電子會計檔案合規(guī)管理與效率提升的雙輪驅(qū)動

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的時代，信息通信技術(shù)的快速進(jìn)步不僅極大地改變了我們的生活方式，還深刻影響了生產(chǎn)經(jīng)營和管理模式。各地企業(yè)正積極投身于數(shù)字化轉(zhuǎn)型。轉(zhuǎn)型過程中，企業(yè)的財務(wù)管理領(lǐng)域也面臨巨大變革，其中會計檔案的電子化成為重要攻克方向。在這一趨勢下，著力探討電子會計檔案在提升財務(wù)管理質(zhì)量和效率中的作用、實施電子檔案的挑戰(zhàn)和應(yīng)對措施，可以為企業(yè)財務(wù)管理適應(yīng)數(shù)電時代提供建議。

會計檔案的歷史進(jìn)程

我國會計記錄的歷史源遠(yuǎn)流長，最早可追溯至商朝的甲骨文，后發(fā)展為西漢的計簿和宋代的四柱清冊。而我國現(xiàn)存最早的會計檔案，是在蔣衛(wèi)榮在《檔案工作》中介紹的唐代的支出簿、會計簿等。這些早期會計檔案，雖形式簡樸，卻已經(jīng)具備會計工作的雛形，為后世會計工作奠定了基礎(chǔ)，彰顯了會計檔案在經(jīng)濟(jì)管理中的重要地位。

我國會計檔案管理體系隨著西方復(fù)式記賬法的引入和推廣、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及會計管理制度和核算體系的完善而不斷進(jìn)步。20世紀(jì)80年代前，我國的會計檔案主要依賴手工記賬，效率低下且檔案質(zhì)量參差不齊。隨著計算機(jī)技術(shù)的興起和發(fā)展推動會計電算化進(jìn)程，雖初期僅替代手工憑證、賬簿和報表功能，但已顯著提升歸檔效率和檔案質(zhì)量。盡管發(fā)票等憑證附件仍為紙質(zhì)，會計電算化仍標(biāo)志著會計檔案管理向電子化的重要轉(zhuǎn)變，為后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

在數(shù)字化時代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的發(fā)展推動了會計檔案管理的進(jìn)步。我國相關(guān)部門通過完善發(fā)票系統(tǒng)、深入推行電子發(fā)票、規(guī)范發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)以及完善相關(guān)法律法規(guī)，積極促進(jìn)電子發(fā)票改革，使發(fā)票這一重要會計憑證附件以數(shù)字化形式呈現(xiàn)。同時，各類會計檔案管理配套軟件的應(yīng)運而生，為會計檔案的電子化提供了更堅實的基礎(chǔ)和支撐?？v觀會計檔案的歷史進(jìn)程可以發(fā)現(xiàn)，社會的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的繁榮、科學(xué)技術(shù)的變革等都對會計檔案的管理方式產(chǎn)生了重要的影響，而當(dāng)前電子會計檔案的發(fā)展趨勢正朝著更加智能和高效的未來邁進(jìn)。

現(xiàn)行紙質(zhì)會計檔案管理存在的問題

從2013年國內(nèi)首張電子發(fā)票的開具，到2024年鐵路和飛機(jī)客運票均正式推廣電子發(fā)票以來，電子發(fā)票已廣泛應(yīng)用于多個領(lǐng)域，取代了大量紙質(zhì)發(fā)票，成為重要的會計憑證附件。在這一情況下，若企業(yè)仍然采用全紙質(zhì)會計檔案管理的方式，將面臨審核難、風(fēng)險大、效率低等問題。

電子發(fā)票審核難度增加，發(fā)票合規(guī)風(fēng)險增大。電子發(fā)票在審核上不同于紙質(zhì)發(fā)票的一點在于，紙質(zhì)發(fā)票通常需要在稅務(wù)局線下領(lǐng)用，為專業(yè)用紙打印，幾乎不存在造假空間。而電子發(fā)票作為一項較新的技術(shù)，如不增加相應(yīng)軟件作為輔助審核工具，僅憑人工審核，工作量較大，且無法較快識別發(fā)票信息的真實性。另外，電子發(fā)票可重復(fù)打印，會計人員在審核時很難判斷電子發(fā)票是否為重復(fù)打印、重復(fù)報銷，不僅增加了審核難度，也加大了合規(guī)風(fēng)險。

