摘要:文章探討RPA在財(cái)稅服務(wù)企業(yè)中的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)策略。通過對(duì)RPA本質(zhì)、特點(diǎn)及應(yīng)用概況的分析,指出其應(yīng)用場(chǎng)景具備業(yè)務(wù)量大且模塊化特征,并探討非間斷性工作有待商榷、RPA界面程序需要定期維護(hù)局限性。以LB公司為例,介紹其審計(jì)報(bào)告的模塊化RPA設(shè)計(jì)及應(yīng)用,闡述實(shí)現(xiàn)RPA自動(dòng)化的策略,包括邏輯思路學(xué)習(xí)和自上而下推動(dòng)策略。
關(guān)鍵詞:RPA;模塊化;財(cái)稅服務(wù)企業(yè)
在當(dāng)今社會(huì),數(shù)字經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展、企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的加速推進(jìn)以及人工智能技術(shù)的不斷迭代正在重塑商業(yè)生態(tài)環(huán)境。面對(duì)這一趨勢(shì),越來越多的企業(yè)意識(shí)到RPA技術(shù)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的重要性,通過探討RPA的本質(zhì)和相關(guān)特征讓財(cái)稅等企業(yè)了解到RPA的優(yōu)缺點(diǎn),同時(shí)以LB公司作為實(shí)例探討審計(jì)報(bào)告模塊化RPA流程設(shè)計(jì)和在企業(yè)內(nèi)部推廣策略,為廣大公司的RPA模塊化設(shè)計(jì)和應(yīng)用提供經(jīng)驗(yàn),助力企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
一、RPA的特征和應(yīng)用探討
(一)RPA的功能和本質(zhì)
現(xiàn)有文獻(xiàn)及資料對(duì)RPA的解釋為,“RPA是Robotic Process Automation的縮寫,即機(jī)器人流程自動(dòng)化。RPA通過模擬人類在計(jì)算機(jī)上的操作,執(zhí)行各種重復(fù)且規(guī)律的業(yè)務(wù)流程,如數(shù)據(jù)錄入、報(bào)表生成、賬單處理、數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)驗(yàn)證、信息抽取等”它能夠擺脫原始的人力資源,將機(jī)器作為虛擬的勞動(dòng)力,按照預(yù)先設(shè)定好的程序完成既定的任務(wù)。可見RPA機(jī)器人的功能就是調(diào)用電腦界面的各個(gè)程序,即按照事先在RPA界面中輸入的指令對(duì)電腦安裝的程序進(jìn)行調(diào)用,對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理(數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、處理和輸出),最終得到所需的結(jié)果。
RPA可以看作一個(gè)由人工介入編輯的模塊自動(dòng)化可視化界面(開發(fā)環(huán)境)。使用戶能夠通過拖拽和配置來定義自動(dòng)化流程,而不需要編寫詳細(xì)的代碼。RPA內(nèi)部可以使用腳本來增強(qiáng)其功能或處理特定任務(wù)。例如,RPA工具可能允許用戶在某些情況下插入Python腳本,以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)處理。下表列舉RPA和腳本的對(duì)比。
(二)RPA的特征
可視化的流程設(shè)計(jì),通過具備直觀圖形界面的RPA工具,用戶能夠輕松地通過拖拽和配置的方式構(gòu)建自動(dòng)化流程,而無需深入掌握編程知識(shí)。極大地方便缺乏軟件開發(fā)基礎(chǔ)的用戶,令他們能夠迅速上手,有效地降低技術(shù)門檻。可擴(kuò)展性和靈活性,迅速適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求和流程擴(kuò)展。使得RPA可以與多種不同的軟件和系統(tǒng)無縫對(duì)接,實(shí)現(xiàn)高效的信息交互與流程自動(dòng)化。充當(dāng)調(diào)用者角色,盡管RPA能夠集成并調(diào)用多種新技術(shù),但其角色定位應(yīng)當(dāng)明確。RPA并不是這些技術(shù)的開發(fā)者,而是它們的調(diào)用者,換句話說,RPA本身并不承擔(dān)技術(shù)開發(fā)的職責(zé),而是通過整合現(xiàn)有技術(shù),協(xié)助企業(yè)優(yōu)化流程,提高效率。
