企業(yè)印章審計(jì)的要點(diǎn)與控制措施

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)張，其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)日益頻繁且日趨復(fù)雜。為了有效應(yīng)對(duì)其中的挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)著力提高印章審計(jì)工作的水平。充分發(fā)揮國(guó)有企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，是推進(jìn)審計(jì)治理體系和審計(jì)治理能力現(xiàn)代化的必然要求。因此，通過(guò)圍繞企業(yè)印章審計(jì)要點(diǎn)進(jìn)行分析，旨在填補(bǔ)印章審計(jì)管理漏洞，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

企業(yè)印章審計(jì)的關(guān)注要點(diǎn)

企業(yè)印章的審前分類。企業(yè)印章種類繁多，按照用途劃分，印章可分為董事會(huì)印章、部門公章、合同專用章等；按照形態(tài)劃分，印章可分為實(shí)物印章和電子印章。因此，在審前準(zhǔn)備階段，審計(jì)人員需要對(duì)企業(yè)印章進(jìn)行梳理與分類，以便明確印章使用范圍和權(quán)限，確保審計(jì)工作順利開展。

企業(yè)印章制度執(zhí)行情況。企業(yè)在印章審計(jì)過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有按照制度要求落實(shí)而導(dǎo)致的制度執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。具體而言，審計(jì)人員要依據(jù)國(guó)家、行業(yè)以及企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)要求，重點(diǎn)審視印章管理相關(guān)制度的健全程度和有效性。同時(shí)，還要檢查企業(yè)是否已建立完善印章內(nèi)控管理體系，是否明確了印章管理的工作流程，并且是否結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際狀況，制定了印章管理的相關(guān)配套制度。

企業(yè)印章持有情況。審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)人員需要重點(diǎn)核查是否存在未經(jīng)正式批準(zhǔn)，擅自刻制印章的違規(guī)行為。同時(shí)，還要檢查是否存在部門、臨時(shí)性項(xiàng)目部門已撤銷，但其印章仍在使用，以及未按照制度要求上交、封存或銷毀的情況。為此，應(yīng)通過(guò)開展企業(yè)印章的清查盤點(diǎn)工作，全面梳理企業(yè)（部門）持有印章情況，詳細(xì)記錄印章的名稱、類別等信息，確保對(duì)企業(yè)印章的持有情況“底數(shù)清、情況明”。

企業(yè)印章保管情況。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)留意，企業(yè)在印章保管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，是否妥善辦理移交手續(xù)。如果印章管理人員因事務(wù)繁忙、生病或休假等原因不在崗，是否已經(jīng)得到企業(yè)或部門主要負(fù)責(zé)人同意，并指定他人代管印章，同時(shí)做好交接工作。此外，還要關(guān)注是否實(shí)行了管印人員登記備案制度，以確保責(zé)任可追溯。

企業(yè)印章使用審批情況。對(duì)于企業(yè)黨組（黨委）印章的使用，審計(jì)人員要審查是否經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)或被授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后用印；對(duì)于合同專用章，則要審查其使用管理是否按照制度執(zhí)行，是否存在未經(jīng)合同審核部門審核，以及未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批便對(duì)外簽訂合同的情況。是否存在未經(jīng)公司法定代表人（企業(yè)負(fù)責(zé)人）或按照授權(quán)由委托代理人在合同文本上簽名，加蓋印章的情況。

企業(yè)印章使用登記情況。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)審視企業(yè)是否嚴(yán)格執(zhí)行審批、登記手續(xù)，蓋章登記表中的登記內(nèi)容是否清晰、詳盡，是否存在內(nèi)容缺項(xiàng)；印章保管部門或企業(yè)登記臺(tái)賬等資料是否齊全，有無(wú)缺失和遺漏的情況發(fā)生。與此同時(shí)，也要注意合同專用章的使用情況，以確保所有對(duì)外簽訂的合同（有特殊規(guī)定或要求的除外）均加蓋合同專用章。

企業(yè)印章用途管理情況。對(duì)于各類印章使用，審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)明確企業(yè)是否按照制度規(guī)定用途和范圍使用印章，是否存在擅自以行政公章、部門公章代替合同專用章的情況。同時(shí)，需要重點(diǎn)關(guān)注合同附件的用印是否與合同正文保持一致，如廉政合同、安全合同等，確保用印的準(zhǔn)確性與一致性。對(duì)于多頁(yè)合同，是否按要求加蓋騎縫章，以防合同內(nèi)容被篡改；新印章啟用時(shí)，原印章是否已及時(shí)停止使用，并留下新舊印章式樣以備查閱。此外，還需嚴(yán)查是否存在在空白紙上加蓋印章的情況，以防止印章被濫用。

