新質(zhì)生產(chǎn)力背景下電子會(huì)計(jì)檔案的智能化躍遷

目前，我國人工智能產(chǎn)業(yè)規(guī)模不斷壯大，產(chǎn)業(yè)滲透率持續(xù)提升，加速了產(chǎn)業(yè)優(yōu)化升級(jí)，也為社會(huì)各領(lǐng)域帶來了廣泛的創(chuàng)新機(jī)遇。預(yù)計(jì)2025—2035年，人工智能產(chǎn)業(yè)規(guī)模將從3985億元增長(zhǎng)至17295億元，復(fù)合年增長(zhǎng)率達(dá)15.6%。將人工智能技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)檔案管理，能提高文件查詢與保存效率，增強(qiáng)保密性與安全性，促進(jìn)檔案資源深度利用與價(jià)值挖掘。

然而，會(huì)計(jì)檔案在轉(zhuǎn)型過程中存在諸多問題，如技術(shù)應(yīng)用與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容問題、數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)挑戰(zhàn)、人員培訓(xùn)和技能提升滯后等。會(huì)計(jì)檔案管理需要在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、智能管理工具應(yīng)用、人才培養(yǎng)與隊(duì)伍建設(shè)、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、數(shù)據(jù)安全和隱私保障等多個(gè)層面上進(jìn)行調(diào)整。在新質(zhì)生產(chǎn)力發(fā)展的背景下，我們提出了一些可操作的路徑，為下一步企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用提供了參考。

人工智能賦能會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化處理的作用機(jī)制

提高文件查詢和保存效率。會(huì)計(jì)檔案管理任務(wù)復(fù)雜龐大，傳統(tǒng)的人工管理效率低且易出錯(cuò)。人工智能技術(shù)的引入，為會(huì)計(jì)檔案的查詢和保存帶來了革命性的變化。通過自然語言處理（NLP）和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，檔案管理人員可開發(fā)出高效智能檢索系統(tǒng)。用戶輸入關(guān)鍵詞或自然語言描述，系統(tǒng)就能在海量檔案中快速提取所需信息，節(jié)省檔案管理人員的時(shí)間與精力。電子檔案存儲(chǔ)比紙質(zhì)檔案更便捷高效。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)需大量物理空間，查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易損壞檔案資料；而電子檔案可進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，占用空間小，便于備份恢復(fù)，還能通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)信息快速共享傳遞。利用人工智能技術(shù)，檔案管理人員可將檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔存儲(chǔ)在云平臺(tái)或?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)倉庫，保障數(shù)據(jù)安全，方便跨部門、跨地區(qū)數(shù)據(jù)共享與協(xié)同工作。

增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密性和安全性。利用人工智能技術(shù)，檔案管理人員可以提高文件檢索的安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檢索可能會(huì)造成信息泄露，而人工智能檢索方式使得使用者在電腦上鍵入關(guān)鍵字，即可獲取相關(guān)資料，且不會(huì)出現(xiàn)多余信息。這既提高了查詢效率，又降低了泄密可能。同時(shí)，檔案管理人員可以通過對(duì)文檔訪問、使用日志及異常行為進(jìn)行監(jiān)測(cè)，有效防范應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)。

提升會(huì)計(jì)檔案管理工作效率和質(zhì)量。利用光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)，檔案管理人員可對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)文件自動(dòng)識(shí)別并轉(zhuǎn)化為電子文檔。傳統(tǒng)的人工輸入效率低且易出錯(cuò)，OCR技術(shù)節(jié)約了企業(yè)的人力物力，提高了數(shù)據(jù)精度，實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等文檔的自動(dòng)轉(zhuǎn)化，大大降低了檔案管理人員的工作量。

促進(jìn)檔案資源的深度利用和價(jià)值挖掘。會(huì)計(jì)檔案蘊(yùn)藏著豐富經(jīng)營(yíng)信息與利于企業(yè)決策的基礎(chǔ)信息，傳統(tǒng)檔案管理方法難以充分發(fā)揮其潛力。隨著人工智能技術(shù)發(fā)展，檔案資源的深度開發(fā)利用成為可能。利用數(shù)據(jù)分析與挖掘方法，檔案管理人員可以從多角度剖析會(huì)計(jì)記錄，找出規(guī)律與發(fā)展趨勢(shì)。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，人工智能可以利用自動(dòng)工具快速加工分析海量數(shù)據(jù)，形成可視化報(bào)告、圖形，有助于企業(yè)更好地掌握經(jīng)營(yíng)情況，發(fā)現(xiàn)問題與風(fēng)險(xiǎn)，為科學(xué)決策奠定基礎(chǔ)。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用存在的問題

