國有企業(yè)辦公室行政管理工作精細化管理策略探討

摘要：隨著市場經(jīng)濟體制改革的逐漸深入，國有企業(yè)要全面參與到市場競爭中。國有企業(yè)要提升核心競爭力，更好應(yīng)對市場變化就要加強各方面的管理，從高質(zhì)量的管理中提升企業(yè)運營效率和質(zhì)量，以獲得更大的經(jīng)濟效益和社會效益。國有企業(yè)管理包括多個方面的內(nèi)容，其中辦公室行政管理是一個重要的組成部分。這部分管理內(nèi)容是企業(yè)運營的中樞，對企業(yè)日常運行起著承上啟下的作用。管理人員要提升辦公室行政管理質(zhì)量，就要對這項工作進行精細化管理，確保各項管理措施落實到位。文章主要分析國有企業(yè)辦公室行政管理工作存在的問題，探討提升國有企業(yè)辦公室行政管理工作精細化管理水平的策略，希望對相關(guān)人員有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；辦公室行政管理；精細化管理

國有企業(yè)對我國國民經(jīng)濟發(fā)展的重要性不言而喻，在新的社會經(jīng)濟環(huán)境下，國有企業(yè)要重視各方面的管理，尤其要重視辦公室行政管理。目前我國國有企業(yè)的辦公室行政管理水平雖然與前期相比有了較大提升，但是在實際工作的開展中還存在一些不足，比如，管理理念落后、組織機構(gòu)混亂、各個崗位人員職責(zé)不清、內(nèi)控管理制度不完善等。這些問題的存在會制約辦公室行政管理質(zhì)量的提升，進而影響國有企業(yè)各項工作的高效開展?；诖耍芾砣藛T要對辦公室行政管理進行改革，采用精細化管理模式使各項工作有明確的制度依據(jù)，保障各項工作高質(zhì)量開展，為國有企業(yè)在新時期的發(fā)展提供更大助力。

一、關(guān)于精細化管理的概述

精細化管理從本質(zhì)上來說是一種管理理念，同時也是一種管理文化。精細化管理是隨著社會的發(fā)展以及分工越來越精細化而出現(xiàn)的。隨著企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)代化，越來越多的企業(yè)采用精細化管理，這也是現(xiàn)代管理的必然要求?，F(xiàn)代管理學(xué)認為，科學(xué)化的管理一般有三個階段，首先，規(guī)范化的管理階段；其次，精細化管理階段；最后，個性化的管理階段。精細化管理在實施的過程中要最大化地減少管理過程中所消耗的各種資源，進而降低管理成本，提升管理效率和管理質(zhì)量。精細化管理最主要工作就是把責(zé)任落實到個人，使每個工作人員明確工作內(nèi)容及所肩負的責(zé)任。這有利于管理人員把工作做到位，切實發(fā)揮出管理職責(zé)。精細化管理可以及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，進而及時采取有效措施解決問題。精細化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求，企業(yè)要在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，必然要在各個方面采取精細化管理。國有企業(yè)作為我國經(jīng)濟發(fā)展的主導(dǎo)要積極利用精細化管理模式，使其助力企業(yè)辦公室行政管理取得更大的成效，促進企業(yè)在新時期的發(fā)展。

二、國有企業(yè)辦公室行政管理工作精細化管理的必要性

辦公室行政管理是國有企業(yè)的重要管理內(nèi)容，這項工作要利用精細化管理取得預(yù)期效果，就要使相關(guān)人員充分認識到精細化管理在辦公室行政管理應(yīng)用的必要性。只有提升思想認識，才能積極主動把相關(guān)措施落實到位。

（一）有利于完善考核制度，提升員工工作效能

精細化管理在實際應(yīng)用中體現(xiàn)出了較大的價值，對國有企業(yè)的健康平穩(wěn)運行有著重要意義。對辦公室行政管理來說，精細化管理的實施首先要借助嚴格的規(guī)章制度規(guī)范每位員工的工作行為。精細化管理的實施需要制定一個完善的管理體系，使各項管理工作的開展更具流程化，從而有效提升管理工作各個環(huán)節(jié)的銜接，進而提升管理效率。精細化管理對辦公室行政管理人員的能力提出了更高要求，這就需要他們加強學(xué)習(xí)，重視業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)的提升，以更好勝任工作崗位。另外，精細化管理還體現(xiàn)在加強員工的考核方面，使精細化管理更好發(fā)揮作用。對辦公室行政管理的不同工作崗位要制定針對性的考核評價指標(biāo)，對各個崗位工作人員的每日工作進行量化考核。這對工作人員會形成一種督促，從而使他們高質(zhì)高效地完成每天的工作任務(wù)。目前一些國有企業(yè)的績效管理體系還不完善，有些員工對績效缺乏認識，導(dǎo)致這方面意識不強。加之有些企業(yè)考核評價標(biāo)準(zhǔn)不夠科學(xué)，影響了員工工作的積極性。由此可以看出，辦公室行政管理的精細化能夠完善規(guī)章制度以及績效考核體系，使各個崗位人員的工作更加盡職盡責(zé)。

