面對(duì)海量檔案，人工查閱檢索模式弊端日益凸顯，嚴(yán)重影響到檔案價(jià)值的發(fā)揮。其五，查詢檔案往往需要經(jīng)過層層審批才能夠獲得檔案信息，難以發(fā)揮檔案的價(jià)值，也影響了檔案資源的開發(fā)利用。

2.信息化建設(shè)滯后

在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，然而，目前許多檔案管理部門存在檔案管理信息化建設(shè)滯后的問題，這在一定程度上影響了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，為優(yōu)化檔案管理流程帶來了阻礙。其一，檔案管理數(shù)字化進(jìn)展緩慢，部分檔案管理部門仍然沒有轉(zhuǎn)變管理思路和工作方法，仍以紙質(zhì)檔案管理模式為主，對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用仍停留在紙質(zhì)檔案信息掃描和存儲(chǔ)階段，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享。其二，大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)功能不完善，模塊功能相對(duì)單一，缺少全流程覆蓋。例如，部分系統(tǒng)支持電子檔案上傳，但缺少自動(dòng)化分類和智能檢索等功能，還需進(jìn)行大量人工操作。其三，部分檔案管理部門在信息化建設(shè)方面仍存在明顯不足，主要表現(xiàn)為技術(shù)應(yīng)用水平較低，過度依賴傳統(tǒng)的本地備份方式，未能有效引入?yún)^(qū)塊鏈存證、動(dòng)態(tài)權(quán)限管理等現(xiàn)代化技術(shù)，導(dǎo)致安全管理體系不符合數(shù)字化時(shí)代發(fā)展需求，存在檔案數(shù)據(jù)泄漏風(fēng)險(xiǎn)。

3.人才隊(duì)伍建設(shè)不足

其一，人才能力與工作需求存在錯(cuò)位。目前，檔案管理人員多局限于檔案學(xué)專業(yè)背景，單一的人才結(jié)構(gòu)導(dǎo)致檔案管理人才隊(duì)伍缺少信息技術(shù)應(yīng)用和數(shù)據(jù)分析等相關(guān)人才，技術(shù)層面過度依賴外包。其二，檔案管理人才培訓(xùn)體系不完善。培訓(xùn)內(nèi)容多圍繞數(shù)字化技術(shù)基本操作展開，對(duì)區(qū)塊鏈、人工智能技術(shù)缺少系統(tǒng)培訓(xùn)；還存在著培訓(xùn)形式單一、頻次低的現(xiàn)實(shí)問題，難以滿足檔案管理人才個(gè)性化的學(xué)習(xí)需求。其三，檔案館人才晉升空間小。檔案管理崗位普遍存在晉升空間不足問題，很容易造成人才流失，不利于檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而影響到檔案管理工作的提質(zhì)增效。

4.檔案標(biāo)準(zhǔn)體系不健全

在檔案管理過程中缺少元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、分類編碼規(guī)則和具體操作手冊(cè)，使檔案數(shù)據(jù)在共享共建過程中面臨著系統(tǒng)不兼容、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)實(shí)問題。特別是部分單位對(duì)檔案管理工作重視程度不足，只是將其作為輔助性工作，沒有與業(yè)務(wù)工作進(jìn)行對(duì)接，導(dǎo)致檔案管理流程優(yōu)化內(nèi)生動(dòng)力不足。

三、檔案管理流程優(yōu)化與工作效率提升的具體措施

（一）構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)

