深化醫(yī)療設備檔案管理，助力提升醫(yī)院內(nèi)涵建設

摘 要：醫(yī)療設備檔案管理是醫(yī)院檔案管理的一項重要內(nèi)容。近年來，隨著醫(yī)院各種先進醫(yī)療設備的引進，隨之產(chǎn)生的大量設備檔案為醫(yī)療設備維修保養(yǎng)和升級換代提供了依據(jù)。因此，深化對醫(yī)療設備檔案的管理愈發(fā)顯得重要。如何提升醫(yī)療設備檔案管理質(zhì)量，強化醫(yī)療設備檔案全流程管理，助力醫(yī)院“醫(yī)教研”高質(zhì)量發(fā)展，提升醫(yī)院內(nèi)涵建設是醫(yī)院檔案管理工作值得探討的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設備檔案；檔案管理；醫(yī)院建設

中圖分類號：G271；R197.32 文獻標識碼：A

提升醫(yī)院高質(zhì)量內(nèi)涵建設是醫(yī)院一直追求的目標。衡量醫(yī)院的“含金量”離不開以醫(yī)療服務、人才引進培養(yǎng)、科研教育以及醫(yī)院管理等方面的軟環(huán)境，同樣離不開以高科技和先進的醫(yī)療儀器設備為框架的硬件支撐。醫(yī)療設備檔案作為醫(yī)療設備文字材料的體現(xiàn)，因其信息量大和內(nèi)容覆蓋面較廣的特點，給醫(yī)院醫(yī)療設備從招標、購買、安裝、使用以及維修等方面管理提供了有力的依據(jù)，讓醫(yī)院設備檔案管理由點及面向縱深發(fā)展成為可能。不斷深化醫(yī)療設備檔案管理，推進醫(yī)療設備管理進入專業(yè)化、標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化以及流程化的軌道，是醫(yī)療設備檔案管理探索的方向，也是提升醫(yī)院內(nèi)涵建設的具體體現(xiàn)。

一、醫(yī)療設備檔案的特點

醫(yī)療設備檔案是醫(yī)院在醫(yī)療設備的論證、采購、安裝調(diào)試、維護保養(yǎng)及管理工作中形成的文字、圖樣、圖標和聲像等不同形式文件材料的總稱。因其自身的系統(tǒng)性、成套性、專業(yè)性和可更改特點，對醫(yī)療設備檔案的形成與管理有著直接影響。

1.醫(yī)療設備檔案具有系統(tǒng)性、成套性的特點

醫(yī)療設備檔案的形成是系統(tǒng)有規(guī)律的，是醫(yī)療設備從引進論證到維修和報廢的活動中形成的有機整體，具有不可分散性。因此，在醫(yī)療設備檔案的收集整理過程中應始終遵循其形成規(guī)律，保持其系統(tǒng)性和成套性的特點。首先，醫(yī)療設備在引進前，應由使用科室對所需醫(yī)療設備展開書面論證，確定其引進的必要性。其次，引進醫(yī)療設備作為醫(yī)院管理工作“三重一大”的重要內(nèi)容，必須通過醫(yī)院辦公會集體討論形成辦公會紀要，才能進入招投標及采買階段，進入采買環(huán)節(jié)會產(chǎn)生招標文件、購買合同、設備出入庫單和購買發(fā)票。設備購入后會產(chǎn)生醫(yī)院新增設備操作培訓考核表、裝箱單、調(diào)試記錄、驗收單、設備說明、隨機文件以及后期的檢修故障記錄、系統(tǒng)升級、重大事故調(diào)查分析及處理意見與報廢申請等，這些材料按照一定順序排列后，形成一整套相互關(guān)聯(lián)的資料歸入醫(yī)療設備檔案，使醫(yī)療設備檔案具有嚴謹?shù)南到y(tǒng)性和成套性的特點。

