供電企業(yè)人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則及應(yīng)用

摘 要：供電企業(yè)人事檔案管理面臨數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)，建立完善的信息系統(tǒng)成為必然趨勢。文章探討了人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則和應(yīng)用策略，包括安全性、可靠性和易用性等原則以及數(shù)字化存儲(chǔ)、自動(dòng)化處理和智能化檢索等策略。研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前系統(tǒng)應(yīng)用仍存在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)易損耗、難保存、人工操作效率低易出錯(cuò)及信息查詢耗時(shí)費(fèi)力等問題。文章建議從強(qiáng)化系統(tǒng)安全、優(yōu)化用戶體驗(yàn)和提升數(shù)據(jù)價(jià)值等方面著手，推動(dòng)供電企業(yè)人事檔案現(xiàn)代化和智能化管理，為企業(yè)人力資源管理和決策提供有力支撐。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；人事檔案管理；信息系統(tǒng)；應(yīng)用策略

隨著電力行業(yè)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷革新，供電企業(yè)人事檔案管理面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在此背景下，建立完善的人事檔案管理信息系統(tǒng)，符合行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢，能夠提高人力資源管理效率。目前，許多供電企業(yè)已將人事檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建列為重點(diǎn)項(xiàng)目，在系統(tǒng)開發(fā)過程中多采用符合電力行業(yè)特點(diǎn)的專業(yè)軟件，既能全面整合企業(yè)內(nèi)部人事信息，又與上級(jí)主管部門和相關(guān)單位展開數(shù)據(jù)對(duì)接，促進(jìn)人力資源信息的共享與利用。供電企業(yè)在實(shí)行人事檔案管理時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)建立專業(yè)化、智能化信息系統(tǒng)的重要性，深入分析當(dāng)前系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問題，針對(duì)這些問題制定有效的解決方案，以充分發(fā)揮人事檔案管理信息系統(tǒng)在供電企業(yè)人力資源管理中的作用。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理方式的局限

1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)易損耗、難保存

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式主要依賴紙質(zhì)文件存儲(chǔ)，這種方式暴露出諸多問題，影響了人事檔案管理的質(zhì)量和效率。紙質(zhì)檔案容易受到物理環(huán)境的影響而損壞。在日常存儲(chǔ)過程中，紙質(zhì)檔案易受潮、發(fā)霉、褪色或被蟲蛀，特別是在濕熱地區(qū)或存儲(chǔ)條件不佳的情況下，這些問題更為突出。即使采取了一定的防護(hù)措施，隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案仍難免出現(xiàn)老化與脆化等現(xiàn)象，導(dǎo)致重要信息丟失。此外，紙質(zhì)檔案的保存需要大量的物理空間。隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和員工數(shù)量的增加，人事檔案數(shù)量呈幾何級(jí)數(shù)量增長，要求不斷擴(kuò)大檔案存儲(chǔ)空間。對(duì)于大型供電企業(yè)而言，僅用于存放紙質(zhì)檔案的場地就將占用大量寶貴的辦公資源，既增加了企業(yè)的運(yùn)營成本，又不利于空間的有效利用。紙質(zhì)檔案的更新和維護(hù)工作煩瑣并耗時(shí)。當(dāng)員工信息發(fā)生變更時(shí)，需要手動(dòng)修改或重新制作相關(guān)文件，容易造成信息不一致。隨著時(shí)間推移，檔案的積累導(dǎo)致信息更新和整理工作變得越發(fā)困難，影響人事管理的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.人工操作效率低、易出錯(cuò)