檔案管理合規(guī)風(fēng)險增大。當(dāng)企業(yè)采用紙質(zhì)會計檔案管理的方式時，通常需以電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為入賬依據(jù)和憑證附件予以保存。而根據(jù)相關(guān)規(guī)定，當(dāng)企業(yè)采用電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為入賬依據(jù)時，就必須同時保存對應(yīng)的電子發(fā)票原件。如果不能妥善保存電子發(fā)票原件或者沒有建立有效的索引關(guān)系，可能會違反相關(guān)法律法規(guī)。

混合管理模式復(fù)雜性增加。根據(jù)2022年發(fā)布的《會計檔案管理辦法》，若企業(yè)未實行電子會計檔案管理，企業(yè)內(nèi)部形成的電子會計資料則無法僅以電子形式保存，必須同時保留紙質(zhì)和電子兩種形式的會計檔案。這種做法不僅增加了會計人員的工作量，成為一項重復(fù)且耗時的任務(wù)，還大幅提高了管理成本。對于會計檔案管理而言，紙質(zhì)會計檔案需要占用不少物理空間，而電子發(fā)票原件等部分電子檔案對服務(wù)器存儲空間提出了更高要求。這種雙重儲存要求不僅增加了工作流程的復(fù)雜性，還大幅提高了管理成本，影響整體工作效率。

環(huán)境影響和可持續(xù)發(fā)展壓力增加。為了電子檔案的紙質(zhì)存檔需求，企業(yè)需要大量打印文檔，且打印量會隨著企業(yè)發(fā)展越來越大。這大大增加了紙張的使用量和企業(yè)辦公成本。大量使用紙張不僅消耗自然資源，還增加了企業(yè)的碳排放，不利于環(huán)境保護(hù)和企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

電子會計檔案的主要功能

及其對財務(wù)管理質(zhì)量和效率提升的影響

電子會計檔案的實現(xiàn)，離不開電子會計檔案管理軟件的支持。如今市面上的正規(guī)的會計檔案管理軟件大同小異，都在不斷地更新?lián)Q代中日益完善。多數(shù)軟件公司也都在稅務(wù)局發(fā)布的試點公司范圍內(nèi)，基本能夠?qū)崿F(xiàn)在合規(guī)的前提下滿足企業(yè)日常電子會計檔案管理的要求。

自動化數(shù)據(jù)處理提升效率。電子會計檔案軟件通過OCR識別技術(shù)（光學(xué)字符識別）和比對技術(shù)，實現(xiàn)電子發(fā)票的自動識別、校驗和查重，并能獲取銀行回單等電子原始憑證。這些軟件可以將各不同端口的原始數(shù)據(jù)與審批流程、會計憑證進(jìn)行自動關(guān)聯(lián)歸檔，將會計人員從煩瑣的手工錄入、手工匹配、手工整理憑證中解放出來，提升工作效率。同時，軟件的自動校驗和查重功能替代了人工審核，有效規(guī)避了審核風(fēng)險，極大程度上減少了人工干預(yù)導(dǎo)致的錯誤，降低出錯率。

電子化存儲，節(jié)省時省力省空間。電子會計檔案通過系統(tǒng)集成實現(xiàn)電子化處理和存儲。根據(jù)某軟件公司估算，電子會計檔案可減少約70%的紙張使用，節(jié)省約40%的存儲空間，降低約30%的人力成本，同時提升約80%的歸檔速度。例如，浙江溫州啟用電子會計檔案管理系統(tǒng)后，預(yù)計年均節(jié)省紙張600多萬張。這表明，電子會計檔案的使用不僅有效降低了企業(yè)辦公成本和人力成本，還能對節(jié)能減排作出積極貢獻(xiàn)。

電子化查詢，打破空間限制，實現(xiàn)信息共享。因電子會計檔案存儲于云端服務(wù)器，會計人員可隨時隨地通過電腦、手機(jī)等終端設(shè)備查詢、調(diào)閱檔案，打破時間空間壁壘，提高信息獲取效率。此外，電子會計檔案軟件通常包含強大的關(guān)鍵信息搜索功能，企業(yè)用戶可以根據(jù)特定的需求，對所需數(shù)據(jù)進(jìn)行定位和多維度的查詢，極大提升了查詢效率和靈活性。電子會計檔案還為應(yīng)對內(nèi)外部審計提供相關(guān)資料提供了便利。