(三)RPA的系統(tǒng)調(diào)用性
有的學(xué)者認(rèn)為,RPA可以調(diào)用多個(gè)系統(tǒng),可以在一定程度上理解為調(diào)用多個(gè)程序。當(dāng)RPA調(diào)用多個(gè)系統(tǒng)時(shí),通常不僅僅是指簡(jiǎn)單地啟動(dòng)或操作多個(gè)獨(dú)立的程序。多個(gè)系統(tǒng)可能包括各種不同類型的應(yīng)用程序、數(shù)據(jù)庫(kù)、Web 服務(wù)、操作系統(tǒng)層面的功能等。例如,一個(gè)RPA流程可能需要從一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù),將其處理后存入數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),然后通過郵件系統(tǒng)發(fā)送通知。這里涉及的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和郵件系統(tǒng)都可以被視為被調(diào)用的“系統(tǒng)”。將其僅僅理解為調(diào)用多個(gè)程序可能會(huì)忽略RPA在不同系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞、協(xié)調(diào)操作和處理復(fù)雜業(yè)務(wù)邏輯的能力。所以,RPA調(diào)用多個(gè)系統(tǒng)的概念比單純調(diào)用多個(gè)程序要更廣泛和復(fù)雜,涵蓋對(duì)不同類型系統(tǒng)的整合、數(shù)據(jù)交互和業(yè)務(wù)流程的協(xié)同處理。
RPA對(duì)不同系統(tǒng)的調(diào)用可以對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行處理整合成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),極大提高員工工作的效率和質(zhì)量。結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通常包括數(shù)字、日期、字符串等,其結(jié)構(gòu)是預(yù)定義的,并存儲(chǔ)在傳統(tǒng)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中。這些數(shù)據(jù)通??梢酝ㄟ^SQL或其他數(shù)據(jù)庫(kù)查詢語言輕松獲取。非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)則是不規(guī)則或不按預(yù)設(shè)格式組織的數(shù)據(jù),如電子郵件、文檔、音頻和視頻文件、Social Media內(nèi)容等。大部分現(xiàn)實(shí)世界的數(shù)據(jù)是非結(jié)構(gòu)化的,管理和處理這些數(shù)據(jù)對(duì)許多企業(yè)來說是個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。RPA使得企業(yè)能夠?qū)Y(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的管理和處理,不同系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)流程的重要組成部分,對(duì)其進(jìn)行有效的處理和整合非常關(guān)鍵,可以提升企業(yè)的決策制定效率,提高客戶滿意度和忠誠(chéng)度,降低業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本。通過RPA,企業(yè)可以自動(dòng)采集、整理和分析不同系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),無須人工干預(yù)。這樣,企業(yè)可以針對(duì)大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行快速準(zhǔn)確的處理,從而實(shí)時(shí)制定出最優(yōu)的決策。RPA通過建立數(shù)據(jù)處理規(guī)則,可以將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),如創(chuàng)建報(bào)告、圖表等,使非技術(shù)人員可以輕松理解和使用。
