新時期提高事業(yè)單位分析人事檔案管理水平的路徑

摘 要：新時期，檔案管理工作隨著信息技術(shù)的發(fā)展實現(xiàn)了多項進步，在大數(shù)據(jù)的驅(qū)動下，檔案管理迎來了信息化發(fā)展，檔案管理模式和檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)也實現(xiàn)了轉(zhuǎn)型發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理對于推進事業(yè)單位工作、實行事業(yè)單位人力資源管理以及保障事業(yè)單位組織運行具有重要作用。文章就新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑展開研究，基于當前人事檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題，結(jié)合新時期人事檔案管理水平發(fā)展的新要求，提出從管理理念、信息化建設(shè)、管理制度、檔案利用、檔案安全性以及相關(guān)人才方面推進檔案管理工作，提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的水平。

關(guān)鍵詞：新時期；事業(yè)單位；人事檔案；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

與社會企業(yè)、自發(fā)性社會組織不同，事業(yè)單位的人事檔案管理具有諸多特點，作為事業(yè)單位員工的官方檔案信息記錄，事業(yè)單位的人事檔案具有一定的法律效力與權(quán)威性。同時，事業(yè)單位的人事檔案管理還具有真實性、完整性、動態(tài)性、保密性和規(guī)范性等特點。在新時期，事業(yè)單位的人事檔案管理工作迎來了較大的挑戰(zhàn)，如何提高事業(yè)單位人事檔案管理水平成為目前事業(yè)單位人事檔案管理的主要問題。

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位人事檔案的管理體系目前是較為完善的，對于人事檔案的收集、整理和保管等各項工作均有涉獵。檔案普遍適應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理，且具備真實性、完整性、可用性和安全性，在集中統(tǒng)一的管理下，能夠?qū)崿F(xiàn)較為便利的檢索、利用與開發(fā)。檔案工作的基本任務(wù)是對檔案實行管理、制定和實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃，同時對事業(yè)單位的文件材料形成、積累和歸檔等工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。此外，還要開展檔案利用，并協(xié)助做好信息公開工作。綜合來說，事業(yè)單位的人事檔案管理工作體系清晰明確，在國家相關(guān)法律法規(guī)和政策文件的指導(dǎo)下有序開展，人事檔案管理工作做到了合法性、連續(xù)性與規(guī)范性。在組織建設(shè)方面，事業(yè)單位也擁有專門的檔案管理人員負責人事檔案管理工作，部分單位也成立了專門的人事檔案管理部門，提高了人事檔案管理的效率和專業(yè)水平。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理在信息化建設(shè)方面也取得了一定成就，電子檔案管理系統(tǒng)的利用，推進了人事檔案管理工作效率的提高。

2.存在的問題

盡管事業(yè)單位在人事檔案管理方面已經(jīng)取得了不少顯著成果，但也存在一些問題。許多事業(yè)單位的檔案管理人員對于人事檔案的重要性認識不足，對于新時期的發(fā)展變化與要求認識不足，造成了部分人事檔案管理人員的管理理念較為落后，對于人事檔案的管理仍停留在保管階段，沒有認識到人事檔案管理工作的服務(wù)性，對檔案利用的重要性缺乏一定的創(chuàng)新意識。事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)基本實現(xiàn)了全覆蓋，但其整體的信息化水平還相對較低，特別是一些陳舊檔案的電子化率低，對于檔案的利用產(chǎn)生了負面影響。在人員組織方面，事業(yè)單位的檔案管理人員存在專業(yè)化程度不高的問題，對于當前的檔案管理知識了解不足，一些電子檔案管理技術(shù)掌握程度也有限，有時也存在檔案管理人員為兼職人員的情況，對人事檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性產(chǎn)生了影響。檔案利用效率低是事業(yè)單位人事檔案管理落后于時代發(fā)展的鮮明表現(xiàn)，作為寶貴的信息資源，人事檔案往往得不到充分地開發(fā)和利用。還有檔案的安全性問題，信息化的發(fā)展也帶來了電子信息安全問題，如何保證電子信息安全，如何保證實體檔案的保管、防水、防潮等都是人事檔案管理安全性問題的表現(xiàn)。