全流程線上化操作，簡化流程，提高效率。電子會計檔案的使用，可使大部分報銷實現(xiàn)從報銷申請、審批、支付到歸檔的全流程線上化操作。這不僅提升了員工報銷費用時的操作體驗，也縮短了會計人員的業(yè)務(wù)處理周期，提高企業(yè)整體辦公效率。

實施電子會計檔案的挑戰(zhàn)和應(yīng)對措施

盡管電子會計檔案為企業(yè)帶來了諸多便利和效率提升，但在實施過程中仍面臨一些挑戰(zhàn)。

電子會計檔案的安全性問題。會計檔案作為反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營經(jīng)濟(jì)事項的重要載體和保存企業(yè)會計信息的關(guān)鍵平臺，其安全性至關(guān)重要。最新的《會計檔案管理辦法》明確規(guī)定，單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，必須對檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。因此，企業(yè)在選擇電子會計檔案管理軟件時，應(yīng)當(dāng)對其安全性方案特別注意，包括是否具備四性檢測功能并生成檢測報告，以及是否具有較為完善的保障體系、操作追溯、權(quán)限設(shè)置等功能。

電子會計檔案的長期保存和合規(guī)性問題。電子會計檔案保存期限通常為10年或者30年，具體要求依據(jù)國家法律法規(guī)。現(xiàn)階段，會計檔案正處于初步實施階段，并未普及，技術(shù)更新速度快，可能產(chǎn)生系統(tǒng)變更導(dǎo)致的歷史數(shù)據(jù)無法讀取的情況。企業(yè)應(yīng)當(dāng)確保電子會計檔案的保存期限、格式和內(nèi)容符合規(guī)定，以應(yīng)對可能的審計或法律要求。此外，電子檔案的合規(guī)性要求較高，企業(yè)需確保其符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)選取可靠的存儲方案、災(zāi)備方案、數(shù)據(jù)遷移方案等，采用云存儲或分布式存儲技術(shù)，確保電子檔案的長期可訪問性和安全性。

紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案

雙軌運行的管理難題

會計檔案無法完全電子化。諸如，作為支付依據(jù)的簽收單、車輛維修單等大多為紙質(zhì)文件，甚至發(fā)票在全國范圍內(nèi)仍未能做到完全電子化，這導(dǎo)致企業(yè)在使用會計電子檔案系統(tǒng)時，還會存在一部分的紙質(zhì)會計檔案需要保存。兩種載體的并存可能導(dǎo)致管理復(fù)雜程度上升，需要企業(yè)對會計檔案管理有更清晰的管理思路。因此，企業(yè)對兩種檔案的存儲、維護(hù)、檢索應(yīng)分別制定規(guī)定，避免重復(fù)勞動和資源浪費。同時，可以借助二維碼掃描等信息技術(shù)，增強紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案的實時關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)檔案同步。

員工抵觸與變革挑戰(zhàn)。電子會計檔案仍在建設(shè)階段，可能產(chǎn)生較大的工作量和前期投入成本。對于普通員工來說，會因習(xí)慣改變造成產(chǎn)生對新系統(tǒng)的抵觸情緒，影響實施效果。對于公司管理層來說，可能因為前期投入成本較大，且無法獲得經(jīng)濟(jì)效益，使該系統(tǒng)無法獲得經(jīng)費批準(zhǔn)。因此，在企業(yè)計劃建設(shè)電子會計檔案系統(tǒng)前，應(yīng)當(dāng)做好充分的策劃和宣傳工作，力求獲得公司的支持，消除員工對新系統(tǒng)的陌生感。

電子會計檔案在提升財務(wù)管理質(zhì)量和效率方面展現(xiàn)了巨大潛力，其在很大程度上減少了人工干預(yù)，降低了人力、物力，提升了審核效率。但在實施電子會計檔案過程中可能遇到的問題也不容忽視。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際情況，制定適合的方案，從最大程度上提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力，實現(xiàn)數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代的財務(wù)高效管理。