（二）有利于提升企業(yè)內(nèi)部管理的精細化水平

國有企業(yè)的辦公室行政管理要實現(xiàn)精細化管理，就需要管理人員從企業(yè)的各個層面加以改革，從而使精細化管理的各項措施能夠落到實處，以更好體現(xiàn)精細化管理的價值。管理人員在對辦公室行政管理工作進行精細化管理的過程中還要重視日常管理工作中各種風(fēng)險的發(fā)生，切實采取有效措施對內(nèi)部控制進行精細化管理，提升企業(yè)的內(nèi)部控制效能，進而確保企業(yè)各項經(jīng)濟活動的順利開展。國有企業(yè)加強內(nèi)部控制可以使辦公室人員按照工作要求高質(zhì)量地完成任務(wù)?；谵k公室行政管理工作的內(nèi)容，精細化管理有利于辦公室人員高效發(fā)揮傳導(dǎo)和協(xié)調(diào)的作用，助力企業(yè)順利完成一個個發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

（三）有利于優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，提升員工間的配合和溝通

國有企業(yè)辦公室行政工作的精細化管理要根據(jù)企業(yè)發(fā)展經(jīng)營需求對辦公室工作進行科學(xué)劃分，明確各個崗位的工作內(nèi)容及工作職責(zé)，進而分解辦公室行政管理目標(biāo)，最終順利完成辦公室行政管理的總體目標(biāo)。精細化管理要求明確各個崗位的權(quán)責(zé)，這樣才能促進辦公室行政管理工作的穩(wěn)步開展，切實保障國有企業(yè)的日常運行。精細化管理有利于進一步優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮各類人力資源的價值，從而提升工作效率。精細化管理可以使辦公室人員更好執(zhí)行相關(guān)決策，在這個過程中管理人員和辦公室人員能夠進行充分溝通，及時找出決策執(zhí)行中存在的問題，提升決策執(zhí)行效果。另外，精細化管理中的權(quán)責(zé)劃分可以使辦公室人員在制度的指導(dǎo)下把工作落實到位，避免由于執(zhí)行力度不夠影響相關(guān)工作的開展。另外，精細化管理還能優(yōu)化辦公室行政業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，按照業(yè)務(wù)不同安排適合的人員，提升辦公室工作效率。管理人員還要深入分析辦公室行政工作，明確不同類型業(yè)務(wù)的流程，進而為不同流程安排最優(yōu)化的人員，提升各個環(huán)節(jié)人員工作的銜接，一方面，發(fā)揮出不同崗位工作人員的最大化價值。另一方面，使辦公室行政管理工作為國有企業(yè)提供更好的服務(wù)。

三、國有企業(yè)辦公室行政管理工作精細化發(fā)展的基本要求

（一）全面性要求

國有企業(yè)辦公室的行政管理工作在逐漸向著精細化方向發(fā)展的過程中，需要優(yōu)先對企業(yè)的共性特征進行分析，以企業(yè)規(guī)模大、責(zé)任繁重、管理內(nèi)容較多為主。企業(yè)在促進行政管理工作精細化發(fā)展的過程中需要滿足全面性的要求。這里提到的全面性不僅是以管理人員全面化為主，而且也需要針對管理人員全方位進行監(jiān)督?？傮w看來，當(dāng)下國有企業(yè)辦公室開展的行政管理工作其內(nèi)容較為復(fù)雜，并且部分工作內(nèi)容有著明顯的動態(tài)性特征，無法提前進行分析以及處理，意味著企業(yè)的管理工作存在一定的被動性。辦公室行政管理工作需要根據(jù)精細化管理的理念進行調(diào)整，針對有可能會出現(xiàn)的各種變化及時進行管控，根據(jù)實際情況落實相關(guān)工作。