二、新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的要求

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型與服務(wù)導(dǎo)向

數(shù)字化是新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的首要要求。人事檔案管理需要盡快做到數(shù)字化，對實體檔案實行電子化處理，以實現(xiàn)人事檔案的電子化與網(wǎng)絡(luò)化?；谌耸聶n案的數(shù)字信息資源，應(yīng)建立并完善事業(yè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)，保證相關(guān)工作人員能夠?qū)?shù)據(jù)實時更新、調(diào)用與遠程訪問。服務(wù)導(dǎo)向是新時期檔案管理的新理念，應(yīng)當轉(zhuǎn)變管理理念，將人事檔案管理工作從基本的保管轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，為事業(yè)單位的相關(guān)工作提供助力。

2.檔案管理安全性

隨著檔案數(shù)字化建設(shè)，信息安全問題成為檔案管理面臨的重要問題，要想提高事業(yè)單位的人事檔案管理的水平，就必須做好檔案的安全工作。要加強電子檔案信息系統(tǒng)的安全系數(shù)，做好數(shù)據(jù)防泄露及數(shù)據(jù)加密工作，嚴格限制系統(tǒng)的訪問，規(guī)避數(shù)據(jù)被篡改等風(fēng)險。還需對檔案做好定期的備份工作，使其具有可恢復(fù)性，當遇到突發(fā)情況時能夠確保人事檔案的完備。對于實體檔案，應(yīng)適當改善檔案室的保管條件，減少實體檔案受到損害，并做好檔案室或檔案庫房的安全監(jiān)控工作。

3.規(guī)范化與標準化管理的建設(shè)

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》中指出，要科學(xué)地整合檔案的信息資源、完善歸檔制度等，要求事業(yè)單位的人事檔案工作要按照相關(guān)法律法規(guī)與政府文件進行更加規(guī)范化與標準化的管理。一是為確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范性，完善相關(guān)規(guī)章制度，并做好檔案管理的監(jiān)督檢查工作；二是實現(xiàn)檔案管理的標準化，使事業(yè)單位檔案管理工作與國家檔案管理工作對接，形成統(tǒng)一的檔案管理體系，推進事業(yè)單位檔案管理與國家檔案事業(yè)的綜合發(fā)展。

4.人事檔案專業(yè)團隊建設(shè)

人才是影響事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的關(guān)鍵因素。新時期，要提高管理水平需著力建設(shè)專業(yè)的人事檔案管理團隊。首先，人員結(jié)構(gòu)要穩(wěn)定。以確保人事檔案管理工作具有穩(wěn)定性和連續(xù)性；其次，注重人才的引進與團隊專業(yè)素質(zhì)的提升，提高人事檔案管理的工作水平。

三、新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑分析

1.更新人事檔案管理理念

更新事業(yè)單位人事檔案管理理念，是適應(yīng)新時代發(fā)展的必然要求。信息化、數(shù)字化是時代發(fā)展的主流趨勢，人事檔案管理工作要意識到信息化、數(shù)字化的重要性，將人事檔案管理信息化建設(shè)作為基本的管理理念。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作集中在檔案的收集與保管方面，現(xiàn)代檔案管理理念則更加注重檔案的應(yīng)用性與服務(wù)性，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)當秉持“以人為本”的基本理念，并明確檔案信息的利用性與服務(wù)性，使人事檔案發(fā)揮干部任前公示制度、接受公眾監(jiān)督的作用，體現(xiàn)其制度價值與法律意義的重要作用，彰顯檔案的歷史性、權(quán)威性和價值性。人事檔案管理理念的更新能夠有效促進人事檔案管理效率與管理質(zhì)量的提高，推動檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

第一，服務(wù)方式由被動轉(zhuǎn)向主動。人事檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟利益，其主要是通過提供檔案信息為事業(yè)單位的各項工作開展服務(wù)，即提供更加優(yōu)良的查閱、索引等服務(wù)，主動服務(wù)的理念要求檔案管理人員應(yīng)做好對事業(yè)單位人事檔案應(yīng)用需求的分析與預(yù)測，提供更加有針對性的檔案服務(wù)。