(四)RPA在企業(yè)的應(yīng)用概況及條件探討
在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代,機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)的應(yīng)用正在以緩慢而穩(wěn)健的步伐逐漸推進(jìn)。不同企業(yè)對(duì)新生技術(shù)生產(chǎn)力的接受程度不同以及自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力的因素使得RPA的發(fā)展出現(xiàn)不均衡趨勢(shì)。規(guī)模較大的企業(yè)更容易接受和試點(diǎn)RPA技術(shù),進(jìn)而達(dá)到提高運(yùn)營(yíng)效率、降低人力成本的效果。比如,匯豐銀行采用RPA來自動(dòng)化處理客戶開戶流程。以前,客戶開戶需要人工填寫大量表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入,耗時(shí)較長(zhǎng)。引入RPA后,機(jī)器人能夠自動(dòng)從申請(qǐng)表中提取客戶信息,并將其輸入到銀行系統(tǒng)中,大大縮短開戶時(shí)間,提高客戶體驗(yàn)。再比如,德勤在人力資源管理中使用RPA來處理員工入職、離職手續(xù)以及薪資核算等工作,RPA機(jī)器人可以自動(dòng)從人力資源系統(tǒng)和其他相關(guān)系統(tǒng)中獲取數(shù)據(jù),完成各項(xiàng)手續(xù)的辦理和薪資的計(jì)算,減少人工操作,提高工作效率和準(zhǔn)確性。
相關(guān)文獻(xiàn)強(qiáng)調(diào),適合于RPA的業(yè)務(wù)需要具備清晰且重復(fù)的規(guī)則特點(diǎn),這樣可以大幅提升RPA的應(yīng)用價(jià)值。如果一個(gè)企業(yè)希望成功實(shí)施RPA,其業(yè)務(wù)應(yīng)具備業(yè)務(wù)量大、模塊化特征,“業(yè)務(wù)量大”有多重含義。它可以指任務(wù)處理的頻繁程度,即同一流程需要被執(zhí)行的次數(shù)較高。也可以指業(yè)務(wù)內(nèi)容本身包含的各項(xiàng)任務(wù)的總體量大,從而使得RPA的自動(dòng)化處理更加高效。模塊化特征,指企業(yè)的業(yè)務(wù)流程應(yīng)具備模塊化的步驟。RPA的流程能夠?qū)?fù)雜的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為多個(gè)小而具體的功能模塊,每個(gè)模塊都有明確的功能與效果。通過這種方法,企業(yè)可以更好地管理和優(yōu)化每個(gè)環(huán)節(jié),確保RPA在執(zhí)行時(shí)能高效達(dá)成特定的業(yè)務(wù)目標(biāo)。所以企業(yè)在考慮引入RPA時(shí),應(yīng)認(rèn)真審視自身的業(yè)務(wù)特征,確保具備業(yè)務(wù)量大和模塊化設(shè)計(jì)的條件,以最大化RPA所帶來的效益和價(jià)值。
二、RPA的局限性探討
(一)非間斷性工作有待商榷
專家和相關(guān)學(xué)者普遍認(rèn)為RPA可以實(shí)現(xiàn)7*24小時(shí)工作,效率極高,盡管機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)被廣泛譽(yù)為實(shí)現(xiàn)24小時(shí)不間斷工作的工具,但在實(shí)際應(yīng)用中,這一觀點(diǎn)仍存在一定的爭(zhēng)議。RPA雖然在重復(fù)性任務(wù)的執(zhí)行上表現(xiàn)出色,但其智能化水平尚未達(dá)到完全自主運(yùn)行的階段,因此在連續(xù)工作方面確實(shí)面臨一些挑戰(zhàn)。