（二）全程化要求

這點要求意味著國有企業(yè)需要在思想方面將辦公室行政管理工作視為一個整體，并且?guī)в幸欢ǖ莫毩⑿蕴卣?，對其整個工作環(huán)節(jié)進行全方位的監(jiān)督以及管理，確保與之相對應(yīng)的不同環(huán)境及過程能夠納入到宏觀管理工作中。國有企業(yè)辦公室在推動行政管理工作精細化發(fā)展的環(huán)節(jié)，需要在合理分配工作部門以及人員權(quán)責(zé)的基礎(chǔ)上，確保相關(guān)的工作職責(zé)分配能夠在初始的工作階段發(fā)揮其相應(yīng)的作用，并根據(jù)情況變化主動地進行調(diào)整，根據(jù)辦公室行政管理工作的最終效果，對管理工作質(zhì)量進行評估，針對其中的經(jīng)驗以及教訓(xùn)進行總結(jié)。各項工作經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為制度內(nèi)容，問題則需要集體商討解決對策，借助全程化的工作思路保障辦公室行政管理工作的精細化管理水平可以持續(xù)提升。

（三）多元主體參與要求

對于國有企業(yè)的辦公室行政管理工作而言，精細化發(fā)展的重要要求之一便是多元主體參與。這里提到的多元主體參與實際上是從監(jiān)督層面出發(fā)，促進相關(guān)主體以及內(nèi)容的綜合化發(fā)展，并且也需要在后續(xù)的監(jiān)督工作中有效地調(diào)整相關(guān)意見的具體來源。辦公室相關(guān)人員落實的行政管理工作，對其專業(yè)性也提出了更高的要求，并且在監(jiān)督工作有效實施的背景下，各辦公室的行政管理工作需要獨立實施，但需要得到兩個或兩個以上部門的監(jiān)管，是以上級、同級、下級等部門為主，確保能夠針對辦公室的行政管理工作從不同部門、人員的工作視角和思維出發(fā)全方位進行管理，如果發(fā)現(xiàn)存在辦公室的行政管理工作問題，國有企業(yè)可以選擇向各個部門的管理層以及相關(guān)工作人員征求對應(yīng)的意見，根據(jù)員工的實際反饋，針對辦公室行政管理工作的內(nèi)容以及規(guī)劃進行調(diào)整。在多元主體共同參與的影響下，辦公室的行政管理工作能夠同時得到來自多個部門的監(jiān)管，工作內(nèi)容也能夠變得更加精確和完善，且在現(xiàn)代技術(shù)的加持下，辦公室的行政管理工作流程以及相關(guān)內(nèi)容變得更加清晰，推動辦公室行政精細化管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，保證國有企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營管理工作水平能夠不斷提高，為其健康穩(wěn)步發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（四）深入化要求

國有企業(yè)辦公室在推動行政管理精細化發(fā)展的背景下，深入要求則代表國有企業(yè)需要保證全部的管理內(nèi)容及環(huán)境能夠得到深入的管控及分析。同時，國有企業(yè)需要根據(jù)辦公室行政管理工作的具體要求確定層次化特征的管理機制，并利用信息化管理理念對辦公室的行政管理工作進行約束。總體看來，相關(guān)人員需要在辦公室行政管理工作實施前，對相關(guān)工作進行調(diào)查和研究，根據(jù)外在的管理工作表現(xiàn)對于工作問題進行分析，在挖掘背后原因的前提下，對于后續(xù)" " "行政管理工作規(guī)劃進行調(diào)整。同時，深入的管理工作要求國有企業(yè)負責(zé)辦公室行政管理工作的相關(guān)人員，針對已有的行政管理規(guī)章制度以及政策文件進行深入研究，在了解具體要求以及精神內(nèi)涵的前提下，將其作為行政管理工作的指導(dǎo)文件，避免在辦公室行政管理工作過程中出現(xiàn)缺乏文件指導(dǎo)的問題，全面促進辦公室行政管理工作的規(guī)范化、精細化發(fā)展。

四、國有企業(yè)辦公室行政管理現(xiàn)狀

新時期，國有企業(yè)辦公室行政管理采用精細化管理有很大的必要性，但是由于各種因素的影響辦公室行政管理存在著一些不足。相關(guān)人員應(yīng)該深入分析這項工作的現(xiàn)狀，以積極的態(tài)度面對存在的問題，為后期制定精細化管理策略作好鋪墊。