2.醫(yī)療設備檔案具有獨特性和專業(yè)性特點

醫(yī)療設備是支撐醫(yī)院醫(yī)療、科研和教學工作開展的基礎，先進的醫(yī)療設備也是醫(yī)院綜合實力的具體體現(xiàn)。醫(yī)療設備檔案以圖紙、光盤、文字和照片等各種載體，以其獨自的特點呈現(xiàn)在醫(yī)療設備檔案中，是醫(yī)療設備的文字記錄載體和伴生物，有著鮮明的專業(yè)性，反映其獨特的檔案領(lǐng)域。醫(yī)療設備檔案不同于以件為單位的文書檔案或?qū)嵨餀n案，而是通過不同載體，以卷為歸檔單位，反映同一項目內(nèi)容的資料集合，它是醫(yī)院行政工作監(jiān)督檢查、醫(yī)療設備維修的憑證和依據(jù)，對實際工作具有參考價值。因此，醫(yī)療設備檔案是圍繞醫(yī)療設備引進，由資產(chǎn)招標、衛(wèi)生材料管理、財務部、醫(yī)學工程科以及臨床使用科室等多部門參與，根據(jù)各自工作職責共同完成的資料匯集。醫(yī)院醫(yī)學設備部作為負責這項工作的主要部門，參與醫(yī)療設備招買引進全過程，在檔案的收集整理過程中全程跟進，在醫(yī)療設備檔案的管理上同樣具有獨特性和專業(yè)性方面的優(yōu)勢。

3.醫(yī)療設備檔案具有動態(tài)、可更改的特點

醫(yī)療設備檔案不是獨立的設備資料，而是設備全面、完整、系統(tǒng)、準確的文字及其他載體材料的組合。但是這種組合不是一成不變的，需要隨著對設備的使用記錄和變化而不斷完善。醫(yī)療設備檔案的變化過程充分體現(xiàn)出其參考利用價值。例如，醫(yī)療設備在經(jīng)過引進、安裝、調(diào)試和正式使用形成一卷醫(yī)療設備檔案后，后續(xù)需要對醫(yī)療器械軟件的更新、升級情況、登記和審核等其他信息展開全過程資料的收集與整理，還會因維修和保養(yǎng)等產(chǎn)生一系列資料，由此形成的設備文件均應按照一定規(guī)律歸檔，這些文件不可能在同一時間歸檔，而是需要階段性地歸檔，其過程是動態(tài)的。因此，不同于文書檔案，醫(yī)學設備檔案的形成過程是動態(tài)和可更改的，是貫穿在整個設備從購買、使用到報廢全過程的所有資料。

二、醫(yī)療設備檔案管理收集整理存在的問題

1.制度執(zhí)行不到位，醫(yī)療設備檔案管理受制

近年來，國家多次頒布醫(yī)療器械監(jiān)督、管理條例和辦法，明確要求醫(yī)療機構(gòu)應建立醫(yī)學設備使用、維修和評價等方面的制度，旨在醫(yī)學設備在使用過程中檢查、檢驗、校準、保養(yǎng)以及維護全周期管理，確保醫(yī)療器械處于良好狀態(tài)，保證設備的使用質(zhì)量。但是，目前醫(yī)療設備管理部門在檔案管理工作中存在制度執(zhí)行不到位的問題，成為醫(yī)院設備檔案管理的最大障礙。醫(yī)療設備檔案是由諸多不同載體的文件組成，及時整理歸檔便于查詢利用，并為開展醫(yī)院設備檔案管理提供可能。但是，在少數(shù)醫(yī)療設備管理負責人認為工作中更在意醫(yī)學設備的購買、安裝和使用等“大事”，醫(yī)療設備檔案收集整理歸檔是“小事”，存在設備檔案資料收集整理“不著急”的管理思想，使得各類規(guī)章制度成為流于形式的擺設，相關(guān)領(lǐng)導對設備檔案收集工作重視程度不夠，也造成檔案管理人員工作懈怠敷衍。因此，如何從醫(yī)院層面不斷加強監(jiān)管，促進制度執(zhí)行到位和落地生效，是推動醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理工作做深做實的前提。

2.醫(yī)療設備檔案形成周期長，中間環(huán)節(jié)多

醫(yī)院引進一臺醫(yī)療設備，通常從設備引進論證到安裝驗收、出入庫手續(xù)辦理完畢，會產(chǎn)生醫(yī)學設備引進論證報告、投標文件、中標通知書、采購合同、購貨發(fā)票、醫(yī)療設備驗收單、醫(yī)療設備操作培訓考核表、出入庫單、注冊證以及報關(guān)單等文件。將這些因醫(yī)療設備而形成的材料匯集到一起，最終形成醫(yī)療設備檔案。在醫(yī)療設備檔案收集環(huán)節(jié)，對檔案收集周期影響最大的因素取決于醫(yī)療設備引進過程中所涉及的相關(guān)部門。據(jù)了解，從采購到安裝階段，收集整理這些檔案少則幾個月，多則一兩年，如果再加上后期設備維修和轉(zhuǎn)移等其他信息的變化，醫(yī)療設備檔案形成周期會更長。比如，醫(yī)療設備中標成交后，進入合同會簽過程，在此過程中，醫(yī)院的資產(chǎn)招標部門、審計部門、財務部門以及分管領(lǐng)導都要參與審核、批復。合同簽署結(jié)束后需要由廠家、醫(yī)院設備使用科室及醫(yī)工科共同參與驗收、操作培訓及考核。在完成以上所有程序之后，醫(yī)院將根據(jù)相關(guān)信息出具設備出入庫單，設備信息將錄入醫(yī)院固定資產(chǎn)系統(tǒng)，此過程中設備檔案的收集工作常常會因為一個部門的“慢動作”導致檔案收集的停滯。因此，僅憑設備醫(yī)學管理部門一己之力，做到及時收集、整理和歸檔實屬不易。因此，現(xiàn)代化醫(yī)院在提升外部形象的同時，更應該加強內(nèi)涵建設，設備檔案管理同樣不能例外。