傳統(tǒng)人事檔案管理的人工操作方式存在諸多弊端，嚴(yán)重制約了人事管理工作的效率，難以滿足現(xiàn)代供電企業(yè)快速發(fā)展的需求。在傳統(tǒng)模式下，從檔案的收集、整理、歸檔、查詢到統(tǒng)計(jì)分析等各個(gè)環(huán)節(jié)均需要人工手動(dòng)完成。這種方式不但耗費(fèi)大量人力資源，而且處理速度緩慢，難以應(yīng)對(duì)大量檔案信息的快速處理需求。特別是在大規(guī)模的人事調(diào)動(dòng)或者年度考核等集中性工作時(shí)，人工操作的低效率問題更為突出。此外，人工操作還容易出現(xiàn)各種錯(cuò)誤。在日常的檔案錄入、更新和維護(hù)過程中，由于人為因素的影響，很容易發(fā)生信息錄入錯(cuò)誤、遺漏或重復(fù)等問題，不僅影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還容易導(dǎo)致決策失誤，給企業(yè)帶來潛在的風(fēng)險(xiǎn)，甚至可能會(huì)在后續(xù)的工作中造成連鎖反應(yīng)。人工操作難以保證數(shù)據(jù)的一致性和實(shí)時(shí)性。當(dāng)需要對(duì)某一員工的信息更新時(shí)，將涉及多個(gè)文件或表格的修改，人工操作很難確保所有相關(guān)文件得到同步更新。這種信息不一致的問題會(huì)嚴(yán)重影響人事決策的準(zhǔn)確性。人工操作也難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和共享，各部門之間的信息傳遞往往存在時(shí)間差，影響工作協(xié)同效率。

3.信息查詢耗時(shí)費(fèi)力、操作煩瑣

在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，信息查詢過程存在諸多問題，不但耗時(shí)費(fèi)力，而且操作煩瑣，嚴(yán)重影響了人力資源管理工作的效率和決策的及時(shí)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢方式極為耗時(shí)。當(dāng)需要檢索某個(gè)員工的具體信息時(shí)，工作人員往往需要在大量的檔案中逐一翻找，需要耗費(fèi)大量時(shí)間。特別是對(duì)于大型供電企業(yè)而言，隨著員工數(shù)量的增加和檔案資料的積累，查找所需信息的時(shí)間成本呈指數(shù)級(jí)增長。信息檢索過程費(fèi)力且易出錯(cuò)，在紙質(zhì)檔案堆中尋找特定信息不僅需要體力勞動(dòng)，還需要高度集中注意力，長時(shí)間的查找工作容易導(dǎo)致工作人員疲勞，增加遺漏或誤讀重要信息的風(fēng)險(xiǎn)。由于缺乏有效的索引系統(tǒng)，查找效率嚴(yán)重依賴于檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)和記憶，進(jìn)一步增加了出錯(cuò)的可能性。多維度的信息統(tǒng)計(jì)和分析變得異常煩瑣。在傳統(tǒng)模式下，如果需要跨部門、跨時(shí)間段的人員信息統(tǒng)計(jì)或者復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析，往往需要手動(dòng)翻閱大量檔案，數(shù)據(jù)整理極為煩瑣，不僅耗費(fèi)大量時(shí)間和精力，還難以保證統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性。

二、人事檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

1.安全性原則

安全性是供電企業(yè)人事檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的重要原則，它直接關(guān)系企業(yè)核心人力資源信息的保護(hù)。在設(shè)計(jì)過程中，必須從多個(gè)層面嚴(yán)格貫徹安全性原則。首先，系統(tǒng)應(yīng)建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制。根據(jù)不同用戶的職責(zé)和權(quán)限，實(shí)施細(xì)粒度的角色分配和權(quán)限管理。例如，普通員工只能查看和修改自己的基本信息，而人事管理人員則可以根據(jù)職責(zé)范圍訪問相應(yīng)的檔案信息。對(duì)于敏感操作，如批量數(shù)據(jù)導(dǎo)出和重要信息修改等，應(yīng)實(shí)施多重授權(quán)機(jī)制；其次，在數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)過程中，必須采用強(qiáng)加密措施。所有的數(shù)據(jù)傳輸都需要使用SSL/TLS等安全協(xié)議加密，確保數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中不被竊取或被篡改。對(duì)于存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的敏感信息，如員工身份證號(hào)和薪資等，應(yīng)采用高強(qiáng)度的加密算法實(shí)施保護(hù)；再次，系統(tǒng)要建立完善的日志記錄和審計(jì)跟蹤機(jī)制。詳細(xì)記錄所有對(duì)系統(tǒng)的訪問和操作，包括操作人、操作時(shí)間和操作內(nèi)容等信息。這樣做可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和追溯潛在的安全威脅，為后續(xù)的責(zé)任追究提供了依據(jù)；最后，要注重系統(tǒng)的物理安全。需要把存儲(chǔ)核心數(shù)據(jù)的服務(wù)器放置在安全可控的機(jī)房中，實(shí)施嚴(yán)格的物理訪問控制，如生物識(shí)別和門禁系統(tǒng)等。同時(shí)，要做好防火、防水及防電磁干擾等綜合防護(hù)措施。