（一）辦公室行政管理理念滯后

任何一項工作的高質(zhì)量發(fā)展必須要有先進的理念作為指導(dǎo)，目前一些國有企業(yè)雖然認識到辦公室行政工作精細化管理的必要性，但是由于管理思想和管理方法比較落后，導(dǎo)致精細化管理無法有效實施。有些國有企業(yè)沒有完善的管理制度對工作人員的行為進行約束，有些企業(yè)采用的管理方法還停留在傳統(tǒng)階段，這樣的管理效果可想而知。由此可見，國有企業(yè)辦公室行政管理理念的滯后會對各個方面的工作產(chǎn)生一定的制約，相關(guān)人員應(yīng)該重視這一問題。

（二）辦公室行政管理內(nèi)容陳舊

國有企業(yè)辦公室行政管理工作比較繁雜，從總體來說主要進行企業(yè)的內(nèi)外部聯(lián)系，做好各種信息的上傳下達以及督查督辦等工作。辦公室工作有很多是重復(fù)性工作，工作量較大，常常出現(xiàn)積壓現(xiàn)象。這會影響辦公室行政管理的效能，進而影響國有企業(yè)日常運行。辦公室管理人員通常以檔案資料或者是文本文檔的形式接收工作任務(wù)，這也在一定程度上增加了工作難度。首先，有些工作人員由于業(yè)務(wù)能力不強無法高效開展檔案資料的分類工作，有些工作人員只進行檔案的審查和存檔工作。其次，由于不同環(huán)節(jié)工作人員缺乏溝通，導(dǎo)致相關(guān)人員對檔案資料內(nèi)容缺乏了解就盲目開展工作。這樣的檔案整理必然會存在隱患，進而影響后期工作的開展。由以上內(nèi)容可以看出，國有企業(yè)辦公室行政管理的內(nèi)容比較傳統(tǒng)，一些工作未能根據(jù)社會發(fā)展以及國有企業(yè)需求進行改進，制約了辦公室行政工作效率，同時對國有企業(yè)發(fā)展也會產(chǎn)生諸多不利影響。

（三）辦公室行政管理缺乏激勵機制

國有企業(yè)由于長期以來受到傳統(tǒng)管理模式的影響，內(nèi)部缺乏競爭意識，在這種情況下激勵機制也不完善。辦公室行政管理人員缺乏激勵，工作效率和工作質(zhì)量必然會受到一定的影響。在長期缺乏激勵的情況下，辦公室行政人員的工作積極性缺乏，工作效能降低，對國有企業(yè)各項工作的開展會產(chǎn)生消極作用。國有企業(yè)相關(guān)人員應(yīng)該充分認識到激勵機制的重要性，一方面，使老員工在自身工作崗位上不斷進行創(chuàng)造性勞動；另一方面，加大對外來優(yōu)秀人才的吸引力，為企業(yè)補充新鮮血液，使企業(yè)獲得更大的發(fā)展動力。

（四）辦公室行政管理手段單一

國有企業(yè)在長期的發(fā)展過程中形成了自身的管理文化和管理制度，對國有企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了一定的積極影響。隨著國有企業(yè)的發(fā)展，這些管理文化以及管理制度應(yīng)該隨之進行調(diào)整和豐富，更好發(fā)揮出對各項工作的管理作用。但是有些國有企業(yè)的管理制度和管理文化未能及時進行調(diào)整和完善，造成管理手段的單一化，降低了管理成效，不利于國有企業(yè)獲得高質(zhì)量發(fā)展。針對管理手段的單一化問題，采用精細化管理可以豐富管理手段，而且還能促進各項管理措施的落實，充分發(fā)揮出精細化管理對各項工作的促進作用。

五、提升國有企業(yè)辦公室行政管理工作精細化管理水平的策略

由以上內(nèi)容了解了國有企業(yè)辦公室行政管理存在的一些不足，新時期辦公室行政管理需采取以下精細化管理策略。

（一）加強制度建設(shè)，提升管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化水平

國有企業(yè)辦公室行政精細化管理不僅有利于提升這項工作的管理質(zhì)量，同時還能提升企業(yè)的整體管理水平。管理人員在對辦公室行政工作進行精細化管理的過程中要求員工滲透精細化管理意識，使每一個員工主動把這種意識融入自身工作中。管理人員要根據(jù)本企業(yè)的特點建立一套完善的管理制度，對企業(yè)日常運行的各個環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定。對于辦公室行政管理工作的重要決策要采取民主原則，確保決策的科學(xué)性和正確性。管理人員還要深入分析本企業(yè)的實際情況，在原先辦公室行政管理工作的基礎(chǔ)上加以完善和優(yōu)化，使管理制度充分發(fā)揮出對員工的約束作用。另外，加強制度建設(shè)還要明確辦公室行政工作的各個流程，使工作人員嚴格按照流程開展。對于流程中的各個環(huán)節(jié)，還要加強人員之間的配合和溝通，同時起到一定的監(jiān)督作用，進而使辦公室行政管理高效開展。