智能化水平的限制,目前大多數(shù)RPA解決方案主要是針對(duì)特定模塊化流程的自動(dòng)化,是基于預(yù)設(shè)的規(guī)則而非高度智能的決策能力。當(dāng)流程中出現(xiàn)必須人類判斷的復(fù)雜情況時(shí),RPA仍然需要人力介入來進(jìn)行調(diào)整和決策,這種局限性使得其在完全自動(dòng)化和非間斷性的應(yīng)用上受到限制。
人力參與的必要性,在許多情況下,RPA并不是獨(dú)立工作的,而是需要與人員的操作和監(jiān)督相結(jié)合。這種人機(jī)協(xié)作模式使得RPA能夠在一定程度上節(jié)省時(shí)間,但也意味著不能完全實(shí)現(xiàn)24小時(shí)不間斷的運(yùn)行。不同員工對(duì)RPA的使用只能在個(gè)人工作時(shí)間內(nèi)完成,因此,RPA的連續(xù)性仍需依賴于人力資源的調(diào)配和管理。
理論與實(shí)踐的差距,雖然在理論上,RPA可以通過不同員工的輪流使用實(shí)現(xiàn)接近于不間斷的工作,但這個(gè)假設(shè)的實(shí)現(xiàn)依賴于多個(gè)條件,包括團(tuán)隊(duì)調(diào)配的效率和任務(wù)的劃分合理性。實(shí)際上,企業(yè)在執(zhí)行RPA時(shí),仍需考慮到員工的工作節(jié)奏、健康和工作滿意度,真正的24小時(shí)連續(xù)工作還有一定的距離。
(二)RPA界面程序需要定期維護(hù)
盡管RPA可以顯著提高工作流程中的效率和生產(chǎn)力,但不可忽視的是,它也面臨著一些挑戰(zhàn)和限制。其中一個(gè)主要問題是,當(dāng)RPA推廣應(yīng)用到多個(gè)系統(tǒng)且不斷優(yōu)化員工工作效率的過程中,具有一定程度的版本依賴?yán)Ь?。原因在于,多?shù)RPA解決方案是在特定的軟件界面結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式和操作流程上編寫程序以執(zhí)行任務(wù)的,這就意味著當(dāng)這些因素出現(xiàn)變化時(shí),RPA可能無法正常執(zhí)行任務(wù)。例如,RPA以特定的軟件系統(tǒng)為基礎(chǔ)編寫腳本,當(dāng)系統(tǒng)更新版本以應(yīng)用新的功能或提升安全性時(shí),可能導(dǎo)致以前的RPA腳本無法與新系統(tǒng)版本兼容,企業(yè)就需要投入額外的時(shí)間和資源來維護(hù)和更新RPA腳本,以確保其與新系統(tǒng)版本的兼容性,使得RPA可以正常執(zhí)行任務(wù)。這可能會(huì)導(dǎo)致一段時(shí)間內(nèi)的工作流程中斷,影響到企業(yè)的正常運(yùn)行。另一種情況是,當(dāng)RPA程序依賴互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)時(shí),可能會(huì)遇到類似的問題。如果網(wǎng)頁的布局或設(shè)計(jì)發(fā)生了變化,或者所訪問的數(shù)據(jù)來源發(fā)生了改變,比如數(shù)據(jù)格式或存儲(chǔ)位置的調(diào)整,原有的RPA程序可能無法正確讀取或處理數(shù)據(jù)。這就需要對(duì)RPA程序進(jìn)行調(diào)整,以適應(yīng)新的網(wǎng)頁布局和數(shù)據(jù)元素。這一過程同樣可能會(huì)引發(fā)一段時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)流程中斷,對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)造成影響。
在涉及外部數(shù)據(jù)源的自動(dòng)化場(chǎng)景中,RPA表現(xiàn)出顯著的環(huán)境敏感性特征。用RPA實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化流程雖然在一定程度上可以增強(qiáng)企業(yè)運(yùn)行的效率和生產(chǎn)力,但是當(dāng)基于RPA的系統(tǒng)發(fā)生變化,或者RPA依賴的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí),這些解決方案可能就會(huì)失效。