數(shù)據(jù)交互與功能整合存在問題。會(huì)計(jì)文件管理系統(tǒng)通常有成熟信息管理平臺(tái)，部分已運(yùn)行多年，業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)相對(duì)固定。在實(shí)際應(yīng)用中，檔案管理人員要對(duì)已有的系統(tǒng)進(jìn)行重構(gòu)升級(jí)，在實(shí)踐中面臨著諸多困難，技術(shù)兼容就成了一個(gè)很大的問題。既有系統(tǒng)采用了舊技術(shù)架構(gòu)與數(shù)據(jù)庫，而人工智能采用的是最新算法與模式，二者在技術(shù)棧上存在差異，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)交互與功能整合的難度大。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)獲取與處理存在風(fēng)險(xiǎn)。人工智能技術(shù)的引入使檔案管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行大量收集處理，若保密措施不當(dāng)，容易造成數(shù)據(jù)泄露或被利用。隨著人工智能的發(fā)展，海量文檔數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在云中，對(duì)存儲(chǔ)平臺(tái)的安全穩(wěn)定性要求提高。同時(shí)，大數(shù)據(jù)多維分析使用需經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)流通存取，如何保障用戶數(shù)據(jù)使用時(shí)不受侵犯，是一個(gè)亟待解決的問題。

人才培養(yǎng)與技能提高存在差距。會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及大量資料處理與管理工作，人工智能技術(shù)的引入要求工作人員具備較高能力。然而，目前的干部培養(yǎng)和技能升級(jí)機(jī)制很難與科技進(jìn)步同步，阻礙了人工智能技術(shù)的推廣。如何確保員工熟練運(yùn)用人工智能技術(shù)，是當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作的一大難點(diǎn)。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用的發(fā)展路徑

建立AI賦能的會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)。檔案管理人員可以構(gòu)建一套數(shù)字檔案體系。該系統(tǒng)需具備高效率、高安全性、高可靠性等特點(diǎn)，具備快速處理存儲(chǔ)海量會(huì)計(jì)文件、支持多個(gè)用戶在線同步操作的能力，以保障高效查詢與管理。數(shù)據(jù)安全方面，檔案管理人員可以使用SSL（安全套接層）/TLS（傳輸層安全性協(xié)議）、AES（高級(jí)加密標(biāo)準(zhǔn)）等高級(jí)密碼學(xué)方法，防止數(shù)據(jù)在傳輸保存時(shí)被盜取或篡改。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)配備強(qiáng)大的存取控制機(jī)制，對(duì)檔案資料實(shí)施認(rèn)證管理，確保只有授權(quán)人員可以存取處理。此外，系統(tǒng)應(yīng)該提供數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)功能，避免突發(fā)事件造成數(shù)據(jù)損失。

構(gòu)建基于自然語言處理（NLP）與機(jī)器學(xué)習(xí)的智能化檢索系統(tǒng)。傳統(tǒng)的人工搜索費(fèi)時(shí)費(fèi)力、容易漏失，而基于深度學(xué)習(xí)的智能搜索方法能準(zhǔn)確理解用戶需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔內(nèi)容的智能匹配。用戶只要在文檔中鍵入關(guān)鍵字或文字說明，系統(tǒng)就可以迅速查找到所需的文檔資料。系統(tǒng)還可根據(jù)用戶需求與反饋，持續(xù)調(diào)整算法，提高搜尋準(zhǔn)確性與用戶滿意度，提高政府會(huì)計(jì)文件檢索效率，減輕檔案管理員的工作量。

重構(gòu)檔案歸檔程序。檔案管理人員可以利用人工智能技術(shù)優(yōu)化會(huì)計(jì)文件歸檔過程，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集、分類、保存，減少人為干預(yù)，提高存檔效率與精度。傳統(tǒng)的文件存檔需大量手工操作，耗時(shí)易出錯(cuò)。檔案管理人員可以利用OCR、自然語言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等智能存檔手段，實(shí)現(xiàn)案卷自動(dòng)處理。OCR能夠?qū)ξ臋n中的文本內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別、提取，并將其轉(zhuǎn)化成電子文檔，該技術(shù)能夠從文檔中自動(dòng)抽取重要信息，并產(chǎn)生元數(shù)據(jù)標(biāo)記；而機(jī)器學(xué)習(xí)則能使電子文檔的分類與存檔自動(dòng)化。這進(jìn)一步提高了文件的歸檔效率，降低了文件管理員的工作量。

加強(qiáng)人員培訓(xùn)。企業(yè)可以通過聯(lián)合大學(xué)、研究所等機(jī)構(gòu)，對(duì)管理者進(jìn)行培訓(xùn)，使其更好地了解和運(yùn)用人工智能技術(shù)。培訓(xùn)內(nèi)容可涵蓋人工智能基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)、智能化檔案管理系統(tǒng)使用等，確保使用者全面掌握所學(xué)技術(shù)。

在人工智能的推動(dòng)下，我國會(huì)計(jì)檔案工作正向數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。通過構(gòu)建信息化基礎(chǔ)設(shè)施、運(yùn)用智能化管理工具、強(qiáng)化人才培訓(xùn)和團(tuán)隊(duì)建設(shè)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性，企業(yè)可提高檔案管理工作的效率與品質(zhì)，降低管理成本。但目前，我國仍然存在著人才引進(jìn)困難、評(píng)價(jià)機(jī)制不健全、技術(shù)可接受程度較低等問題，對(duì)此，我們必須采取系統(tǒng)的戰(zhàn)略措施來應(yīng)對(duì)。未來，隨著人工智能技術(shù)發(fā)展和運(yùn)用，會(huì)計(jì)檔案管理將向智能化、自動(dòng)化方向邁進(jìn)。