2.可靠性原則

可靠性原則能夠確保系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行，為企業(yè)提供可靠的人事信息服務(wù)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，必須從多個(gè)方面貫徹可靠性原則。系統(tǒng)的硬件架構(gòu)應(yīng)采用高可用性設(shè)計(jì)，包括使用冗余服務(wù)器、負(fù)載均衡技術(shù)和分布式存儲(chǔ)等方案。例如，可以采用主從服務(wù)器架構(gòu)，在主服務(wù)器發(fā)生故障時(shí)，從服務(wù)器能夠立即接管工作，確保系統(tǒng)的連續(xù)運(yùn)行。軟件設(shè)計(jì)應(yīng)注重容錯(cuò)性和異常處理能力，系統(tǒng)應(yīng)能高效處理各種可能出現(xiàn)的異常情況，如網(wǎng)絡(luò)中斷和數(shù)據(jù)庫連接失敗等。對(duì)于關(guān)鍵操作，應(yīng)實(shí)施事務(wù)管理機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的一致性和完整性。還應(yīng)設(shè)計(jì)自動(dòng)恢復(fù)機(jī)制，使系統(tǒng)在遇到故障時(shí)能夠自動(dòng)修復(fù)。建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，包括定期的全量備份，實(shí)施增量備份和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步。根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率細(xì)化備份策略，定期對(duì)數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在需要時(shí)能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。此外，系統(tǒng)應(yīng)具備良好的可維護(hù)性，包括模塊化的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)、清晰的代碼注釋以及完整的技術(shù)文檔等。良好的可維護(hù)性有助于快速定位和解決問題，為系統(tǒng)的后續(xù)升級(jí)提供了便利。

3.易用性原則

易用性原則直接影響系統(tǒng)的使用效率和用戶滿意度，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，必須從多個(gè)角度考慮和實(shí)施易用性原則。系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)應(yīng)簡潔明了、直觀易懂。采用清晰的布局和層次結(jié)構(gòu)，確保用戶能夠快速找到所需功能。色彩搭配應(yīng)適度，避免過于花哨或單調(diào)，應(yīng)突出顯示重要功能和常用操作，減少用戶的操作步驟。例如，可以在首頁設(shè)置快捷入口，讓用戶一目了然地找到常用功能。操作流程設(shè)計(jì)應(yīng)符合用戶的思維習(xí)慣和工作流程。系統(tǒng)應(yīng)盡可能減少用戶的學(xué)習(xí)成本，采用符合直覺的操作方式。對(duì)于復(fù)雜的操作，可以提供向?qū)降囊龑?dǎo)，幫助用戶逐步完成操作。還應(yīng)提供操作撤銷和重做功能，允許用戶糾正誤操作。系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大而易用的搜索功能，考慮人事檔案信息的復(fù)雜性，搜索功能應(yīng)支持多條件組合查詢，并提供模糊搜索、智能提示等功能，幫助用戶快速定位所需信息。搜索結(jié)果的展示應(yīng)清晰合理，便于用戶快速瀏覽和篩選。系統(tǒng)應(yīng)提供完善的幫助和提示機(jī)制，包括上下文相關(guān)的幫助信息、操作指南、常見問題解答等。對(duì)于復(fù)雜的功能或可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，系統(tǒng)應(yīng)提供清晰的提示信息，指導(dǎo)用戶正確操作或解決問題。

