東華公司辦公室管理工作的改進意見

蔣夢園

摘要：企業(yè)辦公室屬于企業(yè)行政管理的重要組成部分，加強企業(yè)辦公室管理方式，提高辦公效率對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用。本文對企業(yè)辦公室日常工作中存在的問題進行了分析，并提出了幾點思考。供借鑒。

關鍵詞：企業(yè) 辦公室 信息化 職能定位 工作效率

辦公室管理是企業(yè)行政管理的重要組成部分，發(fā)揮著橋梁作用、參謀作用、督導作用與協(xié)調作用，辦公室管理水平的高低對整個企業(yè)的內部工作效率及對外形象產生直接的影響，所以明確公司辦公室的職能定位，提高辦公效率對企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用，本文針對東華公司的辦公室現(xiàn)狀以及存在問題進行分析，并提出了幾點改善建議。

一、東華公司辦公室職能定位及現(xiàn)狀

東華公司辦公室目前承擔著六大項事務：公文及印章管理；會議及接待管理；車輛管理；計劃和公司運營管理；食堂管理；其他行政性事務工作。主要扮演以下兩種角色：首先是“管家”角色，管車、管會、管文、管接待、管行政瑣事等，主要是面向全體工作人員，起到組織協(xié)調、服務全員的作用；其次是“監(jiān)督”角色，重計劃、推運營，針對企業(yè)經營中出現(xiàn)的問題，辦公室要做好認真的梳理和分析，組織相關部門制定問題解決方案供領導層參考和選擇，并對具體決策的執(zhí)行情況進行跟蹤、監(jiān)督和考核。目前，在編人員為5人。

二、東華公司辦公室存在的問題

（一）定位單一，主要以“服務”為主

目前辦公室主要定位為“雜事管家”，行政管理人員的時間被大批量的雜事瑣事占用，整天忙忙碌碌沒有條理，更不存在管理創(chuàng)新。而且大批量瑣事雜亂無章的處理，容易讓員工產生無聊的感覺，不耐煩情緒激增，導致員工滿意度下降。

（二）信息化管理水平需加強，規(guī)章制度需完善

辦公室管理會議、調度車輛、申請宴請、公司級接待工作等都是靠人工上傳下達，電話溝通，容易出現(xiàn)重復工作，信息不對稱的現(xiàn)象。且隨著計劃的變動，需要人工持續(xù)反復溝通才能最終解決。

（三）辦公室崗位設置有待改善，人員流動大，專業(yè)不對口

行政管理看上去是在處理雜事瑣事，但實際上需要用到管理的理論知識，需要高素質、專業(yè)對口、高智商、高情商的人員來進行工作。目前公司辦公室任務重，人員少，人員學歷低，工作中需要處理的信息量大，相應的工作壓力日益增加，一旦有任何疏忽非常容易受到上級的批評，加重了相關人員的心理負擔，致使部分辦公室員工存在一些心理標準，制定了一套“干多干少一個樣”，“多干不如少干”，“能少干就少干”，“干的多錯的多”，“不干不錯”的錯誤行為標準，阻礙了公司辦公室的發(fā)展和壯大。

三、對東華公司辦公室的幾點改善建議：

（一）辦公室定位精準化

公司辦公室應該是企業(yè)的管理部門中的龍頭部門，承擔著領導層的參謀、管家和助手的職能。如果辦公室僅僅承擔著打雜、服務的角色，就會被其他部門所輕視，在管理工作中就不能發(fā)揮著領導層左膀右臂的作用，導致領導層的威嚴受到沖擊，致使一些決策很難有成效的監(jiān)管和督促，從而影響著公司整體的工作效率。東華公司辦公室應精準定位三大職能：1、“橋梁”職能，對內連接領導層和各部門，承上啟下，上傳下達，對領導層的決策體現(xiàn)出強大的執(zhí)行力，準確無誤的傳達思想，對各部門友好溝通并積極監(jiān)督執(zhí)行情況；對外連接政府各相關部門以及各兄弟單位與我公司，由公司辦公室牽頭整合，用心經營，加強同外單位的溝通與交流從而保障信息溝通的順暢，及時了解相關的政策，建立起與外部單位的友誼“橋梁”。2、“參謀”職能，公司辦公室是離領導層最近的一個部門，應該在日常工作中起到領導層參謀的作用，這就要求辦公室的員工需要滿足復合型人才標準，不僅需要具備專業(yè)管理知識還要掌握一定的財經類知識和法律知識，為“參謀”這一角色提供有力的理論保障和智力支持。3、“管家”職能，管家不是簡單的打雜，而是把雜事瑣事系統(tǒng)化，化繁為簡，提高效率，重在“管”，而不是一味的適應其他部門，服務其他部門。公司辦公室應制定和完善一系列行政瑣事的操作準則和行為標準，建章立制，用管理思想指導行政工作，提高行政事務的準確率，真正做到提質增效，用合理的制度服務全公司。