檔案管理部門應(yīng)通過構(gòu)建覆蓋檔案全生命周期的數(shù)字化平臺(tái)，為檔案管理流程優(yōu)化提供支撐。借助技術(shù)集成和數(shù)據(jù)貫通，有效地破解傳統(tǒng)檔案管理流程聯(lián)系不夠緊密的現(xiàn)實(shí)困境。其一，要采用模塊化設(shè)計(jì)理念，將分散的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接。通過API（應(yīng)用程序編程接口）實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換，提升檔案數(shù)據(jù)共享效率，確保檔案從生成、流轉(zhuǎn)到銷毀全流程可追溯。其二，在平臺(tái)架構(gòu)設(shè)計(jì)上，要從基礎(chǔ)層、業(yè)務(wù)層和應(yīng)用層三個(gè)方面進(jìn)行?；A(chǔ)層要借助計(jì)算機(jī)與分布式存儲(chǔ)技術(shù)搭建檔案信息存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，提供彈性擴(kuò)展數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和計(jì)算能力；業(yè)務(wù)層要引入智能檢索和自動(dòng)化分類等技術(shù)，為檔案管理提供支持；應(yīng)用層主要通過多終端適配界面實(shí)現(xiàn)檔案管理跨部門協(xié)同操作。其三，在數(shù)字化平臺(tái)中嵌入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，對(duì)檔案創(chuàng)建、修改等操作進(jìn)行全流程存證，從而保證檔案數(shù)據(jù)的完整性，提升檔案管理工作質(zhì)量。其四，要基于角色或?qū)傩阅Ｐ蛯?duì)數(shù)字化平臺(tái)管理權(quán)限進(jìn)行分類，面向公眾應(yīng)堅(jiān)持“應(yīng)公開盡公開”的原則，為其提供高質(zhì)量公開檔案，檔案管理人員則被賦予檔案管理權(quán)限。其五，要建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和分類編碼規(guī)則，明確檔案核心字段定義，結(jié)合云架構(gòu)優(yōu)化存儲(chǔ)策略，將高訪問量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在本地，低訪問量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在云端，從而提升檔案管理工作質(zhì)量。其六，還應(yīng)設(shè)置用戶滿意度反饋功能，了解用戶操作痛點(diǎn)，并有針對(duì)性地對(duì)操作流程進(jìn)行優(yōu)化，從而提升檔案檢索的效率。

（二）引入先進(jìn)技術(shù)

當(dāng)前，在檔案管理過程中，檔案管理部門應(yīng)將引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)作為提升工作效率的關(guān)鍵舉措。

1.人工智能技術(shù)

其一，檔案管理部門應(yīng)借助深度學(xué)習(xí)算法對(duì)海量檔案信息進(jìn)行快速掃描與分析，并結(jié)合檔案基本特征實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類，自動(dòng)更新分類邏輯庫(kù)，提升分類規(guī)則的科學(xué)性，確保相關(guān)規(guī)則符合檔案分類要求，從而減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。其二，利用智能客服為用戶提供咨詢服務(wù)。其三，借助自然語言處理技術(shù)，幫助用戶優(yōu)化檢索條件，縮短檢索時(shí)長(zhǎng)，提升檢索效率。引入多模態(tài)檢索技術(shù)，其支持語義檢索、圖像檢索、語音檢索和全文檢索，能夠有效提升檔案檢索效率。用戶可根據(jù)關(guān)鍵詞、時(shí)間范疇等多個(gè)條件進(jìn)行組合查詢，數(shù)字化平臺(tái)會(huì)根據(jù)用戶需求主動(dòng)推送關(guān)聯(lián)檔案，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確檢索與智能服務(wù)的有效銜接。其四，借助知識(shí)圖譜可視化技術(shù)精準(zhǔn)展示檔案間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

2.大數(shù)據(jù)技術(shù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)具備強(qiáng)大的挖掘與分析能力，在檔案數(shù)據(jù)分析過程中，借助該技術(shù)可對(duì)檔案信息背后的邏輯關(guān)系和基本規(guī)律進(jìn)行深入分析，為檔案管理、決策優(yōu)化提供有力支撐，推動(dòng)檔案管理向智慧化轉(zhuǎn)型。

3.云計(jì)算技術(shù)

借助云計(jì)算平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分布式存儲(chǔ)，不僅能提高檔案存儲(chǔ)的安全性，還能有效應(yīng)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)需求。在檔案資源共享方面，云計(jì)算支持多終端異地實(shí)時(shí)訪問，能夠?yàn)闄n案信息的共享共建提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。

（三）簡(jiǎn)化審批流程

審批流程是檔案管理流程的重要環(huán)節(jié)，可借助自動(dòng)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)其優(yōu)化。其一，對(duì)現(xiàn)有審批流程進(jìn)行分級(jí)處理，依據(jù)單類型業(yè)務(wù)重要程度進(jìn)行差異化處理。例如，針對(duì)常規(guī)事務(wù)性檔案，因其審批流程已非常規(guī)范，可進(jìn)行數(shù)字化操作；針對(duì)涉密或高風(fēng)險(xiǎn)檔案，則應(yīng)在技術(shù)輔助下進(jìn)行人工審核，并借助電子簽名確保整個(gè)審批流程留痕。其二，建立異常處理機(jī)制，使超時(shí)未審批任務(wù)觸發(fā)自動(dòng)預(yù)警，根據(jù)推送建議將任務(wù)退回至原單位或重新審批。其三，應(yīng)積極推進(jìn)移動(dòng)化審批，隨著移動(dòng)智能終端的發(fā)展，開發(fā)多終端適配移動(dòng)應(yīng)用程序，確保檔案管理人員在異地也能完成審批操作；對(duì)涉及多部門的復(fù)雜審批，可采用并行會(huì)簽?zāi)Ｊ?，移?dòng)應(yīng)用程序自動(dòng)同步各方意見，形成綜合決議，提升審批效率。其四，要注重審批風(fēng)險(xiǎn)控制，形成審批日志，詳細(xì)記錄審批流程涉及的操作人、時(shí)間、IP地址等信息，為后續(xù)審計(jì)和責(zé)任追究提供支持。通過優(yōu)化審批流程，在提升檔案管理效率的同時(shí)，也有助于推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。