RPA的這個(gè)弱點(diǎn),使得企業(yè)在引入這個(gè)技術(shù)解決方案時(shí),必須要有所準(zhǔn)備,并在設(shè)計(jì)和實(shí)施RPA項(xiàng)目時(shí),充分考慮到這些可能影響到業(yè)務(wù)連續(xù)性和穩(wěn)定性的因素。因此,企業(yè)在引入RPA解決方案的時(shí)候,不應(yīng)僅僅被它所帶來的效率提升所吸引,而忽視了它的局限性。在實(shí)際落地和實(shí)施中,企業(yè)需要仔細(xì)研究和考察不同RPA解決方案的特性,選擇最適合企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)和業(yè)務(wù)要求的解決方案,并為可能的系統(tǒng)變化和數(shù)據(jù)變化做好充分的準(zhǔn)備,確保業(yè)務(wù)連續(xù)性和穩(wěn)定性,從而實(shí)現(xiàn)RPA的最大價(jià)值。
三、RPA為工作助力而非責(zé)任兜底
在數(shù)字化技術(shù)日益發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì),工作流程自動(dòng)化(RPA)已成為企業(yè)提高效率和生產(chǎn)力的關(guān)鍵工具。RPA,通過模擬人類行為執(zhí)行重復(fù)和規(guī)則化任務(wù),有效地解放了員工的手腳,使他們有更多時(shí)間專注于需要更高智慧和創(chuàng)新性的工作。盡管RPA的優(yōu)勢(shì)引人注目,然而,它并不能取代人類的工作,尤其是那些需要深度分析、判斷和決策的任務(wù)。RPA應(yīng)被視為一個(gè)強(qiáng)大的工具,旨在優(yōu)化和加速企業(yè)的工作流,而不是一個(gè)全能的解決方案。盡管RPA能夠處理大量繁瑣的重復(fù)任務(wù),但最終的決策和責(zé)任仍然需要人來承擔(dān)。對(duì)于企業(yè)來說,不應(yīng)僅僅依賴于RPA,而是結(jié)合人類智能的優(yōu)勢(shì),確保業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行更加高效和準(zhǔn)確。
即使是在RPA可以運(yùn)用的領(lǐng)域,也需要人進(jìn)行監(jiān)督和管理。一方面,RPA主要適用于規(guī)則明確、過程清晰的任務(wù),對(duì)于需要?jiǎng)?chuàng)新和復(fù)雜決策的任務(wù),人力依然不可或缺。另一方面,RPA并不能替代人類的責(zé)任感和決策力,例如,在重要的審查和審計(jì)環(huán)節(jié),我們?nèi)匀恍枰说膶I(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)來確認(rèn)和保障工作的質(zhì)量和合規(guī)性。因此,雖然RPA能夠提高工作流程的效率,但是我們需要清晰認(rèn)識(shí)到其局限性,不能將其作為承擔(dān)責(zé)任的“幌子”。員工應(yīng)將其視為提高工作效率的工具,而不是責(zé)任的兜底。
四、RPA在LB企業(yè)的應(yīng)用
(一)LB公司簡(jiǎn)介
LB公司成立于2008年7月,位于中國(guó)山東省濟(jì)南市長(zhǎng)清區(qū),近年來業(yè)務(wù)已覆蓋濟(jì)南市各縣區(qū)。LB公司專注于提供專業(yè)的代理記賬服務(wù),工商代理、財(cái)務(wù)咨詢、審計(jì)、辦理資質(zhì)、商標(biāo)及刻章備案等多項(xiàng)業(yè)務(wù),為客戶的多樣化需求提供全面的解決方案。
機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)在LB公司的數(shù)字化改革中起著重要作用。具備自動(dòng)化處理復(fù)雜及重復(fù)性財(cái)務(wù)任務(wù)能力,包括數(shù)據(jù)錄入、報(bào)表生成和賬單處理等,提升公司運(yùn)營(yíng)效率。同時(shí),RPA通過模擬人類在計(jì)算機(jī)上的操作,較大程度上減少人為錯(cuò)誤,提升數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。
(二)LB公司審計(jì)報(bào)告RPA設(shè)計(jì)