（二）利用信息化服務平臺，開創(chuàng)信息化工作新局面

隨著科技的發(fā)展，公司信息化水平也逐步提升，計算機的運用對公司辦公室的各項內容都具有極大的促進作用。而且隨著近年來環(huán)境問題的日益突出，無紙化辦公也成為當今社會的迫切需要，無紙化辦公不僅對環(huán)保工作有積極的促進作用，對單位降低運營成本也起著很大的作用。因此，公司辦公室利用對先進技術的使用，利用辦公網絡而建立高效的行政辦公體系。公司辦公室日常行政事務包括公文管理、會議管理、接待管理、車輛管理、用餐管理、通訊管理等業(yè)務。公司辦公室應建立信息工作制度，對信息工作提出具體要求，強化信息意識，建立長效機制，增強基層對信息工作的敏感性和敏銳性。針對會議管理，在網上建立會議室管理系統(tǒng)，包括會議室預定模塊、會議室服務標準選項模塊、短信推送參會人員模塊，并制定各類會議不同的服務標準，做到會議服務接待工作標準化，統(tǒng)一化；針對接待管理，在網上建立公司級接待系統(tǒng)，包括接待主題、接待人員名單、接待日程、會議議程、就餐、住宿、用車等內容在內的標準化模塊，并配備短信推送功能，一鍵即可推送所有涉及人員；針對車輛管理，在網上建立車輛管理系統(tǒng)，包括電子派車、自助選車，一鍵打印用車費用分攤等內容，尤其是自助選車功能的建立，終結了調度員安排駕駛員出車的不公平分配制度，把駕駛員從“大鍋飯”平均分配出車任務推向了市場競爭的環(huán)境，大大提升了駕駛員服務的積極性和工作的主動性；針對用餐管理，在網上建立用餐申請模塊和直接分配模塊，由申請人網上申請，根據級別標準和人數(shù)，由食堂管理員直接預定包廂并反饋；針對通訊管理，在網上建立話費申請模塊、電話報修模塊、其他通訊服務類模塊，由申請人直接發(fā)起，通訊管理員即可接單處理。信息化工作的創(chuàng)新與推行，不僅直接提高了公司辦公室的工作效率，也同時提高了整個公司的辦事效率。公司辦公室搭建信息平臺，暢通信息渠道，力爭建設好一個快速高效的“行政瑣事”處理平臺，全力提升信息工作的時效性，以掌握辦公室工作的主動性。

（三）制定規(guī)范的辦公室工作流程，完善辦公室各項規(guī)章制度

沒有規(guī)矩不成方圓，辦公室作為企業(yè)管理的重要部門，健全的管理體制將起到至關重要的作用。由于辦公室管理涉及部門多，為避免工作出錯，需要建立規(guī)范、科學的工作流程，才能實現(xiàn)高效的運轉，確保辦公室的辦事規(guī)程及行為準則有章可循。公司辦公室應完善《通訊管理制度》、《會議管理制度》、《接待管理制度》、《車輛管理制度》、《公文管理制度》、《印章管理制度》等，但是在進行制度完善時，要注意體制的合理性和合規(guī)性，能夠標準化開展的工作就統(tǒng)一要求，但也要注意實施中的靈活性。

（四）建立崗位責任制和責任追責制

受傳統(tǒng)工作觀念的影響，辦公室工作人員在具體的工作中存在懶散、自由的思想，隨著市場競爭環(huán)境的日益激烈，國企辦公室必須改變懶散的觀念，嚴明工作紀律。首先要建立崗位責任制，將辦公室的各項工作落實到具體的崗位上，落實到具體的人，保證各司其職，另外針對員工在工作中出現(xiàn)的相互推諉的現(xiàn)象，要建立責任追責制，屬于誰的責任要追查到底，避免出現(xiàn)責任相互推卸的現(xiàn)象，避免出現(xiàn)工作落實不到位。

（五）優(yōu)化組織結構，提高復合型人才儲備

目前，公司辦公室編制共5人，日常工作負擔重、壓力大，且上升通道不明晰。長期以來，辦公室工作人員容易出現(xiàn)疲憊狀態(tài)，對工作沒有積極性和創(chuàng)新性。建議將人員擴編至8人，并且制定出明確的崗位要求和上升通道。崗位設置必須有激勵作用，設置有梯度的管理體系，讓辦公室工作人員能準確意識到自己的責任，對自己的工作職能全面認識后實行目標化精細管理，避免員工工作的盲目性，增加對工作的積極性和責任感。另外，鑒于公司辦公室的職能定位，所招聘人員也應該提高學歷和素質，擁有和崗位內容相匹配的知識儲備，這樣才能有針對性的開展工作，做到術業(yè)有專攻，達到事半功倍的效果。

傳統(tǒng)辦公室的主要職能主要定位成“為領導服務”、“為員工服務”，隨著新時代的快速變革，公司辦公室也將打破傳統(tǒng)的單一定位，將承擔起更加重要的職能。這就要求辦公室的管理人員要改變觀念，在處理新問題、新矛盾時積極引入新思維、新方法，采取新措施，創(chuàng)新管理制度，為領導層分憂解難，幫助企業(yè)實現(xiàn)更好更快的發(fā)展。