ERP與采購管理

師兆勇SHI Zhao-yong

（濮陽濮耐高溫材料（集團）股份有限公司，濮陽457100）

0 引言

隨著經(jīng)濟全球一體化的進程，企業(yè)競爭的加劇，不斷出現(xiàn)新技術新方法?？茖W技術尤其是信息技術的突破性進展，使世界各國對網(wǎng)絡技術和信息技術的應用成為不可阻擋的潮流。信息技術已經(jīng)對生產(chǎn)力的提高，對經(jīng)濟的發(fā)展做出了巨大的貢獻，運用計算機網(wǎng)絡技術，推進企業(yè)技術創(chuàng)新，管理創(chuàng)新和體制創(chuàng)新，以信息化帶動工業(yè)化。ERP的產(chǎn)生順應時代發(fā)展所需，是管理集成創(chuàng)新，集信息技術與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。

1 傳統(tǒng)采購管理的不足之處

①缺乏科學的采購計劃，交貨及時性差，采購周期長，采購計劃隨意性大，一方面部分物資庫存積壓，另一方面缺貨斷貨，緊急救火，臨時抱佛腳的情況時有發(fā)生。

②業(yè)務信息共享性差，大多采購業(yè)務通過電話傳真進行，手工單據(jù)傳輸，甚至上門提貨采購，交易方式落后，辦公自動化程度低，采購業(yè)務信息難于保存和共享，供應商信息產(chǎn)品信息在部分經(jīng)手人員掌控，業(yè)務可追溯性差，歷史采購記錄查詢難，數(shù)據(jù)分析采購價格比對性弱，采購出現(xiàn)問題難以追查，另外人員的流動造成業(yè)務被動的局面。

③采購內(nèi)部控制弱化。采購控制通常是事后控制，其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進行監(jiān)控。

④與供應商合作屬于短期行為，缺乏長期戰(zhàn)略合作規(guī)劃。

⑤市場應變力差，信息溝通不及時，不能及時響應市場需要。

企業(yè)管理的問題歸根結(jié)底就是管理方法和管理手段落后，難以實現(xiàn)集成管理的目標。

2 基于ERP流程加強采購管理的作用分析

2.1 整合企業(yè)資源，基于職責為核心的流程運作模式，所有的業(yè)務以數(shù)據(jù)說話，數(shù)字體現(xiàn)所有計劃業(yè)務，企業(yè)將同一類業(yè)務進行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。一個部門負責一項職責，區(qū)塊管理，扁平化的流程設計，減少了多余環(huán)節(jié)，加快了流轉(zhuǎn)效率?，F(xiàn)代采購管理從職能管理向流程管理，從采購管理向供應管理，從企業(yè)間交易型管理向關系型管理轉(zhuǎn)變，ERP采購流程的自動化和采購業(yè)務的重組，提高了企業(yè)的采購效率。物料管理精細化、標準化、規(guī)范化，每一種物質(zhì)設置一個品號編碼，包含品名、規(guī)格、單位、倉管、會計分類、倉庫采購人員檢驗方式等信息，每一個品號具有唯一性，如同公民身份證，品號從請購單據(jù)到采購單據(jù)入庫單據(jù)伴隨整個采購流程，且交易信息在系統(tǒng)永續(xù)存在，可以根據(jù)品號查詢到每個時間段的交易信息，如價格數(shù)量供應商等，具有全程可追溯性。

2.2 信息高度集成，資源共享，提高采購質(zhì)量，降低采購成本。盡管許多企業(yè)在實施ERP時都將減少日常工作量作為成功標準之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會增加的，尤其是提供基礎信息的崗位。但在采購管理中，采購員的工作量會減少，因為以往這些工作都是通過電話傳真及手寫單據(jù)來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進行記錄按照既定流程作業(yè)，減少了業(yè)務操作中的人為因素。對供應商的管理在采購管理中是一個中心環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應商管理存在大量人為因素。業(yè)務人員的調(diào)動對工作的影響盡可能地減少，新來的業(yè)務人員可以通過系統(tǒng)方便地查詢某一類供應商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設定的供應策略進行采購業(yè)務。