（四）建立業(yè)務(wù)優(yōu)化機(jī)制

檔案管理部門應(yīng)打破傳統(tǒng)管理思維定式，建立業(yè)務(wù)優(yōu)化機(jī)制，以提升檔案管理效率為核心目標(biāo)。其一，應(yīng)開展全流程診斷與價(jià)值流分析，通過繪制跨部門業(yè)務(wù)流程圖精準(zhǔn)定位可優(yōu)化環(huán)節(jié)，剔除不必要的業(yè)務(wù)流程，對(duì)檔案數(shù)據(jù)分類歸檔等操作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，減少跨部門交接頻次，從而提升整體管理效率。其二，應(yīng)構(gòu)建端到端的自動(dòng)化流程體系，依托業(yè)務(wù)流程管理（BPM）系統(tǒng)設(shè)計(jì)規(guī)則驅(qū)動(dòng)的工作流，對(duì)日常檔案管理工作采用自動(dòng)化處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)權(quán)限并生成電子憑證，有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提升檔案工作效率。其三，應(yīng)建立動(dòng)態(tài)反饋與持續(xù)優(yōu)化機(jī)制，通過對(duì)系統(tǒng)日志數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)分析，識(shí)別檔案管理業(yè)務(wù)流程中的痛點(diǎn)問題并加以改進(jìn)，同時(shí)與用戶保持密切溝通，收集用戶對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程的意見和建議，結(jié)合用戶反饋發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的問題，并針對(duì)性地進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。

（五）重視人員培訓(xùn)

無論是技術(shù)賦能、管理流程優(yōu)化，還是管理效率提升，均離不開專業(yè)人才的參與，因此，檔案管理部門有必要通過制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呐嘤?xùn)方案，合理安排培訓(xùn)內(nèi)容，對(duì)檔案管理人員開展系統(tǒng)教育培訓(xùn)。其一，應(yīng)重視檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，涵蓋檔案管理系統(tǒng)操作、技術(shù)工具使用、區(qū)塊鏈存證等方面。其二，加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)培訓(xùn)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)要求。其三，應(yīng)打造分層培訓(xùn)模式，針對(duì)新入職人員，圍繞技術(shù)操作和安全規(guī)范開展培訓(xùn)，助其快速適應(yīng)崗位要求；針對(duì)骨干人員，提供高級(jí)課程，培養(yǎng)其戰(zhàn)略思維，使其能夠?yàn)闄n案管理流程優(yōu)化與工作效率提升提出建設(shè)性意見。其四，還應(yīng)完善激勵(lì)機(jī)制，為檔案管理人員提供晉升渠道，對(duì)在檔案管理流程優(yōu)化與工作效率提升方面作出突出貢獻(xiàn)的人員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和職務(wù)晉升機(jī)會(huì)，為檔案管理人員職業(yè)發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

四、結(jié)語

總之，在新時(shí)期，檔案管理部門應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，通過構(gòu)建數(shù)字化平臺(tái)、引入先進(jìn)信息技術(shù)，為檔案信息收集、分類、存儲(chǔ)及開發(fā)利用等工作環(huán)節(jié)提供技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化；對(duì)現(xiàn)有檔案管理審批流程進(jìn)行全面梳理與簡(jiǎn)化，去除冗余環(huán)節(jié)以實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作，有效避免資源浪費(fèi)。在此基礎(chǔ)上，通過構(gòu)建業(yè)務(wù)流程優(yōu)化機(jī)制與加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，多措并舉，為檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展注入動(dòng)力。

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（作者簡(jiǎn)介：劉陽娜，女，本科 ，深圳市榮生物業(yè)服務(wù)有限公司，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）