第二，職能由單一化走向多元化。人事檔案管理工作與人力資源管理息息相關(guān)，對檔案的管理工作要從保管轉(zhuǎn)向人力資源分析、人力資源規(guī)劃等多個職能方向，充分發(fā)揮檔案管理工作的作用。

第三，管理方式由人工轉(zhuǎn)向智能。人事檔案管理工作者應(yīng)當意識到運用信息技術(shù)的重要性，加強對現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和使用，以提高人事檔案管理工作的水平。

2.加強人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案管理信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然趨勢，通過信息技術(shù)和手段開展人事檔案管理工作，能夠顯著提高工作效率，減少因人工操作而導(dǎo)致的錯誤，并在一些重復(fù)性較強的工作中節(jié)省了時間，實現(xiàn)了人事檔案的快捷檢索與調(diào)用。開展人事檔案信息化建設(shè)也是提高事業(yè)單位整體信息化建設(shè)水平的重要舉措，通過開展人事檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位各類檔案資源的數(shù)據(jù)互通，為事業(yè)單位的信息化建設(shè)水平提供扎實的數(shù)據(jù)與信息資源。信息化建設(shè)也有利于提升檔案管理工作的安全性，數(shù)據(jù)備份、權(quán)限控制和訪問加密等技術(shù)手段實現(xiàn)了對檔案信息安全性與完整性的進一步保障。

首先，要基于事業(yè)單位人事檔案資源的特點、類型和內(nèi)容等構(gòu)建高效、穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)要做到基本的“收、管、存、用”四大功能，實現(xiàn)人事檔案資源的全生命周期管理，包括人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研和統(tǒng)計等全流程。在此基礎(chǔ)上，完善檔案系統(tǒng)的細節(jié)功能，如電子文件采集、電子文件協(xié)同、借閱管理以及檔案的歸檔、組卷、審批、檔號編制等工作。其次，通過信息化手段實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)與事業(yè)單位多種信息化系統(tǒng)的集成，以實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的整合與共享，為事業(yè)單位的發(fā)展決策、變更等提供數(shù)據(jù)支持。最后，在信息化建設(shè)中還應(yīng)注重可視化與大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，將其作為提高信息化建設(shè)水平與信息化服務(wù)水平的重要舉措。

3.完善人事檔案管理制度

完善人事檔案管理工作制度是實現(xiàn)檔案管理工作標準化、規(guī)范化的根本手段，通過建立完善的檔案管理制度，能夠為人事檔案管理工作提供檔案的收集、保管和利用等各環(huán)節(jié)的規(guī)范指導(dǎo)，確保人事檔案管理按照規(guī)定的流程開展工作，實現(xiàn)人事檔案管理工作的合規(guī)性與一致性。制度手段是管理的基礎(chǔ)，完善的人事檔案管理制度能夠有效提高人事檔案管理工作的整體水平，減少在檔案管理工作中出現(xiàn)工作隨意性等錯誤和問題。人事檔案作為一種敏感的信息數(shù)據(jù)，通過更加規(guī)范的制度能夠更好地保護個人信息安全。

首先，為有效完善人事檔案工作制度，應(yīng)當依據(jù)檔案管理與事業(yè)單位相關(guān)的法律法規(guī)要求，使人事檔案工作符合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》等法律法規(guī)以及政策文件的要求，確保檔案工作的合法性與合規(guī)性。其次，優(yōu)化人事檔案工作的管理流程。明確人事檔案管理工作的流程，每個環(huán)節(jié)有規(guī)可依，有明確的工作指導(dǎo)，提高工作的科學(xué)性與效率；再次，明確檔案管理工作各環(huán)節(jié)的負責人，落實檔案管理工作的追責機制，加強控制以確保檔案管理工作制度得到有效執(zhí)行。最后，加強人事檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門的溝通合作，形成齊抓共管的工作格局，不僅可以確保檔案管理的全面性和準確性，還能夠促進檔案管理與其他業(yè)務(wù)的深度融合，推動事業(yè)單位整體運營和管理能力的提高。