LB公司出具的審計(jì)報(bào)告涵蓋不同類型和規(guī)模的企業(yè),涉及多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域,仔細(xì)分析報(bào)告中的各個(gè)部分,包括審計(jì)意見的形成依據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審計(jì)過程、內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)結(jié)果等,對(duì)原有的審計(jì)報(bào)告予以細(xì)致拆解,將其劃分成若干個(gè)獨(dú)立的部分,針對(duì)每個(gè)部分,設(shè)計(jì)特定的RPA指令,能夠精確地處理和剖析相應(yīng)的數(shù)據(jù)與信息。從理論上講,將所有部分的結(jié)果有序匯總,通過數(shù)據(jù)整合、邏輯校驗(yàn)以及格式調(diào)整等步驟,能夠輸出一個(gè)完整、規(guī)范且準(zhǔn)確的審計(jì)報(bào)告。
模塊化審計(jì)報(bào)告RPA設(shè)計(jì)由員工整理的Excel表格數(shù)據(jù)進(jìn)行RPA自動(dòng)化處理,形成審計(jì)報(bào)告模塊自動(dòng)化指令。圖1、2是基于南京云帳房網(wǎng)絡(luò)科技有限公司RPA及審計(jì)報(bào)告RPA指令界面部分截圖。
(三)LB公司自動(dòng)化RPA實(shí)現(xiàn)策略
1. 從邏輯思路出發(fā)學(xué)習(xí)RPA應(yīng)用
經(jīng)過LB公司員工地實(shí)踐,確認(rèn)對(duì)RPA程序的設(shè)計(jì)應(yīng)該從邏輯思路出發(fā)進(jìn)行深入學(xué)習(xí),以確保自動(dòng)化能夠與業(yè)務(wù)目標(biāo)精準(zhǔn)對(duì)接。
在應(yīng)用RPA之前,企業(yè)需要做的首要工作是明確理解現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的邏輯結(jié)構(gòu)。包括識(shí)別出在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中哪些部分是可自動(dòng)化的,哪些是需要人力參與的,以及各個(gè)步驟之間的依賴關(guān)系,這樣才能夠找出流程中可能提升效率的領(lǐng)域,以及哪些流程最適合自動(dòng)化。與此同時(shí),對(duì)于那些規(guī)則驅(qū)動(dòng)且可重復(fù)的步驟,使用RPA有助于提高工作效率和減少誤操作,因此,確認(rèn)這些步驟對(duì)于建模RPA操作具有關(guān)鍵意義。
RPA的執(zhí)行并不僅僅依賴于明確和可預(yù)見的流程,RPA內(nèi)部程序的邏輯需要在接收到不同的數(shù)據(jù)輸入后做出正確的邏輯判斷。因此,理解數(shù)據(jù)的流動(dòng)和可能出現(xiàn)的異常情況對(duì)于RPA的成功實(shí)施至關(guān)重要,企業(yè)需要培養(yǎng)員工在處理數(shù)據(jù)、識(shí)別數(shù)據(jù)模式以及管理各種異常情況的能力,并且要求他們能在實(shí)際操作中不斷調(diào)整和優(yōu)化這些能力。
邏輯思維的學(xué)習(xí)并不應(yīng)僅僅停留在理論層面,而應(yīng)通過實(shí)踐來驗(yàn)證和加強(qiáng)。邏輯思維的學(xué)習(xí)也能為建立邏輯思維與RPA技術(shù)之間的橋梁打下基礎(chǔ)。RPA的操作不應(yīng)僅僅停留在工具使用層面,對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行深入的理解和分析,將RPA技術(shù)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程相結(jié)合,不斷提升員工的邏輯思維能力,讓他們能夠更好地理解和掌握RPA技術(shù),讓員工參與到流程設(shè)計(jì)和業(yè)務(wù)創(chuàng)新中去,使他們能夠利用RPA技術(shù)去推動(dòng)業(yè)務(wù)的全面發(fā)展。
2. 自上而下推動(dòng)
LB公司的總經(jīng)理意識(shí)到RPA對(duì)公司的積極影響并表示全力支持,通過以下措施形成“自上而下”模式助力公司數(shù)字化改革。
