于部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化路徑探索

干部人事檔案是各級(jí)黨委（黨組）和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)，以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的真實(shí)記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有。在數(shù)字中國(guó)建設(shè)加速推進(jìn)的時(shí)代背景下，干部人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為必然趨勢(shì)，這不僅是順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展潮流的需要，更是提升檔案管理質(zhì)量與效率、強(qiáng)化檔案服務(wù)功能的關(guān)鍵舉措，對(duì)推動(dòng)組織人事工作科學(xué)化、規(guī)范化意義深遠(yuǎn)。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵與優(yōu)勢(shì)

（一）數(shù)字化管理的內(nèi)涵

干部人事檔案數(shù)字化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)、高速掃描、信息加密等技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，構(gòu)建有序的檔案信息庫(kù)，并通過(guò)現(xiàn)代化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和共享的全過(guò)程管理。它遵循現(xiàn)代管理理念，融合多學(xué)科知識(shí)，打破了傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化、智能化和高效化。

（二）數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1.提升管理效率

數(shù)字化管理極大地縮短了檔案查詢時(shí)間。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢需人工翻閱大量卷宗，效率低下且易出錯(cuò)。而數(shù)字化檔案借助強(qiáng)大的檢索功能，可在瞬間定位所需信息，檢索結(jié)果精準(zhǔn)、全面。以干部選拔任用工作為例，組織部門能迅速?gòu)臋n案數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取候選人的詳細(xì)信息，包括工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)成果、考核評(píng)價(jià)等，為決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，大大提高了選拔工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，數(shù)字化管理簡(jiǎn)化了檔案整理、歸檔流程，通過(guò)自動(dòng)化的數(shù)據(jù)錄人和分類，減少了人工操作環(huán)節(jié)，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，提升了整體管理效率。

2.促進(jìn)資源共享與深度利用

數(shù)字化管理打破了檔案信息的孤島狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)了多部門間的資源共享。組織、人事、紀(jì)檢等部門可根據(jù)權(quán)限實(shí)時(shí)共享干部檔案信息，避免了重復(fù)調(diào)閱、查詢帶來(lái)的不便，強(qiáng)化了工作協(xié)同性。同時(shí)，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，能夠?qū)Ω刹繖n案信息進(jìn)行深度分析，挖掘潛在價(jià)值。如通過(guò)對(duì)干部工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)經(jīng)歷、專業(yè)技能等數(shù)據(jù)的綜合分析，為干部的精準(zhǔn)培養(yǎng)、崗位調(diào)配提供科學(xué)依據(jù)，充分發(fā)揮檔案信息在干部隊(duì)伍建設(shè)中的決策支持作用。

二、干部人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化進(jìn)程加速推進(jìn)

近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)信息化建設(shè)的高度重視，干部人事檔案數(shù)字化工作取得了顯著進(jìn)展。各級(jí)組織人事部門加大了對(duì)數(shù)字化建設(shè)的投人，購(gòu)置了先進(jìn)的掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和管理軟件，建立了專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。許多地區(qū)和部門已完成了部分或全部干部人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式的初步轉(zhuǎn)型。一些發(fā)達(dá)地區(qū)的組織部門利用先進(jìn)的信息技術(shù)，構(gòu)建了功能完善的干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的實(shí)時(shí)更新、動(dòng)態(tài)管理和遠(yuǎn)程查詢，為干部管理工作提供了高效便捷的服務(wù)。

（二）技術(shù)應(yīng)用逐漸廣泛

在干部人事檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，多種先進(jìn)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。掃描技術(shù)實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化副本的快速轉(zhuǎn)換，高分辨率的掃描設(shè)備能夠清晰捕捉檔案內(nèi)容，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)使掃描后的圖像文件轉(zhuǎn)化為可編輯的文本信息，方便進(jìn)行檢索、編輯和統(tǒng)計(jì)分析。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為檔案信息的存儲(chǔ)、管理和查詢提供了強(qiáng)大的支持，能夠高效組織和管理海量的檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，一些地區(qū)還引入了區(qū)塊鏈技術(shù)，利用其去中心化、不可篡改的特性，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案信息的安全性和可信度。

（三）管理模式逐步創(chuàng)新

數(shù)字化管理推動(dòng)了干部人事檔案管理模式的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理以手工操作、分散管理為主，而數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了集中式、網(wǎng)絡(luò)化管理。通過(guò)建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，將分散在各個(gè)部門的干部人事檔案信息進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的集中管理和統(tǒng)一調(diào)配。同時(shí)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的遠(yuǎn)程傳遞和在線利用，打破了時(shí)間和空間的限制。一些部門還探索建立了“互聯(lián)網(wǎng) + 檔案服務(wù)”模式，為干部提供在線查詢、證明開(kāi)具等便捷服務(wù)，提升了檔案服務(wù)的便捷性和滿意度。

三、干部人事檔案數(shù)字化管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

目前，我國(guó)干部人事檔案數(shù)字化管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系。不同地區(qū)、部門在數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換接口等方面存在差異，導(dǎo)致檔案信息在共享、交換過(guò)程中出現(xiàn)兼容性問(wèn)題2。如部分地區(qū)采用的檔案數(shù)據(jù)格式不兼容，使得在跨地區(qū)、跨部門信息共享時(shí)，需要進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，不僅增加了工作量，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、錯(cuò)誤等情況，嚴(yán)重制約了檔案信息資源的互聯(lián)互通和整合利用，阻礙了數(shù)字化管理的深入推進(jìn)。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)凸顯