企業(yè)電子印章管理情況。在這一方面，審計(jì)人員的工作重點(diǎn)是了解電子印章是否嚴(yán)格限定指定人員在指定計(jì)算機(jī)等設(shè)備上操作，是否已明確指定專人負(fù)責(zé)保管和使用工作，確保電子印章的安全與合規(guī)。在保管和使用人不能正常保管和使用電子印章期間，是否另行指定專門的代理人負(fù)責(zé)電子印章的保管與使用。隨后，保管使用人在重新接收電子印章時(shí)，是否及時(shí)更新相應(yīng)密碼，以增強(qiáng)電子印章的安全性。是否嚴(yán)格執(zhí)行印章使用管理規(guī)定，明確要求未經(jīng)授權(quán)不得隨意在電子文件上加蓋電子印章，確保電子印章使用的合規(guī)性。同時(shí)，審計(jì)人員還要辨別合同是否按照電子系統(tǒng)編碼規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理，以便于后續(xù)進(jìn)行查詢、追蹤與管理。

完善印章審計(jì)的措施

健全企業(yè)內(nèi)部管控機(jī)制。企業(yè)內(nèi)部控制體系是管理者為確保企業(yè)逐步達(dá)成既定商業(yè)目標(biāo)，并有效應(yīng)對(duì)管理風(fēng)險(xiǎn)而設(shè)計(jì)的一套機(jī)制。印章作為身份認(rèn)證和授權(quán)的工具，其使用必須遵守相關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部政策的規(guī)定。因此，通過(guò)規(guī)范印章的使用和管理，可以保障企業(yè)信息的安全、促進(jìn)流程的規(guī)范化。內(nèi)部控制體系要求企業(yè)建立完善的管理制度和流程，以確保企業(yè)的合規(guī)運(yùn)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展。這些制度和流程同樣適用于印章管理工作。印章管理的規(guī)范化發(fā)展，能夠進(jìn)一步確保企業(yè)信息的安全，反過(guò)來(lái)提升內(nèi)部控制體系的有效性。

統(tǒng)籌開展審計(jì)工作。企業(yè)的印章清查盤點(diǎn)活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜的活動(dòng)，要求審計(jì)部門不僅要有充足的人力資源，更要有充足的時(shí)間去深入探究。然而，在審計(jì)實(shí)踐中，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)資源往往捉襟見(jiàn)肘，難以滿足審計(jì)全覆蓋的要求。因此，企業(yè)在開展印章審計(jì)時(shí)，可以提前開展審前調(diào)查工作，以及時(shí)、全面地了解被審計(jì)企業(yè)的印章管理情況。在審前調(diào)查階段，審計(jì)人員需要充分了解印章管理制度的制定情況與執(zhí)行力度、印章保管是否得當(dāng)?shù)刃畔ⅲ瑥亩茖W(xué)、合理地分配有限的審計(jì)資源。通過(guò)審前調(diào)查，審計(jì)人員可以初步判定被審計(jì)企業(yè)在印章管理方面是否存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和問(wèn)題，進(jìn)而確定審計(jì)的重點(diǎn)領(lǐng)域和推進(jìn)方向。此外，按照“強(qiáng)化條線管理、貫通協(xié)同監(jiān)督”的原則，企業(yè)內(nèi)審部門可以與企業(yè)辦公室、法律部門等合作，確保審計(jì)工作的針對(duì)性和有效性，全面提升審計(jì)的質(zhì)量和效率。

加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍建設(shè)。推進(jìn)企業(yè)印章風(fēng)險(xiǎn)管控工作提質(zhì)增效，對(duì)于審計(jì)人員提出了更高要求。在此過(guò)程中，審計(jì)人員需要與辦公室、法律部門以及企業(yè)內(nèi)各印章持有部門等進(jìn)行有效溝通，確保審計(jì)工作能夠順利進(jìn)行。他們需要具備細(xì)心和耐心的良好品質(zhì)，深入理解企業(yè)印章管理的全流程，精準(zhǔn)識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，并提出切實(shí)可行的審計(jì)改進(jìn)建議。同時(shí)，審計(jì)人員還應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，以確保能夠勝任復(fù)雜多變的審計(jì)任務(wù)，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)有力的保障。

企業(yè)印章審計(jì)在強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理、完善內(nèi)部控制、提升風(fēng)險(xiǎn)防控能力、促進(jìn)合規(guī)經(jīng)營(yíng)以及提高經(jīng)濟(jì)效益等方面都具有重要意義。通過(guò)深入開展印章審計(jì)工作，企業(yè)可以全面、系統(tǒng)地評(píng)估印章管理過(guò)程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和控制，從而強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，為今后的健康發(fā)展提供有力保障。