（二）重視績效考核，實行精細化工作模式

國有企業(yè)辦公室行政管理工作的精細化管理需要借助績效考核更好地開展。相關(guān)人員應(yīng)該針對辦公室行政管理工作的特點以及崗位的不同制定差異化的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以對員工的工作加以全面準(zhǔn)確的反映，進而對員工起到一定的激勵作用。相關(guān)人員在制定激勵機制時要最大化地細化和量化，使員工明確如何開展工作才能達到績效考核標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)過一段時間的精細化管理，員工會形成一種精細化的工作模式。這不論對員工個人成長還是辦公室行政管理都會起到較大的推動作用。激勵機制有很多形式，管理人員要深入分析員工需求，為不同崗位人員提供針對性的激勵，使激勵機制切實發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（三）明確辦公室崗位職責(zé)，提升工作的規(guī)范性

企業(yè)的運行需要各個部門充分發(fā)揮作用，辦公室行政管理作為企業(yè)日常運行的樞紐采取精細化管理就要明確辦公室崗位職責(zé)，使員工嚴格按照規(guī)章制度開展工作，提升工作的規(guī)范性。首先，管理人員要根據(jù)行政工作的內(nèi)容合理劃分崗位，對不同類型的崗位詳細劃分職責(zé)，提升員工的責(zé)任意識，進而嚴格要求自己。明確崗位職責(zé)后需要員工加以執(zhí)行，在規(guī)定的時間內(nèi)高質(zhì)量完成工作任務(wù)。辦公室工作人員在落實崗位責(zé)任的過程中要加強與相關(guān)部門的交流，使各部門調(diào)整自己的工作計劃，共同推進企業(yè)各項活動的良好開展。其次，管理人員還要根據(jù)辦公室行政工作的實際情況精簡工作流程，刪除一些繁雜的，沒有存在價值的流程，對一些復(fù)雜的流程進一步簡化，這對提升辦公室工作效率，減少員工的工作量有很大的作用。管理人員還要對精細化管理內(nèi)容進行動態(tài)管理，及時發(fā)現(xiàn)員工在工作中存在的不足，并督促他們改正。

（四）借助先進的信息技術(shù)，提升管理效能

在如今的信息化時代，信息技術(shù)被廣泛利用在各個行業(yè)，并發(fā)揮出了一定的優(yōu)勢。國有企業(yè)辦公室行政管理工作也要積極利用相應(yīng)的信息技術(shù)促進精細化管理的實施，同時還能提升辦公室行政管理的信息化水平，使這項工作為國有企業(yè)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。辦公室行政管理工作利用信息技術(shù)可以提升管理人員搜集資料的效率，在占有大量資料的基礎(chǔ)上提升決策的正確性。辦公室行政管理信息化建設(shè)具有很強的專業(yè)性，需要專業(yè)人員深入分析這項工作的特點有針對性開展建設(shè)工作。國有企業(yè)辦公室行政管理加強信息化建設(shè)有很大的必要性和重要性，相關(guān)人員要提高重視程度，切實為這項工作提供全面支持。管理人員還要加強學(xué)習(xí)，熟練操作相關(guān)設(shè)備，提高管理效能，促進辦公室行政管理更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

六、結(jié)語

國有企業(yè)在經(jīng)濟新常態(tài)背景下要實現(xiàn)更好的發(fā)展，必須加強辦公室行政管理，精細化管理基于自身優(yōu)勢利用在辦公室行政管理中有很大的必要性。管理人員要深入分析本企業(yè)辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀，制定有效的精細化管理策略提升這項工作的效率和質(zhì)量，促進國有企業(yè)各項經(jīng)濟活動的順利開展，使國有企業(yè)獲得更大的發(fā)展空間。

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（作者單位：江蘇金陵環(huán)境股份有限公司江心洲污水處理廠）