3.醫(yī)療設備兼職檔案員流動性大，影響檔案歸檔周期

醫(yī)院設備檔案的收集整理是一項周期長且煩瑣的工作。按照衛(wèi)健委關(guān)于《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)學裝備管理辦法》通知的第三十二條規(guī)定，單價在5萬元及以上的醫(yī)學裝備應當建立管理檔案。目前，大型醫(yī)院每年引進醫(yī)療設備少則幾十臺，多則幾百臺，所形成的檔案資料也給醫(yī)學設備管理部門的兼職檔案員造成巨了大的工作壓力。一方面，設備管理部門要負責醫(yī)療設備的引進論證、供需調(diào)研，實現(xiàn)設備的科學配置，最大限度地為醫(yī)院設備高質(zhì)量、精細化的管理把關(guān)。另一方面，為盡快使相關(guān)材料整理歸檔，兼職檔案員通常采用邊收集、邊整理和邊歸檔的工作方法，提高檔案歸檔效率。但是即使這樣，醫(yī)學設備部每年仍然會存留大量不完善、需要補充的待歸檔材料。此外，在人員管理上，目前部分醫(yī)院存在兼職檔案員不固定的現(xiàn)象，使設備檔案收集、整理和歸檔成為檔案管理的短板。比如，為持續(xù)推進檔案管理工作的開展，有些醫(yī)院讓尚未定科、仍在輪轉(zhuǎn)的新職工擔任兼職檔案員，這種安排雖然增強了新職工對醫(yī)院行政工作辦事流程的了解，增進了新員工與相關(guān)科室的橫向聯(lián)系。但是當新一輪到崗職工接手檔案材料往往又得從零開始學習檔案的收集整理，頻繁更換兼職檔案員將會影響醫(yī)療設備檔案收集整理的進度。所以，兼職檔案員不固定和科室人員流動性大，使設備檔案收集、整理和歸檔的周期不斷延長，一定程度上制約了醫(yī)療設備檔案的高效利用和規(guī)范化管理。

4.醫(yī)療設備檔案信息化管理程度有限，信息化管理水平有待提高

近年來，檔案信息化建設從無到有日臻完善，檔案信息化管理逐漸從粗放到精細走向正軌，醫(yī)療設備檔案數(shù)字化管理是醫(yī)院檔案規(guī)范管理的趨勢。充分發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，不僅可以為醫(yī)院醫(yī)療設備管理工作提供數(shù)據(jù)支撐，還可以通過快捷、高效的信息化手段為醫(yī)療設備的高效運行和維護提供依據(jù)。但是目前大部分醫(yī)院的醫(yī)療設備檔案信息化管理程度有限，一般僅限于醫(yī)療設備檔案歸檔后，醫(yī)院檔案科工作人員將卷內(nèi)目錄信息錄入數(shù)字化管理平臺的相應模塊，但在數(shù)字化管理平臺上看到的只是目錄信息，并沒有詳細的內(nèi)容。查看具體內(nèi)容仍然需要調(diào)取紙質(zhì)檔案，這種查閱方式使紙質(zhì)檔案磨損較為嚴重，影響工作效率。因此，設備檔案信息化管理水平有待提高。