三、人事檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用策略

1.數(shù)字化存儲(chǔ)確保信息安全長久

數(shù)字化存儲(chǔ)是確保信息安全長久的關(guān)鍵舉措，通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，可以有效解決物理存儲(chǔ)的局限性，大幅提升檔案的安全性和保存周期。實(shí)施全面的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換，制定詳細(xì)的數(shù)字化方案，包括檔案掃描、圖像處理以及文字識(shí)別等環(huán)節(jié)。對(duì)于歷史紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用高分辨率掃描設(shè)備，確保圖像的清晰度，對(duì)于新增檔案，則直接采用電子表單錄入。在轉(zhuǎn)換過程中，要建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制機(jī)制，確保數(shù)字化信息的準(zhǔn)確性和完整性。建立多層次的數(shù)據(jù)備份機(jī)制。采用“本地存儲(chǔ)+異地備份+云端存儲(chǔ)”的三重保護(hù)策略。定期開展全量備份，并實(shí)施增量備份和實(shí)時(shí)同步，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。異地備份應(yīng)選擇地理位置較遠(yuǎn)且安全可靠的場所，以應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件。實(shí)施嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密和訪問控制。對(duì)存儲(chǔ)的檔案信息高強(qiáng)度加密，特別是對(duì)敏感信息，如員工個(gè)人隱私、薪酬數(shù)據(jù)等信息，應(yīng)采用更高級(jí)別的加密算法。建立基于角色的訪問控制系統(tǒng)，根據(jù)不同用戶的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)格控制其對(duì)檔案信息的訪問范圍和操作權(quán)限。建立完善的數(shù)據(jù)生命周期管理機(jī)制。根據(jù)檔案的重要性和相關(guān)法規(guī)要求，制定合理的數(shù)據(jù)保存周期。對(duì)于需要長期保存的重要檔案，可以采用特殊的長期數(shù)字保存技術(shù)，如定期數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換等，以應(yīng)對(duì)技術(shù)更新和軟硬件淘汰帶來的挑戰(zhàn)。定期開展系統(tǒng)安全評(píng)估和數(shù)據(jù)完整性檢查，聘請(qǐng)專業(yè)的信息安全團(tuán)隊(duì)，定期對(duì)系統(tǒng)開展安全漏洞掃描和滲透測試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患。通過數(shù)據(jù)校驗(yàn)和審計(jì)等手段，定期檢查檔案信息的完整性，確保數(shù)據(jù)不被篡改或丟失。

2.自動(dòng)化處理提高管理效率，減少差錯(cuò)

自動(dòng)化處理是提高效率和減少差錯(cuò)的核心舉措，通過引入智能化的自動(dòng)處理機(jī)制，可以有效解決傳統(tǒng)人工操作中效率低下和易出錯(cuò)的問題，顯著提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。實(shí)施智能化數(shù)據(jù)采集和錄入。利用光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)，自動(dòng)識(shí)別和提取紙質(zhì)文檔中的關(guān)鍵信息，減少人工輸入的工作量。對(duì)于新入職員工或信息更新，可以采用電子表單與系統(tǒng)直接對(duì)接的方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集和錄入。設(shè)置智能化的數(shù)據(jù)校驗(yàn)規(guī)則，自動(dòng)檢查和糾正常見的輸入錯(cuò)誤。建立自動(dòng)化的檔案分類和歸檔系統(tǒng)，根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則，系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別檔案類型，并將其歸入相應(yīng)的類別中。例如，根據(jù)文件內(nèi)容、格式或關(guān)鍵字，自動(dòng)將檔案分類為“教育背景”“工作經(jīng)歷”“培訓(xùn)記錄”等不同類別，提高分類的準(zhǔn)確性，節(jié)省人工分類的時(shí)間。實(shí)施自動(dòng)化的數(shù)據(jù)更新和同步機(jī)制，當(dāng)員工信息發(fā)生變更時(shí)，系統(tǒng)能夠自動(dòng)更新相關(guān)聯(lián)的所有檔案記錄，確保信息的一致性。例如，當(dāng)員工職位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新職位信息，并同步到相關(guān)的薪酬與考核等模塊中，避免因人工操作不及時(shí)或遺漏導(dǎo)致信息不一致的問題。建立自動(dòng)化的提醒和預(yù)警系統(tǒng)，系統(tǒng)可以自動(dòng)跟蹤員工的合同期限、職稱評(píng)定時(shí)間以及培訓(xùn)計(jì)劃等關(guān)鍵的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候發(fā)送提醒通知相關(guān)人員，確保重要事項(xiàng)不被遺漏，提升人事管理的前瞻性和主動(dòng)性。引入自動(dòng)化的報(bào)表生成和數(shù)據(jù)分析功能，系統(tǒng)能夠根據(jù)預(yù)設(shè)的模板，自動(dòng)生成各類人事報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，如員工流動(dòng)分析和人才結(jié)構(gòu)報(bào)告等，減少人工統(tǒng)計(jì)和分析的工作量，提升數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性，為管理決策提供有力支持。