隨著數(shù)字化程度的加深，干部人事檔案面臨的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)日益嚴(yán)峻。網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露、惡意篡改等安全事件時(shí)有發(fā)生，給檔案信息安全帶來(lái)了巨大威脅。一方面，部分檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施相對(duì)薄弱，存在安全漏洞，容易成為黑客攻擊的目標(biāo)。另一方面，隨著移動(dòng)辦公、遠(yuǎn)程訪問(wèn)的普及，檔案信息在傳輸過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)增加。如在使用公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息傳輸時(shí)，若未采取有效的加密措施，信息極易被竊取。此外，內(nèi)部人員的違規(guī)操作、安全意識(shí)淡薄等因素也可能導(dǎo)致檔案信息泄露。

（三）人員素質(zhì)有待提升

干部人事檔案數(shù)字化管理對(duì)管理人員的素質(zhì)提出了更高要求。然而，目前檔案管理隊(duì)伍中，部分人員的專業(yè)素質(zhì)和信息技術(shù)能力不能滿足工作需求。一些檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案管理的規(guī)范、流程掌握不熟練；同時(shí)，計(jì)算機(jī)操作技能、信息系統(tǒng)應(yīng)用能力不足，難以應(yīng)對(duì)數(shù)字化管理過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。此外，部分人員對(duì)數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和主動(dòng)學(xué)習(xí)精神，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)。

（四）管理系統(tǒng)功能不完善

部分干部人事檔案管理系統(tǒng)功能存在局限性，無(wú)法滿足日益增長(zhǎng)的需求。在檢索功能方面，一些系統(tǒng)的檢索方式單一、檢索結(jié)果不準(zhǔn)確，難以滿足復(fù)雜的查詢需求。在數(shù)據(jù)分析功能上，多數(shù)系統(tǒng)僅能進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，缺乏深度挖掘和分析能力，無(wú)法為干部管理決策提供有力支持。此外，系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性不高，在應(yīng)對(duì)大規(guī)模數(shù)據(jù)訪問(wèn)時(shí)，容易出現(xiàn)卡頓、死機(jī)等情況，影響檔案管理工作的正常開(kāi)展。

四、干部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)化路徑

（一）完善數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系

國(guó)家應(yīng)加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)制定的統(tǒng)籌規(guī)劃，建立一套涵蓋數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換規(guī)范、安全標(biāo)準(zhǔn)等方面的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系。明確各類檔案信息的數(shù)字化要求和技術(shù)規(guī)范，確保檔案信息在采集、存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的一致性和兼容性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，推動(dòng)各地各部門嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展數(shù)字化工作，促進(jìn)檔案信息資源的互聯(lián)互通和共享利用。如制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定所有干部人事檔案數(shù)字化后均采用通用的數(shù)據(jù)格式存儲(chǔ)，便于數(shù)據(jù)的交換和整合；建立統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息的描述和標(biāo)識(shí)，提高信息檢索的準(zhǔn)確性和效率。

（二）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

加大對(duì)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的投入，采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，構(gòu)建多層次的安全防護(hù)體系。如安裝防火墻、人侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和防范網(wǎng)絡(luò)攻擊。加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中進(jìn)行加密處理，確保信息的保密性和完整性。同時(shí)，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的安全培訓(xùn)和管理，規(guī)范操作流程，防止因人為因素導(dǎo)致安全事故。定期開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)急演練，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，提高應(yīng)對(duì)安全突發(fā)事件的能力。

（三）提升人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)多種途徑提升人員綜合素質(zhì)。一方面，加大人才引進(jìn)力度，招聘具有檔案專業(yè)背景、信息技術(shù)能力和管理經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍。另一方面，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，建立常態(tài)化的培訓(xùn)機(jī)制。定期組織檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使管理人員熟悉檔案管理的政策法規(guī)、規(guī)范流程；開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)，提升管理人員的計(jì)算機(jī)操作技能、信息系統(tǒng)應(yīng)用能力和數(shù)據(jù)分析能力；鼓勵(lì)管理人員參加學(xué)術(shù)交流、行業(yè)研討會(huì)等活動(dòng)，拓寬視野，了解行業(yè)最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，激發(fā)創(chuàng)新思維。此外，將數(shù)字化管理能力納人績(jī)效考核體系，激勵(lì)管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)和提升。

（四）優(yōu)化管理系統(tǒng)功能

持續(xù)優(yōu)化干部人事檔案管理系統(tǒng)功能，提升系統(tǒng)的智能化、便捷化水平。加強(qiáng)檢索功能的優(yōu)化，采用先進(jìn)的搜索引擎技術(shù)，支持多條件組合檢索、模糊檢索等方式，提高檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性和相關(guān)性。完善數(shù)據(jù)分析功能，引人大數(shù)據(jù)分析工具，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度挖掘和分析，為干部選拔任用、培訓(xùn)培養(yǎng)、考核評(píng)價(jià)等提供數(shù)據(jù)支持。如通過(guò)對(duì)干部工作業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)的分析，發(fā)現(xiàn)潛在的優(yōu)秀人才；通過(guò)對(duì)干部培訓(xùn)需求數(shù)據(jù)的分析，制定個(gè)性化的培訓(xùn)方案。同時(shí)，加強(qiáng)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性測(cè)試，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運(yùn)行，適應(yīng)不同設(shè)備和操作系統(tǒng)的訪問(wèn)需求。

干部人事檔案數(shù)字化管理是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，對(duì)于提升檔案管理水平、服務(wù)組織人事工作具有重要意義。隨著信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，干部人事檔案數(shù)字化管理將不斷創(chuàng)新和深化，為國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)提供更加有力的支持。我們應(yīng)積極順應(yīng)時(shí)代潮流，勇于創(chuàng)新實(shí)踐，不斷探索檔案數(shù)字化管理的新模式、新路徑、新方法，開(kāi)創(chuàng)干部人事檔案管理工作的新局面。

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作者單位：河北省產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)服務(wù)中心