提供明確的愿景和目標(biāo),領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)明確傳達(dá)RPA實(shí)施的愿景以及其對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。通過清晰闡述RPA將如何優(yōu)化工作流程、提升效率和創(chuàng)造價(jià)值,員工將更容易理解自己的工作如何受益于自動(dòng)化,從而激發(fā)學(xué)習(xí)和參與的動(dòng)力。
開展針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃,制定系統(tǒng)化的培訓(xùn)計(jì)劃,幫助員工提升RPA相關(guān)技能。例如,通過研討會(huì)、在線課程或自主學(xué)習(xí)平臺(tái)提供有關(guān)流程分析、設(shè)計(jì)和工具使用的課程。確保培訓(xùn)計(jì)劃既包含技術(shù)層面內(nèi)容,也涵蓋如何將RPA應(yīng)用于實(shí)際業(yè)務(wù)場(chǎng)景。
設(shè)置激勵(lì)機(jī)制,通過獎(jiǎng)勵(lì)措施來激勵(lì)員工積極參與RPA流程的學(xué)習(xí)和應(yīng)用。激勵(lì)可以是績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)或工作表現(xiàn)認(rèn)可,鼓勵(lì)員工提出自動(dòng)化創(chuàng)新建議和實(shí)際應(yīng)用。
創(chuàng)建早期成功案例,選擇一些較簡(jiǎn)單或高影響力的流程進(jìn)行試點(diǎn),盡快展示RPA所帶來的成效。這種早期成功的案例不僅能增強(qiáng)員工的信心與興趣,也能為后續(xù)的實(shí)施提供切實(shí)可行的示范。
設(shè)立合理的反饋機(jī)制,建立開放的反饋渠道,鼓勵(lì)員工對(duì)RPA實(shí)施過程中遇到的挑戰(zhàn)、問題和建議進(jìn)行反饋。根據(jù)反饋信息靈活調(diào)整實(shí)施策略和項(xiàng)目推進(jìn)進(jìn)度,不斷優(yōu)化流程。提供持續(xù)支持與資源,為員工持續(xù)提供必要的技術(shù)支持與資源,包括幫助解決技術(shù)難題的咨詢渠道和專門的支持團(tuán)隊(duì),以確保員工在學(xué)習(xí)和使用過程中遇到困難時(shí)能及時(shí)獲得幫助。
通過以上策略,企業(yè)可以在高效推進(jìn)RPA實(shí)施的同時(shí)激活員工的積極性和創(chuàng)造力,形成自上而下的推動(dòng)力與基層主動(dòng)參與的有機(jī)結(jié)合,為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的自動(dòng)化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
五、結(jié)語
本文探討了機(jī)器人流程自動(dòng)化(RPA)在企業(yè)中的應(yīng)用,特別是在財(cái)稅服務(wù)企業(yè)的實(shí)踐。RPA作為一種高效的自動(dòng)化工具,通過模擬人類行為執(zhí)行重復(fù)性和規(guī)則化的任務(wù),能夠顯著提高企業(yè)的工作效率和生產(chǎn)力。然而,RPA并非全能解決方案,其局限性也不容忽視。首先,RPA的脆弱性體現(xiàn)在其對(duì)特定軟件界面和數(shù)據(jù)格式的依賴,系統(tǒng)或數(shù)據(jù)的變化可能導(dǎo)致RPA腳本失效,進(jìn)而影響業(yè)務(wù)連續(xù)性。其次,RPA適用于規(guī)則明確的任務(wù),但在需要深度分析和決策的領(lǐng)域,人類的智慧和責(zé)任感仍然不可或缺。因此,企業(yè)在引入RPA時(shí),應(yīng)綜合考慮其優(yōu)勢(shì)與局限,確保與人類智能相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)最佳的工作流程優(yōu)化和業(yè)務(wù)價(jià)值最大化。通過合理的設(shè)計(jì)與實(shí)施,RPA可以成為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要助力。
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(作者單位:張建坤、畢春暉,山東工程職業(yè)技術(shù)大學(xué);王斌,山東樂邦財(cái)稅服務(wù)集團(tuán)有限公司。畢春暉為通信作者)