三、探索醫(yī)療設備縱深管理的途徑

1.層層壓實醫(yī)療設備檔案管理制度建設，助力醫(yī)院設備檔案管理向縱深發(fā)展

針對目前部分醫(yī)院存在設備檔案歸檔制度不落實等情況，醫(yī)院可將檔案管理工作考核納入行政工作年度考核工作中，對設備管理部門應歸檔案進行考核。同時，將其他涉及提供設備歸檔資料的招標和采購部門也納入考核范圍，分析并及時總結(jié)影響設備檔案歸檔的因素，并將考核結(jié)果同部門績效和評優(yōu)相結(jié)合。一方面，通過考核為醫(yī)院領(lǐng)導決策提供了依據(jù)，增強了部門之間協(xié)調(diào)工作與監(jiān)管能力，使醫(yī)療設備檔案管理制度不斷深入、落地落實；另一方面，醫(yī)療設備管理部門在向下管理過程中，可利用歸口管理的便利，對醫(yī)療設備維修業(yè)務部門及工程師實行網(wǎng)格化管理，讓醫(yī)療設備檔案制度管理追溯到每個責任人，以此建立層層負責、環(huán)環(huán)緊扣的醫(yī)療設備檔案管理模式。

2.建立醫(yī)療設備檔案全流程管理模式，搭建醫(yī)療設備歸檔的快速通道

建立由醫(yī)學設備管理部主管、其他職能部門共同參與的醫(yī)療設備檔案收集、整理和歸檔全流程管理，不斷探索縮短醫(yī)療設備采買階段資料收集周期的途徑。醫(yī)院醫(yī)學設備部是組織醫(yī)療設備引進的主體，應積極加強與其他職能部門的橫向聯(lián)系，保障各部門的信息渠道暢通，積極協(xié)調(diào)解決醫(yī)學設備引進中的難點和堵點?？刹捎妹恐芑蛎吭露ㄆ诘较嚓P(guān)職能部門巡回收集醫(yī)療設備歸檔資料的方式，幫助相關(guān)部門提速增效，共同協(xié)作實現(xiàn)醫(yī)療設備檔案的全流程共同管理，實現(xiàn)醫(yī)療設備檔案高效、快速歸檔，為檔案查考提供便利。

3.優(yōu)化兼職檔案人員的組合方式，最大限度地避免因人員流動影響醫(yī)療設備檔案管理

醫(yī)療設備檔案的收集、整理和歸檔是一項周期長和難度大的工作，一個合格的兼職檔案員在檔案的收集、整理和歸檔中起著舉足輕重的作用。因此，醫(yī)學設備管理部門的負責人應充分認識到此項工作的重要性，選用責任心強和工作熱情高的工作人員擔此重任。科室分配工作應盡量讓兼職檔案員以醫(yī)療設備檔案收集、整理為主，兼顧其他工作，使其有更多的精力放在醫(yī)療設備檔案的收集、整理和歸檔工作上。此外，可以給兼職檔案員配備助手，輔助醫(yī)療設備檔案的收集、整理和歸檔工作，不僅可以避免因人員流動造成的醫(yī)療設備檔案收集、整理停滯，還可以實現(xiàn)以老帶新和角色互補，對檔案工作大有益處。

4.積極開發(fā)醫(yī)療設備電子檔案，搭建檔案數(shù)字共享平臺

利用檔案信息化管理平臺管理設備檔案，實現(xiàn)信息共享是提高工作效率的快捷方式，也是開展檔案管理工作的大勢所趨。2024年11月1日起施行的《電子檔案管理辦法》中明確說明，組織機構(gòu)應當積極應用新一代信息技術(shù)，不斷提高電子檔案管理的水平。因此，醫(yī)院要發(fā)展，推動醫(yī)療設備檔案電子化管理勢在必行。醫(yī)院檔案科可以充分利用檔案信息化管理平臺存儲量大和查閱方便的優(yōu)勢，在真實性、完整性、可用性和安全性檢測符合標準的情況下，積極探索通過檔案信息管理系統(tǒng)移交電子檔案，也可以通過符合安全管理要求的存儲介質(zhì)離線移交。醫(yī)療設備電子檔案應由醫(yī)院按照國家相關(guān)法律法規(guī)和標準規(guī)范的規(guī)定，根據(jù)工作實際確定電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、電子檔案的分類方案，并進行分類及歸檔管理。眾所周知，由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著同等的憑證效力，醫(yī)院可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案在線查閱省時便利的顯著優(yōu)勢，根據(jù)不同科室職責及業(yè)務范圍設定不同的查閱權(quán)限，開放檔案管理平臺端口實現(xiàn)遠程查閱，提高檔案的利用率。

總之，醫(yī)療設備檔案管理工作是一項“前人栽樹，后人乘涼”的工作。提升醫(yī)院工作內(nèi)涵，離不開醫(yī)療設備檔案的加持，只有樹立科學的醫(yī)療設備檔案管理理念，不斷探索醫(yī)療設備檔案管理的創(chuàng)新途徑，才能更好地推動醫(yī)療設備檔案管理適應現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的要求。

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作者單位：青島大學附屬醫(yī)院