2.3 保存記錄，便于追溯。業(yè)務的可追溯性強，ERP系統(tǒng)可隨時查詢?nèi)魏螘r候與任何供應商發(fā)生的采購業(yè)務，并可以查出該筆業(yè)務進行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購退貨的數(shù)量、發(fā)票數(shù)量等；管理標準化規(guī)范化，所有單據(jù)錄入系統(tǒng)，隨時查詢功能，查詢?nèi)我鈺r間同供應商發(fā)生的采購業(yè)務，業(yè)務處理及在線交易記錄等情況，減少人為因素，完備控制體系，事前控制、事中監(jiān)督、事后分析，流程有序，審批控制監(jiān)督有方。ERP系統(tǒng)通過定義事務處理相關的會計核算科目與核算方式，以便在事務處理發(fā)生的同時自動生成會計核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而實現(xiàn)了根據(jù)財務資金現(xiàn)狀，可以追溯資金的來龍去脈，并進一步追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實現(xiàn)事中控制和實時做出決策。

2.4 與供應商建立長期合作共贏關系。對供應商準入制度，包括提供各種有效資質(zhì)，營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼、生產(chǎn)經(jīng)營許可證等。生成的各種采購業(yè)務數(shù)據(jù)，如退貨、交貨周期，采購價格等原始數(shù)據(jù)記錄，作為評價供應商的依據(jù)，便于總結(jié)規(guī)律，制定相應策略。對供應商數(shù)字化管理，每一個供應商對應一個編碼涵蓋地域信息付款方式稅率等，可以根據(jù)供應商編碼查詢歷史進貨情況付款欠款等信息以及退貨交貨價格等情況，數(shù)據(jù)可以作為評判供應商的依據(jù)。

2.5 提高客戶滿意度。內(nèi)部流程規(guī)范化，組織機構(gòu)的扁平化，數(shù)據(jù)傳輸標準化，科學化管理提升企業(yè)競爭力，加快市場響應速度，達到客戶滿意度的提升，創(chuàng)造經(jīng)濟效益最大化。

2.6 對集團化管控起到十分重要的作用。ERP系統(tǒng)實施的根本目的是提升集團管控能力，ERP系統(tǒng)的集成性使得集團總部能夠從整體上規(guī)劃所有價值活動之間的關聯(lián)關系，打破原有“信息孤島”的局面，按照業(yè)務流程走向?qū)⒓瘓F所有子公司的價值活動銜接起來。資源配置合理，各項業(yè)務相互協(xié)同，集團效益實現(xiàn)最大化是企業(yè)集團具有較強管控能力的核心標志。ERP系統(tǒng)為管控基于具有頂層設計、財務業(yè)務一體化的特征，ERP系統(tǒng)已經(jīng)超越了會計核算平臺的范疇，從縱向來看是共享管理的平臺，在該平臺上，集團總部能夠評價集團產(chǎn)業(yè)鏈各業(yè)務板塊、各子公司的價值創(chuàng)造能力以及對集團效益的貢獻度，從而圍繞整個集團效益最大化目標在價值層面配置資源，以實現(xiàn)協(xié)同；從橫向來看是共享業(yè)務的平臺，在該平臺上，所有子公司共享業(yè)務信息，各自對企業(yè)內(nèi)部采購、生產(chǎn)、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行規(guī)劃，合理配置，充分發(fā)揮其效能，從而取得最佳效益。一縱一橫形成的管控平臺為集團管理做到縱向到底、橫向到邊提供了可能。該平臺反過來也能夠促進各子公司管理水平的升級。

3 結(jié)語

ERP采購管理的實施，實現(xiàn)了管理信息化，優(yōu)化了管理流程，規(guī)范了管理程序，細化了管理對象，強化了管理力度，實現(xiàn)了企業(yè)標準化，減少了決策的盲目性，是現(xiàn)代先進管理的變革，大大提高了企業(yè)管理的效率和水平。

[1]閃四清編著.ERP系統(tǒng)原理和實施（第四版）——什么是ERP系統(tǒng)[M].清華大學出版社，2008.

[2]西武編著.管理方法：100年來最具影響力的28個經(jīng)典法則[M].電子工業(yè)出版社，2013.

[3]陸璐，曹寶琴.淺談ERP與制造業(yè)企業(yè)的采購管理[J].商業(yè)文化（學術版），2007（08）.