3.智能化檢索實(shí)現(xiàn)快速精準(zhǔn)查找

智能化檢索是實(shí)現(xiàn)快速精準(zhǔn)查找的關(guān)鍵，通過引入先進(jìn)的搜索技術(shù)和算法，可以有效解決傳統(tǒng)檔案查詢耗時(shí)費(fèi)力、效率低下的問題，提升信息獲取的速度。（1）構(gòu)建多維度的檢索索引體系，根據(jù)人事檔案特點(diǎn)，建立包括姓名、工號(hào)、部門、職位、專業(yè)以及學(xué)歷等多個(gè)維度的索引，不僅支持單一條件查詢，還能實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的組合查詢，滿足不同層次的檢索需求。（2）采用倒排索引技術(shù)，提升檢索速度，實(shí)現(xiàn)毫秒級(jí)的響應(yīng)。（3）引入全文檢索技術(shù)，對(duì)檔案中的文本內(nèi)容展開全文索引，使用戶能夠通過關(guān)鍵詞在整個(gè)文檔內(nèi)容中搜索。這一功能適用于查找特定事項(xiàng)或經(jīng)歷，如某項(xiàng)特殊培訓(xùn)或重要項(xiàng)目經(jīng)歷等。（4）采用語義分析技術(shù)，提升檢索的智能性，確保系統(tǒng)能夠理解用戶的搜索意圖。（5）實(shí)施智能化的模糊搜索和糾錯(cuò)機(jī)制。考慮用戶可能對(duì)某些信息的記憶不準(zhǔn)確，系統(tǒng)應(yīng)支持模糊搜索功能。例如，通過拼音首字母、近似拼寫等方式查找。系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別和糾正常見的拼寫錯(cuò)誤，提高檢索的容錯(cuò)能力。（6）開發(fā)個(gè)性化的智能推薦功能，系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶的歷史搜索行為和工作職責(zé)，智能推薦可能需要的檔案信息。例如，對(duì)于常用的檢索條件，系統(tǒng)可以自動(dòng)保存并在適當(dāng)時(shí)候推薦，提高用戶的工作效率。（7）構(gòu)建可視化的檢索結(jié)果展示界面。采用圖表、關(guān)系網(wǎng)絡(luò)等直觀方式展示檢索結(jié)果，使用戶能夠快速把握信息的整體概況。（8）提供靈活的篩選和排序功能，便于用戶精確查找所需信息。對(duì)于復(fù)雜的查詢需求，系統(tǒng)還可以提供交互式的查詢構(gòu)建工具，引導(dǎo)用戶逐步細(xì)化搜索條件。

四、結(jié)語

“十四五”規(guī)劃提出了“加快數(shù)字化發(fā)展，建設(shè)數(shù)字中國”的戰(zhàn)略目標(biāo)，供電企業(yè)的人事檔案管理工作正面臨前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在此背景下，人事檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用不僅是技術(shù)升級(jí)，還是管理理念和方法的革新。通過采用數(shù)字化存儲(chǔ)、自動(dòng)化處理以及智能化檢索等策略，供電企業(yè)能夠全面提高人事檔案管理的效率、準(zhǔn)確性和安全性。這一轉(zhuǎn)變能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問題，為企業(yè)的人力資源開發(fā)和戰(zhàn)略決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。

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作者單位：吉林蛟河抽水蓄能有限公司

作者簡介：李雪（1993—），女，滿族，吉林通化人，碩士研究生，助理工程師，研究方向：檔案管理；顧昕（1978—），女，漢族，山東肥城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。