4.提高人事檔案的利用率

在服務(wù)導(dǎo)向下，需進一步提高事業(yè)單位人事檔案的利用率。在事業(yè)單位的人事檔案中蘊含著豐富的個人信息與工作信息，加強對人事檔案的利用能夠發(fā)揮相關(guān)信息在事業(yè)單位人力資源管理、單位發(fā)展決策支持以及單位歷史變革研究等方面的重要價值，為事業(yè)單位的整體發(fā)展作出貢獻。提高人事檔案的利用率也可以避免閑置寶貴的人事檔案資源，實現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化配置。在檔案管理工作中要注重對檔案完整性的保護，完整的檔案具有更高的利用價值，能夠滿足事業(yè)單位不同工作的不同需求。同時，也要保證檔案檢索的便捷性，使工作人員能夠及時高效地獲取所需信息。此外，還要加強檔案服務(wù)工作的主動性，以提升檔案的利用率。首先，為實現(xiàn)檔案利用率的有效提高，事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)加強信息化建設(shè)，為相關(guān)工作人員提供檢索、利用服務(wù)。其次，加強對服務(wù)模式的探索與創(chuàng)新，如開展專題檔案匯編，將人事檔案與其他檔案聯(lián)合編纂，或開展檔案咨詢服務(wù)等，提供更加豐富的檔案服務(wù)。此外，還可以考慮開展事業(yè)單位檔案管理的培訓(xùn)工作，提升單位的檔案價值認知水平與檔案使用能力。

5.保障人事檔案信息安全

安全性是事業(yè)單位開展人事檔案管理的重中之重，涉及事業(yè)單位工作人員的個人隱私信息，這些信息十分敏感和重要，并且事業(yè)單位人事信息普遍更加豐富，涵蓋工作人員的身份證號、家庭情況、學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷和重大變更等多項內(nèi)容。保障人事檔案安全是保護個人隱私的必要舉措。人事檔案信息還反映了事業(yè)單位人力資源管理的內(nèi)容，對未來的人力資源管理、人力規(guī)劃決策制定等工作具有重要意義，人事檔案的安全性與事業(yè)單位利益息息相關(guān)，對事業(yè)單位的正常運作產(chǎn)生一定影響。做好人事檔案的安全管理工作主要涉及三個方面：第一，物理安全方面。應(yīng)定期監(jiān)督、檢查實體檔案的保管環(huán)境，識別并處理安全隱患。第二，信息安全內(nèi)容。數(shù)字化檔案面臨被泄露、篡改、刪除等風(fēng)險，要做好數(shù)據(jù)的備份與加密工作，以便于數(shù)據(jù)發(fā)生問題后能夠及時恢復(fù)，同時重視網(wǎng)絡(luò)安全工作，防止數(shù)據(jù)被泄露或遭受流量攻擊等問題。第三，管理安全問題。對檔案管理人員進行責任意識培訓(xùn)，嚴格監(jiān)督并執(zhí)行檔案管理制度。

6.人事檔案專業(yè)團隊建設(shè)

人事檔案專業(yè)團隊是保障事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵，團隊水平較高能夠使人事檔案管理工作更加適應(yīng)時代的發(fā)展和變革。此外，專業(yè)團隊還能夠使人事檔案管理工作更加精準與高效，滿足事業(yè)單位對于檔案利用的各種需求，提高檔案管理工作的服務(wù)水平。首先，做好人才招聘選拔工作。應(yīng)注重其檔案管理專業(yè)背景，選拔具有專業(yè)技能與工作經(jīng)驗的優(yōu)秀人才，同時要注重對其職業(yè)道德與責任心的考察。應(yīng)充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性與潛能，為檔案管理團隊人員提供定期的知識技能培訓(xùn)，使其能夠得到持續(xù)的業(yè)務(wù)能力提升與發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的水平，應(yīng)從管理理念入手，樹立現(xiàn)代化的管理理念，以服務(wù)為導(dǎo)向，加強對信息技能的重視，不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平，完善人事檔案管理的制度，合法合規(guī)地開展人事檔案管理工作。同時，提高人事檔案的整體利用率，發(fā)揮檔案資源對事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，并加強對人才的引進，提高對檔案安全問題的重視度。

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作者單位：建湖縣縣域醫(yī)共體運營發(fā)展中心